「スプレッドシートで売上管理表を効率よく作成する方法が知りたい」
「売上管理表を作るメリットや、どんな項目が必要なのかを把握したい」
上記のように考えている方は多いことでしょう。
売上管理はビジネスの根幹であり、日々のデータを正確に記録し分析することが重要です。そして、スプレッドシートは、コストをかけずに売上管理を始めるための有力なツールです。
本記事では、スプレッドシートで売上管理表を作成する方法やメリット、必要な項目や注意点を解説します。また、スプレッドシートで作成した売上管理表と連携するならフォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。
formrunの特徴は、主に以下の通りです。
▼これからスプレッドシートで売上管理表を作成する場合は、formrunと連携して利便性を向上させましょう。
スプレッドシートで売上管理表を作成する方法【5STEP】
スプレッドシートで売上管理表を作成する方法は、主に以下の通りです。
新しいスプレッドシートを立ち上げる
基本的なレイアウトを設定する
データの入力規則を設定する
集計エリアを作成する
グラフとダッシュボードを作成する
上記の手順を踏むことで、入力しやすく、後から分析もしやすい売上管理表を作成できます。
ここでは、それぞれの手順を解説します。
1.新しいスプレッドシートを立ち上げる
売上管理表をスプレッドシートで作成する際は、最初に新しいスプレッドシートを立ち上げます。
そして、Googleドライブを起動し、画面左上の「+新規」をクリックし、表示されるメニューから「Google スプレッドシート」を選択しましょう。
無題のスプレッドシートが作成されたら、売上管理表を作成していきます。この時、ファイル名は「無題のスプレッドシート」となっているため、分かりやすい名前に変更するのがおすすめです。
2.基本的なレイアウトを設定する
新しいシートを準備したら続いて、日付・顧客名・商品名・単価・数量・合計金額 など入力項目を設定していきます。また、この時、見出し行に太字・背景色などを設定することで可読性を高められるため、おすすめです。
・合計金額は「単価 × 数量（例：=E2*F2）」で自動計算されるように関数を設定しましょう。
例えば、単価がE列、数量がF列の場合、G2セルに「=E2F2」と入力し、このセルをコピーしてG列の他のセルに貼り付けることで、各行の合計金額の自動計算が可能です。また、入力欄と計算欄を色分けし、どこに入力すべきか明確にしておきましょう。
3.データの入力規則を設定する
基本的なレイアウトが整ったら、データの入力規則を設定します。
入力規則を設定すると、特定のセルに入力できるデータの種類を制限でき、入力ミスや表記ゆれを防ぐのに役立ちます。
設定したいセル範囲を選択した状態で、上部メニューの「データ」から「データの入力規則」をクリックしましょう。
例えば、「日付」の列には、日付以外のデータ（例：「10月1日」といった文字列）が入力されないよう設定が必要です。「条件」のプルダウンメニューから「日付」を選択し、「有効な日付」を選びます。
また、「単価」や「数量」の列には、数値以外のデータが入らないように「数値」形式を指定します。これにより、合計金額の計算がエラーになる事態を防ぎます。他にも、特定の項目（例：「商品名」）をプルダウンリストから選択できるように設定も可能です。
4. 集計エリアを作成する
日々の売上データを入力するシートとは別に、データを自動集計するエリアの作成も必要です。集計エリアがあると、売上の全体像や傾向を素早く把握できます。
新しく「集計」シートを作成し、月次売上、取引先別売上、商品別売上などの集計表を作成するのが一般的です。SUMIF関数やSUMIFS関数を使用すると、入力用シートから条件に合うデータだけを合計できます。
例えば、SUMIF関数を使い、「A商品の売上合計」や「10月の売上合計」を自動で算出します。
より複雑な集計や分析を行いたい場合は、ピボットテーブルの機能を活用するのがおすすめです。ピボットテーブルであれば、大量のデータから必要な項目を選び、ドラッグ＆ドロップの操作で集計表を簡単に作成できます。
5. グラフとダッシュボードを作成する
最後に、集計したデータを視覚的に把握するために、グラフとダッシュボードを作成します。
数値の羅列だけでは分かりにくい傾向や変化も、グラフにすることで直感的に理解できるでしょう。
