面談予約メールで使えるおすすめの例文5選｜状況別のポイントや書く際の注意点を解説

面談予約メールの作成で悩みやすい点として挙げられるのが、状況に合う例文が見つからないまま時間が過ぎることです。

どのように作成すればいいのか場面や書き方の注意点が分からずに悩んでしまう方が多くいます。

そこで本記事では、状況別に面談予約メールで使えるおすすめの例文や書く際のポイントを解説します。また、面談予約メールを作成するならフォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。

formrunの特徴は、主に以下の通りです。

• プログラミング不要で面談予約フォームを簡単作成
• ファイル添付もできるので、日程調整と情報の共有が一度で完結
• 自動返信メールで確認・リマインドが可能
• 回答や情報を一覧で管理できる
• 外部ツールとも連携可能

これから面談予約メールを効率よく作成したい方は、フォーム作成ツール「formrun」を利用してみましょう。

面談予約メールで使えるおすすめの例文は、主に以下の5つです。

• オンライン上での面談を予約する際に使える例文
• 対面での面談を予約する際に使える例文
• 予約済みの日程を変更する際に使える例文
• 提案された日程が全て合わなかった際に使える例文
• 面談予約の目処が立たない旨を伝える際に使える例文

ここでは、状況別におすすめの例文を紹介します。

オンライン上での面談を予約する際に使える例文は、以下の通りです。

ポイント

上記の例文では、候補日を3つ提示して相手が柔軟に選べるように配慮しています。さらに、オンラインでの面談ツール（Zoom、Teamsなど）を伝えることで、相手に不安を与えない内容にしています。

対面での面談を予約する際に使える例文は、以下の通りです。

ポイント

上記の例文は、候補日を3つ以上提示し相手に選択肢を提供しており、親切な内容になっていることがポイントです。また、対面での面談予約を行う場合、実施場所についても確認することが重要です。

予約済みの日程を変更する際に使える例文は、以下の通りです。

ポイント

上記の例文のように予約済みの日程変更の際は、相手に手間をかけさせないよう配慮しつつ、変更をお願いすることが重要です。さらに、丁寧な表現を心掛け、候補日を複数提案することでスムーズな調整ができます。

提案された日程が全て合わなかった際に使える例文は、以下の通りです。

ポイント

上記の例文のように、最初に一言謝罪を添えることで、相手に対する配慮を示すことが可能です。

面談予約の目処が立たない旨を伝える際に使える例文は、以下の通りです。

ポイント

面談の目処が立たない場合は、無理に候補日を提示せずにその旨を正直に伝えることが大切なポイントです。そして予定が確定した際は、すぐに連絡することを明言することで、相手に安心感を与えることができます。

面談予約メールを書く際のポイントは、主に以下の3つです。

• 希望の面談日をメールで伝える場合はできるだけ正確に伝える
• 提示された面談日の調整が難しい場合はお詫びと理由をしっかり伝える
• 面談を辞退（キャンセル）したい場合は速やかにお詫びと理由を伝える

ここでは、それぞれのポイントを解説します。

面談日を提案する際は日時を時刻範囲まで明記し、所要時間と形式と場所も同じ段落に置きます。

例えば、「第一希望は10月15日火曜日14時10分〜15時30分」「第二希望は10月16日水曜日14時30分〜」「第三希望は10月17日木曜日11時20分〜」などと正確に伝えるのが大切です。

この時、相手の転記を想定し、24時間表記と曜日表記を統一しておきましょう。また、候補は直近2週間で3枠を基本とし、最優先枠を1つ示すことが大切です。

場所はビル名や最寄駅と徒歩分数まで記載し、オンラインの場合は使用ツールの指定や入室名、接続確認の予定も添えます。

ここまで整えると認識のずれが起きにくく、確定までの往復を削減させることが可能です。

相手の候補に合わない場合は、冒頭で謝意とお詫びを述べ、難しい理由を一文で伝えます。

その上で代替案を時間帯と優先順位つきで示すことが大切です。

代替案を伝える際も、「10月31日木曜日午後」「11月1日金曜日午前」「11月5日火曜日午後」の三枠、最優先は「10月31日15時開始」と具体的に伝えます。

形式の可否も明確にした上で、対面可やオンライン可のように選択肢を残します。また、判断を速めるため、所要時間・会場候補・オンライン時の招待方法を同時に提示しておきましょう。

連絡経路はメールを本線に据え、急ぎの際は電話番号を署名に記載することがおすすめです。

辞退が必要な場合は早期連絡が最優先です。件名に辞退する旨を記載し、本文は三段構成で整えます。

本文では最初に謝意、次に辞退の連絡と簡潔な理由、最後に代替提案を提示しましょう。

代替案は資料送付、電話での要点共有、別期日での再打合せなど、相手の準備を無駄にしない選択肢が最適です。また、日程再調整の可能性がある場合は検討時期の目安を記載し、再開連絡の方法も明示します。

署名には直通の電話番号や当日の連絡先を入れておくと、連絡経路の迷いを無くすことができ、丁寧な姿勢と具体的な代替案が関係性の低下防止になります。

面談予約メールを書く際の注意点は、主に以下の5つです。

• メールの内容は何度も読み返して慎重に送る
• メールの返信は最低でも24時間以内に行う
• メールの基本構成を意識して書く
• メール文は長すぎず適度に改行を入れる
• メールの送受信履歴は残した上で適宜確認する

面談予約メールを書く際は、内容を何度も読み返して慎重に送ることが大切です。

特に、氏名や社名の表記、敬称、候補日の曜日と時刻、場所名、所要時間を一つずつ点検し、語尾の連続や重複表現も整えます。

件名を見直す際は、用件と期限を先に置き、本文は要点を最初に示せているか確認しましょう。また、地図や会議室のリンクが必要な場合は本文の末尾に配置し、記載漏れを防ぎます。

