無料あり!情報共有ツール・システムおすすめ20選|情報共有のメリットも解説

業務効率化

仕事をするうえで情報共有はかなり重要ですが、「必要だとは思いながらも完全にはできていない」という方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、情報共有が必要な理由や情報共有のメリット、用途別のおすすめツールについてまとめました。
また、ツールを選ぶポイントについても紹介しているので、「無料で使えるツールを探している」「仕事を効率化したい」とお考えの方はぜひご覧ください。

情報共有とは

「情報共有」とは、一人ひとりの持つ情報をチーム・組織内で共有しあい、利益の向上や業務効率化、組織の意思決定などに役立てることを言います。

たとえばアナログな方法で言うと朝礼で会社の業績を報告したり、営業ノウハウを書類で管理したりなどさまざまな共有方法がありますが、ほかにも下記のような手段が挙げられます。

  • 社内掲示板・社内報
  • 付箋などへのメモ書き
  • メール
  • ビジネスチャットツール
  • 情報共有ツール

ただ、いずれの方法にもメリット・デメリットがあり、組織によっては導入しづらいものもあるでしょう。
下記では情報共有が必要な理由やツール導入のメリットについて説明していますので、自社の組織に取り入れたいとお考えの方はぜひ参考にしてみてください。

情報共有が必要な理由

情報共有が必要な理由として、大きく下記の3つが挙げられます。

  • 属人化の解消
  • ノウハウ・ナレッジ(知識)の共有
  • コミュニケーションの円滑化

たとえば毎月のように好成績を収める営業がいた場合、その1人が辞めてしまうと業績が悪化してしまう可能性もありますが、営業ノウハウの共有や引き継ぎが滞りなく完了していれば影響は少なく済むでしょう。
また、有益な情報を社内で共有すれば仕事に対するモチベーションアップや業務効率化などにもつながります。

情報共有ができているかどうかは、組織を運営するうえでも重要なポイントです。
自分の組織がうまく回っていない、1人が休むと作業がストップしてしまうと感じる方は、情報共有の面から立て直しを考えてみるのもよいでしょう。

情報共有ツール導入のメリット

先ほど情報共有の方法をいくつか紹介しましたが、情報共有するうえで特におすすめなのがツールの導入です。
タスク管理や問い合わせ管理、社内Wiki(情報をストックできるツール)など情報共有ツールにはさまざまな種類があり、組織の課題解決に大いに役立ちます。

では、情報共有ツールを導入する具体的なメリットとは何なのでしょうか。
こちらでは3つのポイントに分けて紹介します。

情報共有・検索がスムーズにできる

情報共有ツールの大きなメリットは、なんといっても共有・検索が簡単にできることです。
スマホやパソコン対応のクラウドサービスであれば時間や場所を選ばないので、伝えたい・知りたいと思ったときにすぐ利用できます。

また、どこに何の情報があるのかも明確になるため、聞く側も聞かれる側も確認する手間を省けます。
一つひとつは小さな作業ですが、情報の管理先がわかっているだけで負担削減につながるでしょう。

ノウハウ・ナレッジを資産として蓄積できる

ノウハウ・ナレッジを蓄積できる点も情報共有ツールを利用するメリットです。

組織の情報を集約できる社内Wikiはもちろんのこと、チャットツールや問い合わせ管理ツールなどにもノウハウ・ナレッジは詰まっており、さまざまな場面で役立ちます。

たとえば顧客との過去のやりとりを見たい場合、メールだとTOやCCなど送信対象の人しか確認できません。
ですがチャットツールであれば設定されている組織全体で確認できるため、後任の人でも情報を探しやすいです。
検索機能も豊富なので、ほしい情報にすぐ辿りつける点もメリットの1つでしょう。

