【営業活動を成功に導く】案件管理の基本、ツールとシステムを解説

「営業の案件管理をしているが情報の抜け漏れが多くて…」、「案件管理業務を効率化したいが方法がわからない」とお悩みではありませんか？

ひと昔前まではExcelを利用した案件管理が一般的でしたが、近年ではクラウド化が進み、案件管理の手間や負担を大きく軽減できるようになってきました。しかし、案件管理の仕方はさまざまな方法があり、やり方によっては逆に負担が大きくなってしまうことがあります。

そこで本記事は、営業案件管理ツールの種類や導入することで得られるメリット・デメリット、おすすめの案件管理ツールなど、案件管理の改善に役立つ情報をまとめてご紹介します。

なかには無料で導入できるツールもあるので、利用中のツールに使いづらさを感じている営業の方や案件の見える化を図りたいサービス担当者の方なども、ぜひ参考にしてみてください。

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営業の案件管理とは？その目的と重要性

案件管理とは、業務を進める上で対応すべき事柄（＝営業進捗や顧客情報）が今どういった状況なのかを把握するために行われるものです。

例えば商談が受注につながる見込みはあるのか、営業の進捗状況はどの程度かなどを管理したり、サービス利用者からの問い合わせには対応できているのかなどを確認したりすることができます。案件ごとの詳細記録を残すことで、受注や失注の原因分析が効率的に行えるようになります。これにより企業は、売上予測を立て、重点を置くべきポイントや改善点を明確にすることができ、結果として組織全体の生産性向上が期待されます。

なぜ案件管理は必要なのか？

案件管理が必要な理由としては、下記の5つが挙げられます。

• 進捗管理の可視化・効率化を図るため
• データを一元管理するため
• 属人化の防止と組織力の向上のため
• リアルタイムの情報共有とスキル向上のため
•  次のアクションの明確化と営業力の改善のため

進捗管理の可視化・効率化を図るため

案件管理ツールを導入することで、案件の進捗状況をリアルタイムで可視化できるようになります。担当者やスケジュールをツール内で設定し、進捗をグラフやレポートとして表示することで、タスクの遅れや漏れを早期に発見できます。これにより、大きなトラブルを未然に防ぎ、提案資料の作成やフォローアップに時間を割くことができるようになります。

データを一元管理するため

案件管理ツールでは、顧客情報や商談履歴を一元管理することができます。これにより、担当者が必要な情報を迅速に入手できるため、資料探しや過去のやりとりの確認に手間取ることがなくなります。チーム全体で情報を共有できるため、問い合わせがあった場合でも迅速に対応でき、業務の効率化に大きく貢献します。

属人化の防止と組織力の向上のため

案件管理を一人に任せていると、その担当者が退職や異動した際に、売上の減少や現場の混乱を招くリスクが高まります。しかし、案件管理ツールを活用すれば、チーム全体で案件の状況を共有し、特定の個人に依存することなく対応ができるようになります。これにより、組織全体の能力が向上し、売上の安定や成長が期待できます。

リアルタイムの情報共有とスキル向上のため

クラウド型の案件管理ツールを導入することで、リアルタイムで情報共有が可能になります。外出中でもスマートフォンを用いて状況を確認・報告できるため、移動時間を有効活用できます。また、過去の成功事例や失敗事例から学び、組織全体の営業力を底上げすることができるようになります。

次のアクションの明確化と営業力の改善

案件管理ツールを使うことで、営業活動における次のアクションが明確になります。ツール内で過去の履歴やリアルタイムの報告を確認することで、顧客にどの情報を提供すれば受注につながりやすいかを分析でき、PDCAサイクルの迅速化に役立ちます。また、営業メンバーや商材、期間ごとに売上の見込みや実績を簡単に分析し、営業フェーズごとの移行率をメンバー同士で比較することで、成果が出ていない部分を特定し、改善策を立てることができます。

