出欠確認アンケートで使える例文5選｜作成する際の注意点や方法を解説

「出欠確認アンケートで使える例文を知りたい」

「出欠確認アンケートを作成する際の注意点を知りたい」

上記のような悩みを抱えている方は多いでしょう。

イベントや会議の準備を進める際、スムーズな出欠確認は非常に重要です。しかし、「どのようなアンケートを作成すれば参加者が回答しやすいのか」「どうすれば効率的に情報を集められるのか」など、迷ってしまうことがあります。

そこで本記事では、出欠確認アンケートで使える具体的な例文や、作成時のポイントを解説します。
また、フォーム作成ツール「formrun」を活用すれば、誰でも簡単に出欠確認メールの作成・送信が可能です。また、「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。

• プログラミング不要でフォーム作成が完了

• 出欠回答を自動で集計できる

• 埋め込みや共有方法が簡単

• 出欠確認後の対応も効率化できる

• セキュリティも安心

出欠確認アンケートを作成するなら、フォーム作成ツール「formrun」を活用して、手軽に出欠確認を行いましょう。

出欠確認アンケートを作成する際に設置すべき項目は、イベントや会議の目的に応じて異なります。
まずは、基本的に必要な項目を押さえておきましょう。主に以下の項目が推奨されます。

参加者情報は、出欠確認アンケートの最初に設置すべき項目です。
これにより、参加者を特定し後の連絡やフィードバックに役立てることができます。代表的な項目は以下の通りです。

• 性別

• 年齢

• 職業または役職

• 住所

送信先や何の出欠確認かによって設置すべき項目は変わりますが、上記の項目を参考にしてみましょう

出欠確認の本題である「参加の可否」は、必ず設置しておきましょう。

これにより、参加者が出席するかどうかを把握できます。参加者の「出席」「欠席」「未定」など、選択肢をシンプルに設けることが重要です。

イベントやセミナーの開催において、参加者がどのようにその情報を得たか（認知経路）を確認することも有益です。

これにより、今後の宣伝活動やマーケティング戦略を改善するための参考になります。また、イベントや懇親会などの開催後に参加者へアンケートを実施する際は、次のような項目を追加することをおすすめします。

参加者がどのように感じたかを知ることで、次回以降のイベントの質を向上させることができます。「良かった点」「改善点」など、具体的なフィードバックをもらいましょう。

イベントに対する満足度を調査し、参加者が感じた改善点を集めることで、イベントのクオリティ向上が可能です。このデータをもとに、次回のイベントに役立てることができます。

送信先や出欠確認の目的によって、設置すべき項目は変わることがありますが、上記の項目は出欠確認アンケートを作成する際に必ず参考にしておきたい基本的な内容です。

出欠確認アンケートで使える例文は、主に以下の5つです。

• 社内会議の出欠確認アンケートで使える例文

• 社外向けのセミナーの出欠確認アンケートで使える例文

• 懇親会の出欠確認アンケートで使える例文

• 研修会の出欠確認アンケートで使える例文

• 忘年会の出欠確認アンケートで使える例文

ここでは、状況別でそれぞれの例文を解説します。

社内会議の出欠確認は、従業員に対して重要な情報を事前に伝えるために使用されます。以下はその一例です。

ポイント

上記の例文では、件名に会議の日時と出欠確認の内容を一目でわかるように記載しています。

次に、社外向けのセミナーにおける出欠確認アンケートの例を紹介します。

ポイント

上記の例文では、セミナーの開催日に加え、回答期限の日時を指定しているため、参加者が余裕を持って判断できるようになっています。さらに、開催場所や参加費など、参加の可否を判断しやすくする情報も記載してあることがポイントです。

懇親会の出欠確認は、カジュアルな場でもあり、参加者の詳細を明確に伝えることが大切です。

ポイント

上記の例文では、日時に加えて場所と会費も記載し、具体的な情報を提供することで、参加者が早く返信できるようになっています。

研修会は、通常社内の重要なイベントです。以下に研修会向けの出欠確認例文を示します。

ポイント

上記の例文では、研修会は社内で実施されるため、「参加者がどこで受けるか」「何を学ぶのか」がわかるように記載してあることがポイントです。

最後に、カジュアルなイベントである忘年会の例文です。

ポイント

上記の例文は、忘年会の出欠確認であるため、カジュアルな内容でも問題ありません。しかし、目上の方への配慮が必要ではあるため、丁寧な言葉遣いを心がけ、読みやすさにも注意を払いましょう。

出欠確認アンケートを行う際に注意すべきポイントは、主に以下の5つです。

• 参加者のプライバシーに配慮する

• 開催する1ヶ月ほど前に出欠確認を行う

• 出欠の判断材料になる内容を明記する

• 出欠確認後に状況や内容の変更があればすぐに伝える

• 会社関係の場合は社内と社外で分けて作成する

ここでは、それぞれの注意すべきポイントを解説します。

出欠確認アンケートでは、参加者の個人情報を収集することが多いため、プライバシーへの配慮が必要です。特に懇親会やセミナーなどのイベントでは、参加者の個人情報が含まれる場合があります。

これらの情報が第三者に漏れることがないように、アンケートの管理には細心の注意を払い、参加者が安心して回答できる環境を提供しましょう。また、情報管理はしっかり行い、セキュリティに関しても確認しておくことが大切です。

