「リマインドいたします」の意味・使い方 | 活用場面やメールの書き方を解説【例文付き】

普段、仕事でメールのやりとりをしている中で、以下のようなお悩みはありませんか？

「『リマインドいたします』って、どのような場面で使うのが正しいの？」

「相手に失礼にならないリマインドメールの書き方や例文が知りたい」

上記の言葉は、ビジネスシーンで頻繁に使われる表現のため、どのような意味を持つのか疑問を持つ方も多いでしょう。

本記事では、「リマインドいたします」の基本的な意味から、ビジネスメールで活用できる具体的な場面、すぐに使えるシーン別の例文まで、詳しく解説します。

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「リマインドいたします」とは、英語の「remind（思い出させる、気付かせる）」に、丁寧語の「いたします」を組み合わせた言葉です。ビジネスシーンでは、相手に予定や期限などを「再確認していただく」「念のためお知らせする」などの、敬意を込めたニュアンスで使われます。

単に「忘れないでください」と伝えるのではなく、相手への配慮を示しつつ、重要な事柄の抜け漏れを防ぐためのコミュニケーション手法です。メールや電話などさまざまな方法で使われ、円滑な業務進行をサポートする役割を担っています。

ビジネスの現場では、リマインドが大切な役割を担っています。

多忙な相手に対して、会議の日程や書類の提出期限などを再通知して、うっかり忘れや勘違いを防ぎ、予定通りに業務を進められます。

ただし、リマインドを送るタイミングや文面を誤ると、相手に「催促されている」と圧迫感を与えてしまう可能性もあるため、表現には十分な注意が必要です。

「リマインドいたします」は便利な言葉ですが、状況や相手によっては、柔らかい表現を使った方がよい場合もあります。

• ご確認のほど、お願いいたします

• 改めてお知らせいたします

• お忘れなきようお願い申し上げます

上記の表現を使い分けると、相手に与える印象を調整し、丁寧なコミュニケーションができるでしょう。

ここでは、リマインドメールを活用する場面をいくつか紹介します。

• 提出期限前の再確認

• 重要なアポイントメント・会議前の再確認

• イベントや会食などの出欠確認

• 店舗・病院などの予約リマインド

• 面接や採用活動の日程確認

• 社内タスク管理や定期業務のリマインド

• 配送日や受け取り予定の通知

上記を押さえておくと、どのようなシーンで役立つのかイメージしやすくなります。

重要な書類やレポートなどの提出期限が近づいてきた際に、メールを送るのは有効です。まだ提出していない人への注意喚起になると同時に、すでに提出済みの人に対しても配慮を示せます。

送信タイミングは、期限の1週間前、遅くとも2〜3日前が目安です。メール本文には、何を・いつまでに提出すればよいのかを具体的に記載し、誰が見ても分かりやすいようにしましょう。

取引先との重要な商談や社内会議の前に、日時や場所を再確認するためにメールを送ります。

上記により、参加者のうっかり忘れやダブルブッキングを防ぎ、会議をスムーズに開始できます。送信のタイミングは、会議の3日前から前日あたりが一般的です。

オンライン会議の場合は、参加用URLやアクセス方法も忘れずに記載しましょう。

社内外の懇親会やセミナーなど、参加者の出欠を確認する目的でメールを送る場合もあります。

会場の予約や食事の手配など、正確な参加人数を把握する必要がある場合に活用します。回答期限を明確に記載し、期限の3日前から数日前に送信するのがよいでしょう。

「ご回答がない場合は、欠席として扱わせていただきます」のように、未回答の場合の対応ルールを明記しておくと、集計作業がスムーズに進みます。

飲食店やクリニックなどが、お客様に予約日時を再確認してもらうためにメールを送ります。

上記により、お客様の予約忘れによる無断キャンセルを防ぎ、来店率を高める効果が期待できます。送信のタイミングとしては、予約日の2〜3日前が適切です。

キャンセルポリシーを併記しておくと、トラブルの防止にもつながります。

採用活動では、応募者に面接や会社説明会の日程を再通知する際にリマインドメールが使われます。

応募者のうっかり忘れによる無断欠席や日程の勘違いを防ぐ目的があります。面接の前日または2日前に送信するのが一般的です。

メールには、日時、会場へのアクセス方法などを明記し、応募者が安心して来社できるように配慮します。

社内での定期的な報告書の提出や、定例会議の開催などを周知するためにもリマインドは活用されます。

多くの従業員が関わる業務の抜け漏れを防ぎ、期日管理を徹底するために有効です。タスク管理ツールなどを利用して、期日の1週間前や数日前に自動で通知を送るように設定すると、送信の手間が省けて便利です。

