申込み管理でformrunを活用。「業務量が明らかに減った」その理由とは（JOYSTICK 様）

今回は、東京・埼玉を中心に活動する陸上クラブ「JOYSTICK」の代表を務める、石嶋様にお話を伺いました。

formrunのことはどちらで知りましたか

石嶋様：個人投資家やベンチャーキャピタルのTwitterで、formrunについての投稿を見つけたのがきっかけです。

もともとは顧客管理のために、営業管理サービスを導入しようと考えていました。

しかしコストが高く、自分達のビジネスのスケールと利用シーンに見合うものではなかった。

それから海外のカスタマーサポートツールの導入も試みたんですが、自分ではなかなか大変で、結局つなげることが出来なかったです。

formrunのセットアップはいかがでしたか

石嶋様：formrunを導入した際は、実際にかかった時間は３０分ほどです。すべて自分ひとりでやりました。

文系学生出身ということもあり、HTMLもCSSに関しては初心者でしたが、formrunの「フォーム移行機能」を使って、あとは微修正したぐらいです。

現在はどのようにご利用いただいているのでしょうか

石嶋様：生徒向けの体験練習のお申し込みフォームで利用しているほか、タイムを測る記録会があるんですが、記録会の受付用フォームとしても使わせていただいています。

以前の体験練習のお申し込みフォームは、データが入力されるとメールボックスに入るだけだったんです。

だから、お申し込みのメールそのものを見逃してしまうなんてことが結構あったんですね。

しかもフォームだけでなく、お電話でのお申込みもあって、それらを表計算ソフトにデータを入力しているとデータを打ち間違えてしまったり……。

時には生徒さんに聞き直すことも。

そうして整理したデータを、体験会の朝にコーチ陣とまた共有し直さないといけない、とにかく時間もコミュニケーションコストもかかっていました。

本当に時間がもったいなくて。

運動会や新学期に合わせて広報を行っているんですが、その結果、繁忙期にはお問い合わせの件数が、突発的に１００件を超える事があるんです。

けれど、タイムリーにメールを返信することができなかったばかりに、機会損失につながってしまうことがありました。

formrunをご利用いただいて、そうした機会損失は少なくなりましたか

石嶋様：そうですね。formrunを使うことで、業務量が明らかに減りました。

お申込みフォームに入力されたデータが自動で入り、生徒さんの状況に応じてステータス毎に整理できるところが便利ですね。

体験会に参加した生徒さんに対して、入会や割引価格のフォローなど提案状況によって生徒さんの情報が可視化できるようになりました。

つまり、体験会にお申込みいただいた生徒さんへのアプローチすべきフローがしっかりと追えるんですね。

ほかにもformrunをご利用いただいて変わった点はありますか

石嶋様：メンバーとの情報の共有がやりやすくなりました。

自分が経営をはじめメインの業務から体験会の電話対応まで全て行っているんですが、自分ひとりでやると管理すべきデータが多いためミスが出てしまい、システムのサポートが必要だなって思っていたんです。

特に、学年の変わり目や運動会のシーズンの前後は、お申込みが非常に多いので。

以前は、コーチ陣にLINEを使って体験会の対応指示を行っていたんですが、メッセージだけ送り続けるのは限界があって。

こんな忙しい時期には、他のメンバーに現場対応を任せたくても、任せるための効率的に情報共有を行える手段が無かったんです。

formrunだと、メンバー全員がひとつのデータベースにアクセスできるので、部分的なソーシングができるんですね。

顧客カード毎に担当者をセットできるので、担当するコーチの履歴が追えるじゃないですか、たとえば男性コーチから女性のコーチに担当が代わったときなど。

これが本当に便利ですね。

最後に、formrunはどういった方にお薦めできますでしょうか？

石嶋様：塾を経営されている方などにもいいと思います。

夏期や冬期といった講習のご案内なども多いですから。

それに塾は、直接生徒さんと対面する時間を経て得られる情報が多いと思いますので、設定したフォームに直接入力していくことで、必要なデータを得ることができますよね。