例えば、月次売上の推移を示す折れ線グラフや、商品別売上の構成比を示す円グラフを作成します。そして、グラフの作成は、集計表のデータ範囲を選択し、メニューの「挿入」から「グラフ」を選ぶだけで簡単に行えます。
この時、グラフの種類は伝えたい内容に合わせて最適なものを選びましょう。また、「スライサー」機能を追加すると、特定の期間や商品カテゴリーでデータを絞り込んでグラフに表示できます。
集計結果やグラフを1枚にまとめて「ダッシュボード」シートを作り共有しやすくするのも大切です。
スプレッドシートで売上管理表を作成する4つのメリット
スプレッドシートで売上管理表を作成するメリットは、主に以下の4つです。
案件ごとに正確な進行状況を把握できる
データの整理と分析が簡単にできる
リアルタイムで情報が更新される
集計作業を自動化できる
上記のメリットを理解し、スプレッドシートを最大限に活用しましょう。
ここでは、それぞれのメリットを解説します。
案件ごとに正確な進行状況を把握できる
スプレッドシートで売上管理表を作成する大きなメリットは、案件ごとやクライアントごとに正確な進行状況を把握できることです。
売上管理表に「案件名」「クライアント名」「進捗状況（例：受注、納品済、請求済、入金済）」「納品予定月」などの項目を設けることで、個々の案件が今どのような状態にあるのかが一目で把握できます。
例えば、特定のクライアントからの売上が今月はいくらで、来月はいくらになる見込みなのかの確認もすぐに可能です。また、納品月が予定からズレていないか、請求漏れが発生していないかなどのチェックも容易になります。
案件ごとの進捗が明確になるため、納品遅れや請求漏れといったミスを未然に防ぎ、着実な売上計上に繋がります。
データの整理と分析が簡単にできる
データの整理と分析が簡単にできることも、スプレッドシートで売上管理表を作成するメリットの1つです。
スプレッドシートに日々の売上データを入力していくと、データが時系列やカテゴリー別に蓄積されます。
例えば、入力したデータを「日付」順に並べ替えたり、「商品カテゴリー」で絞り込んだりすることが簡単に行えます。これにより、どの商品がいつ売れているのか、といった売上の傾向を一目で把握が可能です。
さらに、関数やピボットテーブル機能を使えば、蓄積したデータを集計・分析し、売上ランキングや月毎の売上推移を把握できます。
例えば、「今月最も売れた商品は何か」「前月と比べて売上が伸びたカテゴリーはどれか」といった分析が可能です。そのため、手作業での集計に比べて時間がかからず、正確な分析結果を得られます。
リアルタイムで情報が更新される
スプレッドシートはクラウドベースのツールであるため、リアルタイムで情報が更新されます。この特性は、売上管理において非常に大きなメリットとなります。
さらに、複数のメンバーやスタッフが、同時に同じ売上管理表にアクセスし、閲覧・編集が可能です。
例えば、営業担当者が外出先からスマートデバイスで受注情報を入力すると、その内容は即座にシートに反映されます。そして、社内にいる管理者は、その最新情報をすぐに確認できます。
情報が自動的に更新されるため、常に最新の売上状況を全員で共有できます。これにより、古い情報に基づいた判断ミスを防ぎ、迅速な意思決定や、課題解決のための施策立案が可能になります。
集計作業を自動化できる
スプレッドシートに関数を設定することで、集計作業を自動化できることも大きなメリットです。
日々の売上データを入力するだけで、あらかじめ設定しておいた関数が自動で計算を行います。
例えば、売上データの合計値や平均値、案件の件数などは、SUM関数やAVERAGE関数、COUNT関数を使うことで簡単に集計できます。さらに、前述のSUMIF関数などを使えば、特定の条件に合致するデータだけを抜き出して集計することも可能です。
これらの集計作業を手作業で行うと、時間がかかる上に計算ミスが発生する可能性もあります。しかし、関数による自動化は、手作業よりもはるかに速く、正確に作業が可能です。
そのため、集計作業にかかっていた時間を削減でき、その時間を分析や戦略立案などの重要な業務に充てられます。
売上管理表に必要な項目5選
上記の項目を網羅することで、自社の経営状態を正確に把握できます。
ここでは、売上管理表に必要な項目をそれぞれ解説します。
売上実績
売上実績は、売上管理を行う上で最も基本的で欠かせない項目の1つです。
取引が発生した「日付」
売上を計上する「取引先名」
「商品名」「売上額」
