【例文付き】日程調整の再調整メールの正しい書き方｜相手に失礼なく伝える方法とマナーを解説

一度決めた打ち合わせや商談の日程を変更しなければならないことは、どんなに注意していても避けられない場面です。

体調不良や会議変更、急な出張など、再調整の理由はさまざま。

しかし、伝え方次第で印象は大きく変わります。

この記事では、日程再調整メールの正しい書き方やマナー、相手に失礼なく伝えるポイントを具体的な例文とともに紹介します。さらに、再調整の手間を減らすための効率的な方法もあわせて解説します。

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日程の再調整とは、一度確定した予定を変更し、改めて調整を行うことを指します。

急な予定変更や複数人のスケジュール重複、オンライン環境の不具合など、さまざまな理由で発生します。

仕事では予期せぬ要因で予定がずれることがあり、連絡のタイミングや伝え方を誤ると、相手との信頼関係に影響が出ることもあります。

日程再調整は、立場や業種を問わず発生します。
ここでは、代表的な変更理由と、それぞれの適切な伝え方を表でまとめました。

このように、理由によって伝え方のトーンを変えることが大切です。
相手がすぐに次の行動を取りやすいように、理由・候補日・謝意の3点を意識して構成しましょう。

次のセクションでは、これらを踏まえた「実際のシーン別対応ポイント」を解説します。

取引先や顧客との再調整では、何よりも 迅速な連絡と誠実な表現が求められます。

相手はあなたとの予定を軸に他のスケジュールを組んでいるため、連絡が遅れるほど迷惑になります。
「やむを得ない理由であることを明確にする」「候補日を複数提示する」「お詫びを必ず添える」この3点が鉄則です。

特に、理由を伝える際は「社内都合により」「急遽別件対応が発生し」といった 簡潔な一文にとどめることで、誠意が伝わりやすくなります。

社内の予定再調整は頻発しますが、軽視すると評価や信頼に影響することもあります。
上司への依頼では、 「急なお願いとなり申し訳ありません」などのクッション言葉を入れ、丁寧な姿勢を示しましょう。

一方で、同僚やチーム内での連絡はスピードが重視されます。 社内チャットやカレンダー共有を使い、「理由→候補→確定→共有」の流れを一度で伝えることを意識すると、二重調整を防げます。

また、「調整の背景」を簡単に添えることで、相手も納得しやすくなります。

オンライン会議や商談など、ツールを利用したやり取りでは、 対面とは異なる注意点があります。

日時の再調整だけでなく、接続URLや招待リンクの更新といった「情報共有の正確さ」も求められます。
「前回と同じURLを使用できるか」「新しい招待リンクを送る必要があるか」を必ず明記し、相手の混乱を防ぎましょう。

また、日程を再設定した際は、カレンダー招待を更新し、古い予定を削除することが大切です。
特に社外相手の場合、「ご迷惑をおかけしますが、以下URLより再度ご参加をお願いいたします」といった一文を添えるだけで、印象が格段に良くなります。

ここでは、日程再調整メールの基本的な流れと文面の組み立て方を紹介します。

件名は「何のためのメールか」を一目で伝えるのが基本です。

例：

・日程再調整のお願い（株式会社〇〇様）

・打ち合わせ日程変更のご相談

・【日程再設定のお願い】10月10日（木）予定分について

件名の冒頭に「お願い」や「再設定」などの言葉を入れると、メールを開く前に内容が把握しやすくなります。

本文は「4つの流れ」で組み立てると自然です。

1. 冒頭の挨拶と本題

2. 日程変更の理由（簡潔に）

3. 候補日を複数提示

4. 締めの謝意と依頼文

   この順序で書くことで、無駄がなく、相手に負担をかけません。

理由を説明しすぎると「言い訳」に聞こえる場合があります。

一文で簡潔に伝え、「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」と締めると印象が良くなります。

NG：「上司の予定が変わってどうしても…」

OK：「社内都合により、日程を変更させていただきたく存じます。」

ここでは、相手や状況に合わせた実践的な例文を紹介します。

件名：日程再調整のお願い（株式会社△△様）

本文：

株式会社△△

〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の□□です。

誠に恐縮ですが、当日の予定に変更が生じたため、改めてお打ち合わせ日程を調整させていただきたくご連絡いたしました。

ご多忙の中恐縮ですが、下記候補よりご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。

【候補日】

10月10日（木）10:00〜

10月11日（金）14:00〜

10月15日（火）13:00〜

何卒よろしくお願いいたします。

件名：打ち合わせ再設定のお願い

本文：

お疲れさまです。〇〇です。

本日予定していた打ち合わせについて、社内会議の変更に伴い再設定をお願いしたくご連絡いたしました。

以下の候補日でご都合の良い時間をお知らせください。

【候補日】10月8日（火）・10月9日（水）・10月10日（木）

急なお願いとなり申し訳ありません。ご確認のほどお願いいたします。

急な変更時は、冒頭で「急なご連絡となり申し訳ありません」と添えることが誠意の表れになります。

また、理由が明確であれば、相手も柔軟に対応してくれます。スピード重視で早めに連絡しましょう。

相手からの再調整依頼にも、迅速で丁寧に対応することが信頼につながります。

「ご連絡ありがとうございます。以下の日程でご調整可能です。」など、候補提示を添えて返信しましょう。

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日程再調整をスムーズに行うには、相手への配慮と効率的な対応が大切です。

候補日は一つだけでなく、三つ以上の日時や時間帯を提示すると、相手が選びやすくやり取りも短縮できます。

理由を伝える際は「自分の都合で恐縮ですが」「ご調整をお願いできれば幸いです」など、柔らかく前向きな表現を心がけましょう。

再調整が頻発する場合は、カレンダー共有やフォーム入力などの仕組みを見直すことで、予定の重複や抜け漏れを防ぐことができます。

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はい、簡潔な理由を添えることで誠意が伝わります。
ただし、詳細すぎる説明は相手に負担を与える場合もあるため、「社内都合により」「急用が発生したため」など、一文で伝えるのが望ましいです。

予定変更が確定した時点で、できるだけ早く連絡するのが理想です。
連絡が遅れると相手のスケジュールに影響を与え、信頼を損ねる可能性があるため注意しましょう。

その場で日程を出せない場合は、「後ほど候補をお送りします」と伝えるのが丁寧です。
その際、目安となる時期（○日中・翌週など）を添えると、相手も予定を立てやすくなります。

2〜3営業日経っても返答がない場合は、催促ではなく確認のトーンでリマインドメールを送りましょう。
「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどお願いいたします」といった柔らかい表現が適切です。

何度も再調整をお願いするのは避けたいところですが、やむを得ない事情がある場合は問題ありません。
その際は「度重なるお願いとなり恐縮ですが」と前置きし、誠実な説明を添えることで印象を和らげられます。

はい、可能です。formrunでは候補日提示や回答管理を自動化でき、メール往復を大幅に減らせます。
担当者同士の調整負担を軽減し、スムーズに予定確定まで進められるのが大きな特徴です。