予約管理表とは? Excelで作成するメリットや作り方、おすすめテンプレート 4選を解説

日々、予約管理業務を行う中で、以下のお悩みはありませんか？

「予約管理表をExcelで作成するメリットや注意点を知りたい」

「予約管理表をExcelで作成する方法やおすすめのテンプレートを知りたい」

本記事では、予約管理表をExcelで作成する方法やメリットを解説します。予約管理表におすすめなExcelの無料テンプレートも紹介するので、最後までご覧ください。

顧客管理を効率化するなら、フォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」がおすすめです。

「formrun（フォームラン）」には、以下の特徴があります。

• 顧客管理・対応を効率化できる

• 予約日程調整が簡単に行える

• フォーム共有や埋め込みが簡単にできる

• さまざまな外部ツールと連携可能

• 豊富なメール機能

• 万全のセキュリティ

▼顧客管理に適したサービスを探しているなら、ぜひ「formrun（フォームラン）」をお試しください。

予約管理表とは、予約者の情報を記録・管理するための表です。多くの顧客の予約状況を正確に把握し、店舗やサービスの運営を円滑に進めるためには欠かせません。

予約管理表を適切に用いることで、ダブルブッキングや予約忘れなどを防ぎ、顧客満足度の向上にもつながります。

近年では、多くの企業や店舗がExcelや専用ツールを活用し、より正確で迅速な予約管理を実現しています。

予約管理表をExcelで作成する4つのメリットは、以下の通りです。

• 導入コストがほとんどかからない

• 手書きよりも見やすく管理がしやすい

• 状況や目的に応じて簡単にカスタマイズできる

• 複数人で操作・管理ができる

上記のメリットを理解すれば、多くの事業者が予約管理にExcelを選んでいる理由がわかるでしょう。

企業や店舗で使うパソコンには、Microsoft Officeがインストールされているため、Excelで予約管理表を作成すれば、導入コストがほとんどかかりません。

仮に、Excelが入っていなくても、Microsoft 365 Business Basicプランであれば、月額899円（税抜）から利用可能です。なお、料金は2025年8月時点の情報です。最新の情報は公式サイトをご確認ください。

参考：すべての Microsoft 365 プラン (旧 Office 365) を比較

手書きの管理簿と比較すると、見やすく管理しやすい点もExcelのメリットです。

Excelであれば、膨大な予約データの中からでも、検索機能を使えば必要な情報を瞬時に見つけ出せます。
また、スマートフォンやタブレットからファイルにアクセスできるよう設定しておけば、外出先でもリアルタイムで予約状況を確認可能です。

業務内容や目的に合わせて、表を自由にカスタマイズできる柔軟性の高さもExcelの魅力です。

関数やフィルター機能を使えば、特定の条件に合う予約だけを抽出したり、月間の予約数を自動で集計したりするのも可能です。

Excelは決まったフォーマットに縛られず、自社の運用に合わせた管理体制を構築できるため、操作や管理の負担を軽減できます。

Excelの予約管理表は、「Microsoft 365」の共同編集機能を利用すれば複数人の担当者で同時に操作したり、チームや店舗の従業員内で共有したりできます。

ファイル共有機能を活用すれば、予約が入った際にすぐに関係者全員へ情報を知らせることが可能です。

関係者が最新情報を共有しておくと、予約の重複防止やシフト調整に役立ちます。

予約管理表をExcelで作成する3つの方法は、以下のとおりです。

• Excelで簡単な表を自作する

• マクロやVBAを活用して作成する

• Excelの既存テンプレートを活用して作成する

自身のスキルや目的に合わせて、最適な方法を選択しましょう。

Excelであれば、一から予約管理表を作成するのも簡単です。以下の必要項目を1行目に設定し、予約情報を入力するだけで、基本的な予約管理表が完成します。

• 予約日時

• 顧客名

• 連絡先

• 備考

項目の追加や削除、データの並べ替え、文字の色やフォントの変更も自由自在に行えます。

Excelの操作に慣れている方は、マクロやVBAを活用して、より高機能な予約管理表を作成する方法もあります。

例えば、マクロを使えば、特定のセルにデータを入力した際、関連する別のセルに情報が自動で反映される仕組みを追加できます。また、VBAを活用すると、専用の入力フォームを作成したり、予約が重複した場合に警告メッセージを表示させたりする機能も実装可能です。

自身で表を作成するのが難しい場合は、既存のテンプレートを活用する方法がおすすめです。

Excelには、さまざまな用途に応じたテンプレートが無料で数多く公開されています。デザインや形式も多岐にわたるため、自社の目的や管理方法に合ったものを見つけられるでしょう。