コミュニケーションを取りやすくなる

そのほかのメリットとして、コミュニケーションの円滑化・活性化につながる点も挙げられます。

たとえば互いのスケジュールを把握できていれば、会議を設定したいときや離席時の対応などもスムーズです。
外部から電話があったときなども、休憩のタイミングなのか、ただ席を外しているだけなのかがわかっていれば返答がしやすくなります。

また、チャットツールは会話のログが残るため、「言った・言わない」が明らかです。
確実に伝えておきたい情報は口頭だけでなくチャットも併用するなど、コミュニケーション不足によるトラブル解消にも役立つでしょう。

情報共有ツールを選ぶポイント

社内の人材を有効活用し、生産性を高めるためにも情報共有ツールは導入しておきたいところです。

こちらでは情報共有ツールを選ぶポイントを4つ紹介しますので、効率よく情報共有を進めたい方は下記を参考にしながら自社に適したツールを選んでみてください。

目的に合った機能が搭載されているか

情報共有ツールは種類が豊富なため、そもそも目的に合っているかを確認することが大切です。

ノウハウを蓄積したいなら社内Wiki、タスクの進捗状況を知りたいならプロジェクト管理ツールなど、機能をしっかり確認したうえで導入を検討しましょう。

自社のチームでも使いこなせるか

自社の課題解決に適したツールを見つけたとしても、使い勝手が悪ければ定着には至りません。
ツール導入に抵抗のある職場であれば、「機能の豊富さ」より「誰でも使いこなせるか」のほうが重要な場合もあります。
ツールを提供する企業がどのようなサポートを行っているかも含め、自社のチームで使いこなせるかどうか必ず調査しましょう。

また、ツールの使用方法を周知しやすいように最初は少規模のチームに導入してから全社に広めるのもおすすめです。
使い方を教えられる人材が増えるので、より定着につながりやすくなります。

検索機能が豊富か

情報共有ツールを用いて業務効率化を図る場合、ほしい情報がすぐに見つかるかどうかはとても重要です。
「完全一致検索」「あいまい検索」などの選択ができるか、検索意図まで汲んで情報を抽出してくれるかなど、検索という点だけ見てもツールによって異なるので、比較する際には検索機能も確認しましょう。

また、タグやラベルで情報を整理する機能があれば、探す手間を削減できます。
「初めてツールを使う人でも情報を見つけられるか」という視点で選んでみるのもよいでしょう。

利用人数・費用

情報共有ツールは、利用人数によって費用が変わるものも多いです。
利用人数が増えれば増えるほど費用がかさむので、自社の導入規模と予算がマッチするかも必ず確認しましょう。

また、ツールによっては無料プランやトライアル期間を設けている場合もあります。
もちろん有料プランのほうが機能は充実していますが、無料プランの範囲内でも十分に満足できるものもあるので、まずは無料プランから試してみるのもおすすめです。

おすすめ情報共有ツール・システム

では、実際の情報共有ツール・システムにはどのようなものがあるのでしょうか。
こちらでは下記のジャンル別に計20個のおすすめツールをまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。

※2020年7月時点の情報です。より最新の情報が知りたい方は公式サイトをご確認ください。

社内Wiki

社内Wikiとは社内の情報をストックして検索・共有できる状態にした、いわゆるWikipediaの社内版です。
情報をひとまとめにできるため、検索や教育・引き継ぎにかかる時間を大きく削減できます。
「情報を一元管理したい」「属人化をなくしたい」という方は、まず社内Wikiツールをチェックしましょう。

esa(エサ)

https://esa.io/

esa(エサ)は、合同会社 esaが提供している社内Wikiツールです。
「不完全な状態でもいいから公開(共有)すること」を重視した作りとなっており、公開してから徐々に情報の精度を高められるように共同編集や履歴に関する機能が搭載されています。

また、esa(エサ)は情報の整理がしやすい点も特徴。
書き方はMarkdown (マークダウン)記法ですが、公式サイト内で具体例が提示されているので、慣れていない方でも活用しやすいでしょう。

