「メールサーバーって、よく聞くけど一体何のこと？」

「メールサーバーの仕組みや、どうやって選べばいいのか知りたい」

このような疑問を持っていませんか。

メールサーバーは、インターネット上でメールの送受信を行うために不可欠なシステムです。普段何気なく使っているメールも、このサーバーがなければ相手に届くことはありません。

本記事では、メールサーバーの基本的な仕組みや種類ごとの役割、そして自社に合ったホスティングサービスを選ぶための具体的なポイントまで詳しく解説します。

この記事を読めば、メールサーバーの全体像がわかり、安定したメール環境を構築するためのヒントが得られます。

メール配信業務を効率化するなら、フォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」の導入がおすすめです。

「formrun（フォームラン）」は、以下の特徴があります。

• フォームをドラッグ＆ドロップで作成完了

• 配信リスト作成やテンプレート、自動返信などメール機能が豊富

• ISMS・Pマーク取得済みの万全なセキュリティ

• ファイルの受け取り/メール機能で添付することも可能

• 顧客管理や営業支援ツールなど外部のシステムに連携可能

▼ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」は、フォーム作成とメール配信業務の効率化が可能ですので、ぜひご活用ください。

メールサーバーとは、インターネットを介して電子メールを送受信するために使われるコンピューターやシステムのことです。

私たちがメールを送ったり受け取ったりできるのは、このメールサーバーが郵便局のように、手紙であるメールを仕分けし、正しい宛先へ届けてくれるためです。

メールを送受信・管理するためのソフトウェアである「メールクライアント」や、ブラウザ上で利用する「Webメール」と連携し、安定した通信を裏側で支える重要な社会基盤の1つといえます。

メールサーバーは、1つのサーバーで成り立っているわけではありません。それぞれが異なる役割を持つ複数のサーバーが連携することで、メールの送受信が実現しています。ここでは、主な4種類のサーバーの役割を解説します。

• SMTPサーバー|メールを送信するサーバー

• POPサーバー|受信したメールを端末に保存するサーバー

• IMAPサーバー|複数端末でメールを同期できるサーバー

• DNSサーバー|メールの宛先を特定する役割のサーバー

これらのサーバーがどのように連携しているのか、1つずつ見ていきましょう。

SMTPサーバーは、「Simple Mail Transfer Protocol」の略で、メールを送信する役割を専門に担うサーバーです。あなたが送信したメールを、相手のメールサーバーまで届けるための中継役を果たします。

メールを確実に相手に届けるためには、このSMTPサーバーが正しく設定されている必要があります。送信元が本物であることを証明する認証設定などが重要になります。

SMTPサーバーの設定が不十分だと、迷惑メールと判断されて相手に届かない原因になるため、ビジネスでの利用では特に注意が必要です。

POPサーバーは、「Post Office Protocol」の略で、受信したメールをパソコンやスマートフォンといった端末にダウンロードして保存する仕組みを持つサーバーです。

一度メールを端末にダウンロードすると、サーバー上からはメールが削除されます。

POPサーバーを活用するメリットは、サーバーの容量を圧迫しにくい点や、一度受信すればオフラインの状態でもメールを読める点です。しかし、メールをダウンロードした端末でしか内容を確認できないため、複数のデバイスで同じメールを管理したい場合には向いていません。

IMAPサーバーは、「Internet Message Access Protocol」の略で、メールをサーバー上に保存したまま管理する仕組みです。

POPサーバーとは異なり、メールを端末にダウンロードしないため、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、複数の異なる端末からいつでも同じメールボックスの状態を閲覧できます。外出先でスマートフォンから確認したメールを、帰宅後にパソコンで見ても「既読」の状態に保つことが可能です。

端末や場所を選ばずメールを確認できる利便性の高さから、近年のビジネス環境では主流の方式で、クラウドメールの運用にも適しています。

DNSサーバーは、「Domain Name System」の略で、メールアドレスの「@」以降のドメイン名から、メールを届けるべき正しいサーバーの住所を特定する役割を持ちます。

