リマインドとは？活用すべき状況や4つの方法、例文や4つの注意点を解説

CRMの導入を検討する中で、以下のお悩みはありませんか？

「リマインド機能があるおすすめのツールを知りたい」

「リマインド機能があるツールのメリットや選び方を知りたい」

本記事では、リマインドの概要や活用方法を詳しく解説します。リマインドの例文や注意点も紹介するので、最後までご覧ください。

メールの対応を効率化するなら、フォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」がおすすめです。

「formrun（フォームラン）」には、以下の特徴があります。

プログラミング不要でフォームが作成可能

• 豊富なメール機能

• 顧客管理・対応を効率化できる

• さまざまな外部ツールと連携可能

• 万全のセキュリティ

▼メールの対応を効率化するなら、ぜひ「formrun（フォームラン）」をお試しください。

リマインドとは、英語の「remind」を語源とする言葉で、「思い出させる」「気付かせる」などの意味を持ちます。

ビジネスシーンでは、会議の日程や書類の提出期限など、重要な事項を相手に再確認してもらったり、うっかり忘れを防いだりする目的で使われるのが一般的です。

適切なタイミングでリマインドを行うことで、自身や相手のうっかりミスを防ぎながら、タスクを円滑に進められます。

リマインドを活用する3つの状況は、以下のとおりです。

• 重要な会議の日時再確認時

• 書類の提出日・納期が近づいている時

• 出席確認・参加意思を確認する時

リマインドは、ビジネスを円滑に進める上で、さまざまな場面で役立ちます。

重要な会議の日時を再確認する時は、リマインドを活用すべき代表的な状況です。

複数人が参加する会議では、全員が時間通りに集まることが、スムーズな進行のために欠かせません。
しかし、メンバーの遅刻や欠席が原因で、会議の開始が遅れたり、延期になったりするリスクがあります。

会議の遅延や延期を避けるためにも、会議の前に参加者へリマインドを送るのがおすすめです。

書類の提出日やタスクの納期が迫っている時も、リマインドが効果を発揮します。

誰しも、忙しさや抱えているタスクの多さから、大切な提出物を忘れてしまう可能性がありますが、リマインドを送ることで、相手に提出日や納期を再認識してもらえます。

提出日・納期をリマインドする際は、単に「提出してください」と伝えるのではなく、「何かお困りのことはありませんか？」と相手を気遣う一言を添えるのがポイントです。

イベントや食事会などの出欠確認や参加意思を確認する際にも、リマインドは有効です。

スムーズな運営のためには、参加人数を正確に把握しなければなりません。誰が参加し、何人が集まるのかがわかれば、会場の広さや席の配置などを事前に計画できます。また、返答がない方に対してリマインドを送ると、参加意思を再確認し、より正確な人数を把握できます。

リマインドを送る際におすすめの方法4つは、以下のとおりです。

• メール

• 電話

• チャット

• リマインダーツール

状況や相手との関係性に応じて、最適な手段を選ぶのが大切です。

メールは、ビジネスシーンでリマインドを送る際にポピュラーな方法で、送信した内容が文章に残り、後からでも確認できるのがメリットです。また、相手は都合のよいタイミングでメールを開封し、内容を確認できます。

ただし、毎日多くのメールを受け取る相手の場合、他のメールに埋もれて見落とされてしまう可能性も否定できません。そのため、件名に「【〇〇会議リマインド】」のように、内容がひと目でわかる工夫をするのがおすすめです。

電話は、相手に直接声でリマインドを伝えられる方法です。メールと違い、リアルタイムで確実に情報を伝えられるため、相手の印象に残りやすいのが特徴です。

緊急性が高い場合や、メールを読んでもらえているか不安な時には電話でのリマインドがよいでしょう。
ただし、相手の仕事の邪魔にならないよう、事前に「〇〇の件で後ほどお電話します」と一報を入れておく配慮も必要です。

チャットは会話形式でやり取りができるため、メールよりも気軽に、カジュアルな雰囲気でリマインドを送れます。また、多くのチャットツールには、既読機能があるため、伝わったかを確認しやすいのもメリットです。

チャットはメールよりも早く返信がもらえる傾向にあるため、スピーディーな確認が必要な場面におすすめです。

リマインダーツールとは、あらかじめ設定した日時になると自動で通知を送ってくれる便利なサービスです。

代表的な例としては「Googleカレンダー」 や 「Outlookカレンダー」 などのスケジュール管理ツール、「Slackのリマインド機能」 や「 Microsoft Teamsのタスク管理機能」などのビジネスチャットが挙げられます。

「会議の5分前に通知」「毎週月曜の朝にタスクをリマインド」といったように柔軟な設定が可能です。さらに、定期的に発生するタスクや忘れがちな予定を自動で知らせてくれるため、手作業でメールやチャットを送る必要がなくなります。

