【例文付き】日程承諾メールの正しい書き方は？シーン別の返信文と3つの注意点を解説

相手から日程候補を提示され、「この日時でお願いします」と返信する
――この一通が印象を左右することもあります。

ビジネスシーンでは、言葉選びや返信のタイミング、件名の付け方ひとつで信頼度が変わります。 本記事では、 日程承諾メールの基本構成・すぐ使える例文・注意点をわかりやすく解説します。

商談・社内会議・オンラインミーティングなど、シーン別の例文も豊富に紹介。 そのままコピペしても使えるフォーマットを用意しました。

最初に押さえておきたいポイントは3つです。

1. 結論（承諾する日時）を先に伝える
2. お礼や確認のひと言を添える
3. 相手が次に行動しやすいよう、場所や手段を明示する

これを守るだけで、あなたのメールは「わかりやすく」「丁寧な」印象に変わります。

▼ノーコードで日程調整付きフォームを作成できるformrun（フォームラン）がおすすめです。
formrunなら、 ノーコードで日程調整付きのフォームをすぐに作成可能。

GoogleカレンダーやOutlook予定表・Microsoftカレンダーと自動連携しているため、 重複や入力漏れなく、空き時間だけを表示できます。相手は希望日を選ぶだけで完了し、調整から承諾・確定・会議のURL発行までを自動で管理できます。

さらに、 AIメールアシスタント機能で敬語や言葉遣いも自動チェック。 リマインドメールも自動送信できるため、対応漏れを防ぎつつ業務を効率化できます。
無料プランは無期限、有料プランも14日間の無料トライアル付きで安心して導入できます。

ここではまず、日程承諾メールの基本的な意味と目的を整理します。

日程承諾メールとは、相手から提示された候補日に対して「この日時で問題ありません」と伝えるビジネスメールのことです。

会議、商談、取材、面談など、打ち合わせの前段階でやり取りされることが多く、 予定確定の最終ステップとなります。

正しい書き方を理解しておくことで、スムーズなやり取りだけでなく、信頼関係の構築にもつながります。

日程承諾メールは、「相手の提案を受け入れる」形が基本です。

そのため、返信内容には以下3つの要素を入れましょう。

1. 承諾する日時（結論）
2. お礼や確認の文
3. 今後の段取り（当日場所・手段など）

返信が短すぎると「本当に理解しているのか？」と不安に思われ、逆に長すぎると要点がぼやけます。 “簡潔で丁寧”が日程調整後のメールの理想的なバランスです。

日程承諾メールの目的は、相手に「日時が確定した」と安心してもらうこと。

したがって、 返信はできるだけ早く行うのがマナーです。 可能であれば当日中、遅くとも翌営業日中には返信しましょう。

また、件名には「承諾」や「確定」といったキーワードを入れると、相手が一目で内容を把握できます。

ここでは、件名・本文の流れ・送信タイミングについて具体的に解説します。 フォーマットを覚えておけば、どんな場面でも迷いません。

件名は「内容が一目でわかる」ことが最重要です。

下記のように「承諾」「日程」「日時」を明記しましょう。

• 打ち合わせ日程承諾（10/12 14:00〜）
• ご提案いただいた日程の承諾について
• 商談日程の件（承諾）

件名に日時を含めることで、相手がスケジュールを検索・整理しやすくなります。

本文は、4つのステップで構成すると自然です。

1. 冒頭の挨拶＋名乗り
2. 結論（承諾する日時）
3. 補足情報（場所や目的）
4. 締めの御礼

例文構成：

お世話になっております。株式会社〇〇の△△です。

ご提案いただいた〇月〇日（〇）〇時〜〇時で承諾いたします。

当日はオンライン（Zoom）にて接続予定です。

何卒よろしくお願いいたします。

この4行を意識するだけで、どんな相手にも失礼のないメールになります。

日程の承諾は、提案を受け取ってから できる限り早く返信するのがマナーです。 複数候補を提示された場合は、「選んだ一つだけ」を明記し、他の候補には触れなくて構いません。

