セキュリティポリシーは、専門的な用語が並びがちで、最初の一歩を踏み出しにくいテーマです。
ですが、要点を順番に押さえれば、どの企業でも無理なく整備できます。

ここでは、現場で迷いやすいポイントをかみ砕いて説明し、実務に落とし込みやすい形で理解を進めます。

「なぜ必要なのか」「どこから着手するのか」「運用でつまずきやすい点は何か」を、実際の運用イメージとあわせて紹介します。読み終えたときに、社内で話し合いを始められるだけの具体性を持てることを目指します。

▼セキュリティは「受け取る側」から整えましょう
問い合わせフォームは、外部から情報を受け取る「最初の接点」になるため、セキュリティ面の整備が欠かせません。

formrunなら、「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など、多層的な対策がとられています。

無料プランでもreCAPTCHAをワンクリックで導入でき、悪意ある自動投稿を抑止できます。

専門知識がなくても安全性の高いフォームを用意できるため、初めてセキュリティ対策に取り組む企業でも安心です。

セキュリティポリシーとは、企業や組織が持つ情報を安全に扱うための「基本方針」や「ルール」をまとめた文書のことです。

どのように情報を守るのか、誰が責任を持つのか、どのレベルまで安全性を確保するのかを、組織全体で共有するための“土台”となる位置づけです。

日常の業務では、担当者ごとに判断基準が異なるとトラブルが起きやすくなります。

しかし、セキュリティポリシーを定めておくことで、共通の考え方に沿って運用できるようになり、情報漏えいや誤操作の防止につながります。

セキュリティポリシーは、単に「決まりごとを書いた文書」ではなく、組織全体で情報を安全に扱うための“指針”として機能します。

特に、外部と連携する機会が増えた現代では、正しい運用の習慣をつくるうえで欠かせない存在です。

主な役割には次のようなものがあります。

• 組織の情報管理の考え方をひとつにまとめる
• 従業員の行動基準と責任範囲を明確にする
• インシデント（事故）時の初動を迷わず進められる状態にする

このように、セキュリティポリシーは「安全な情報管理の前提条件」を整える役割を担っています。

1. 情報資産を守るための共通ルールになる

   顧客情報や業務データを扱うとき、担当者ごとの判断に任せるとばらつきが生まれます。ポリシーがあれば、誰が対応しても同じ水準で安全に処理でき、漏えいや誤操作のリスクを下げられます。

2. 法令やガイドラインに沿った運用を支える

   個人情報保護法などに対応するには、日々の運用に落とし込まれた仕組みが必要です。ポリシーは必要な手順や記録の取り方を定め、監査や社外からの説明にも耐えられる状態を作ります。

3. インシデント発生時の初動を迷わず進められる

   トラブルは突然起こるため、その場で判断していると対応が遅れます。連絡経路や封じ込め手順を事前に決めておくことで、被害の拡大を防ぎ、復旧までの時間とコストを抑えられます。

4. 組織の学びを蓄積し、再発を防止できる

   ヒヤリ・ハットや小さな改善点を、ポリシーや手順に反映していくことで、同じ失敗を繰り返しにくくなります。結果として、セキュリティだけでなく業務の品質も安定していきます。

5. 取引先や採用における信頼の証明になる

   外部と連携する際、セキュリティ体制は重要な判断材料です。整備されたポリシーは、社外に対しても丁寧な管理姿勢を示し、契約や採用の場面でプラスに働きます。

はじめに全体像をつかみましょう。多くの組織では、基本方針・対策基準・実施手順の三つを組み合わせて運用します。上位にある基本方針が方向性を示し、中位の対策基準が具体的なルールに分解し、下位の実施手順が現場での動かし方を定める、という関係です。三層をつなげて考えると、文書が読みやすく、教育や監査にも使いやすくなります。

組織として何を守り、どの水準を目指すのかを示します。責任者や意思決定の流れ、適用範囲や例外の扱いなど、土台となる考え方を明確にします。まずはここで、判断のよりどころを共有します。

資産分類、権限管理、暗号化、バックアップ、ログ、委託先管理など、業務で迷いやすい事項をルール化します。どの状況で何を選ぶのかが分かるので、現場の判断負荷を軽くできます。

