エクスポート・インポート機能を活用し、効率的なデータ管理を実現しよう!

Tips集

こんにちは。formLab編集部です。
いつも弊社サービスformrunをご利用いただき、誠にありがとうございます。

「カードデータを別のフォームに移行させたい」
「フォーム数が多いからフォームデータを1つにまとめたい」

フォームデータやカードを別のチームのフォームに移行させたい方、また多くなったフォームを1つに整理してデータを一括管理したいとお困りの方はいませんか。

今回は、データエクスポート・インポート機能を駆使して、フォームやカードのデータを自由に移行させる方法についてご紹介します。

データエクスポート・インポート機能とは?

フォーム管理者から利用可能なデータエクスポート機能とは?(STARTERプラン以上)

データエクスポート機能とは、formrunで作成したフォームに届いたデータをCSV(ExcelやUTF-8形式)やGoogleスプレッドシートなど外部に出力する機能です。

Googleスプレッドシートへ出力する場合は、Googleスプレッドシートへの連携が必要となります。

Googleスプレッドシート出力の仕様について

formrunで作成したフォームから送信されたデータをGoogleスプレッドシートへ出力することが可能です。


<Googleスプレッドシートへ自動出力した場合>
Googleスプレッドシート連携後のデータから反映されます。
そのため、フォームを作成した直後にGoogleスプレッドシート連携(自動更新)を行うことをおすすめします。

※サンプルデータです


<Googleスプレッドシートへ手動出力した場合>

※サンプルデータです

Googleスプレッドシートに出力した際に表示されているデータは、カードやリストで表示されているデータ項目になります。


そのため、現在公開フォームで使用している項目のみを出力したい場合、データ項目の表示・非表示の設定を行ってください。

▼データ項目設定の詳細はこちら

フォーム回答者のデータ管理活用例あり!データ項目を活用して、業務効率を高めよう

▼Googleスプレッドシート出力の詳細はこちら

CSVエクスポートの仕様について

フォームに送信されたデータをExcelまたはUTF-8形式でエクスポートすることが可能です。

※サンプルデータです


出力した際に表示されているデータは、カードやリストで表示されているデータ項目になります。


そのため、エクスポートを行う際、現在公開フォームで使用している項目のみを出力したい場合、データ項目の表示・非表示の設定を行ってください。

また、リスト画面よりエクスポートする際に、
すべての項目か現在表示されている項目のどちらかを選択し、エクスポートすることが可能です。

なお、現在表示されている項目を選択いただいた場合、
リスト画面の表示項目設定より、表示設定をした項目のみをエクスポートすることが可能です。

https://user-images.githubusercontent.com/4339187/110571552-05135880-819b-11eb-97f5-4bb7c9a03b72.png
すべての項目と現在表示されている項目の選択画面>

▼データ項目設定の詳細はこちら

フォーム回答者のデータ管理活用例あり!データ項目を活用して、業務効率を高めよう

▼CSVエクスポート機能の詳細はこちら

データエクスポート機能のよくあるお問い合わせ

データエクスポート機能について、頻繁にいただいているお問い合わせとして、

  • エクスポートしたデータ項目の並び順と、フォームの公開画面の表示項目の並び順が違う
  • Googleスプレッドシートへの出力先のシートを指定したい
  • 電話番号の先頭の「0」が表示されない
  • formrunにアカウント登録していないメンバーのGoogleアカウントを、Googleスプレッドシート連携できるかを知りたい

の4つがあります。それぞれについて以下で詳しく見ていきましょう。

エクスポートしたデータ項目の並び順と、フォームの公開画面の表示項目の並び順が違う

データエクスポートを行う際、出力されるデータ項目の並び順は公開フォームで表示されている項目の並び順とは異なり、カードやリスト画面で表示されているデータ項目の並び順で出力されます。

※フォーム公開画面のサンプル

※管理画面のサンプル

そのため、フォーム公開画面の表示項目と同じ並び順でデータを出力したい場合、データ項目設定からデータ項目の並び替えを行なってください。

Googleスプレッドシートへの出力先のシートを指定したい

指定のGoogleスプレッドシートへデータを出力することは現在未対応となっております。

Googleスプレッドシート(手動出力)を行う場合は、該当フォームで「Googleスプレッドシート(手動出力)」をクリックするたびに新しいシートが生成されます。

ただし、Googleスプレッドシート(自動出力)を行う場合は、1フォームにつき出力されるGoogleスプレッドシートは1つです。

そのため、Googleスプレッドシート(自動出力)を利用し、ブックマークしてご利用ください。

電話番号の先頭の「0」が表示されない

データエクスポート機能を用いてフォームデータを出力した際に、電話番号や郵便番号などの先頭の「0」が表示されない場合や、住所の番地が日付形式になってしまう場合は、Excelの仕様が原因となっております。