メールが送信される際、DNSサーバーは相手のドメイン情報（MXレコード）を参照し、どのサーバーへメールを転送すべきかを判断します。

このDNSサーバーの設定の誤りは、メールが相手に届かなかったり、迷惑メールと誤認されたりする原因の1つです。メール配信の信頼性を確保し、スパムメールを防ぐ上でも、重要な役割を担っているサーバーです。

自社でメールサーバーを運用する場合、専門のホスティングサービスを利用するのが一般的です。しかし、サービス内容は多岐にわたるため、どれを選べば良いか迷ってしまうかもしれません。

ここでは、ホスティングサービスを選ぶ際に確認すべき5つのポイントを解説します。

• メールアドレス数や容量制限

• アーカイブ・バックアップ機能

• スマートフォン対応の有無

• 運用形態の選択の有無

• セキュリティの充実度

これらのポイントを比較検討し、自社に合ったサービスを選びましょう。

ホスティングサービスを選ぶ際にまず確認したいのが、作成できるメールアドレスの数と、一つのメールボックスで利用できる容量の上限です。サービスやプランによって、これらの上限が異なります。

自社の従業員数やメールの利用頻度を考慮し、十分な容量を確保できるプランを選びましょう。また、将来的に従業員が増える可能性も考えて、必要に応じてアドレス数や容量を柔軟に追加できるかどうかも、重要な選定ポイントになります。

▼メール添付ファイル容量上限の詳しい内容は、こちらの記事で解説しています。

>> メール添付ファイル容量の上限は？大容量の添付を避けるべき理由や3つの代替手段を解説

万が一の事態に備えて、バックアップ機能の有無は必ず確認しましょう。誤って重要なメールを削除してしまったり、サーバーに障害が発生したりした際に、データを復元できるかどうかは重視すべきポイントです。

また、コンプライアンスや内部監査の観点から、一定期間のメールをすべて自動で保存してくれるアーカイブ機能があるとさらに安心です。

クラウド型のホスティングサービスの中には、これらのバックアップが自動化されているプランもあるので、自社の運用方針に合わせて選びましょう。

テレワークや外出先での業務が当たり前になった現代では、スマートフォンでメールを快適に利用できるかも大切です。サービスがIMAP接続に対応しているか、あるいはスマートフォン専用の管理アプリが提供されているかなどをチェックしましょう。

IMAP接続は、メールをサーバー上に保管したまま、パソコンやスマートフォンなど複数のデバイスからいつでも同じ状態でアクセスできる仕組みです。複数の端末でメールを確認する機会が多いなら、IMAP対応は必須の条件といえます。

メールサーバーの運用形態には、主に「共用サーバー」「専用サーバー」「クラウド型」の3種類があり、それぞれコストやカスタマイズの自由度が異なります。

自社の予算や、サーバー管理に割ける人的リソース、求めるセキュリティレベルなどを総合的に考慮し、最適な形態を選びましょう。

ビジネスでメールを利用する以上、セキュリティ対策は最も重要なポイントの1つです。迷惑メールを排除するスパムフィルターや、ウイルスチェック機能、そして通信内容を暗号化するSSL/TLSといった機能が備わっているかを確認しましょう。

SSL/TLSは、インターネット上で送受信されるデータを暗号化し、第三者による盗み見や改ざんを防ぐための技術です。

近年増加しているフィッシング詐欺などの巧妙な攻撃に備え、二段階認証などの高度なセキュリティ機能があるとさらに安心です。情報漏洩のリスクを最小限に抑えるため、セキュリティ対策が充実したサービスを選びましょう。

また、フォーム作成ツール「formrun」なら、高度なセキュリティによる安全性の高いメール配信が可能です。

▼「formrun」のセキュリティ・安全性に関連する情報をまとめた記事はこちらです。

>> セキュリティ・安全性

ホスティングサービスを契約したら、次はメールソフトで送受信ができるように設定を行います。ここでは、一般的な設定手順を3つのステップで解説します。

1. メールアカウントの発行

2. メールソフトへの設定手順

3. DNS設定でメールを有効化

これらの手順に沿って、メールサーバーの設定を進めてみてください。

まずは、契約したサーバーの管理画面にログインし、メールアカウントを作成してください。独自ドメインの設定を行い、「info@」や「taro.yamada@」といった、希望するメールアドレスとパスワードを設定します。

