メール添付ファイル容量の上限は？大容量の添付を避けるべき理由や3つの代替手段を解説

仕事やプライベートでメールを使う中で、以下のような疑問や悩みを抱いた経験はありませんか？

「メールに添付するファイルの容量の上限は？」

「容量が大きすぎて送れないファイルを届けたい」

ファイルの容量が大きすぎると、送信エラーになったり相手に迷惑をかける可能性があります。

本記事では、メール添付ファイル容量の上限目安から、容量オーバーした場合のリスク、容量を減らす具体的な方法などを詳しく解説します。

安全に添付ファイルメールを送りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

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ここでは、一般的なメール添付ファイル容量の上限目安と、ビジネスシーンで推奨される容量に関して解説します。

• 一般的には20MB〜100MBが容量の上限
• ビジネスマナーでは2MBが上限

上限をこえてしまうと、送信エラーを起こしたり、相手に迷惑をかける可能性があるので、ぜひ参考にしてみてください。

一般的なメールの添付ファイル容量の上限は、Gmailなどのフリーメールが25MB程度、プロバイダが提供するメールサービスでは20MBや100MBのケースが多くあります。

また、多くの企業で利用されるメールサーバーは10MB程度に設定されるのが主流で、古いシステムでは1MBから3MBに制限される場合もあります。

ただ、送信側だけでなく受信側の設定にも上限がある点に注意が必要です。自分が送信できても相手が受信できなければ意味がないため、双方の環境を考慮する必要があります。

ビジネスシーンでメールにファイルを添付する場合、容量は2MB以内におさえるのがマナーです。

なぜなら、容量の大きいファイルは相手にさまざまな負担をかけてしまうためです。

例えば、受信者のメールボックス容量を圧迫したり、ファイルのダウンロードに時間がかかったりします。場合によっては受信自体ができない可能性もあるでしょう。

また、メールに添付したファイルは送信時にデータ形式が変換され、容量は最大1.5倍程度に増加し、2MBのファイルは相手に届く頃には3MB程度になってしまいます。

そのため、メールを送る相手に配慮し、添付するファイルは2MBよりも小さいサイズに調整するのが大切です。

メールにファイルを添付すると、送信時にデータがエンコードされるため、元のサイズより約1.3倍から1.5倍に容量が増加します。

エンコードとは、画像や動画などのバイナリファイルを、メールシステムで扱えるテキスト形式のデータに変換する仕組みです。この変換プロセスの影響から、データ量が膨らんでしまいます。

そのため、メールの容量制限を考える際は、データの増加分をあらかじめ計算に入れておく必要があります。

ここでは、大容量ファイルのメール添付が引き起こす4つの問題点を解説します。

• 受信者のメールボックス容量を圧迫する
• 受信や表示に時間がかかる
• 送信エラーや遅延、相手に届かない可能性がある
• 迷惑メールと判定されるリスクがある

上記の理由を理解し、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。

大容量のファイルを添付したメールは、受信者のメールボックスの空き容量を大きく消費してしまいます。

多くのメールサービスでは利用できるデータ容量に上限があるため、大容量メールを1通受け取るだけで保存できるメール数が大幅に減る可能性があります。

また、受信者は古いメールを削除する手間を強いられ、もし対応が遅れれば、新しいメールが受信できなくなり、重要な連絡を見逃す原因にもつながるでしょう。

さらに、迷惑メールと判定されるリスクがあるため、メールを送信する際は大容量でのファイル添付は避けるようにしましょう。

サイズの大きい添付ファイルは、ダウンロードに多くの時間を要します。

受信者がファイルを開いて内容を確認するまでに時間がかかると、業務のスピードを低下させてしまいます。

特に、スマートフォンなどのモバイル回線や、通信速度が遅いインターネット環境を利用している相手からすると、大きな負担です。

例えば、外出先で急ぎの確認を依頼されても、ファイルのダウンロードが終わらなければ内容を確認できません。その結果、相手の作業効率を悪化させるだけでなく、ストレスを与える原因にもなってしまいます。

メールサーバーには、一度に送受信できるデータ容量に制限が設定されています。

添付ファイルの容量がサーバーの上限を超えると、メールを送信できずエラーメッセージが返ってきます。

また、サーバーの設定によってはエラーメッセージが返送されず、送信者側では「正常に送れた」と勘違いしてしまうのも厄介なケースです。送信者はファイルが届いていると思い込み、受信者は届いていないため双方の認識にズレが生じ、業務の遅れにつながるでしょう。

エラーが起きた場合は、ファイルを再送する手間もかかります。

大容量の添付ファイルを含むメールは、受信側のセキュリティシステムから迷惑メールと誤判定されるリスクが高まります。

ウイルスなどの悪意のあるプログラムから守るために、セキュリティシステムを導入している企業も少なくありません。

セキュリティシステムは、ウイルスなどの脅威からユーザーを守るために、サイズの大きい添付ファイルを不審なメールとしてフィルタリングする傾向があります。特に、面識のない相手からのメールは、より危険だと判断されやすいでしょう。