上記の場合、CSVデータをテキストデータ(.txt)に変換し、文字列として読み込むことで、先頭の0が表示されます。

参照:https://www.yakudatsujoho.com/post-1443/

formrunにアカウント登録していないメンバーのGoogleアカウントをGoogleスプレッドシートに連携できるかを知りたい

formrunとGoogleスプレッドシートとの連携は、formrunに登録している/いないに関わらず、すべてのGoogleアカウントとの連携が可能です。

なお、該当フォームのメンバーとなっているメンバー以外のGoogleアカウントとGoogleスプレッドシートを連携/共有する場合は以下の2点をご留意ください。

  • 個人情報がある場合、Googleスプレッドシートの閲覧・編集権限を設定してください。
  • URL形式で出力された添付ファイルは該当フォームのメンバーのみが閲覧可能です。

データインポート機能とは?

データインポート機能とは、既存のフォームからエクスポートされたデータや自分で作成したExcel形式のデータを、formrunのカードとして取り込む機能です。

インポート機能を活用することで、

  • カードの自動作成
  • 新たに設けたデータ項目に対する自動書き出し


を行うことができます。

※Excelのデータをインポートした際のサンプルデータです

インポート機能はformrunから取得したデータや、他のフォームツールのデータを任意のフォームに移行したい時にご活用いただけます。

インポートの手順は以下になります。詳細は「フォームデータの移行方法」で解説します。

  • 「設定画面>データ管理>データインポート」をクリックする
  • インポート用のテンプレートをダウンロードする
  • データ(当該データ項目の列)を入力する
  • CSV形式で保存したファイルをアップロードする


インポート用のテンプレートには、1行目に表示名が記載され、2行目に項目名「field」が記載され出力されます。


なお、インポート用のテンプレートの保存形式は、WindowsとMacで異なります。

①Windows をご利用の場合は、「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」形式でそのまま保存してください。

②Mac をご利用の場合は、「UTF-16 Unicode Text (.txt)」形式でそのまま保存してください。

▼データインポートの詳細についてはこちら

データインポート機能をご利用する時の注意事項

データインポート機能を利用する際の注意事項として、

  • インポート数の上限
  • 管理画面の推奨環境


の2つにご注意ください。

<インポート数の上限>
データのインポートは1回につき100件までとなりますのでご注意ください。

<管理画面の推奨環境>
データインポートの際に504エラー画面が表示される場合は、1度に100件以上インポートしていないかご確認ください。

上記をご確認いただき解決されない場合、formrunの管理画面の推奨環境をご利用いただいているかご確認ください。

▼管理画面の推奨環境の詳細はこちら

フォームデータの移行方法

formrunでは、フォームに送信されたデータをデータエクスポート機能を用いて出力し、データインポート機能を用いてフォームにデータをアップロードすることができます。

今回は、フォームAのデータをフォームB(データ移行先)に移行させる方法をご説明します。


(1)フォームAのリスト画面右上のエクスポートアイコンをクリックし、出力方法を選択します。
今回は、Googleスプレッドシートへの手動出力を選択します。


(2)Googleスプレッドシートを開きます。


(3)手動出力したデータをコピーします。

※Googleスプレッドシートへ手動出力した際のサンプルデータです


(4)フォームBの管理画面に遷移し「設定」をクリックします。


(5)フォームBの設定画面から「データ管理」の「データインポート」をクリックします。


(6)データインポート用のテンプレートをダウンロードします。


(7)テンプレートを開き、(2)でコピーしたデータをテンプレートに貼り付け、ファイルを保存します。


(8)保存したファイルを選択し、「アップロードして確認」をクリックします。


(9)データのアップロードを確認できたら「インポート」をクリックします。


フォームBのリスト画面またはボード画面より、データの移行が完了したことをご確認ください。

まとめ

今回は、データエクスポート・インポート機能を駆使して、フォームデータをフォームからフォームへ移行させる方法についてご紹介しました。

複数のフォームデータを1つにまとめ、効率的なデータ管理を実現したい方はぜひデータエクスポート・インポート機能をご活用ください。