このとき、企業ドメインでメールを運用するためには、サーバー側でMXレコードという設定を正しく行う必要があります。

アカウントが発行されたら、以下の情報を手元に控えておきましょう。

• メールアドレス

• パスワード

• サーバー情報（SMTPサーバー名など）

これらの情報は以降の手順で必要になるため、忘れずにメモしてください。

次に、OutlookやThunderbirdなどの、普段使っているメールソフトに先ほど作成したアカウント情報を設定します。

メールソフトの「アカウント設定」メニューから、SMTPサーバーと、IMAPまたはPOPサーバーのアドレス、そしてポート番号を正確に入力しましょう。ポート番号とは、ネットワーク通信において、特定のコンピューターの特定のアプリケーションを識別するための番号です。

このとき、セキュリティを確保するために、SSL/TLSによる暗号化通信を有効にすることを忘れないようにしてください。

最後に、作成したメールアドレスが正しく機能するように、DNS設定を行い、ドメインの信頼性を高めましょう。

具体的には、MXレコードやDKIMなどの認証情報をDNSサーバーに登録します。DKIMとは、電子署名を用いて送信メールが改ざんされていないか、なりすましでないかを検証する仕組みです。

これらの設定に誤りがあると、メールが相手に届かなかったり、迷惑メールとして扱われたりする原因になります。設定が完了したら、必ず自分宛てや他のアドレス宛てにテストメールを送り、問題なく送受信できるかを確認しましょう。

▼DKIMの設定方法をわかりやすく解説した記事はこちら

>> DKIM設定とは？必要な3つの理由や設定方法・よくあるミスと対処法を解説

メールサーバーの設定を正しく行なったつもりでも、メールがうまく送受信できない場合があります。ここでは、メールサーバーの設定後によくある5つのエラーコードとその原因を解説します。

エラーメッセージの意味を理解すれば、冷静に対処できます。

「550」エラーは、送信先のメールアドレスが存在しない場合に表示されます。メールアドレスの打ち間違いや、相手がすでにそのアドレスを使っていない（アカウントが削除されている）などの原因が考えられます。

このエラーが表示された場合は、まず送信先のアドレスにタイプミスがないかを再確認しましょう。正しいアドレスを入力して再送することで、問題が解決する場合が多いです。

「551」エラーは、送信先のメールサーバーが、セキュリティ上の理由などからメールの受け取りを拒否した場合に発生します。主な原因として、メールソフトの送信設定（SMTP認証）が正しく行われていない可能性が考えられます。

SMTP認証は、メールを送信する際にIDとパスワードで正規の利用者であることを証明する仕組みです。メールソフトのアカウント設定を見直し、認証情報が正しく入力されているかを確認しましょう。

「552」エラーは、送信しようとしたメールのサイズが、サーバーで定められた上限を超えてしまった場合に発生します。サイズの大きいファイルを添付した際に、このエラーが表示されることが多いです。

この場合は、添付ファイルを圧縮してサイズを小さくするか、ファイル転送サービスなどを利用して共有する方法で回避できます。送信する前に、利用しているメールサーバーの容量上限を確認する習慣をつけると良いでしょう。

▼メールに添付するファイルの容量について気になる方は、こちらの記事で詳しく解説しています。

>> メール添付ファイル容量の上限は？大容量の添付を避けるべき理由や3つの代替手段を解説

「553」エラーは、送信元アドレスのドメインが不正だと判断された場合に表示されます。

このエラーも、SMTP認証の設定に誤りがあるか、送信元として設定したメールアドレスが正しくない可能性があります。

また、なりすましメール対策のためのドメイン認証技術であるSPFの設定を見直すことで、解決する場合があります。SPFは、送信元IPアドレスが正規のものであることを検証する仕組みです。

「554」エラーは、メールの配送処理が失敗したときに表示される汎用的なエラーです。受信側のサーバーがメールをスパムと判断した場合や、DNS設定の不備、送信元がブラックリストに登録されているなど、様々な原因が考えられます。

