毎日のデータ修正作業が不要に！多くの営業メンバーが活躍する人材サービス会社でのformrunを活用したデータ管理とは？（株式会社日本メディカルキャリア様）

転職を希望する医師・薬剤師と人材を募集する医療機関をつなぐ、転職支援サービスを提供する株式会社日本メディカルキャリア。開業支援やキャリアコンサルティング等、その他にも幅広いキャリア支援を行っています。

同社では、営業部門が獲得した求人情報をデータベースに登録する際、営業担当者によって書式や入力内容にバラつきが出てしまい、データの修正に多くの工数がかかっていたそうです。

今回は企画管理の責任者である志水慎太郎様に、formrunを活用した入力ミス防止とデータクレンジングコスト削減についてお聞きしました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

志水様：いろいろなことに使っていますが、元々formrun導入のきっかけになり、一番使ってよかったと思っているのは求人情報を登録するフォームです。

営業チームが医療機関から獲得してきた求人情報を、社内のデータベースに登録するよう企画チームに依頼する際、formrunで作成したフォームから情報を入力してもらっています。このデータは後々外部の求人サイトに掲載するので、決まったフォーマットで入力してもらわなければならないのです。

他に新規の求職者さんに営業担当者をアサインした際の連絡など、データベースへの登録を依頼する際はformrunのフォームから申請してもらうようにしています。

社内の連絡以外でも、ユーザー向けに求人情報を配信しているメールマガジンやLPからのお問い合わせフォーム、お役立ち資料やホワイトペーパーのダウンロードフォームなど、幅広い用途で活用しています。

求人サイトへの掲載フォームや資料ダウンロードフォームとして利用

formrun導入の背景を教えてください

志水様：以前はGoogleフォームを利用して、求人情報を営業メンバーから企画チームに送ってもらっていました。

先程申し上げた通り、弊社では求人情報を外部サイトに掲載しているので、仕様に沿わないデータがデータベースに入っていると、掲載先サイトでエラーや文字化けが発生してしまいます。営業メンバーには仕様に沿って入力してもらうようお願いをしていたのですが、この5年で3倍になったメンバー全員に仕様を完全に理解してもらい、ミスなく入力してもらうのは難しいものがありました。

ミスがあった項目を修正するには、1日に1時間半〜2時間かかっていました。ちょうどその頃、データ修正を担当していたメンバーが育休に入ることになったのを期に、環境を改善しようと考えるようになりました。

そこでやろうとしたのが、フォームに入力できる内容自体に制限をかけて、そもそも仕様に沿わないデータを入力できないようにする方法です。Googleフォームでもある程度の入力制限はできますが、より自由度が高くフォームをカスタマイズできるツールを探していて、formrunを見つけました。

formrun以外にも5つくらいのフォームツールをピックアップし、すべて実際に使ってみて比較しましたが、他のツールには条件分岐やGoogleスプレッドシートとの連携がありませんでした。約15項目で比較検討した結果、フォーム作成の自由度が一番高く、弊社が使いたい機能を一番多く満たしていたので、formrunの導入を決めました。

志水様

実際にどのような効果がありましたか？

志水様：formrunを導入したことにより、バリデーション機能によってデータの内容を入力時にチェックできるようになったので、データベースに投入する際のエラーはほとんどなくなりました。これまでエラー修正にかかっていた時間が必要なくなり、とても助かっています。

例えば、使えない文字の入力や制限文字数以上の入力を禁止するよう設定したり、複数選択可能な項目で選べる数の上限を設定したり、正しいデータだけが入力されるように工夫をしています。注意書きをしても見落としたり読み飛ばしたりはどうしてもあるので、フォーム側で制限をかけた方が後々の手間が省けますよね。

バリデーション機能

他にも、メイン募集科目の選択肢に応じて、80通りほどあるサブ募集科目を選択肢として表示させたり、細かいところですが最低年収を入力したら最高年収は最低年収以上になるように回答に制限をかけるなど、回答ミスを防ぐ対策を行っています。

回答ミス少ないフォームにカスタマイズ

このようにいろいろこだわったフォームを作りたかったので、自由度が高いツールを探していたんです。

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

志水様：formrunの無料トライアルが終わると同時に、PROFESSIONALプランに申し込みました。そこからずっと継続しています。

自動更新のGoogleスプレッドシート連携を使いたかったのが、プラン選びの決め手でした。元々自由度の高いフォーム作成を求めて導入したので、使える機能の充実は大きなポイントです。

また、弊社では求人情報のメルマガを配信しており、メルマガ発行ごとに個別の問い合わせフォームを作っています。週に1、2個ずつ増えていくので、上位プランでないとフォーム作成数が足りませんね。

毎週のフォーム作成には、フォームコピー機能を活用しています。基本項目は同じで、メルマガの内容に合わせて問い合わせ先の求人案件を選ぶ項目だけ差し替えればいいので、作成コストが最低限で済みます。

フォームコピーにてフォームを量産

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

志水様：弊社と同様、外部の求人サイトに情報を掲載している人材紹介会社におすすめしたいです。

自社サイトと違い、外部サイトに掲載するにはそのサイトのフォーマットに沿ったデータを用意しなくてはなりません。複数のサイトに掲載すれば、その分制約は多くなります。さらに、社内での業務にいろいろなツールを使っていれば、ツールの仕様による制約も加わります。

formrunを利用すると、バリデーション機能や文字種の制限機能などを活用して仕様に沿ったデータを入力させることができるので、多くの制約を抱える企業にはニーズがあるのではないでしょうか。無料ツールの機能だけでは厳しくなってきたという方にはおすすめです。