イベントの受付工数が9割カット！地方企業の人手不足をDXで解決（合名会社吾妻嶺酒造店様）

岩手県南部杜氏発祥の蔵として1670年代創業の老舗日本酒製造メーカー、合名会社吾妻嶺酒造店。340年続く伝統は守りつつ、時代の変化に合わせてHP設立等のデジタル化を推進しています。

日本酒をもっと身近に感じてほしいとの思いやお客様への普段の感謝の気持ちから17年続けて日本酒と地元の美味しいものをPRするイベントを開催しています。

今回、イベントのお申し込みを社員数5名という限られた人数で通常業務と並行して行うためにformrunを有効にご利用いただいている蔵元の佐藤様にお話を伺いました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

佐藤様：当店では、年に1回、毎年3月の第一土曜日に日本酒と岩手の美味しいものを堪能できるイベントを主催しております。

このイベントは毎年たくさんの県外の方からご愛顧いただいており、今年で17年続けて開催いたしました。

formrunはそのイベントの参加お申し込みフォームと、お問い合わせ窓口として利用しています。イベントに参加される方は老若男女や海外の方など様々なのですが、すべての申込をformrunで受付ています。

イベントの参加お申し込みは200名近くまでいただきますが、その受付とその後のお客様の管理をformrunを利用することで私と事務担当の2人で行うことができています。

イベントの参加お申し込みフォーム

formrun導入の背景を教えてください

佐藤様：formrun導入前は当蔵で製造した日本酒を卸している酒屋さんにイベントの告知ポスターを貼ってもらい、電話とFAXで参加のお申し込みを受付ていました。

お客様からのお問い合わせがくるたびに、スタッフがその場で対応し、受付した申し込み情報はエクセルに一つ一つ手入力していました。

ありがたいことに毎年イベントの参加人数が増えていったのですが、12月から3月までの間は日本酒の消費が多く、日本酒製造メーカーとしての業務負荷が大きくなる中、並行してイベントの申し込み受付・管理を5人体制で行っていたこともあり、徐々に従業員の負担が大きなっていきました。

そんな中で、電話やFAXでは聞き取れない部分や読めない文字があるなどして予約がされていないなどのトラブルがあり、この方法では限界があると感じてマーケティングコンサルティングの会社に相談したところ、formrunを勧められました。

実際にさわってみたところフォームの作成自体が簡単で、毎年開催するイベントのため、フォームをコピーすればすぐに利用をスタートできるところもすごく楽だと感じて契約しました。

インターネットサービスにあまり触れてこなかったお客様を管理する事務担当でも、formrunではお客様情報の確認やステータスの管理が直感的にでき、30分ほどで操作に慣れることができたんです。

実際にどのような効果がありましたか？

佐藤様：イベント開催のお申し込み受付の作業工数が9割カットできました！

お申し込みの窓口をformrunだけに限定することで、申し込みの受付からお客様情報の確認、対応状況の管理までを「formrunだけ見れば良い」という状況にできたんです。

必要な入力項目を設定できるので入力漏れがなくなりました。デジタル化しているため文字が読めないという問題も無くなり、以前に起きていた「予約ができていない」トラブルも0にできました。おかげで、受付時に発生していた確認、対応業務を大幅に減らすことができたため、本当に助かっています。

「電話待ち」が必要無くなったことも大きく、負荷の軽減と製造業務を優先していた際に発生していた「電話に出られない」問題も解決しました。

現在は、お客様からの申し込みが自動的にformrunのボード画面に溜まっていくため、製造業務に集中することができ、お客様も24時間お申し込みできるので機会損失も無くなりました！

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

佐藤様：自動メール返信やお客様と個別にメールでのやり取りをするためにBEGINNERプランを契約しました。

自動メール返信機能はお客様に自動的に申し込み完了メールが送信されるので、お客様からも予約が本当にできていることが確認できるため「安心する」とお喜びの声をいただいております。手間をかけずお客様に喜んで頂けているWin-Winの状態です！

またボード画面に来たお申し込みの情報を見ながら、そのお客様に個別のメールが送れるのも色々なツールを見る必要がなくて楽ですね。ここで情報に不備があれば「不備あり」のステータスに振り分けておくことで、お客様の情報を一目でわかることも管理面の工数削減に繋がっています。

顧客対応をステータスで管理されたボード画面

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

佐藤様：少ない従業員数で通常業務と並行してイベントを開催する企業におすすめしたいですね。

ドラッグ＆ドロップでステータス移動できるなど、簡単に顧客管理ができるので、インターネットのサービスに慣れていない方もformrunなら直感的に操作可能だと思います！