「リマインドメールを送りたいけれど、催促と受け取られたくない」

「相手に失礼にならないか不安で、どんな件名や文章にすれば良いかわからない」

「どのタイミングで送るのが最適なのか知りたい」

ビジネスの場面で、このような悩みを抱えている人もいるでしょう。リマインドメールは、アポイントの日程やタスクの期限を相手に思い出してもらうための重要なツールです。しかし、送り方や内容を間違えると、相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。

この記事では、ビジネスにおけるリマインドメールの基本的な役割から、送るべき理由、最適な送信タイミング、そして失礼にならない書き方のポイントまでを、具体的な例文を交えて詳しく解説します。

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リマインドメールとは、会議の予定や書類の提出期限、イベントの日時といった重要な事柄を相手に思い出してもらう目的で送るメールです。

ビジネスシーンでは、社内外のさまざまな相手との業務連絡やスケジュール管理をスムーズに進めるための、再通知の手段として広く利用されています。

リマインドメールの主な目的は、相手を急かす「催促」ではなく、相手の確認漏れやうっかり忘れを防ぎ、それによって起こりうるトラブルやミスを未然に回避することです。そのため、「催促メール」や「アラート」とは異なり、相手を思いやる柔らかく丁寧なトーンで送ることが大切になります。

▼リマインドについてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事も参考にしてください。
>> リマインドとは？活用すべき状況や4つの方法、例文や4つの注意点を解説

ビジネスシーンにおいて、リマインドメールはなぜ必要なのでしょうか。

• 予定の忘れやトラブルを防ぐため

• 相手への気配りが信頼を生むため

ここでは、それぞれの理由について詳しく見ていきましょう。

リマインドメールが必要な理由は、相手の予定忘れや、それによるトラブルを未然に防ぐためです。

事前にメールで知らせることで、会議への欠席や資料提出の遅延といったリスクを回避しやすくなります。特に、期限が定められている納品や資料提出などでは、1週間前から2日前のタイミングで再通知を送ると、相手も対応しやすくなるでしょう。

もし相手が「うっかり確認を忘れていた」という状況であっても、リマインドメールを送ることで、相手の面目を保ちながら角を立てずにフォローが可能です。

また、リマインドメールが相手への気配りとなり、信頼関係の構築につながります。リマインドメールは、単なる確認作業ではなく「相手を思いやる行動」として、大切なビジネスマナーの一つです。

メールを送る際には、「お忙しいところ恐縮ですが」や「ご面倒をおかけしますが」といったクッション言葉を用いると、より丁寧な印象を相手に与えることが可能です。

また、件名に「リマインド」や「催促」といった直接的な言葉を使わず、「〇〇についてのご確認」のように柔らかい表現を選びましょう。相手の立場を尊重した丁寧なコミュニケーションを心がけることで、リマインドメールは単なる事務連絡を超えた価値を持ちます。

リマインドメールは、送る内容や目的によって最適なタイミングが異なります。タイミングを間違えると、かえって相手に悪い印象を与えてしまう可能性もあるため注意が必要です。

ここでは、主なシーンごとの送信タイミングとポイントを解説します。

提出物や報告書、資料の納期が近づいている場合は、提出期限の1週間前にリマインドメールを送るのがおすすめです。

この時点で送ることで、相手に十分な余裕を持って対応してもらえるうえ、催促の印象を与えにくくなります。メール文面では、「期限が迫っておりますので、念のためご確認ください」といった柔らかい表現を使うことがポイントです。

また、すでに提出済みの相手に対しても配慮を忘れず、「提出済みの方には重ねてのご案内となりますことをお詫び申し上げます」と添えることで、丁寧で気配りのある印象を与えられます。

商談や打ち合わせなど、スケジュールが明確に決まっている予定に対しては、2〜3日前のリマインドがおすすめです。

会議の日時・場所・連絡先を明記しておくことで、当日の行き違いや遅刻を防げます。メールの締めくくりには「当日はよろしくお願いいたします」という一文を添えると、礼儀正しく、信頼感のある印象を与えられるでしょう。

また、複数人が参加する場合は、出席者の役職や人数を併記しておくと、相手側の準備もスムーズになります。

社内イベント、懇親会、セミナーなどの出欠確認メールは、イベントの3日前に送信するのがおすすめです。

このタイミングであれば、相手に日程を再確認してもらいやすく、返信の促進にもつながります。返信がまだの相手には、個別リマインドを行うことで丁寧さと対応力を示せます。