このエラーは原因が多岐にわたるため、対処するにはエラーメールの本文を詳しく読み、原因を特定する必要があります。

メールの送受信が全くできなくなった場合、サーバー自体に問題が発生している可能性があります。ここでは、接続できない場合に確認すべき2つのポイントを解説します。

• メールサーバー側に障害が起きていないか

• アカウント契約やドメインに問題がないか

慌てずに、まずは原因を切り分けることが大切です。

まず最初に、利用しているホスティングサービスの公式サイトで、障害情報やメンテナンス情報が掲載されていないかを確認しましょう。サーバー提供元で障害が発生している場合、自分では何もできません。

もし可能であれば、同じネットワークを利用している他の人にも同様の症状が出ていないかを確認し、全体的な障害なのか、自分だけの個別の問題なのかを切り分けましょう。

障害が確認された場合は、復旧のアナウンスを待つようにし、むやみに設定を変更しないことが大切です。

サーバーの障害情報が見当たらない場合は、自分自身の契約状況を確認しましょう。ホスティングサービスの契約更新を忘れていて、利用期間が切れてしまっている場合、サーバーの機能が停止される場合があります。

同様に、メールアドレスで利用している独自ドメインの有効期限が切れている場合も、メールの送受信ができなくなります。トラブルを防ぐためにも、サーバーとドメインの契約情報は定期的に確認し、期限管理を徹底することが重要です。

メール配信業務を効率化するなら「formrun」がおすすめです。「formrun」を利用するメリットは下記の3点です。

• 配信リスト作成やテンプレート、自動返信などメール機能が豊富

• ISMS・Pマーク取得済みの万全のセキュリティ

• 安全性が高いファイル添付が可能

各メリットを詳しく見ていきましょう。

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が主に3種類用意されています。

• 自動メール返信

• 個別メール機能

• 一斉メール配信

また、すべての機能でフォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。

配信リスト作成やテンプレートの活用もでき、メール配信業務を効率化できます。
フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

formrunのメール機能でメール対応をスムーズにした事例記事はコチラをご覧ください。

 >> フォーム一覧やメール機能にて顧客の動きや社内での対応を可視化！複数のプロジェクトを持つマネージャーにとってformrunが最適な理由とは？（一般社団法人日本デジタルトランスフォーメーション推進協会 様）

formrun（フォームラン）の大きな魅力のひとつが、安心できるセキュリティ対策です。

「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など、多層的な対策がとられています。

実際、近年は大手プラットフォームや無料サービスにおいても情報漏洩や不正アクセスのニュースが後を絶ちません。

無料ツールでは不安を感じる個人情報の取り扱いも、formrunなら安心して運用可能です。フォームは、名前・住所・メールアドレスなど大切な情報を扱うもの。

安全なフォーム運用は顧客からの信頼に直結します。セキュリティを重視する方にこそ、formrunの利用がおすすめです。

formrun（フォームラン）なら、ログイン不要・アカウント作成不要で誰でも手軽にファイルをアップロードできます。余計な手間や制限がないため、利用者にとってストレスなく使えるのが大きな特徴です。

写真やPDFなどの書類をまとめて送ってほしいときや、紙でのやり取りをデジタル化したいときにも最適。お問い合わせフォーム、会員登録フォーム、採用フォームなど幅広い用途で活用されています。

さらに、無料プランでもファイルアップロード機能を利用できるのはformrunならではです。セキュリティ要件が高く、ファイル添付の安全性が高い点も「formrun」の魅力といえます。

他のツールでは有料の機能も、formrunなら気軽に試すことが可能です。

formrunのファイル添付機能で業務を効率化した事例が気になる方はコチラをご覧ください。

>> 顧客イベントにformrunが必要だった本当の理由（株式会社YumiCoreBody）

メールサーバーは、ビジネスにおけるコミュニケーションの信頼性や効率性を左右する、重要な要素です。自社の規模や利用目的に応じて、必要な機能やセキュリティレベルを見極め、最適なサービスを選ぶ必要があります。

メールサーバー導入後も、定期的に設定やセキュリティ対策を見直し、安定した運用の継続が求められます。

本記事を参考に、自社の業務体制に合ったホスティングサービスを選び、安定したメール環境の構築とセキュリティ強化を図りましょう。

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