リマインドを送る際におすすめの例文を状況別に紹介します。

• 日時を再確認させる際のリマインド例文

• タスクや書類の期限のリマインド例

• 出席確認・参加意思の確認をする時のリマインド例文

リマインドを送る際は、状況に応じて内容を使い分けることが大切です。

会議などの日時を再確認してもらうためのリマインドメールでは、相手に威圧感を与えないよう、丁寧な表現を心がけることがポイントです。

タスクや書類の提出期限をリマインドする際は、単なる催促にならないよう、相手を気遣う言葉を入れるのがポイントです。

イベントの出欠確認をリマインドする際は、なぜ確認が必要なのか、いつまでに返信が欲しいのかを明確に伝えるのがポイントです。

リマインドする際に注意すべき4つのポイントは、以下のとおりです。

• 早すぎず遅すぎない適切なタイミングを見計らう

• 要件は簡潔で具体的に伝える

• 相手にプレッシャーを与えないようにリマインドを行う

• 相手が確認しやすい方法でリマインドを送る

リマインドはビジネスを進める上で有用ですが、使い方を間違えると相手に不快感を与えてしまう可能性もあるため、注意が必要です。

リマインドは送るタイミングが重要です。リマインドを送るのが早すぎると、相手が内容を忘れてしまう可能性があります。

逆に遅すぎると、相手が対応する時間がなくなってしまうため、リマインドの意味がありません。

例えば、会議のリマインドであれば数日前から前日、出欠確認であれば回答期限の1週間前くらいが適切なタイミングでしょう。

リマインドで伝える内容は、簡潔かつ具体的にするのが基本です。長々とした文章は、相手が読む気をなくしてしまったり、重要なポイントが伝わりにくくなったりします。

例えば、会議のリマインドであれば、「いつ・どこで・何の会議か」を明確に記載しましょう。

余計な情報を削ぎ落とし、伝えるべき情報だけをまとめることで、相手は内容をすぐに理解できます。

リマインドは、あくまで相手への「再確認」や「念押し」が目的であり、催促ではありません。そのため、相手にプレッシャーを与える表現は避けるべきです。

「何かお困りのことはありませんか？」と相手を気遣い、サポートする姿勢を示す言葉を添えるのがよいでしょう。

少しの気遣いで、相手はプレッシャーを感じることなく、気持ちよくタスクや予定を再確認できます。

リマインドを送る際は、相手が普段どのようなコミュニケーションツールを使っているかを考慮しましょう。

例えば、普段チャットでのやり取りが多い相手に、重要なリマインドをメールで送ると、見落とされる可能性があります。

相手の状況や普段のコミュニケーションスタイルに合わせて、連絡手段を柔軟に使い分けることで、リマインドの効果を高められます。

リマインドメールを送れるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。

• 豊富なメール機能

• 顧客管理・対応を効率化できる

• さまざまな外部ツールと連携可能

ここでは、それぞれの特徴を解説します。

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1．自動メール返信

フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信できます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載することで迷わず対応を進めることもできます。

2．個別メール機能

フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信できます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用することで対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。

formrun（フォームラン）を活用すれば、問い合わせから顧客の対応管理まで抜け漏れなく問い合わせ・申込・登録などの対応ができます。

フォーム回答データはformrunの管理画面で一覧化され、未対応・対応中・対応済みなど、ステータス別に管理できます。

問い合わせが多すぎてしまい、対応すべき問い合わせが埋もれてしまい対応漏れが起こっている方などは、formrunを使えば問い合わせ対応漏れを未然に防ぐことが可能です。

さらにひとつひとつの問い合わせデータに対して担当者を設定して表示できるため、全体・各担当者別に切り替えて対応状況を把握できます。

蓄積された回答データはExcelやスプレッドシート形式での出力もできるため、手元で分析も可能です。

さらに、Salesforceやkintoneとも連携可能なので普段お使いのツールでも集計・管理ができます。

formrun（フォームラン）は、さまざまな外部ツールとの連携が可能で主に通知とデータ連携に分かれています。

通知：チャットなどのコミュニケーションツールと連携することでフォームへの回答を即座に通知が可能です。

Slack通知、Chatwork通知、Microsoft Teams通知、LINE WORKS通知

データ連携：SFA・MA・CRMなどのマーケティング支援ツールやクラウドサインとはデータ連携することで、より便利に手間なく業務を行えます。

Salesforce連携、kintone連携、Hubspot連携、MailChimp連携、CLOUDSING連携

ぜひお使いのツールと連携して業務を効率化してみてください。

リマインドは、相手に日時や予定を再確認してもらい、うっかりミスや勘違いを防ぐための有効なコミュニケーション手段です。

リマインドの内容やタイミングに配慮して、より円滑にタスクを進めましょう。

メールの対応を効率化するなら、フォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」がおすすめです。

「formrun（フォームラン）」には、以下の特徴があります。

• プログラミング不要でフォームが作成可能

• 豊富なメール機能

• 顧客管理・対応を効率化できる

• さまざまな外部ツールと連携可能

• 万全のセキュリティ

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