<料金プラン>

  • 申し込み後2ヶ月は無料(フリートライアル)
  • フリートライアル以降は1人あたり毎月500円

Kibela(キベラ)

https://kibe.la/ja

Kibela(キベラ)は、株式会社ビットジャーニーの提供する社内Wikiツールです。
グループごとに情報の公開・非公開を設定でき、「全社に周知したい情報」「部のメンバーだけに見せたい情報」を分けられます。

また、テンプレート機能を活用すれば日報や定例会議の議事録を毎回作り直す手間がいりません。
コミュニティプランであれば5ユーザーまで無料なので、日報などで使い勝手を試してみるのもよいでしょう。

<料金プラン>

  コミュニティ スタンダード エンタープライズ
1人あたりの月額料金 0円 550円 1,650円

toaster team(トースターチーム)

https://toaster.how/

toaster team(トースターチーム)は、noco株式会社の提供する情報共有ツールです。
2020年2月にベータ版が公開されましたが、7月時点で700以上のチームに利用されています。

機能の特徴は社内Wikiだけでなくタスク管理としても利用できる点。
タスクをチェックリスト化して作業の抜け漏れを防いだり、チームの他メンバーの進捗を確認できたりします。

また、アップロードした画像をツール内で編集できるのも作業効率化につながるポイント。
同ツール内で矢印や注釈などを追加できるため、編集用ソフトを開く手間がかかりません。

<料金プラン>

  無料プラン ライトプラン ビジネスプラン
1人あたりの月額料金 0円 800円 1,500円

Confluence(コンフルエンス)

https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Confluence(コンフルエンス)は、オーストラリアに本社を構えるアトラシアン社が開発した社内Wikiツールです。
文字だけでなく、画像や動画、GIFなども利用でき、情報をわかりやすく整理できます。

また、検索機能も充実しており、完全一致検索やあいまい検索、除外検索などさまざまな条件で検索可能。
作成したページに対してのコメント機能もあるので、マニュアルにレビューをもらいたいときなどにも便利でしょう。

<料金プラン>

  無料プラン Standard Premium
1人あたりの月額料金 0円 600円
※11人以上の場合
1,190円

※ユーザー数によって料金が変動

チャットツール

情報共有をスムーズにしたい、社内コミュニケーションを円滑にしたい場合には、チャットツールの導入がおすすめです。

チャットツールは機能が豊富にあり、ファイル共有やビデオ通話としても役立ちます
スマートフォン対応のものも多いので、外出が多い方でも問題なくやりとりを進められるでしょう。

Slack(スラック)

https://slack.com/intl/ja-jp/

Slack(スラック)は、アメリカの企業が開発したチャットツールです。
全世界1,200万人以上が利用しており、日本でも多くの企業が導入しています。

グループ分けも容易にでき、公開・非公開も選択可能。
社内で公開された情報であればグループに参加していない状態でも検索できるため、属人化を防げます。

また、Slackは連携できるアプリが豊富にあるため、作業効率化の面でも役立ちます。
たとえば問い合わせメールが届いたときなど、Slackにも通知が飛ぶように設定できるため、対応を迅速に進められます。

<料金プラン>

  フリー スタンダード プラス Enterprise Grid
1人あたりの月額料金
※年払いの場合
0円 850円 1,600円 要問い合わせ

Chatwork(チャットワーク)

https://go.chatwork.com/ja/

Chatwork(チャットワーク)は、Chatwork株式会社が提供しているチャットツールです。
国産のチャットツールとして日本国内で幅広く導入されており、2020年6月末時点で27万社以上が利用しています。

Chatworkはタスク管理の機能が搭載されており、チャットで受けた依頼をそのままタスク化できるのが特徴。
ツール内で締め切り設定もできるため、作業の抜け漏れを防げるでしょう。