例えば、各営業パーソンの案件維持率を自動でレポート化する機能を活用すれば、得意・不得意を把握し、それに基づいて適切なフォローアップを行うことが可能です。クロージングが苦手な営業担当にはマネージャーが同行するなど、適切な対応を取ることで、営業活動の精度をさらに高めることができます。

営業の案件管理に必要な4項目

では、正しく案件管理を行うためには、どのような項目をもとに管理する必要があるのでしょうか。
こちらでは、案件管理に必要な項目を4つご紹介します。

誰が担当するのか・しているのか（担当者）

まずは案件に対して誰が担当するのかを管理します。
商談などで特定の相手と接する場合、営業担当者と商談相手との相性はとても重要です。
好印象を与えられるかどうかはその後の受注にも関わってくるため、各営業担当者のスキルや知識なども把握した上で担当者を決定することで、より効率的に商談を進めることができるでしょう。

また、案件を誰が担当しているかが明確になっていると、社内のリソースも把握できるようになります。「〇〇さんの工数に余裕があるから、△△さんに同行して指導にあたってもらおう」など、先を見据えた計画を立てられるのも担当者を把握するメリットと言えます。

どのくらいの利益になりそうか（売上見込み）

次に、案件がどのくらいの売上になりそうかを管理します。
製品やサービスなど受注した内容によってそれぞれの単価が設定されていることも多いですが、その
単価の違いで対応の優先度や注力度合いが変わってくるはずです。

例えば売上見込み額が多い場合、通常の営業担当者に加えて意思決定できる立場の人も同行させておくと、商談相手の反応によって対応を柔軟に変えることができるようになります。「上司の判断が必要で…」と、いったん持ち帰らなくて済むため、迅速に受注が決まりやすいでしょう。

いつ頃完了しそうか（完了見込み）

売上の予測を立てる上で、案件の完了見込みがいつ頃なのかも把握しておきたいポイントです。
会社として四半期や1ヶ月など決まった期間ごとの売上目標が設定されている場合には、受注のタイミングによって達成度が変わってくるでしょう。

どの程度進んでいるのか（進捗状況）

完了見込みとつながる部分ではありますが、案件管理においては進捗状況の管理も重要です。

あらかじめ完了見込みを決めておくことで、完了に向けたスケジュールを作成できるようになります。「弊社提案中」「顧客検討中」「契約内容の交渉中」「受注済み」など細かく段階を分けて管理しておくと、どの商談がどういった状態なのか明確になり、管理の抜け漏れを防ぐことができるでしょう。

営業の案件管理ツールの種類

営業活動を効率的に進めるためには、案件の管理がとても重要です。そこで役立つのが「案件管理ツール」です。では、どのようなツールがあるのでしょうか？

ここでは、いくつかの代表的なツールをわかりやすく紹介します。

1.表計算ツール/ソフト

ExcelやGoogleスプレッドシートは、表を作ったりデータを整理したりするのに使うツールですが、自分のやり方で自由にカスタマイズできるため、よく案件管理に使われています。

【メリット】

• 無料で使える
• 自分の好きなように表やリストを作れる

【デメリット】

• 情報が増えると整理が難しくなり、作業が遅くなることがある
• 大量のデータを扱うのには向いていない
• チームでの管理に不向きで、複数人での同時作業がしづらい
• 顧客との具体的なやりとりなどを残すことが難しい

詳しい管理方法について知りたい方は、下記の記事も合わせてご覧ください。
>> 営業管理をExcel（エクセル）で行うコツとは？おすすめテンプレートを6つ紹介
>> 【テンプレートあり】スプレッドシートで顧客管理・営業管理する方法

2.タスク管理ツール

タスク管理ツールは、やるべきこと（タスク）をリストにして、その進み具合をチェックできるツールです。案件ごとに進捗状況を管理したり、どのタスクが終わっているかを簡単に確認できるのが特徴です。