上記のデータを蓄積すると、各案件の売上額を合計した月の売上合計や、年間の売上合計が算出できます。そして、日次や週次、月次や年次などの単位で売上実績を集計し、推移を確認できるようにすることが大切です。
また、過去の実績データは、将来の売上予測を立てるための重要な基盤となります。
売上目標
売上管理表には、売上実績だけでなく売上目標も設定することが重要です。
売上目標は、各案件ごと、または月単位や四半期単位で、どの程度の売上を達成したいのかを示す数値です
目標を設定し、それを管理表に明記することで、チーム全体が共通の認識を持って行動が可能です。また、目標と実績の差額（予実差）を常に意識することで、目標達成に向けた具体的なアクションに繋がりやすくなります。
例えば、月半ばの時点で目標達成率が低い場合、残りの期間でどのような施策を打つべきかを早期に検討できます。また、売上管理表に売上目標の項目を追加することは、チームのモチベーションを維持し、目標達成率を向上させるために非常に有効な手段です。
原価
売上管理表では、売上高だけを見るのではなく、原価を考慮することが大切です。
原価は、特定の商品やサービスを提供するために直接かかった費用のことです。
主に、商品を仕入れた際の費用や、製品を製造するためにかかった材料費などが該当し、売上高から原価を差し引いたものが「売上総利益（粗利）」です。
例えば、100万円の商品が売れた場合でも、その原価が90万円であれば、利益は10万円にしかなりません。一方で、20万円の商品でも原価が5万円であれば、15万円の利益が出ます。
上記のように、売上高が大きくても原価が高ければ利益は少なくなるため、原価を正確に把握し、管理表に項目として設けることが重要です。
販管費
販管費は、「販売費及び一般管理費」の略称です。原価とは別に、企業の営業活動全般にかかる費用が該当します。
具体的には、営業担当者の人件費、広告宣伝費、オフィスの家賃、通信費、水道光熱費などが含まれます。これらの費用は、個別の商品やサービスに直接結びつかない場合が多いですが、企業を運営していくためには必要不可欠なコストです。
売上総利益から、この販管費を差し引いたものが「営業利益」であり、営業利益は企業が本業でどれだけ稼いだかを示す重要な指標です。
そのため、売上管理表で販管費の項目を設け、毎月どれくらいの費用が発生しているかを把握し、無駄な支出がないかを確認することが大切です。
赤字ライン
赤字ラインは、「損益分岐点」とも呼ばれます。
これは、利益がゼロになる、つまり売上高と総費用（原価＋販管費）がちょうど等しくなる売上高または販売数量のことです。
せっかく商品が売れても、売上高が総費用を下回っていれば、そのビジネスは赤字になってしまいます。そのため、赤字にならず、利益を出し始めるためには、最低でも損益分岐点を超える売上が必要です。
ただ、利益率を求めすぎて販売価格を高く設定しすぎると、商品の売れ行きが悪くなる可能性もあります。
そして、価格を安くしすぎると損益分岐点を超えるのが難しくなるため、自社の赤字ラインを正確に把握し、適正な販売価格と目標売上高を設定するためにも、この項目は非常に大切です。
スプレッドシートで売上管理表を作成する際に注意すべき4つのポイント
スプレッドシートで売上管理表を作成する際に注意すべきポイントは、主に以下の4つです。
情報漏洩のリスク対策を徹底する
運用ルールが不十分だと管理が煩雑になる
データは定期的に振り返る必要がある
複雑な分析を行うのには向いていない
上記のポイントを理解し、問題を未然に防ぎましょう。
ここでは、注意すべきポイントをそれぞれ解説します。
情報漏洩のリスク対策を徹底する
スプレッドシートで売上管理表を作成する際は、情報漏洩のリスク対策を徹底することが非常に重要です。
スプレッドシートには、ファイルやシートごとにアクセス権限を付与したり、閲覧のみ・編集可能といった制限を設けたりする機能があります。しかし、これらの設定を正しく行っていないと、情報が漏洩する可能性があります。
例えば、URLを知っていれば誰でもアクセスできる設定になっていると、そのURLが外部に流出した場合に大きな問題となります。
そのため、ファイルにアクセスできるメンバーを最小限に絞り、必要な権限だけを付与したり、URLを共有するメンバーを厳密に制限し、安易に外部へ共有しないよう徹底したりすることが大切です。
運用ルールが不十分だと管理が煩雑になる
運用ルールが不十分なままスプレッドシートでの売上管理を始めると、管理が煩雑になるため注意が必要です。