日々の運用や緊急時の流れを手順として定めます。教育や点検の頻度、連絡体制、記録の残し方を決めておくと、担当者が変わっても品質を保てます。

セキュリティポリシーは、最初から完璧な文書を作る必要はありません。
まずは「現状を知る → 過不足を埋める → 文書化」という段階的な進め方で十分です。

特に小規模組織や初めて策定する企業では、“完璧さ”よりも“実際に使われること”が効果につながります。

策定後は、文書だけが残り“実際には守られない”状態になりがちです。
ここでは特につまずきやすい3つのポイントを整理します。

難しい技術対策よりも、社員全員が実行できるルールの方が事故を減らしやすくなります。

例えば「高度な暗号化ツールの導入」よりも「USBメモリ持ち出し禁止」の方が再現性が高く、効果も安定します。

“できることを積み重ねる”という考え方が大切です。

100%守り切れる運用ルールは存在しません。
商談や緊急対応など、例外的なケースでは必要な手順が変わる可能性もあります。

このため“例外時に誰へ相談するか”という承認フローを決めておくと、安全側で判断しやすくなります。

セキュリティポリシーは完成品ではなく「育てていく文書」です。
業務の進め方や利用中のツールが変わったら、その内容を少しずつ更新します。

大規模な改訂ではなく、必要箇所だけ見直す形でも効果があります。

ここからは、実際にポリシー本文として使える“たたき台”の例文です。

文量はシンプルですが、主要要素を押さえているため、そのまま運用開始レベルまで落とし込めます。

テレワークが一般化したことで、従来の「社内での安全対策」だけでは守りきれないリスクが増えています。

従業員が「オフィス外で働く前提」に変わった今、通信環境や端末の管理方法も含めて考える必要があります。

オフィス外では、目の前の相手が「情報を見る意図がない人」とは限りません。

カフェ・自宅・移動中など、環境が変わると“画面のぞき見”や端末の置き忘れといった基本的な事故が起きやすくなります。

画面ロックの徹底や、作業場所の選び方も十分な対策になります。

無料Wi-Fiは盗聴のリスクがあり、意図しない通信の抜き取りが発生する可能性があります。

社外での接続時はVPNや信頼できる回線を利用することで、通信そのものを安全に守ることができます。

「接続していいWi-Fi」と「避けるべきWi-Fi」を決めておくのも効果的です。

持ち出し端末では“物理的に失われる”リスクが高まります。

最小限のデータ保存、端末暗号化、リモートワイプ（遠隔削除）などを組み合わせることで、万が一の際も被害を抑えられます。

組織として「どこまで持ち出しOKか」を明文化しておくと迷いません。

導入後に形骸化しないためには、最低限のチェック項目を定期的に確認することが大切です。

以下は社内共有用にも使えるシンプルな確認例です。

ここまでセキュリティポリシーの考え方や作り方を解説してきました。 ポリシーは「整備して終わり」ではなく、社内で日常的に使われることで意味を持ちます。

特に外部と接点を持つ“問い合わせフォーム”や“資料請求フォーム”は、最初に狙われやすい入り口となります。

運用の現場では「安全に情報を受け取れる仕組み」が整っているかどうかが大きなポイントです。
ルールがあっても、フォームや送信経路が不安定であればリスクは残り続けてしまいます。

こうした入口部分の安全性を高める手段として、多くの企業が取り入れているのが formrunです。
以下にformrunの特徴を3つご紹介します。

formrun（フォームラン）の大きな魅力のひとつが、安心できるセキュリティ対策です。

「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など、多層的な対策がとられています。

実際、近年は大手プラットフォームや無料サービスにおいても情報漏洩や不正アクセスのニュースが後を絶ちません。

無料ツールでは不安を感じる個人情報の取り扱いも、formrunなら安心して運用可能です。

フォームは、名前・住所・メールアドレスなど大切な情報を扱うもの。
安全なフォーム運用は顧客からの信頼に直結します。
セキュリティを重視する方にこそ、formrunの利用がおすすめです。

formrun（フォームラン）を活用すれば、フォームで集めた顧客の対応管理まで一元化できます。

回答データは一覧で確認でき、対応ステータス（未対応・対応中・完了・発送済みなど）ごとに整理可能。 担当者ごとにフィルタリングできるので、複数人での対応も漏れやダブりを防ぎながらチーム全体で進捗を見える化できます。

