リマインド通知とは？ 5つの通知方法や活用場面・活用時のポイントを解説

仕事のタスクがたくさんある場合は、リマインド通知を活用するのがおすすめです。しかし、リマインド通知を使ったことがない方は、次のような悩みを持っているのではないでしょうか。

「リマインド通知の送り方がわからない」

「そもそもリマインド通知がどのようなものか知りたい」

リマインド通知は、ビジネスシーンにおいて重要な予定やタスクの抜け漏れを防ぎ、円滑なコミュニケーションを助けるための重要な手段です。

本記事では、リマインド通知の基本的な意味や催促やアラートとの違い、具体的な通知方法を紹介します。さらに活用シーンや通知を送る際のポイントも解説しているので、記事を読み終えるころには、状況に応じたリマインド通知を使いこなせるようになります。

リマインド通知に活用できるツールなら、フォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」がおすすめです。

「formrun（フォームラン）」には、以下の特徴があります。

• プログラミング不要

• 豊富なメール機能

• お問い合わせ管理、メール対応も可能

• 外部ツールとの連携が可能

• 万全のセキュリティ

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リマインド通知とは、大事な約束や締め切りを忘れないように、メールやチャット、カレンダーアプリなどを使って連絡を送る行為を指します。

ビジネスの現場では、次のような場面で利用されています。

• 会議の日程調整

• 締め切りの確認

• 予約の再確認

• 休暇の取得申請

• 自分自身のタスク管理

よく似た言葉に「リマインダー」がありますが、タスクやスケジュールを忘れないよう通知する機能やサービスの名称です。

リマインド通知の主な目的は、予定や期限を確実に守り、予期せぬトラブルや業務の遅延を防ぐ点にあります。

リマインドと似た言葉に「催促」や「アラート」がありますが、それぞれニュアンスや使われる状況が異なります。相手に与える印象を左右するため、場面に応じて正しく使いわける必要があります。

以下の表で、それぞれの言葉が持つ意味合いと使われる場面の違いをまとめました。

リマインドは、相手への配慮を示しながら確認を促す際に使います。一方で、催促はより強い要求の意思を伝え、アラートは差し迫った危険を知らせるためのものです。それぞれの違いを理解し、状況に応じて最もふさわしい言葉を選びましょう。

リマインド通知を送るには、いくつかの方法があります。状況や相手との関係性に応じて手段を使いわけることで、よりスムーズなコミュニケーションが実現可能です。

ここでは、ビジネスシーンでよく使われる5つの通知方法を紹介します。

• メール

• 電話

• 口頭

• チャット

• リマインダー（アプリ・ツール）

それぞれの方法のメリットとデメリットを理解し、最適な手段を選べるようになりましょう。

メールは、社内外を問わずビジネスで最も広く使われるリマインド方法です。やり取りが記録として残るため、後から内容を確認したい場合や、証拠を残したい場合に役立ちます。

メールで連絡する際は、件名を見ただけで「〇月〇日の会議の件」のように内容がわかるようにしましょう。本文では「リマインド」という言葉は使わず、相手を気遣う丁寧な表現を心がけます。催促されている印象を与えず、相手が気持ちよく対応してくれるような柔らかい言葉選びが重要です。

緊急性が高い場合や、文字では伝わりにくい細かなニュアンスを伝えたいときには、電話が向いています。相手の反応をその場で確認でき、すぐに対応を促せるのが大きな利点です。例えば、重要なアポイントの前日確認や、締め切りが迫ったタスクの確認に活用できます。

ただし、電話は相手の時間を中断させるため、連絡する時間帯に注意しましょう。忙しい時間帯は避け、「今、少しよろしいでしょうか」と相手の都合を尋ねる気遣いが、良好な関係を保つ上で大切です。

社内で席が近い相手への簡単な確認であれば、口頭で伝えるのが最も手軽で早い方法です。会議の開始前や、締め切り間近のタスクに関して「〇〇の件、よろしくお願いします」と一声かけるだけで、相手に思い出してもらえます。

しかし、口頭でのやり取りは記録に残らないため「言った」「聞いていない」など認識のズレが生まれる可能性があります。重要な内容や複雑な依頼は、口頭で伝えた後にチャットやメールでも送るなど、他の方法と組み合わせるのが望ましいです。