スプレッドシートは誰でも簡単に編集できる反面、明確な運用ルールを決めておかなければ、データの入力形式がバラバラになる可能性があります。
例えば、日付の入力方法（「2023/10/01」と「10/1」）や、取引先名の表記（「株式会社〇〇」と「(株)〇〇」）などが統一されていないと、後でデータを集計する際に正確な結果が得られません。
さらに、誰がいつどこを操作したのかが分かりにくくなり、誤ったデータを入力したり、重要な関数を消してしまったりした場合に、修正が困難になる場合もあります。
そのため、「データ入力は〇〇さんが行う」「入力形式はこのルールに従う」といった具体的な運用ルールを設け、関係者全員で共有することが大切です。
データは定期的に振り返る必要がある
スプレッドシートで作成した売上管理表は、データを入力したら完了ではありません。その後に、入力したデータを定期的に振り返り、分析や活用をすることが大切です。
例えば、月末や四半期末など、タイミングを決めてデータを振り返る会議を設けることが有効です。この時、スプレッドシートの検索機能やフィルタ機能、ピボットテーブルなどを活用すれば、必要なデータにすぐにアクセスし、分析を行えます。
そのため、「どの商品の売上が伸びているか」「どの取引先からの受注が減っているか」などの傾向を把握し、売上予測の精度を高めたり、改善策を立案したりするために、入力したデータを定期的に振り返り、ビジネスに役立てることが重要です。
複雑な分析を行うのには向いていない
スプレッドシートは非常に高機能で操作性も高いツールですが、複雑な分析を行うのには向いていない場合があります。
基本的な集計やグラフ作成、ピボットテーブルによる分析は可能です。しかし、統計的な手法を用いた高度な売上予測や、ビッグデータの処理、複数の異なるデータベースとの連携などの、専門的なデータ分析には限界があります。
スプレッドシートで処理できるデータ量には上限があり、データが大規模になると動作が極端に重くなることもあります。そのため、詳細な売上データの分析や高度な予測を行いたい際には、BIツールやSFAなどの他の専門ツールやサービスを併用することが大切です。
ただ、日常的な売上管理や簡単な分析であればスプレッドシートでも対応できるため、自社の目的やデータの規模に応じて、必要に応じて使い分ける判断が求められます。
スプレッドシートで売上管理表を作成する際によくある6つの失敗
スプレッドシートで売上管理表を作成する際によくある失敗は、主に以下の6つです。
ここでは、よくある失敗をそれぞれ解説します。
関数や集計セルを誤って上書きしてしまう
売上管理表では、合計や集計に多くの関数を使いますが、その際に以下のトラブルが起きがちです。
関数が入力されているセルに上書きしてしまう
行や列の削除で参照範囲がおかしくなる
そのため、以下の対策を行うようにしましょう。
行・列削除の前に、必ず範囲選択と数式の参照先を確認する
入力ルールがバラバラで集計できない
日付や取引先名、商品名などの入力ルールが統一されていないと、以下の状況になり、正しい集計ができません
そのため、以下の対策を行うようにしましょう。
日付・金額・選択式の項目には必ず「データの入力規則」を設定する
取引先名・商品名はプルダウン（リスト）選択にして、表記ゆれを防ぐ
シートの先頭や別シートに「入力ルール」を明文化しておく
セル結合を多用してレイアウトを優先してしまう
見た目を整えるためにセル結合を多用すると、以下のトラブルが起きやすくなり、後から集計・分析しづらくなります。
ソートやフィルタが正しく動作しない
ピボットテーブルや関数の参照が複雑になる
入力エリアでは原則セル結合を使わない
そのため、以下の対策を行うようにしましょう。
シートやファイルが増えすぎてどれが最新版か分からなくなる
「売上管理_最新版」「売上管理_最終」「売上管理_修正済み」など、ファイルやシートが乱立すると、以下の状況に陥りやすくなります。
どのファイルが最新か分からない
過去データが複数箇所に分散してしまう
そのため、以下の対策を行うようにしましょう。
原則として「売上管理のマスターファイル」を1つに決める
月別・年別の履歴は同一ファイル内のシートで管理する
ファイル名・シート名に「年度」「用途」などのルールを決めて運用する
権限設定が曖昧で誰でも編集できてしまう
閲覧・編集権限の設定が曖昧なまま運用すると、以下の状況になり売上管理として致命的なリスクにつながります。