【メリット】

• 案件やタスクの進み具合が一目でわかる
• さまざまなやり方でタスクを管理できる

【デメリット】

• データを細かく分析するのは難しい
• 営業に関するすべての情報をまとめるには限界がある

おすすめのタスク管理ツールについて詳しく知りたい方は、下記の記事も合わせてご覧ください。
>> 無料のタスク管理ツールおすすめ7選！導入メリットと選ぶポイント

3.SFAツール

SFAは「営業支援ツール」とも呼ばれるもので、営業活動を手助けするためのツールです。お客様ごとに営業の進み具合を見える化し、どんな対応をするべきかを管理できます。また、データを分析して営業の改善点を見つけることもできます。

【メリット】

• 営業に関する情報を一か所にまとめられる
• データを分析して営業をより効果的にできる

【デメリット】

• データの入力に手間がかかることがある
• 導入する際に設定や使い方を覚えるのに時間がかかる

4.CRMツール

CRMは「顧客関係管理ツール」といって、お客様との関係を管理するためのツールです。お客様の情報を詳しく記録し、それを営業やマーケティング活動に活かすことができます。会社全体でお客様に関する情報を共有できるので、他の部署ともスムーズに連携できます。

【メリット】

• お客様の情報を一か所で管理できる
• 部署間で情報を共有して、連携を強化できる

【デメリット】

• データ入力に手間がかかることがある
• 導入時に設定や操作方法を学ぶ時間が必要
• 顧客情報を中心に設計されているため、進捗管理の機能がSFAツールと比較するとやや簡素

おすすめのCRMツールについて詳しく知りたい方は、下記の記事も合わせてご覧ください。
>> 【2024年】おすすめの顧客管理システム（CRM）14選：機能・価格・導入事例を徹底比較

5.DSRツール

DSRは「デジタルセールスルーム」と呼ばれ、特に企業間取引（BtoB）の営業で使われる新しいツールです。SFAツールは、内部管理に重きを置いているのに対し、DSRツールは、特に顧客との関係構築や提案プロセスに特化しています。お客様と一緒にプロジェクトを進めるためのオンラインスペースを提供し、ファイル共有やチャット機能などを通じて効率的に営業活動が行えます。

【メリット】

• お客様と情報を共有しながら、プロジェクトを進められる
• 営業の負担を減らし、効率的な活動ができる

【デメリット】

• 日本ではまだあまり使われておらず、導入事例が少ない
• 多機能なツールであるため、操作や機能の習得に時間がかかる

営業におすすめの案件管理ツール7選

では、案件を適切に管理するためには、どういったツールを導入すべきなのでしょうか。
こちらでは特におすすめのSFAツールを7つ紹介していますので、自社に適したツールを選びたい方は参考にしてみてください。

Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloud（セールスフォースセールスクラウド）は、株式会社セールスフォース・ドットコムが提供している営業支援（SFA）ツールの1つです。
Salesforce Sales Cloudの機能の1つとして案件管理があり、合わせて顧客管理や見込み客管理、メールの連携といった機能があります。

【特徴・強み】

• 4つのプランが用意されており、機能の必要性に応じて選択しやすい
• 案件の更新情報を自動で受け取るようにすることができる
• 見積書をスピーディーに作成することができる

【利用料金】

Salesforceについて詳しく知りたい方は、下記の記事も合わせてご覧ください。
>> Salesforce（セールスフォース）のツールと導入メリット+主要SFAツール7選

eセールスマネージャーRemix Cloud

eセールスマネージャーRemix Cloudは、ソフトブレーン株式会社が提供している営業支援ツールです。
機能の1つに案件管理があり、案件ごとに顧客の情報や営業担当者、売上金額などを紐づけることができます。また、5,000社以上の導入実績があり、あらゆる業種や事業規模の営業支援に役立てられています。

【特徴・強み】

• 案件の進捗状況や最新情報が一目でわかる管理画面。項目や表示順も変更可能
• 営業現場での使いやすさに考慮されたスマホアプリを利用できる
• 日報管理やスケジュール管理、社内SNSなど情報共有に役立つ機能を豊富に搭載