さらに、メールテンプレートやAIメールアシスタントを活用すれば、返信作成もスムーズに。 顧客対応のスピードと質がどちらも向上します。

蓄積されたデータはExcelやGoogleスプレッドシート形式で出力可能。 Salesforceやkintoneなど外部ツールとの連携で、普段の業務フローにも柔軟に組み込めます。

formrunのステータス管理機能でお問い合わせ対応を削減した事例はコチラ
>>お問い合わせから最短1分で個別メール対応を実現！対応漏れをなくすためのボード画面の活用方法とは（株式会社クラス 様）

送信時のエラーや、入力項目数がわからない、うっかりブラウザを閉じて入力内容が消えてしまうなど、フォームにまつわるストレスが原因でフォームから離脱するユーザーは7割を超えると言われています。 例えば「あとどれくらいで終わるのかわからない」「ふりがなを何度も入力させられる」「誤ってホーム画面に戻ったら入力内容が消えた」などは、誰もが経験したことのある離脱要因です。

こうした課題を防ぐために、formrunでは 残項目数の表示・ページ分割・入力途中保存・リアルタイムエラー表示 など、スムーズにフォーム入力ができる機能を用意しています。 回答者は「自分の入力に誤りがないか」「あと何分で終わるか」を把握できるため、ストレスなく最後まで入力でき、結果として離脱率を大幅に抑えられます。

さらに、EFO機能は一般的に導入に約30,000円かかることが多いのに対し、formrunなら初期費用ゼロで、月額3,000円〜利用可能。 ぜひformrunでEFO機能を導入し、フォーム通過率アップを実感してください。

EFO機能を活用して、フォーム回答の正確性とその後の管理を効率化した事例はコチラでご紹介しています。
>>メールアドレスの入力ミスがほぼゼロに！formrunの入力補助機能をフル活用したお客様ファーストの申込フォーム（Vollmond株式会社様）

セキュリティポリシーは、組織が情報資産を安全に扱うための「共通ルール」を明文化したものです。

まずは現状を把握し、必要最小限の基準を定めるところから着手すれば十分です。 完璧な文書を目指すより、現場で実行できるレベルに落とし込むことが大切です。

また、テレワークの普及により、端末の管理や通信環境への配慮も欠かせなくなっています。 策定した後は、教育や棚卸しを通じて継続的に運用することで、初めて効果が生まれます。

小さな改善を積み重ねることで、社内文化として「守る姿勢」を育てていくことができます。

▼安全な問い合わせ環境を整える次のステップ
セキュリティポリシーは、情報を守るための考え方とルールを整理した“基盤”です。

そこから実務へつなげていくためには、まず「外部から情報を受け取る場所」を安全に整えることが重要です。

特に問い合わせフォームや資料請求フォームは、社外と初めて接点を持つ箇所であり、第三者からの攻撃やスパム投稿が発生しやすい領域です。
この“入り口部分の安全性”を高めておくことで、セキュリティポリシー全体の効果も大きく向上します。

formrunなら無料プランでも「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など、多層的な対策がとられています。
reCAPTCHAをワンクリックで導入でき、悪意ある自動投稿を抑止できます。

初めてポリシーを作る企業さまから寄せられる質問の中でも、特に多い内容をまとめました。

はい。規模の大小にかかわらず必要です。
人数が少ない組織ほど、1人の判断ミスが全体のトラブルにつながりやすいため、最低限のルールを定めておくことは重要です。

問題ありません。
ただし、自社の実態に合わない部分は削除や修正を行い、形だけで終わらない運用設計にすることが大切です。

「読むだけ」ではなく「わかる・守れる状態」まで落とし込むことが理想です。
共通研修やQ&A対応の場を設けることで、実務への定着が進みます。

最初はシンプルで十分です。
詳細が必要な場合は別紙の運用手順書やガイドラインとして補足する形でも対応できます。

最低でも年1回、業務内容が変化したときはその都度見直します。
変化が多い時期は半年に1回確認する企業もあります。

遅くはありません。
むしろ発生事例をもとに改善した方が実践的なルールになりやすく、現場で守られやすくなります。