不要な人までデータを編集できてしまう
間違って行やシートを削除しても気づかれない
そのため、以下の対策を行うようにしましょう。
担当者任せで属人化し引き継ぎが難しくなる
売上管理表の作成・更新が特定の担当者に依存していると、以下の問題が生じます。
担当者が不在になると誰も更新できない
シート構造や関数の意図が他のメンバーに伝わらない
そのため、以下の対策を行うようにしましょう。
上記の「よくある失敗」を事前に把握しておくことで、スプレッドシートでの売上管理を長期的かつ安定して運用しやすくなります。
また、「もっと正確に」「もっと早く」「もっとラクに」売上データを管理したい場合は、入力の入り口となる「フォーム」の整備が非常に重要です。
スプレッドシートと連携するならフォーム作成ツール「formrun」がおすすめ！
スプレッドシートと連携できるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。
ここでは、それぞれの特徴を解説します。
Salesforce, HubSpot, kintone、その他基幹システムに連携できる
formrunは、Salesforce・HubSpot・kintone をはじめとしたCRMや基幹システムとスムーズに連携可能です。
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また、Mailchimp・CLOUDSIGN など外部ツールとも連携できるため、フォーム入力 → スプレッドシート反映 → 顧客管理 → 契約書送付といった業務フローをすべて自動化できます。
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顧客管理・対応を効率化できる
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これにより、対応状況がどこまで進んでいるのか・どの案件が入金待ちか・完了済みの案件は何件あるのかといった売上管理に必要な進捗がひと目で判断できるようになります。
また、個別・一斉・自動メールも回答一覧画面から設定・送信を行うことができるので、タスク管理だけでなく、顧客対応も可能です。
スプレッドシート単体では管理が難しい「抜け漏れ」「対応遅れ」「未入金の見落とし」などのリスクを、formrunは複数メンバーで同時に利用できるため、チーム全体で正確な情報を常に把握できます。
▼formrunのステータス管理機能でお問い合わせ対応を削減した事例はこちらをご覧ください。
>> お問い合わせから最短1分で個別メール対応を実現！対応漏れをなくすためのボード画面の活用方法とは（株式会社クラス 様）
ISMS・Pマーク取得済みの万全のセキュリティ
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「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など、多層的な対策がとられています。
実際、近年は大手プラットフォームや無料サービスにおいても情報漏洩や不正アクセスのニュースが後を絶ちません。
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スプレッドシートを活用して売上管理を効果的に行おう
本記事では、スプレッドシートで売上管理表を作成する方法やメリット、必要な項目や注意点について詳しく解説しました。
スプレッドシートは、コストをかけずに売上管理を始められる強力なツールです。さらに、案件ごとの進捗把握、データの整理・分析、リアルタイムな情報共有、集計の自動化などの多くのメリットがあります。
一方で、情報漏洩のリスク対策や運用ルールの設定、定期的なデータの振り返りが必要などの注意点も存在します。そのため、スプレッドシートで売上管理表を作成する際は、スプレッドシートの特性を十分に理解するのが大切です。
スプレッドシートで作成した売上管理表と連携するならフォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。
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▼これからスプレッドシートで売上管理表を作成する場合は、formrunと連携して利便性を向上させましょう。