<料金プラン>

  フリー パーソナル ビジネス エンタープライズ
1人あたりの月額料金
※年払いの場合
0円 400円 500円 800円

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)は、アメリカに本社を構えるマイクロソフト社が提供するチャットツールです。
Microsoft Teams自体は無料で利用できますが、「Microsoft 365」の機能の1つとして「Microsoft Teams」を使用する場合には有料プランの契約が必要です。

Microsoft Teamsは無料版でも制限が少なく、他社のアプリと連携することもできます。
また、WordやExcelなどOfficeのソフトをTeams上で共同編集できるので、すでにOfficeを利用している方は導入を検討してみるのもよいでしょう。

<料金プラン>

   Microsoft Teams Microsoft 365 Business BasicMicrosoft 365  BasicMicrosoft 365 
1人あたりの月額料金
※年払いの場合
0円 540円 1,360円 2,170円

LINEWORKS(ラインワークス)

https://line.worksmobile.com/jp/

LINEWORKS(ラインワークス)は、ワークスモバイルジャパン株式会社の提供するグループウェアです。
使い慣れた「LINE」をビジネスで活用でき、新入社員などへの教育コストを削減できます。

また、チャットだけでなくカレンダーやアンケートなど豊富に機能があり、スケジュールの共有も簡単です。
社外の人にファイルを共有したいときは暗証番号やワンタイムパスワードが設定できるため、セキュリティ面でも安心でしょう。

<料金プラン>

  フリー ライト ベーシック プレミアム
1人あたりの月額料金
※年払いの場合
0円 300円 500円 1,000円

文書・ファイル共有

文書・ファイルの共有をスムーズに行いたい方は、オンラインストレージサービスを導入するのもおすすめです。

オンラインストレージサービスはセキュリティに強みを持つものや共同作業を円滑に行えるものなどさまざまな種類があります。
仕事で利用するからこそ、特にセキュリティ面はしっかり比較しながら選択するようにしましょう。

Box(ボックス)

https://www.box.com/ja-jp/home

Box(ボックス)は、アメリカの企業が提供しているオンラインストレージサービスです。
セキュリティや利便性の高さから世界97,000社以上に導入され、業務効率化に役立てられています。

個人向けのプランでは10GBまで無料で利用できるため、まずは実際の使用感を試してみるのもおすすめです。

<料金プラン>

  Starter Business Business Plus Enterprise
1人あたりの月額料金 550円 1,800円 3,000円 4,200円

※個人ユーザー向けの無料プランもあります

Fleekdrive(フリークドライブ)

https://www.fleekdrive.com/

Fleekdrive(フリークドライブ)は、株式会社Fleekdriveの提供する企業向けオンラインストレージサービスです。
チームの目的に合わせて3つのプランから選択でき、追加料金で専用担当者によるサポートなども付けられます。

ユーザーの操作履歴を把握したり自動でウィルスをチェックしたりなどセキュリティ面も考慮されており、社外共有時でもダウンロードされたか確認可能。
共有権限も細かく設定できるため、企業規模問わず導入されています。

<料金プラン>

  Team Business Enterprise
1人あたりの月額料金 500円 1,500円 4,000円

※30日間の無料トライアルあり

Jector(ジェクター)

https://www.jector.com/

Jector(ジェクター)とは、株式会社ねこじゃらしの提供するクラウドストレージツールです。
2段階認証やIPアドレス制限などセキュリティに関する機能を豊富に有し、障害が発生した際でも24時間対応の窓口を設けています。

また、格納されたデータに対してツール内で修正指示ができたり、専用アプリから操作ができたりなど、作業効率化につながるポイントも豊富。
画像や動画だけでなく、Officeやメモ帳など多様なフォーマットに対応しているため、幅広い業務で活用できます。