本文には、日時・場所・アクセスリンク・当日連絡先を再掲しておくと、相手の手間を減らすことが可能です。また、「お忙しい中恐縮ですが、ご回答をお願いいたします」と添えることで、催促ではなく丁寧な依頼として伝えられます。

採用面接や納品確認などの重要な予定に関しては、前日のリマインドがおすすめです。

前日に送ることで、相手のスケジュールを確実に思い出させ、無断欠席や時間のズレを防げます。

メールには、場所・時間・持ち物・連絡先を明確に記載し、「お会いできるのを楽しみにしております」「お気をつけてお越しください」といった温かみのある締めで印象を良くします。こうした前日リマインドは、特に初対面の相手や取引先との信頼構築においても重要です。

相手に好印象を与え、かつ行動を促すリマインドメールを作成するには、5つのポイントがあります。

• 件名は「リマインド」よりも「ご確認のお願い」が好印象に写りやすい

• 本文は「5W1H」を意識して具体的に記載する

• 件名・本文・結びで一貫したトーンを保つ

• 「催促」と取られない言葉選びを意識する

• 相手に行動を促す一文を入れる

これらのポイントを押さえることで、誰でも分かりやすく丁寧なリマインドメールが書けるようになります。

件名に「リマインド」という言葉を使うと、人によっては「催促」と受け取られてしまうことがあります。そのため、ビジネスメールでは「ご確認のお願い」「○月○日の会議についてご確認」など、具体的で柔らかい表現を使用するのが理想です。

また、「再送」「要確認」などのラベルを適切に活用することで、受信者がメールの目的を一目で把握しやすくなります。

件名は相手に行動を促す最初のポイントであり、「リマインド」よりも「ご確認」「ご連絡」などの表現のほうが無難で好印象です。

リマインドメールの本文では、「何を・いつ・どこで・誰が・なぜ・どうするか」の5W1Hを意識して書くことが重要です。

提出期限・会議日時・場所など、相手がすぐに行動できるよう要点を簡潔に整理しましょう。長文になる場合は、箇条書きを活用して視認性を高めるのがおすすめです。

また、「確認のため」「念のため」などのクッション表現を加えることで、催促感を和らげることができます。端的ながらも丁寧さを失わない文章を心がけましょう。

メール全体の印象を左右するのが、トーンの一貫性です。

件名・本文・結びの雰囲気が異なると、受信者に違和感を与えてしまうことがあります。

冒頭や締めの挨拶には「お世話になっております」「ご多忙中恐れ入りますが」などの定型のビジネス敬語を使用し、全体を通して落ち着いた丁寧な文体で統一しましょう。

この一貫性こそが、相手に誠実さと信頼感を与える要素になります。

リマインドメールでは、「催促」「至急」「リマインド」などの強い印象を与える言葉は避けましょう。

代わりに、「ご確認のお願い」「再度のご案内」「念のためお知らせいたします」など、柔らかく配慮のある表現を選ぶのがおすすめです。さらに、「お忙しい中恐縮ですが」「ご都合はいかがでしょうか」などの相手の状況を思いやるフレーズを入れると印象が和らぎます。

また、「すでにご対応いただいておりましたら申し訳ございません」といった一文を添えることで、トラブル防止と好印象の両方を得られます。

リマインドメールの目的は、相手に具体的なアクションを取ってもらうことです。

そのため、「○月○日までにご返信いただけますと幸いです」など、期限や行動の目安を明示することが効果的です。

また、締めくくりには「ご確認のほどよろしくお願いいたします」と添えることで、自然に行動を促すことができます。

指示的になりすぎず、あくまで相手の主体性を尊重する柔らかい言い回しを心がけることで、スムーズな返信につながります。

ビジネスシーンでは、相手に「思い出してもらう」目的で送るリマインドメールが欠かせません。

• 提出期限の再確認メール例文

• 商談・アポイント前のリマインドメール例文

• イベント出欠確認メール例文

• 面接・打ち合わせ日時の再確認メール例文

ここでは、代表的な4つのシーン別に、具体的なリマインドメールの書き方と例文を紹介します。

資料や書類の提出が近づいた際には、期限の2〜3日前から1週間前を目安に、穏やかなトーンで再確認のメールを送りましょう。件名は「【ご確認】○○資料のご提出について（○月○日締切）」のように、目的と期限を明示するとわかりやすくなります。

本文では催促の印象を与えず、「念のためのご確認」という姿勢を心がけましょう。たとえば、「入れ違いでしたら申し訳ございません」「お困りの点がございましたらご連絡ください」といった配慮表現を入れると丁寧です。

