メールテンプレートとSlack通知をフル活用！学生との連絡業務に抜け漏れや間違いがないようにしたformrun活用方法とは（株式会社POL 様）

株式会社POLは、科学と社会の発展を加速するべく、LabTech（研究×Technology）領域の事業を展開しています。

同社は、全国の理系学生が登録する理系スカウトサービスのLabBase、産学連携を加速させる研究者プラットフォームのLabBase X、理系学生と気軽に会えるオンラインイベントプラットフォームのLabBase Now、第2新卒と企業のマッチングプラットフォームのLabBase＋を運営しています。

今回は、「LabBase Now」のイベント企画・集客から運営まで一気通貫で担当されている今泉七星様にお話を伺いました。

formrunをどのような用途でご利用していますか？

今泉様：私たちが提供する「LabBase Now」では、特定のターゲット学生との座談会イベント「Now」、トップ層の学生に出会うためのオンライン逆求人イベント「キャリアドラフト 」、大勢の学生に訴求するためのオンライン大規模イベント「Expo」の3種類のイベントを開催しています。

参照：https://labbase.biz/now/

このうち「キャリアドラフト 」にて以下3つのフォームで利用しています。

• 学生からの申し込みフォーム
• 企業からの事前アンケートフォーム
• 企業からの事後アンケートフォーム

このイベントは、AI・データサイエンスなど特定の職種を採用する企業とそれらのバックグラウンドがある学生が1対1形式で話ができるマッチングイベントです。

参加する企業と学生のマッチング度合いに齟齬がないイベントを目指しており、イベントに参加できる学生の定義を運営側で定めています。

そのため、学生からすると、応募すれば必ず参加できるイベントにはなっておらず、実績や研究分野、得意領域などを鑑みて、イベント参加資格の有無を判断しています。

また、企業側に対しては、リクルーターとしてイベントに参加する方の緊急連絡先や、リクルーターの方がイベントに期待することなどをヒアリングしており、イベント終了後に収集するアンケートでは、参加したイベントへの感想などを聞いています。

なぜformrunを導入したのでしょうか？

今泉様：企業が求めるセキュリティ基準を、formrunが満たしていたからです。

企業が求めるセキュリティ基準を別のサービスで担保しようとしていた際には、以下2つの問題が起こっていました。

• 無駄な作業が発生する
• 機会損失に繋がる

以前別のサービスでアンケートフォームを作成していた際は、イベントに参加した企業によっては、セキュリティの観点で弊社が用意したフォームに回答できない場合がありました。

当時の対応方法としては、Webフォームに回答できない方は紙のアンケート用紙に回答してもらい、Webフォームに回答いただいたデータを出力したGoogleスプレッドシートに、手入力して集約する作業が発生していました。

また、学生向けのイベント申し込みフォームを作成した際には、セキュリティを厳しく設定した結果、設定ミスにより閲覧権限がない状態でリンクを共有してしまう事例が発生しました。

そのため、複数の学生から「フォームに回答できません」と連絡が入るまで気づくことができず、参加申し込みの機会損失に繋がっていました。

上記のようなセキュリティ関連の問題が起きた際に、フォーム単体でセキュリティが保証されているサービスがないかと検討し、fomrunの導入に至りました。

その上でformrunに決めた理由はなんでしょうか？

今泉様：以下2つの理由があります。

• Googleスプレッドシートへの出力ができる
• 管理画面上で個別にメールを送信できる

Googleスプレッドシートへの出力が必要な理由は、イベントに参加する学生の大学情報などを企業に共有するためです。

formrunを経由して収集した学生のデータをGoogleスプレッドシートに出力し、必要なデータに整形してから、参加企業のご担当者様に共有しています。

学生がイベント申し込みする際にはプライバシーポリシーへの同意をいただいており、こちらのチェックをもって個人情報の共有にも承諾いただいております。

また、1対1形式のマッチングイベントを開催する際には、参加申し込みがあった学生一人ひとりに連絡を送るために、管理画面から個別でメールを送信しています。

以前は、フォームから収集したメールアドレス宛に別のメールサーバーからメールを送信していました。しかし、formrunを利用する場合は、フォームで収集した学生の情報がカード化され、そのカードを開いてメールを送信することができるため、とても便利です。