<料金プラン>

  • パートナーアカウント:1人につき1,500円
  • ユーザー数:1人につき3,000円
  • 容量数:1GB につき20円

※利用人数および容量によって月額料金・初期費用が確定

タスク・プロジェクト管理

組織の中で一人ひとりの役割が異なる場合、他メンバーの進捗状況を把握できていないことも多いでしょう。
そういったときに互いの状況を見える化してくれるのがタスク・プロジェクト管理ツールです。
ツールを見れば何がどこまで進んでいるのかわかるため、効率よく情報共有を行えます。

スケジュールが遅れがち、管理がうまくできていないと感じる方は、タスク・プロジェクト管理ツールの導入を検討しましょう。

Jooto(ジョートー)

https://www.jooto.com/

Jooto(ジョートー)は、株式会社PR TIMESが提供しているタスク・プロジェクト管理ツールです。
1万社以上の企業に導入されており、マネージャーの約8割が業務の改善を実感したと発表されています。

Jooto(ジョートー)の特徴はドラッグ&ドロップの直感的な操作で管理が行える点。
ガントチャートで全体像も簡単に把握できるので、タスクやプロジェクトの進捗状況も一目でわかります。

<料金プラン>

  フリー スタンダード エンタープライズ
1人あたりの月額料金 0円 500円 980円

ToDous(トゥドゥス)

http://todous.jp/

ToDous(トゥドゥス)は、OceanStepが運営しているタスク管理ツールです。
使いやすさにこだわって設計されており、2012年にグッドデザイン賞を獲得しています。

締め切り前にはメンバーに自動でメールが送られるので、「催促しなきゃ…」という心理的な負担を軽減できるのもうれしいポイント。
スタンプを使って自分の気持ちもストレートに表現できるので、コミュニケーションの面でも役立ちます。

<料金プラン>

  月額料金
3ユーザーまで 0円
5ユーザープラン 5,000円
10ユーザープラン 8,000円
20ユーザープラン 16,000円
30ユーザープラン 24,000円

 

Trello(トレロ)

https://trello.com/ja

Trello(トレロ)は、オーストラリアのアトラシアン社が開発したタスク・プロジェクト管理ツールです。
ユーザー数は数百万人を超え、GoogleやCOSTCOなど世界的な企業でも導入されています。

Trelloはタスクの一つひとつを「カード」として捉え、【未着手】【作業中】【完了】など一目でわかるように整理できます。
また、スマホ用のアプリもあり、時間や場所を問わず進捗状況を確認できる点も特徴。
ボード数10件までであれば無料で利用できるので、一度試してみるのもよいでしょう。

<料金プラン>

  無料 Business Class Enterprise
1人あたりの月額料金 0ドル 9.99ドル~ 17.50ドル
※20人で利用する場合

※ユーザー数や年or月払いによって料金は変動

問い合わせの管理・共有

顧客からの問い合わせ対応は企業への信用に関わる部分ですが、情報共有がうまくできていないと対応の抜け漏れや重複対応につながります

スピード感をもって対応に取り組むためにも、問い合わせの管理や共有を行えるツールは積極的に導入を検討しましょう。

formrun(フォームラン)

https://form.run/ja

formrun(フォームラン)は弊社の提供するフォーム作成ツールです。
フォームへの回答をカード化して一覧表示できるため、問い合わせ管理ツールとしても活用できます。

また、SlackやChatworkとも連携しており、フォームへの回答があったらすぐに通知が届くように設定することも可能。
メールへの返信もformrunから行えるため、メール用のツールを開く手間も不要です。

<料金プラン>

  FREE STARTER PROFESSIONAL
月額料金 0円 4,980円 12,800円

Freshdesk(フレッシュデスク)

https://freshdesk.com/jp/

Freshdesk(フレッシュデスク)は、アメリカに本社を構えるFreshworks社が提供するツールの1つです。
問い合わせ管理に役立つ機能を豊富に搭載しており、15万以上の企業に導入されています。

顧客とのやりとりを1つのツールに集客できたり、チームでの管理を促進するための機能があったりなど、情報共有の手間を大きく削減。
基本的な機能であれば無料で利用でき、その他の機能が知りたい方は21日間の無料トライアルで試せます。