返信がない場合は、再度期限を明記して送信しても問題ありません。社外向けでは柔らかく、社内向けでは簡潔に伝えるのが適しています。

例文

商談や打ち合わせの日程を再確認するリマインドメールは、実施日の2〜3日前に送るのがおすすめです。件名には「○月○日（○）□□打ち合わせのご案内」など、日付と内容を入れましょう。

本文では「日時・場所・議題・出席者」を箇条書きにして整理し、相手が一目で確認できるようにします。また、「急な予定変更の際はご連絡ください」と加えると、柔軟な対応を促せます。

社外向けでは「当日はよろしくお願いいたします」、社内向けでは「ご確認ください」で締めるのが自然です。

例文

懇親会や説明会などのイベントでは、出欠確認メールを2〜3日前または回答締切の1〜2日前に送るのがおすすめです。件名は「【再送】○/○ イベント出欠確認のお願い」とすると、確認メールであることが明確になります。

本文には「日時・場所・参加費・返信方法・締切」を明記し、イベント概要を再掲することで、相手が内容をすぐに把握できます。「欠席の場合もご一報ください」「ご回答がまだの方へ再送しております」などの呼びかけを加えると丁寧な印象になります。

例文

採用面接や社外打ち合わせの場合は、前日〜2日前に確認メールを送るのがおすすめです。件名は「明日の面接について【株式会社○○】」や「打ち合わせの再確認（○月○日）」など、目的が一目でわかるようにしましょう。

本文では「日時・会場・持ち物・連絡先」を箇条書きで整理し、アクセス情報や緊急連絡先も添えると親切です。最後に「お会いできるのを楽しみにしております」と添えることで、柔らかく印象を締めくくれます。

例文

リマインドメールはビジネスを円滑に進める上で非常に重要ですが、一件ずつ手動で送信・管理するのは手間がかかります。このような課題を解決し、顧客対応やスケジュール管理を効率化したいなら、フォーム作成・管理ツールの「formrun」の活用がおすすめです。

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• 豊富なメール機能

• Salesforce, HubSpot, kintone、その他基幹システムに連携可能

「formrun」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で簡単に予約フォームや問い合わせフォームを作成できます。作成したフォームは、日程調整ツール「bookrun」と連携させることで、予約受付から日程の確定までを自動化することが可能です。

GoogleカレンダーやMicrosoftカレンダーと連携するだけで最適な候補日を自動抽出し、確定した予定はカレンダーに自動登録されるため、手入力の手間・入力ミス・ダブルブッキングの心配はありません。

また、日時確定のURLとは別に、前日もしくは当日に送付可能なリマインドメールを送付することが可能です。

これにより、顧客との煩雑な日程調整のやり取りが不要になり、業務時間を大幅に削減できます。空いた時間で他の重要な業務に集中できるようになるでしょう。

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が主に3種類用意されています。

• 自動メール返信

• 個別メール機能

• 一斉メール配信

また、すべての機能でフォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。
フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

formrunのメール機能でメール対応をスムーズにした事例記事はこちらをご覧ください。
>> フォーム一覧やメール機能にて顧客の動きや社内での対応を可視化！複数のプロジェクトを持つマネージャーにとってformrunが最適な理由とは？（一般社団法人日本デジタルトランスフォーメーション推進協会 様）

フォーム作成ツール『formrun（フォームラン）』は、SalesforceやkintoneなどCRMとの連携が充実しています。営業やマーケティングの基盤となるCRMやMAツールとスムーズにつながることで、入力情報をそのまま顧客管理や営業活動に活かせます。

加えて、HubSpot・Mailchimp・CLOUDSIGNなど幅広い外部サービスともデータ連携が可能です。フォーム入力から契約・マーケティング施策まで、業務を一気通貫で効率化できます。

さらに、Slack・Chatwork・Microsoft Teams・LINE WORKSなどの通知ツールとも連携可能です。フォーム回答を即座に共有できるため、チーム全員がリアルタイムに業務に移ることができます。

「普段使っているツールとそのままつながる」からこそ、導入後すぐに業務の円滑さを実感できるのがformrunの強みです。

リマインドメールは、相手に「催促」と受け取られないように配慮しつつ、期限や予定を丁寧に伝えることが大切です。

件名には「ご確認のお願い」など柔らかい表現を使い、本文では5W1Hを意識して必要情報を簡潔にまとめることで、相手がスムーズに対応できます。また、送信タイミングを工夫することで、信頼関係を損なわずに予定忘れやトラブルを防止できます。

本記事を参考に、相手への配慮と信頼を意識したリマインドメールを作成し、スムーズで誠実なやり取りを実現してください。

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