※こちらはformrunのデモ画面です。

お気に入りの機能を教えてください。

今泉様：以下の3つの機能です。

1. Slack通知
2. メール機能
3. ボード画面

〈1. Slack通知〉

Slack連携を行なっていると、イベントへの参加を申し込んだ学生の所属や人数をすぐに確認できる点が便利だと感じています。

弊社では、LabBaseに登録している学生へのメールマガジンやホームページ内のバナーなどで、イベント情報を配信しており、そちらの情報にformrunで作成したフォームURLなどを掲載しています。そのため、メールマガジンを送信した後の反応も、申し込みへのSlack通知で判断することができます。

また、企業の方に回答してもらうイベント後のアンケートと、Slack連携しているチャンネルに他部署の方を招待しています。

アンケートの回答を簡単に共有することができるため、ログインアカウントを持っていないメンバーへの周知という点でも、とても便利です。

なお、企業の採用活動をサポートするカスタマーサクセス部署では、次のお客様との打ち合わせの際に、イベント後のアンケート回答を利用して、ヒアリングや会話のネタとして活用しています。

他にも、学生から個別にキャンセル連絡が来た際には、Slackに通知された内容をピン止めしておき、返答を忘れないように利用することもできます。

自動返信メールからの返信があった場合にも、Slackで通知されます。※こちらはformrunのデモ画面です。

〈2. メール機能〉

formrunのメール機能の中でも、特に以下3つの機能が特にお気に入りです。

1. メールテンプレート
2. 変数設定
3. 送信予約

上記3つの機能は、イベント申し込みを管理するために利用しています。なお、学生が1対1形式のイベントに申し込みをしてから参加するまでの流れとしては、以下になります。

1. 学生：フォームから参加申し込み
2. POL：実績や研究分野、得意領域などを元に、イベント参加可否の連絡
3. POL：イベント詳細やリマインドメールの送信
4. 学生：自己紹介資料の提出
5. 学生：イベント参加

上記のフローを構築させるために、イベント参加資格の有無やリマインドメールの送信、学生からのキャンセル連絡など、返答する際に必要なテンプレートを作成しています。

また、メールテンプレートや自動返信メールの設定時に変数を利用して、業務を効率化しています。大学名や学生の名前などを変数としてテンプレートに設定をしておけば、改めて打ち直す必要がないため、とても便利です。

※こちらはformrunのデモ画面です。

送信予約も重宝している機能です。特に参加資格の有無の際は、合格連絡の学生と不合格連絡の学生を絶対に間違えられません。

送信日時を指定して「送信する」ボタンをクリックすると、すぐにはメールが送信されず、カードから送信するメール内容がSlackに通知されます。

こちらの機能を利用することで、改めて学生の参加資格に相違がないかを確認しており、2重で管理しています。

〈3. ボード画面〉

ボード画面も同じく、イベントの参加申し込みフォームとして活用しています。

先程も述べた通り、学生のステータスが「参加申し込み」「合格」「リマインド」「キャンセル」など細かく分かれているため、ステータスを編集できる機能は重宝しています。

※こちらはformrunのデモ画面です。

最後にformrunを推薦したい方を教えてください！

小規模かつ、参加者との継続的な連絡を必要とするイベント開催する機会の多い企業に利用をお勧めしたいです。

formrunでは管理したい対象をステータスで細かく区切ることができますし、変数設定やメールテンプレートが用意されているため、メール対応を簡潔にする機能が豊富に揃っています。そのため、イベントの申し込みから管理までを一元で管理可能です。

また、業務効率の面ならず、フォームのセキュリティに気を遣う必要がある企業にもお勧めしたいです。