1000名規模のイベント管理が簡単に！formrunで問い合わせ対応内製化（全国障害者問題研究会様）

障害の種類や程度、また職業や立場を越えて、障害者の総合的権利保障をめざし活動する研究会として、1967年に立ち上げられた全国障害者問題研究会。

現在は会員が3500名を超え、学校や保育所の職員の方を始め、各施設の職員や障害当事者や家族の方が参加されています。

今回、大小含めて年間複数開催される大会や研究会、セミナーの申込フォームとしてformrunを利用いただいている事務局長の櫻井様にお話を伺いました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

櫻井様：全国障害者問題研究会では研究会が主催となり、「教育実践の分析と創造」「障害者制度改革」などのテーマについて討論する全国大会や、オンラインセミナー等を運営しています。

formrunは全国大会やオンラインセミナーの申込受付フォームとして利用しています。年に数回開催される全国規模の大会や研究会は、100名〜1000名の申し込みがあり、オンラインセミナーについては更に頻度が多く1年間を通して開催しているのですが、その全てをformrunで受付しています。

さらに、そのセミナー時に販売している書籍の注文フォームとしてもformrunを活用しています。

セミナー申し込みフォーム

formrun導入の背景を教えてください

櫻井様：数年前、コロナの影響もあり、現地に集まり大会を開くことが難しくなったため、大会やセミナーをオンラインではじめました。

開始当時はGoogleフォームを使っていたのですが、1開催で200名を超える参加申込・その参加に関するお問い合わせ対応に課題を感じました。入金の確認や個別の連絡などの対応・管理が煩雑になり難しいと感じていたのです。

また、申込者とお問い合わせ者を照らし合わせるために都度メールアドレスや名前で検索をかけるのも大変で、時間がかかってしまっていました。次回の大会は800名を超える予定だったため、この課題を解決したいと思っていました。

イメージとしては、参加受付時に受付番号が自動採番され、問い合わせ者が受付番号を伝えてくれればすぐ判別できるようにしたいと思っていました。他のフォームツールで良いものが無いかWebで検索したところ、formrunを見つけました。フォーム作成は1時間あれば簡単に作れたのを覚えています。

formrunはフォーム申込をすると、自動で受付番号が付与され、管理画面内で確認ができます。申込してくれた方に送る自動メール返信に番号を記載できるのでお問い合わせ時は受付番号をもらうようにお願いしています。どの申込者様からのお問い合わせなのか簡単に確認できるようになり、すごく助かっています。

また、フォーム回答後はカードが自動で生成され、管理画面内でカンバン形式で複数のステータスの管理ができます。見た目も初めての人でもわかりやすく、複数の担当者で対応しても管理がしやすくなりました。

ボード画面にてステータス管理

実際にどのような効果がありましたか？

櫻井様：セミナー参加申込後の管理・お問い合わせ対応をこまめにできたおかげか、セミナー直前の入金の確認や資料送付の連絡などのお問い合わせがぐっと減りました。

formrun導入後、大会運営した他の職員からも、「大会前にこんなに問い合わせが少ないことはないよ」という声も上がっています。こまめな対応ができたことで当日のトラブルも減ったのかなと思います。

また、弊会では非常勤の職員もいるため、常に決められた担当者が問い合わせの確認を行っているわけではありません。対応してもらったお問い合わせもどういうステータスなのかお互いに共有できるのはありがたいですね。複数名での対応もスムーズになり抜け漏れなくできています。

対応人数も2/3ほどに削減できました。以前は大会の直前1週間は他の業務をストップしてしまうくらいバタバタしていたのですが、直前でも他の業務をすすめることができるようになりましたね。

その結果、1000名規模の全国大会の申込管理が今の人数で回せることがわかったので、中規模セミナーの頻度を増やすことにも繋がりました。

複数の職員でのステータス管理も簡単に

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

櫻井様：現在は3名以上のメンバーでformrunを使いたかったため、STARTERプランを契約しています。

今も使い続けている理由として、先ほども申し上げたステータス管理とフォーム複製の手軽さですね。この2つの機能が本当に助かっています。

また、STAERTERプランから利用できる一斉メール配信も利用しています。
以前はformrunと連携できる外部ツール、mailchimpを利用していましたが、一斉メール配信のほうが配信リストの作成も、メール文作成画面もわかりやすかったため、リリースされてからずっと使っています。

メール本文に変数が利用できるので、開封率の上昇にも繋がりました。もともと、メール配信で他のツールを使うのが手間にも感じていたので、formrunでできると顧客の管理もしやすいし良いなと思いました。

前回参加された方に次回大会のご案内ができたり、購入書籍の配送確認などでメールを送ることができるので便利に感じています。

一斉メール配信のリスト作成にて、ラベルや項目で条件を絞り込めます

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

櫻井様：セミナーやイベントを頻繁に実施する企業におすすめしたいです。

なかなかイベント運営を内製化するのは難しいのかなと思っていましたが、formrunは操作画面がわかりやすいのでフォーム編集から顧客管理まで実現できました。複数の担当者でイベント運営を実施されたい企業にはぜひ使用してほしいです。

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