「取引先に失礼のない受領メールを送りたい」

「上司や目上の方にふさわしい言い回しが知りたい」

このような悩みを抱えていませんか。

ビジネスメールで何気なく使う「受け取りました」という言葉は、相手によっては軽い印象を与えてしまう可能性があります。

この記事では、「受け取りました」が正しい敬語なのかという基本から、社内、取引先、目上の方といったシーン別の適切な使い分け方を例文付きで詳しく解説します。

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「受け取りました」は、ビジネスメールで使っても問題ない正しい敬語表現です。この言葉は、動詞の「受け取る」に、丁寧語の「ます」と過去を示す「た」が組み合わさってできています。

文化庁の「敬語の指針」においても、丁寧語として分類されており、言葉として誤りではありません。

ただし、「ます」はあくまで丁寧語であり、相手への深い敬意を示す尊敬語や、自分をへりくだる謙譲語とは異なります。そのため、社内のやり取りなどでは問題ありませんが、取引先や目上の方に対して使うと、少し軽い印象を与える可能性があります。

より深い敬意を伝えたい場面では、「頂きました」や「拝受しました」といった謙譲語に言い換えるのがおすすめです。相手や状況に応じて表現を使い分けることで、より円滑なコミュニケーションが実現します。

ビジネスメールで「受け取りました」と伝える際は、相手との関係性によって表現を使い分けることが重要です。

• 社内メールでは「受け取りました」

• 取引先には「受領しました」または「頂きました」

• 重要案件や目上の相手には「拝受しました」

ここでは、具体的な状況に合わせた使い方を解説します。

社内の上司や同僚、後輩とのやり取りでは、「受け取りました」という表現が最も一般的で自然です。同じ組織のメンバー同士なので、過度に堅苦しい言葉を使う必要はありません。シンプルで分かりやすい表現が好まれます。

メールを受け取った事実をより明確に伝えたい場合は、「確かに受け取りました」と表現するのもよいでしょう。

また、受け取ったメールの内容をすぐに確認できないときには、一言添えるのがマナーです。その際は「まずは受け取りのご連絡のみにて失礼いたします」と付け加えることで、丁寧な印象を与えられます。社内であっても、相手への配慮を忘れない姿勢が大切です。

取引先など、社外の方へのメールでは「受け取りました」よりも丁寧な表現が求められます。「受領しました」は、「受け納める」という意味合いを持つ、フォーマルな場面に適した言葉です。

また、「頂きました」は「もらう」の謙譲語にあたり、相手への敬意を込めて何かを受け取った際に使います。「受け取りました」よりも丁寧なため、初めてやり取りする相手や、まだ関係性が浅い取引先に適しています。

ただし、長年の付き合いがある取引先に対しては、少し柔らかい「受け取りました」を使うことで、親しみのある良い印象を与える場合もあります。相手との関係性を見極めて使い分けることが、良好なビジネス関係を築く鍵です。

特に敬意を示したい取引先や目上の方には、「拝受しました」という表現を使いましょう。「拝受」は「つつしんで受け取る」という意味を持つ謙譲語で、相手への深い敬意を表せます。

契約書や請求書、招待状といった、特に重要な書類を受け取った際に最も適した表現です。

ただし、非常に丁寧な言葉のため、社内の同僚や親しい間柄の相手に使うと、かえって堅苦しい印象を与えかねません。相手との距離感を考えて使用場面を選びましょう。

ちなみに、「拝受いたしました」は二重敬語ではないか、と心配する人もいますが、問題ありません。「拝受」という謙譲語に、「する」の謙譲語である「いたす」を組み合わせた正しい敬語です。

「受け取りました」という報告は、状況によって使うべき表現や添えるべき言葉が変わります。

• 資料・書類を受け取った場合

• メールを受け取った場合

• 荷物・品物を受け取った場合

• 請求書・契約書などフォーマルな書類の場合

ここでは、具体的なシーンを想定したメールの例文を紹介します。

資料や書類を受け取った際は、「受領しました」や「拝受いたしました」といった表現が基本です。件名は「【株式会社〇〇】資料受領のご連絡」のように、誰から何の連絡なのかが一目でわかるようにしましょう。

内容まで確認したことを伝えたい場合は、「拝読いたしました」や「確認いたしました」という言葉を選ぶと、仕事がスムーズに進みます。あわせて感謝の言葉を添えると、より丁寧な印象になります。

【例文】

• 本日、〇〇の見積書を受領いたしました。

• お送りいただいた資料、拝読いたしました。

• ご送付いただいた契約書を確かに受け取りました。

これらの表現を使い分けることで、受け取った事実と感謝の気持ちを的確に伝えられます。

メールを受け取ったことを報告する際は、相手を不安にさせないために、できるだけ早く返信するのがマナーです。「受け取りました」や「拝受いたしました」を使い、受信した事実を明確に伝えます。

すぐに内容を確認して返答できない場合は、その旨を正直に伝えることが大切です。「まずは受け取りのご連絡のみにて失礼いたします」と一言添えるだけで、相手は安心して待つことができます。また、件名は変更せずに返信すると、どのメールへの返信か分かりやすいため、やり取りが混乱しません。