<料金プラン>

  Sprout Blossom Garden Estate Forest
1人あたりの月額料金
※年払いの場合
0ドル 15ドル 35ドル 49ドル 99ドル

Tayori(タヨリ)

https://tayori.com/

Tayori(タヨリ)は、株式会社PR TIMESの提供するカスタマーサポートツールです。
問い合わせフォームの作成から問い合わせへの返信、FAQ(よくある質問)の追加など顧客対応を円滑に進めるための機能が搭載されています。

また、チャットツールを利用すれば返信を自動化できるため、カスタマーサポートの負担軽減にもつながります。

<料金プラン>

  フリー スターター プロフェッショナル
月額料金 0円 3,400円 7,400円

顧客情報の共有

営業の戦略を立てたり、効率的に営業を進めたりするためには顧客情報の共有が欠かせません。
顧客情報は企業にとって大きな資産であり、営業1人だけに依存してしまうと退職時の影響が膨大なものになってしまいます。

属人化しないためにも顧客情報を共有できるツールを活用し、適切に管理・共有を進めましょう。

HubSpot(ハブスポット)

https://www.hubspot.jp/

HubSpot(ハブスポット)は、アメリカに本社を構えるHubSpot社が提供する顧客管理ツールです。
「Marketing Hub」や「Service Hub」など目的ごとにツールが用意されており、無料の「HubSpot CRM」でも顧客情報の共有を実現するさまざまな機能が利用できます。

また、顧客管理に役立つ「CMS Hub」は14日間の無料トライアルがあるので、使用感を試してみるのもおすすめです。

<料金プラン>

  • CRMツールは無料
  • 「Marketing Hub」「Sales Hub」など機能を拡充する場合は料金が発生

Sugar CRM(シュガーシーアールエム)

https://www.sugarcrm.com/jp/

Sugar CRM(シュガーシーアールエム)は、アメリカの企業が開発した顧客関係管理システムです。

顧客に関する情報をすべて一元化でき、効率的に営業活動を進めることが可能。
ユーザー数は全世界で200万人を超え、収益が3倍、データ入力時間を2,000時間削減など企業の利益向上や業務効率化に役立てられています。

<料金プラン>

  Sugar Sell Sugar Serve Sugar Enterprise
1人あたりの月額料金 80ドル~ 80ドル~ 85ドル~

Zoho CRM(ゾーホーシーアールエム)

https://www.zoho.com/jp/crm/

Zoho CRM(ゾーホーシーアールエム)は、アメリカに本社を構えるZOHO Corporationが手がける顧客管理・営業支援ツールです。

導入後の定着につながるよう「導入支援サービス」や「利用トレーニング」などを提供しており、疑問点などもメールで問い合わせられます。
無料プランもありますが、有料プランも15日間の無料トライアルがあるので、検討中の方はそちらを試してみるのもよいでしょう。

<料金プラン>

  スタンダード プロフェッショナル エンタープライズ アルティメット
1人あたりの月額料金
※年払いの場合
1,440円 2,400円 4,200円 5,400円

※無料プランおよび15日間の無料トライアルあり

まとめ:情報共有ツールで業務を効率化しよう

情報共有ツールは種類が豊富にありますが、あれもこれもとやみくもに導入するだけでは業務効率化につながりません。

何のために導入するのかを明確にし、ルールや仕組みを整えてからでないと定着しない可能性もあるので、まずはツールへの理解を深めることが大切です。
今回紹介したツールの中に気になるものがあれば、ぜひ公式サイトで詳しい情報をご確認ください。

また、formLabでは業務効率化に役立つ情報をお届けしています。
フォーム作成ツールやGoogleスプレッドシートの活用方法などさまざまな情報を紹介しているので、ぜひそちらもご覧ください。

>>「formLab(フォームラボ)」のお役立ちコンテンツを見てみる