テンプレートを使えば、一から作成する手間が省けるため、初めてExcelで予約管理表を作る方でも簡単に見栄えのよい表が完成します。

予約管理表におすすめなExcelの無料テンプレート4選は、以下のとおりです。

• フリーテンプレート

• bizoceanの予約管理表・予約帳

• 無料のビジネス書式テンプレート

• PDFelement

各サイトの特徴を比較しながら、目的に合ったテンプレートを探してみてください。

「フリーテンプレート」は、個人・商用を問わず無料で利用できるテンプレートサイトです。

業務で使えるものから、冠婚葬祭や日常で役立つものまで、幅広いジャンルのテンプレートが揃っています。

まずはシンプルな形から始めて、自社の運用に合わせてカスタマイズしていきたいと考えている方におすすめです。

参考：無料でダウンロードできるテンプレート

「bizocean」は、日本最大級のビジネステンプレートサイトで、予約管理に関するテンプレートも多数提供されています。

同サイトの特徴は、Excel形式だけでなく、WordやPDFなど、多様なファイル形式でダウンロードできる点です。

用途に応じてファイル形式を選べるため、さまざまなビジネスシーンで柔軟に対応できます。

参考：予約管理表・予約帳の書式テンプレート・フォーマット

「無料のビジネス書式テンプレート」でダウンロードできるのは、基本的に社内利用を想定したテンプレートです。

例えば、「会議室予約管理表（月間）」は取引先との会議や社内ミーティングの際に活用できます。

会議室予約管理表を活用すれば、複数の会議が予定されている日でも、会議室のダブルブッキングや遅刻・欠席を防げるでしょう。

参考：「会議室予約管理表(月間)のテンプレート・エクセル」無料のビジネス書式テンプレート

「PDFelement」の公式サイトでは、パソコン上で管理するだけでなく、印刷して使うことを想定したテンプレートや、英語版のテンプレートが用意されています。

そのため、紙ベースでも予約状況を管理したい方、外国人顧客向けに予約管理したい方おすすめです。
また、パソコンに「PDFelement」をインストールすれば、ダウンロードしたテンプレートの編集も簡単に行えます。

参考：無料PDFテンプレート―――予約管理表テンプレート

予約管理表をExcelで作成する際の3つの注意点は、以下のとおりです。

• ファイルの管理・運用が煩雑になりやすい

• 複数人で管理・操作する場合はエラーが起きることがある

• 入力ミスや表記揺れが起きやすくなる

上記の注意点を事前に把握し対策すれば、より円滑に顧客管理表を活用できるでしょう。

Excelで予約管理を行う場合、ファイルの管理が複雑になりやすい点に注意が必要です。

予約は日々増えていくため、ファイル数が増加し、管理が煩雑になる傾向があります。

ファイル管理をスムーズに行うには、ファイル名に日付を入れたり、担当者ごとにファイルを分けたりするなど、管理ルールを明確にするのが大切です。

Excelは複数人で管理・操作する際に、エラーが起こるリスクがあります。せっかく入力した内容が消えてしまうと、業務に支障をきたすでしょう。

そのため、Excelファイルを複数人で扱う場合は、操作する時間や担当者を事前に決めておくことが重要です。

手作業での入力が基本のExcelでは、入力ミスや表記の揺れが起こりやすくなります。

例えば、「山田太郎」と「山田 太郎」のように、同じ人物でも入力の仕方が異なると、検索で漏れてしまったり、集計に不具合が出たりします。

表記が統一されていないと検索機能が正しく働かなかったり、データの集計に支障が出たりするため、簡単な入力ルールを定めた上でマニュアルで共有し、ミスを防ぎましょう。

予約管理表の管理・連携ができるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下のとおりです。

• 予約日程調整が簡単に行える

• 顧客管理・対応効率化

• さまざまな外部ツールと連携可能

ここでは、それぞれの特徴を解説します。

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

メールアドレスがあれば無料登録可能！無期限で無料プランが利用できるのでformrunでぜひフォームを作成してみてください。

テンプレートはこちらをご覧ください。
>> テンプレート一覧

formrun（フォームラン）を活用すれば、問い合わせから顧客の対応管理まで抜け漏れなく問い合わせ・申込・登録などの対応ができます。

フォーム回答データはformrunの管理画面で一覧化され、未対応・対応中・対応済みなど、ステータス別に管理できます。

問い合わせが多すぎてしまい、対応すべき問い合わせが埋もれてしまい対応漏れが起こっている方などは、formrunを使えば問い合わせ対応漏れを未然に防ぐことが可能です。

さらにひとつひとつの問い合わせデータに対して担当者を設定して表示できるため、全体・各担当者別に切り替えて対応状況を把握できます。

蓄積された回答データはExcelやスプレッドシート形式での出力もできるため、手元で分析も可能です。

さらに、Salesforceやkintoneとも連携可能なので普段お使いのツールでも集計・管理ができます。

フォームの回答が自動で管理でき、俗人化や見落とし・重複を防ぐこともできます。

formrun（フォームラン）は、さまざまな外部ツールとの連携が可能で主に通知とデータ連携に分かれています。

通知：チャットなどのコミュニケーションツールと連携することでフォームへの回答を即座に通知が可能です。

Slack通知、Chatwork通知、Microsoft Teams通知、LINE WORKS通知

データ連携：SFA・MA・CRMなどのマーケティング支援ツールやクラウドサインとはデータ連携することで、より便利に手間なく業務を行えます。
Salesforce連携、kintone連携、Hubspot連携、MailChimp連携、CLOUDSING連携

さらに、GoogleスプレッドシートやCRMと連携し、予約管理表を自動更新・共有もできます。

ぜひお使いのツールと連携して業務を効率化してみてください。

Excelで顧客管理表を作成すれば、日々の顧客管理業務をスムーズに行えるでしょう。また、無料のテンプレートを活用すれば、簡単に見栄えのよい管理表を作成できるためおすすめです。

顧客管理を効率化するなら、フォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」がおすすめです。

「formrun（フォームラン）」には、以下の特徴があります。

• 顧客管理・対応の効率化が可能

• 予約日程調整が簡単に行える

• フォーム共有や埋め込みが簡単にできる

• さまざまな外部ツールと連携可能

• 豊富なメール機能

• 万全のセキュリティ

▼顧客管理に適したサービスを探しているなら、ぜひ「formrun（フォームラン）」をお試しください。