【例文】

• 確かにメールを受け取りました。ありがとうございます。

• ご連絡を確認いたしました。改めてご返答申し上げます。

• メールを拝受いたしました。ご提案内容を社内で検討いたします。

荷物や品物を受け取った際には、「受領しました」や「拝受しました」といった丁寧な言葉で報告しましょう。特に、贈答品や商品サンプルを受け取った場合は、感謝の気持ちをはっきりと伝えることが大切です。

品物が届いたという事実報告に加えて、「ご配慮ありがとうございます」などの感謝の言葉を添えることで、相手との良好な関係を築けます。また、お礼状などの改まった書面では、「落手いたしました」といった、よりかしこまった文語表現も使えます。

【例文】

• お送りくださった宅配便を確かに受け取りました。ご配慮ありがとうございます。

• 商品サンプルを受領しましたこと、ご報告いたします。

• 記念品を拝受し、大変感激しております。

請求書や契約書といった法的な意味合いを持つ書類を受け取った際は、「拝受いたしました」や「受領いたしました」を使い、敬意を示しましょう。

これらの書類は、取引の透明性を高め、後のトラブルを防ぐためにも、受け取った事実を明確に伝えることが重要です。「確かに受領した」という意思表示が、お互いの信頼関係を深めます。支払い期日や今後の社内手続きについて一言触れると、相手はさらに安心できます。

【例文】

• 請求書（No.12345）を確かに受領いたしました。支払い期日までに処理いたします。

• 御社よりご送付いただきました契約書を拝受いたしました。

• 書類内容を確認し、社内承認を進めております。

「受け取りました」と返信する際には、いくつかのビジネスマナーがあります。マナーを守ることで、相手に安心感を与え、信頼関係を築けます。

• 返信はできるだけ早く行う(当日中が理想)

• 件名は変えずに返信する

• 感謝の言葉を添える

• 返信不要なケースを見極める

ここでは、次の4つのポイントを確認しましょう。

ビジネスメールの返信は、できるだけ早く行うのが基本です。相手はメールが届いたか、内容を確認してもらえたか気にしています。返信が遅れると、相手に無用な心配をかけてしまいます。

理想はメールを受け取った当日中、遅くとも翌営業日までには返信しましょう。すぐに詳しい内容を確認できない場合でも、「受け取りました。後ほど詳細を確認いたします」のように、まずは受信したことを伝える一報を入れるのがマナーです。

特に請求書や見積書などは、あなたの返信が支払い処理の第一歩となる重要なメールです。迅速な返信を心がけることで、仕事がスムーズに進み、相手からの信頼も得られます。

相手からのメールに返信する際は、件名を変更しないのがマナーです。件名の冒頭に「Re:」がついたまま返信することで、相手はどのメールに対する返信なのかを一目で理解できます。

もし件名を「〇〇の件、拝受いたしました」のように書き換えてしまうと、相手がメールを整理しにくくなり、どの要件の続きか分からなくなる可能性があります。多くのメールをやり取りするビジネスシーンでは、件名を変えない配慮が業務の効率化につながります。

件名を変更するのは、新たな要件を伝える場合や、まったく別の話題について連絡する場合のみにしましょう。やり取りの経緯がわかるように、返信する際は本文の引用を残しておくことも有効です。

「受け取りました」という事実の報告に加えて、感謝の言葉を添えるだけで、メールの印象は格段に良くなります。たとえば、「迅速なご対応、誠にありがとうございます」や「お忙しい中ご送付いただき感謝申し上げます」といった一言が、相手への配慮を示します。

感謝の表現は、取引先との良好な関係を保つ上で重要なビジネススキルの一つです。

また、資料などを受け取った際には、「内容を確認いたします」のように、受け取った後の自分の行動を伝えるのも丁寧な対応です。「受け取った事実」と「感謝の気持ち」、そして「次の行動」をセットで伝える構成を意識すると、分かりやすく、心のこもったメールになります。

すべてのメールに必ず返信しなければならないわけではありません。返信が不要なケースを的確に見極めることも、業務を効率的に進める上で大切です。

たとえば、情報共有のためにCCに入れられているメールや、社内の自動通知メールなどには、基本的に返信は不要です。

ただし、相手が本文で「ご確認のうえご返信ください」と明記している場合は、必ず返信が必要です。また、請求書の受け取りなど定型的なやり取りであっても、初めての取引や高額な案件の場合は、安心してもらうために返信するのが無難でしょう。

取引先の独自のルールで「受領メールは不要」と決められている場合もあるため、事前に確認しておくと、よりスムーズなやり取りができます。

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ビジネスメールで使う「受け取りました」は、相手やシーンに応じて言い換えることで、より丁寧で印象の良いコミュニケーションが実現できます。

社内では「受け取りました」、取引先には「受領しました」や「頂きました」、重要案件や目上の方には「拝受しました」と使い分けることで、状況にふさわしい敬意を示しましょう。

また、「迅速なご対応ありがとうございます」など感謝の言葉を添えることで、信頼関係を深める効果もあります。返信のタイミングや件名の扱いなど、基本的なマナーも忘れずに意識しましょう。

本記事を参考に、相手との関係性に合った言葉遣いを身につけ、より信頼されるビジネスメールを作成してみてください。

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