オンラインショップなどが、お客様に商品の配送予定日を知らせるためにメールを送ります。

お客様が荷物を受け取りそびれて再配達になるのを防ぎ、スムーズな受け取りを促すのが目的です。

メールには、お届け日時、配送状況を確認できるURLなどを記載します。冷蔵・冷凍品など、受け取りに注意が必要な商品の場合は、必要な内容も書き添えると親切です。

ここでは、メールの基本的な書き方を紹介します。

• 件名

• 本文（冒頭あいさつ＋本題）

• 締め（結びのあいさつ）

上記のポイントを押さえておくと、相手に丁寧かつ分かりやすいメールを送れます。

メールの件名は、受信者が最初に目にする重要な部分です。件名だけで、誰から・何のメールなのかが分かるように、具体的で分かりやすい言葉を選びましょう。

「催促」のような言葉は使わず、「〇〇のご確認」のように、穏やかな表現を使うのがおすすめです。

緊急性が高い場合は、【要返信】のような言葉を件名の冒頭に入れると、相手の注意を引きやすくなります。

本文の冒頭は、「いつもお世話になっております」のような挨拶と、会社名・氏名を名乗るのがビジネスマナーです。

本題では、「いつ」「どこで」などの5W1Hを意識し、用件を簡潔にまとめましょう。日時や場所などの重要情報は、改行して箇条書きにすると、相手が確認しやすくなります。

「念のため」のようなクッション言葉を挟むと、表現が柔らかくなり、丁寧な印象を与えられます。

メールの最後は、相手への気遣いを示す言葉で締めくくります。

「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします」などの一文を添えると、丁寧な印象になります。また、「すでにご対応済みの場合は、何卒ご容赦ください」のような、行き違いを考慮したフォローの言葉を入れるのもよいでしょう。

最後に、署名として会社名や連絡先を記載します。

ここでは、具体的なシーン別に、そのまま使えるメールの例文を5つ紹介します。

• 提出期限前のリマインド

• 重要なアポイント・会議前のリマインド

• イベント・会食など出欠確認のリマインド

• 面接日時のリマインド

• 予約や納品・配送などのリマインド

上記の例文を知っておくと、実際にメールを書くときに迷わず対応できます。

件名：【ご確認】〇〇の提出について

平素よりお世話になっております。〇〇会社の△△です。

さて、お願いしておりました〇〇について、納期が〇月〇日に迫っております。

提出方法：本メールに添付して送信

お困りのことがあればご連絡ください。

ご多忙中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

件名：〇月〇日(〇)開催「新製品説明会」のご案内

いつもお世話になっております。〇〇会社の△△です。

明後日〇月〇日(〇)11:00～の新製品説明会についてご案内します。

場所：弊社会議室(〇階〇〇室)

内容：新製品の概要説明と来期イベント報告

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

件名：【〇月〇日までにご返信ください】懇親会の出欠ご確認

お疲れさまです。〇〇課の△△です。

〇月〇日(〇)19:00～の懇親会の出欠について、〇月〇日までにご返信ください。

会場：△△(地図添付)

会費：〇〇円

当日の連絡先：090-XXXX-XXXX

件名：【株式会社〇〇】面接のご案内

〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇人事部の△△です。

明日〇月〇日(金)17:00～ 本社会議室での面接についてご案内します。

持ち物：履歴書・職務経歴書

連絡先：090-XXXX-XXXX (担当△△)

予約や納品・配送などのリマインド

件名：ご予約内容の確認／〇〇様

先日はご予約ありがとうございました。

〇月〇日(〇)19:00～ 季節のおまかせコース2名様

場所：△△(地図添付)

ご来店をお待ちしております。

件名：商品発送のお知らせ

〇月〇日午前中に△△様宛のお荷物をお届け予定です。

伝票番号：12345678

配送状況はこちら：https://xxxx

ここでは、メールを作成する際に注意すべき3つのポイントを解説します。

• 「リマインド」という言葉を入れない

• メール送信のタイミングに注意する

• 返信のマナーや挨拶を忘れない

上記を押さえておくと、相手に配慮したやり取りができ、信頼関係の維持にもつながります。

メールの件名や本文に「リマインド」を直接使うのは、できるだけ避けましょう。人によっては、「催促されている」と受け取り、不快に感じる可能性があるためです。

「ご確認」「ご案内」など、より中立的で穏やかな言葉を選ぶのが賢明です。「念のためお知らせいたします」のように、クッション言葉を使って表現を和らげるのもよい方法です。

リマインドメールは、送信する時期を見極めるのがポイントです。

送信が早すぎると、メールの内容自体を忘れられてしまう可能性があります。逆に、直前すぎると、相手が対応する時間がなくなり、リマインドの意味がなくなってしまいます。

会議やイベントなら3日前から前日、提出期限があるものなら1週間前が一般的な目安です。相手が余裕を持って準備や対応ができるタイミングを見計らって送信するように心がけましょう。

もし自分がメールを受け取った場合は、たとえ内容を覚えていても、できるだけ早く返信するのがマナーです。

返信する際は、件名の「Re:」は消さずにそのままにし、冒頭で挨拶と名乗りを述べ、最後には感謝の言葉を添えます。送信してくれた相手の配慮に感謝の意を示すことで、お互いに気持ちのよいコミュニケーションが取れ、良好な関係を維持できます。

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リマインドは、相手に配慮しながら、仕事の抜けや遅れを防ぐための手段です。本記事を参考に、相手に負担をかけずに伝えられる表現や、状況に合わせたタイミングを意識してみてください。

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