ビジネスチャットツールは、リマインド通知にも適しています。メールよりも形式ばらず、簡潔に要点を伝えられるため、素早い連絡が可能です。社外の相手にチャットで連絡する際は、相手との関係性に合わせて文章のトーンを調整しましょう。

ファイル添付やリンクの共有が簡単にできるため、資料の提出依頼や進捗の確認などの場面でも活用できます。スタンプやリアクション機能を使えば、相手が内容を確認したかどうかをすぐに把握できる点も、チャットならではの利点です。

スケジュール管理アプリやタスク管理ツールに搭載されているリマインダー機能を使えば、通知を自動化できます。

例えば、「Googleカレンダーの通知機能」「Slackのリマインダー」などが代表的です。これらを活用すれば、設定した日時に自動で通知が届き、抜け漏れを防ぎます。

とくに毎週の定例会議や毎月の報告書提出など、繰り返し発生するタスクは、繰り返し設定をしておくと便利です。多くのアプリは複数のデバイスに対応しているため、場所を選ばずに通知を確認できるアプリを選ぶと、より使いやすさが向上します。

リマインド通知は、ビジネスのさまざまな場面で役立ちます。うまく活用すれば、業務の遅延やトラブルを未然に防ぎ、関係者との円滑なコミュニケーションを促進します。

ここでは、リマインド通知が特に効果を発揮する5つの具体的なシーンを紹介します。

• 会議・打ち合わせ日時の確認

• 期日・納期のリマインド

• 予約・申込日時の確認

• 休暇取得の促進

• 自分自身へのタスク・スケジュール管理

これらのシーンを参考に、日々の業務にリマインド通知を取り入れてみましょう。

会議や打ち合わせの日時が近づいたら、参加者にリマインド通知を送りましょう。予定の数日前や前日に通知を送ることで、参加忘れや日時の勘違いを防ぎます。とくに社外の人が参加する重要な会議では、1週間前と前日の2回にわたって通知を送ると、より確実です。

通知を送る際は、日時や場所、議題など基本情報を明確に記載します。取引先に送る場合は、丁寧な挨拶とともに、具体的な議題をあらためて伝えることで、相手も準備をしやすくなります。

プロジェクトの進捗管理や資料の提出依頼など、締め切りが設定されている業務では、期日前にリマインド通知を送ることが遅延防止につながります。単に期日を知らせるだけでなく、「進捗はいかがでしょうか」と相手の状況を確認する一文を添えると、問題の早期発見に役立ちます。

その際、相手を追い詰めるような催促のニュアンスにならないよう、協力的で柔らかい表現を心がけるのが大切です。万が一、期日を過ぎた場合でも、状況確認として丁寧な言葉遣いで連絡しましょう。

飲食店やイベント運営で、予約忘れや無断キャンセルは大きな課題です。開催日の1週間前や前日にリマインド通知を送ることで、予約忘れを防ぎ、参加率の向上が期待できます。

通知には、予約日時や場所などの必須情報に加え、キャンセルポリシーや予約変更の方法も記載しておくと、参加者は安心して対応できます。

社内イベントの場合でも、参加の可否を最終確認する目的でリマインドを送ると、当日の運営がスムーズです。丁寧なリマインドは顧客満足度の向上にもつながります。

リマインド通知は、社員の休暇取得を促すためにも活用できます。有給休暇の取得期限が迫っている社員に対して、人事部から一斉に通知を送ることで、計画的な休暇取得の周知が実現可能です。

また企業には、対象となる労働者に年5日の有給休暇を取得させることが、法律で義務付けられています。法令を遵守するためにも、リマインド通知は有効な手段です。通知の際には、取得希望日の申請手順や締め切りを明確に案内し、業務の調整が円滑に進むよう促しましょう。

リマインド通知は、他人に対してだけでなく、自分自身のタスク管理にも有効です。スマートフォンやパソコンのリマインダー機能を活用して、忘れがちな業務や細かいタスクを登録しておけば、対応漏れを防げます。

例えば定例会議の資料作成や、毎週行うルーティン作業などを繰り返し通知するように設定しておくと、自動でタスク管理ができます。タスクの重要度や締め切りに応じて通知のタイミングを調整すれば、より計画的に業務を進められるでしょう。