下書き段階では、宛先を空欄にして作成し、最終確認のあとに追加するのがおすすめです。

面談予約メールは、誤送信や誤字を減らせば、初回の一通で段取りが進みます。

面談予約メールに限らず、メールの返信は最低でも24時間以内に行いましょう。

メールは、連絡の速さが確定時期を大きく左右することも少なくありません。

確認に時間がかかる場合でも、その旨と見込み時期を短文で知らせることがおすすめです。ただ、どうしても難しい場合は理由を一文で伝え、代替日時を3枠提示します。

万が一、返信が24時間以上遅れてしまった場合はお詫びを先に置き、次の提案まで一続きで示します。この時、相手の転記を想定し、日付は年月日と曜日、時間は24時間表記で統一しましょう。

メールの基本構成は宛先・挨拶・内容・締め・署名の5つです。そして内容は目的・候補日・所要・形式・場所の想定・必要な準備を先に置きます。

メールの締めでは依頼事項と期限を明示し、署名には部署名・氏名・直通の連絡先を入れ、緊急連絡の経路をはっきりさせましょう。

メールを書く際は、しっかりと構成を守るだけで読み手は迷いにくくなります。さらに、判断材料が冒頭に揃えば、決裁や社内展開も進みやすくなるため、意識しておくことが大切です。

同じ内容のメールでも、文章が長すぎず適度に改行を入れている場合とそうでない場合では、理解度が大きく変化します。

メールを書く際は、1文60字前後を目安に区切り、段落は3行から5行でまとめることがおすすめです。また、候補日などの情報は行頭をそろえ、視線の停留点を作ります。

パソコンで書く場合は、スマートフォンでの閲覧を想定し、数字と単位は半角で統一しましょう。

複雑な配慮をしなくても余白を整えるだけで読み手の負担が下がるため、必ず注意して確認することが大切です。

メールの送受信履歴を残しておくと、メールを遡って内容を失念するリスクを減らすことができます。その結果、重複質問や行き違いを防げます。

過去の合意事項や候補日のやり取りを見返し、最新の前提に合わせて文面を更新するのは、メールを書く際のポイントの1つです。また、再送時は件名に再送やリマインドの語を加え、本文の冒頭で前回送信の日時を示します。

この時、検索性を高めるために、件名や本文に氏名や会社名を含めることがおすすめです。

送受信履歴に基づいてメールを書くことで抜けを減らし、相手の信頼につなげられます。

面談予約メールの作成におすすめのフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。

• 面談予約フォームをノーコードで簡単作成
• 自動返信・リマインドでやり取り不要
• 回答を一覧で確認＆管理が可能

ここでは、それぞれの特徴を解説します。

formrunなら、面談調整に必要な情報をまとめて取得できます。

氏名・希望日・希望時間帯・実施形式・資料添付・任意質問など、必要な項目をドラッグ操作で自由に追加・並べ替えが可能です。

さらに、フォーム上で日程調整まで完結できるので、メールやチャットでのやりとりを大幅に削減。担当者も応募者も、余計な負担なくスムーズに面談を設定できます。

作成したフォームは、採用サイトや求人ページにすぐ埋め込み・共有可能。更新もワンクリックで反映されるため、スピーディに運用できます。

formrunなら、回答後の自動返信で「受け取った安心感」を即時に提供できます。面談当日の案内や受領連絡も自動で届けられるため、候補者は不安なく参加でき、誤認によるキャンセルも防止可能です。

また、リマインド通知を前日や当日朝に自動配信すれば、問い合わせ件数を大幅に削減。未回答者だけを抽出して再通知を送る運用もできるため、対応漏れの心配もありません。

さらに、日程調整をformrunフォームで行えば、候補者自身がキャンセルや再調整を簡単に実施可能。そのため、メールや電話でのやり取りが不要になり、担当者は例外処理だけに集中できます。

結果として、面談確定までのやり取り回数を最小化し、採用担当者は余計な確認作業から解放。より重要な業務に時間を充てられます。

formrunなら、応募者からの回答をすべてひとつの画面で一覧表示できます。

メールをひとつずつ開いたり、スプレッドシートに転記したりする手間はもう必要ありません。

最新の回答状況が自動で整理されるので、誰がどこまで対応したのかもすぐに把握できます。

見落としや対応漏れを防げるので、候補者に対しても「きちんと対応してもらえている」という安心感を届けられます。

また、回答はチーム全員で共有できるため、特定の担当者に依存することなくスムーズに進められます。

採用業務の属人化を防ぎ、誰が見ても分かりやすい体制を築くことができます。

面談予約メールを送信する際は、相手への配慮やメールマナー、ビジネスマナーに注意して作成することが大切です。

特に、日程の再調整や辞退する旨を伝える際は、相手へ負担や失礼のないような内容を記載するようにしましょう。また、状況に応じた例文を用意しておくことで、効率的な面談予約メールの作成が可能です。

これから面談予約メールの作成をする場合は、ぜひ参考にしてみてください。また、面談予約メールを作成するならフォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。

formrunの特徴は、主に以下の通りです。

• プログラミング不要で面談予約フォームを簡単作成
• ファイル添付もできるので、日程調整と情報の共有が一度で完結
• 自動返信メールで確認・リマインドが可能
• 回答や情報を一覧で管理できる
• 外部ツールとも連携可能

これから面談予約メールを効率よく作成したい方は、フォーム作成ツール「formrun」を利用してみましょう。