また、上司や取引先など目上の相手には「承知いたしました」「かしこまりました」を使うと丁寧です。

ここでは、実際に使いやすい例文をシーン別に紹介します。
どの文もそのままコピペして利用できる内容です。

件名：打ち合わせ日程承諾（10/12 14:00〜）

本文：

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

ご提案いただいた10月12日（水）14:00〜15:00の打ち合わせで承諾いたします。

当日は当社オフィス（東京都〇〇区〇〇）にてお願いいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

このように、「日時→場所→お礼」の順で書くと読みやすく、相手にも明確に伝わります。

件名：オンライン会議 日程承諾（10/18 10:00〜）

本文：

株式会社〇〇 〇〇様

お世話になっております。△△の□□です。

10月18日（火）10:00〜10:30のオンライン会議で承諾いたします。

当方でZoomのURLを準備し、前日までにご共有いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

オンラインの場合、URL共有や使用ツール（Zoom、Teamsなど）を明記するのがポイントです。

件名：ご提示日程の件（承諾）

本文：

〇〇株式会社 〇〇様

平素よりお世話になっております。△△の□□です。

ご提案いただいた10月20日（木）13:00〜14:00にて承諾いたします。

当日は弊社より進行案を共有させていただきます。

今後ともよろしくお願いいたします。

上司・取引先には「ご提案いただいた」「承諾いたします」といった柔らかい表現を使うのが無難です。

件名：再調整後の日程承諾（10/25 16:00〜）

本文：

株式会社〇〇 〇〇様

先日は日程変更のお願いを失礼いたしました。△△の□□です。

再提案いただいた10月25日（火）16:00〜16:30で承諾いたします。

お手数をおかけしましたが、何卒よろしくお願いいたします。

謝罪＋承諾＋御礼を1行ずつ入れると誠実な印象になります。

▼リスケメールでお詫びする際の丁寧な伝え方が気になる方は以下の記事をご覧ください。
>>リスケメールでお詫びする際のマナーは？例文と日程変更の3つの注意点を解説

件名：10/15 ミーティング日程承諾

本文：

お疲れ様です、△△です。

10月15日（火）10:00〜11:00のミーティングで承諾します。

会議室Aを予約しておきます。よろしくお願いします。

社内では簡潔で問題ありませんが、日時・場所・目的の3点は忘れずに記載しましょう。

ここでは、迷いやすい3つのケースについてポイントを整理します。

候補が複数ある場合は、選んだ一つを明確に書きましょう。
「他候補も問題ない」など曖昧な表現は避けます。

例：

ご提示いただいた候補のうち、10月12日（水）14:00〜で承諾いたします。

別日については再度調整のうえご連絡いたします。

返信が1日以上遅れた場合は、冒頭で軽いお詫びを添えましょう。

例：

ご連絡が遅くなり申し訳ございません。

ご提案いただいた10月15日（木）13:00〜にて承諾いたします。

理由を長く書かず、すぐに結論へ入るのがポイントです。

例：

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。△△の□□でございます。

〇〇（上司）の代理でご連絡いたします。

ご提案いただいた10月19日（水）15:00〜16:00で承諾いたします。

何卒よろしくお願いいたします。

代理の場合は「誰の代理か」を明記し、相手が混乱しないようにします。

「毎日のメール対応、もう少し効率化できたら…」そう感じたことはありませんか？
やり取りのたびに日程を調整し、返信内容を整え、リマインドを送る——その積み重ねは想像以上に時間を奪います。

そんなときにおすすめなのが、formrun（フォームラン）です。
formrunは、メールのやり取りを自動化し、チーム全体の対応品質とスピードを向上させるツール。
特に次の3つの特徴が、ビジネスメールの効率化を大きく支えます。

formrun（フォームラン）と姉妹サービスの「bookrun」を連携すれば、フォーム入力から日程調整までを一気に自動化できます。

GoogleカレンダーやMicrosoftカレンダーと連携するだけで最適な候補日を自動抽出し、確定した予定はカレンダーに自動登録。
リマインドメールやオンライン会議URLの発行まで自動で行われるので、手作業による入力ミスやダブルブッキングの心配もありません。

さらに、営業担当者ごとに「優先度」を設定できるため、成果の出やすい担当者にアポイントを集中させることも可能。
スクールの体験予約やジムの入会相談、営業商談や採用面接など、幅広いシーンで活用できます。