出欠確認は、イベントや会議の開催予定日の1ヶ月前には実施するのが理想的です。

余裕を持って出欠確認を行うことで、参加者数の増減にも柔軟に対応でき、予期せぬ変更にもしっかり対応できます。また、事前に確認を行うことで、参加者が自分の予定を空けやすくなり、参加率の向上にもつながります。

そのため、出欠確認は早めに実施し、よりスムーズな準備を進められるようにしておきましょう。

出欠確認アンケートに必要な情報は、参加者が参加を決めるための判断材料として重要です。特に、イベントやセミナーに関する詳細情報は、参加者が判断しやすくするために明記する必要があります。

例えば、会場の場所・参加費・イベントの内容などは参加の可否を判断する上で大きな要素の1つです。

上記の情報がどれか1つでも不足していると、参加者は決断しづらく、出欠確認の返信が遅れてしまう可能性があるため、事前にしっかりと情報を提供することが求められます。

出欠確認を行った後にイベントの内容に変更があった場合は、できるだけ早く参加者に伝えることが大切です。

例えば、会場の変更や参加費の増減、参加者制限など、重要な変更が生じた場合は、その都度参加者に更新情報を迅速に伝達しましょう。

参加者の中には、古い情報を基に出欠を判断した方がいるかもしれないため、情報が変更された場合には速やかに対応するのが重要です。

会社関係の会議や懇親会、イベントなどの出欠確認アンケートを作成する際は、社内向けと社外向けで内容を使い分けることが重要です。

社内向けであれば、多少カジュアルな内容や情報の漏れがあっても大きな問題になることはありませんが、社外向けでは特にビジネスマナーを意識した形式で作成することが求められます。また、社外向けのアンケートでは、言葉遣いや文体を正式なものにし、参加者が安心して回答できるように配慮しましょう。

出欠確認アンケートを作成する方法は、主に以下の3つです。

• LINE

• メール

• フォーム作成ツール

ここでは、それぞれの作成方法を解説します。

企業の中には、LINEを主要なコミュニケーションツールとして活用しているケースがあります。そのため、LINEの投票機能を使用して、イベントや懇親会の出欠確認アンケートを実施する方法は非常に有効です。

LINEは多くの方が利用しているツールであるため、気軽に参加者へアンケートの送信が可能です。また、回答者が簡単に出欠を確認・回答できるため、回答者の負担を軽減し、回答率の向上が期待できます。

LINEを使って出欠確認をするのは、迅速な確認を行いたいタイミングに適しています。

メールを使用した出欠確認アンケートも非常に一般的な方法の1つです。特に、社外の方や年齢層が高い方々には、LINEやアプリよりもメールでの案内が好まれる場合があります。

メールを利用することで、参加者に対して正式な通知を行うことができ、必要に応じて画像やファイル、資料などを添付して、詳細な情報を一度に伝えることが可能です。

そのため、メールの使用は参加者が出欠を決めるために必要な情報を、しっかりと伝えることができます。

フォーム作成ツールを利用すると、出欠確認アンケートを簡単に作成することができます。

多くのツールでは、必要な項目や説明を設定するだけで、アンケートフォームを作成できるため、作業の手間や時間を省くことが可能です。さらに、フォーム作成ツールには、回答の自動集計機能や自動返信メール、テンプレートの利用など、便利な機能が豊富に搭載されています。

無料で利用できるツールも多数存在するため、出欠確認アンケートの作成には非常に便利です。

出欠確認アンケートの作成におすすめなフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。

• 出欠確認アンケートフォーム作成が簡単にできる

• 出欠回答を自動で集計・一覧化できる

• 自動返信メールで連絡やリマインドも効率化できる

ここでは、それぞれの特徴を解説します。

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

メールアドレスがあれば無料登録可能！無期限で無料プランが利用できるのでformrunでぜひフォームを作成してみてください。

テンプレートはこちらをご覧ください。
>> テンプレート一覧

formrun（フォームラン）では、回答がリアルタイムで集計されているため、いつでも回答結果が確認できます。

自動でデータをグラフ化、自動で回答データを一覧化できるので、簡単な集計・確認作業はformrunで完結します。

また、Googleスプレッドシートと連携したデータ集計やExcelファイルへのエクスポートも可能なので、より複雑な集計作業も可能です。

これまでアンケート回答状況の報告に集計の手間がかかっていた方は、ぜひformrunでアンケートフォームを作成し、集計作業まで効率化してみてください。

formrunでは、自動返信メール機能が搭載されており、出欠確認の回答後に自動で確認メールを送ることができます。

これにより、参加者に対して必要な情報を迅速に伝達でき、リマインドメールも自動で送信できるため、出欠確認の手間が大幅に軽減されます。

また、formrunの自動返信メールのテンプレート内に、「会場名」「会議URL」「当日の連絡先」「持参物」「集合時刻」などを入れ込んでおけば、参加者は準備をスムーズに進められます。
リマインドメールや確認メールの送信を自動化したい方は、formrunで効率化を始めましょう。

出欠確認アンケートを効率的に作成するためには、適切なタイミングや方法を意識して行う必要があります。さらに、使用するツールの選定や使い方を理解しておくことも重要です。

フォーム作成ツール「formrun」を利用すれば、誰でも簡単に出欠確認アンケートを作成できます。また、「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。

• プログラミング不要でフォーム作成が完了

• 出欠回答を自動で集計できる

• 埋め込みや共有方法が簡単

• 出欠確認後の対応も効率化できる

• セキュリティも安心

出欠確認アンケートを作成するなら、フォーム作成ツール「formrun」を活用して、手軽に出欠確認を行いましょう。