【利用料金】

GENIEE SFA/CRM（旧ちきゅう）

GENIEE SFA/CRMは、株式会社ジーニーの提供する顧客管理 / 営業支援ツールです。
導入後に運用し続けられるかを考えて設計されており、機能は顧客管理・商談管理・データ分析の3つに絞られています。

【特徴・強み】

• シンプル設計でありながら拡張性もあり、自社に合わせてカスタマイズしやすい
• ドラッグ&ドロップの直感的な操作でデータベース項目を移動できる
• 「やることリスト」を作成でき、タスク管理としても利用できる

【利用料金】

※30日間の無料トライアルもあります。

Knowledge Suite

Knowledge Suite（ナレッジスイート）は、ナレッジスイート株式会社の提供するビジネスアプリケーションツールです。
営業支援と顧客管理の機能に加えてグループウェアとしても利用することができ、情報共有の円滑化を進めることができます。

【特徴・強み】

• 5,900社が導入。事例が豊富なので具体的な活用方法を確認しやすい
• ユーザーごとの料金設定ではないため、コストを抑えた導入が可能
• 使わない機能は非表示にできるため、段階的に導入を行うことができる

【利用料金】

Zoho CRM

Zoho CRM（ゾーホーシーアールエム）は、ゾーホージャパン株式会社の提供する顧客管理・案件管理ツールです。
全世界で5,000件以上の評価を受けており、日本においても株式会社星野リゾートや筑波大学など多くの企業に導入されています。

【特徴・強み】

• 人工知能「Zia（ジア）」がデータを分析して注力すべきポイントを提示
• 入力項目を柔軟にカスタマイズでき、自社に合わせた運用ができる
• チャットツールやメール配信システムなど他社のツールとも連携が可能

【利用料金】

※15日間の無料トライアルもあります。

kintone

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供している業務改善プラットフォームです。
営業が案件管理として利用するだけでなく、例えば人事部が採用管理に活用したり、マーケティング部が分析用に使ったりなど、さまざまな目的・用途に応じて導入することができます。

【特徴・強み】

• 情報を一元管理でき、案件の属人化を防止することができる
• 条件ごとにグラフ化できるため、分析に活用しやすい
• リマインド機能により、顧客対応の抜け漏れを防ぐことができる

【利用料金】

※30日間の無料トライアルもあります

formrun

formrun（フォームラン）は、弊社の提供するフォーム作成ツールです。
フォームに入力した情報が自動でカード化され、そのカードを「未対応 / 対応中 / 対応完了」など、案件のステータスに合わせて整理できるようになるため、案件管理としても活用することができます。

様々な用途のフォームを自由に作成できるため、営業に必要な事前アンケートもWEBで簡単に収集することができます。集めたデータは、自動集計機能も備わっており、回答データを「リスト」「縦棒グラフ」「円グラフ」などの形式で一覧表示できます。CSVエクスポートやGoogleスプレッドシートへの出力にも対応しているので、回答データを分析する際にも役立ちます。

【特徴・強み】

• 基本的な機能は無料で利用でき、お試し導入がしやすい
• メールやチャットツールとも連携でき、通知にすぐ気づくことができる
• ドラッグ&ドロップの操作でカードを操作でき、進捗状況の共有が容易

【利用料金】

※14日間の無料トライアルがございます。

まとめ：案件管理ツールでパフォーマンス向上を目指そう！

今まで案件管理をExcelやGoogleのスプレッドシートなどで行っていた方であれば、案件管理ツールの導入はパフォーマンスの向上に大きく貢献するはずです。また、別のツールを使っていたという方でも、見直すことでより自社の規模や業務に適したツールを見つけられるかもしれません。

適切な案件管理は、企業の成長にもつながります。情報共有やナレッジ化の限界を感じている方は、まず無料で利用できるツールから導入を検討してみてはいかがでしょうか。

formLab編集部

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