フォーム入力と同時に日程確定！効率的な予約管理を始めましょう

実際にformrun（フォームラン）の日程調整機能とEFO機能を組み合わせて活用した結果、売上が20％向上した事例もあります。
>>入力しやすいフォーム × 高速な日程調整ツールで予約率約10%アップを実現（トライズ株式会社 様）

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が主に3種類用意されています。

1．自動メール返信
フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信することができます。
2．個別メール機能
フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信することができます。
3. 一斉メール配信
フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。

また、すべての機能でフォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。
フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

formrunのメール機能でメール対応をスムーズにした事例記事はコチラをご覧ください。
>>フォーム一覧やメール機能にて顧客の動きや社内での対応を可視化！複数のプロジェクトを持つマネージャーにとってformrunが最適な理由とは？（一般社団法人日本デジタルトランスフォーメーション推進協会 様）

formrunなら、AIが問い合わせ対応をサポートする「AIメールアシスタント機能（β）」で、返信業務をスピーディーに進められます。

この機能を使えば、入力した文章をAIが自動で分析し、敬語表現やトーン、文章の明確さをチェック。
改善案を提案して、誰でも分かりやすく丁寧な文章に仕上げることが可能です。

「この表現で失礼にならないかな？」と悩む必要はもうありません。
さらに、対応品質のばらつきを抑え、一貫性のある返信対応を実現できます。

社内では、この機能を活用することで返信作成にかかる時間を従来の半分以下、わずか5分程度に短縮できたという声もあります。
まずは実際に使って、その効果を体感してみてください。

日程承諾メールで大切なのは、「迅速」「簡潔」「丁寧」の3つです。

返信を早く返すことで相手に安心感を与え、簡潔な文面で要点を明確にし、丁寧な表現で信頼を積み重ねる——この3要素を意識するだけで、印象は大きく変わります。

承諾メールでは、まず「日時の確定」を明示し、次に「お礼や確認事項」を添えるのが基本です。短いメールでも、「相手が次にどう動けばいいか」がわかるように書くことで、やり取りの効率と信頼性を両立できます。

▼メールの往復が多いチームや、複数の予定を日々管理しているならformrun（フォームラン）の活用がおすすめです。
formrunは、日程調整付きのフォームが作成できるだけでなく、回答データを自動で一覧化・返信できるため、「調整」「承諾」「確定」の流れを一気に自動化できます。

さらに、AIメールアシスタント機能を使えば、返信文の言葉遣いや敬語表現を自動でサポート。
「この表現で失礼ではないか？」と悩む時間を削減し、返信内容の品質を均一化できます。
また、顧客情報から自動でリマインドメールを送信できるため、手作業による送信ミスや漏れも防止可能です。

無料プランは無期限で利用でき、有料プランも14日間の無料トライアルがあるため、安心して試せます。チーム全体のメール業務を見直すきっかけとして、ぜひformrunを活用してみてください。

A. できれば当日中、遅くとも翌営業日までに返信しましょう。即レスが信頼を生みます。

A. 問題ありません。「ご提案日時の件」「日程確定のご連絡」なども自然です。

A. すぐにお詫びと代替日を提示するリスケメールを送りましょう。「再調整のお願い」と件名に入れると親切です。

▼日程調整で1日しか候補がないという場合の文例は以下の記事で詳しくご紹介しています。
>>【例文付き】日程調整で1日しか候補日が出せないときのお詫びメール例｜失礼にならない書き方を解説

A. 社内でも件名を入れる方が後で検索しやすくなります。「ミーティング承諾」など短くまとめることで見る相手の負担が減ります。

A. 関係者の共有はCc、外部顧客に送る場合はアドレスを伏せるためにBccを使用します。

A. 「ありがとうございます」「よろしくお願いいたします」を添えるだけで柔らかい印象になります。丁寧に見せるために長文にする必要はありません。

A. 検索性が上がり、相手が過去メールを探すときにすぐ見つけられます。ビジネスでは非常に有効です。

A. 「了解しました」「OKです」はカジュアルすぎます。「承知いたしました」「問題ございません」に言い換えましょう。