リマインド通知を送る際には、相手に意図が正しく伝わり、かつ良好な関係を損なわないための配慮が必要です。効果的なリマインドを行うために、押さえておきたいポイントが3つあります。

これらのポイントを意識するだけで、相手からの反応が大きく変わることもあります。

• 一目で内容がわかるように簡潔な内容にする

• 相手や状況に合った通知方法・タイミングを選ぶ

• 件名・言葉選びに配慮して好印象を保つ

ここでは、それぞれのポイントを詳しく解説していきます。

リマインド通知は、相手が一読しただけで内容を理解できるように、簡潔にまとめることが重要です。忙しい相手の時間を奪わないためにも、必要な情報だけを明確に記載しましょう。

具体的には、箇条書きや短い文章を用いると、視覚的にわかりやすくなります。また、「5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）」を意識して情報を整理すると、伝えるべき内容が明確になります。冗長な表現や曖昧な言葉遣いは、誤解を招く原因となるため避けるべきです。

リマインド通知の効果は、どの方法で、いつ送るかによって大きく変わります。相手との関係性や用件の緊急度を考慮して、最適な手段とタイミングを選びましょう。

例えば、社外の相手や重要案件に関する連絡は、正式な記録が残るメールが適しています。一方で社内の同僚への気軽な確認であれば、チャットや口頭の方がスピーディーです。通知を送るタイミングは、予定の数日前が一般的ですが、案件の重要度に応じて前日や当日にも追加で連絡を入れるのもよいです。

リマインド通知を送る際は、相手に不快感を与えないための言葉選びが重要です。とくにメールの件名に「リマインド」と直接的に記載するのは、催促されているような印象を与える可能性があるため避けた方が無難です。

代わりに「【ご確認】〇月〇日の会議について」のように、具体的な用件を記載するとよいでしょう。

また「もし、本メールと行き違いでご対応いただいておりましたら、何卒ご容赦ください」などの一文を添えることで、相手への配慮を示すことができます。

ここまでリマインド通知の方法やポイントについて解説してきましたが、これらの作業を効率化したいなら、ツールの活用がおすすめです。とくに顧客からの予約受付や問い合わせ管理にリマインド通知を取り入れるなら「formrun」が役立ちます。

formrunは、専門知識がなくても高機能なメールフォームを作成できるツールです。豊富な機能で、リマインド通知を含む顧客とのコミュニケーションを自動化し、業務負担を軽減します。

• 豊富なメール機能

• 予約・日程調整フォーム作成が簡単にできる

• さまざまな外部ツールと連携可能

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1．自動メール返信
フォームに回答した直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信できます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後に対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載すると迷わず対応を進められます。

2．個別メール機能
フォーム回答時に質問がある場合、回答者ごとにメールを送信することが可能です。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用すると、対応品質を揃えられます。ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。

3．一斉メール配信
フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率・リンククリック率・エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信や一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。

フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心で予約・日程調整フォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富です。ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

メールアドレスがあれば無料登録可能！無期限で無料プランが利用できるのでformrunでぜひフォームを作成してみてください。

アンケートテンプレートはこちらをご覧ください。
>> テンプレート一覧

formrun（フォームラン）は、さまざまな外部ツールとの連携が可能で、主に通知とデータ連携に分かれています。

通知：チャットなどのコミュニケーションツールと連携することでフォームへの回答を即座に通知が可能です。
Slack通知、Chatwork通知、Microsoft Teams通知、LINE WORKS通知

データ連携：SFA・MA・CRMなど、マーケティング支援ツールやクラウドサインとデータ連携すると、より便利に手間なく業務を行えます。
Salesforce連携、kintone連携、Hubspot連携、MailChimp連携、CLOUDSIGN連携

外部ツールと連携させることで予約やキャンセルを見逃すこともなくなります。ぜひ、お使いのツールと連携して業務を効率化してみてください。

リマインド通知は単なる備忘録ではなく、業務の遅延やトラブルを防ぎ、円滑な人間関係を築くための重要なコミュニケーションツールです。相手や状況に合わせて適切な方法とタイミングで通知を送ることで、仕事の生産性を高められます。

リマインド通知に活用できるツールなら、フォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」がおすすめです。

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