メールが迷惑メールフォルダに振り分けられると、相手に気付かれず、重要な連絡が伝わらない恐れがあります。

ここでは、メール添付ファイルの容量を減らすために誰でも簡単に試せる4つの方法を紹介します。

• 添付ファイルを圧縮する
• 複数メールに分割して送信する
• 画像ファイルの解像度を下げる
• メーラーの分割送信機能を活用する

それぞれの方法の特徴と注意点を理解し、状況に応じて使い分けましょう。

ファイルの容量を減らす一般的な方法は「ファイルの圧縮」です。

複数のファイルを1つのフォルダにまとめ、zip形式などの圧縮ファイルに変換すれば、全体のデータ容量を小さくできます。

WindowsやmacOSには標準で圧縮機能が備わっているため、特別なソフトは必要ありません。

ただし、圧縮後のファイルサイズは元のデータ形式で異なり、あまり小さくならない場合もあります。

また、受信側のセキュリティポリシー次第では、圧縮ファイルの受信が禁止されているケースもあるため、事前に圧縮ファイルを送信してよいか確認しておくとよいでしょう。

1つのファイルが大きすぎて送れない場合は、ファイルを複数に分割し、何通かのメールに分けて送信する方法があります。

例えば、10MBのファイルを4MBと4MBと2MBの3つに分割すれば、1通あたりの容量を上限以内におさえられます。

しかし、受信者は複数回にわたってメールを受信し、すべてのファイルを手動で結合しなければなりません。

受信者からすると手間が増えるため、事前に分割して送信する旨を伝え、了承を得ておくのがマナーです。

例えば、件名に「【1/3】」のように番号を振っておくと、受信者がメールを管理しやすくなります。

写真やイラストなどの画像ファイルは容量が大きくなりがちなので、画像の容量を減らすには解像度を下げるのが有効です。

解像度とは、画像のきめ細かさを表す数値で、高いほど画質はよくなりますが、その分ファイルサイズも大きくなります。

Webサイトで表示したり、資料で参考として見せたりする程度であれば、高画質である必要はありません。

Windowsの「ペイント」やmacOSの「プレビュー」などのOS標準のツールを使えば、画像のサイズ変更や解像度の調整が簡単に行えます。

ただし、印刷物で使うなど高画質が求められる用途には不向きです。

一部のメールソフトには、大容量の添付ファイルを自動で分割して送信する機能が搭載されています。この機能を活用すれば、送信者は手動でファイルを分割する手間なく、大きなファイルの送信が可能です。

メールソフトが設定されたサイズごとにファイルを自動で分割し、複数のメールとして送信します。受信側も同じ機能を使っていれば、受信したメールを自動で結合し、元の1つのファイルとして復元してくれます。

ただし、受信者が対応していないメールソフトを使っている場合は、ファイルを開けない可能性があるため、事前に確認するのがおすすめです。

ここでは、ビジネスシーンでも広く活用されている3つの代替手段を紹介します。

• ファイル転送サービスを活用する
• クラウドストレージで共有する
• ファイル添付可能なフォーム作成ツールを活用する

上記のサービスを利用すれば、メール添付のストレスから解放され、より円滑にファイルのやり取りができます。

ファイル転送サービスは、大容量のファイルをインターネット上で送受信するための専用サービスです。サービスサイトにファイルをアップロードし、生成されたダウンロード用URLを相手に知らせるだけで共有できます。

受信者はメールでURLを受け取り、リンクをクリックしてファイルをダウンロードする方法なので、メールサーバーの容量制限を気にする必要がありません。

ただし、URLを誤った相手に送ってしまうと、情報漏洩につながるリスクがあります。セキュリティ機能が充実した、信頼性の高いサービスを選びましょう。

クラウドストレージは、インターネット上のデータ保管スペースにファイルを保存し、複数の人と共有できるサービスです。

ファイルをクラウドストレージにアップロードし、特定の相手にのみアクセス権限を与えて共有します。共有された相手は、URLからファイルにアクセスし、閲覧やダウンロードが可能です。

また、「閲覧のみ」「編集可能」などアクセス権限を細かく設定できるため、セキュリティ面でより安全にファイルを共有できるでしょう。

ファイル形式によってはダウンロードせずにブラウザ上で内容を確認できるため、受信者の手間も省けます。

問い合わせフォームや申し込みフォームにファイル添付欄を設けると、ユーザーはフォーム経由で直接ファイルを送信できます。

フォーム経由で直接ファイルを送受信すれば、メールの容量制限を回避でき、ユーザーはログインなどの手間なくファイルをアップロードできます。

また、企業側は、受信したファイルをツール上で安全に一元管理が可能です。そのため、ファイル添付機能を持つフォームを作成すると、安全かつ効率的にファイルを収集できるでしょう。

なお、ファイル添付が可能なフォーム作成ツールなら、「formrun（フォームラン）」がおすすめです。

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ここでは、大容量ファイルを送信するサービスの選定時に確認すべき3つのポイントを解説します。

• 操作方法が簡単ですぐに利用できるか
• 無料や有料など料金体系は問題ないか
• セキュリティ認証制度を取得しているか

上記のポイントを比較検討し、自社の使い方に合ったサービスを選びましょう。

サービスの導入や日々の操作が複雑だと、社内に浸透せず、かえって業務効率を下げてしまう可能性があります。

そのため、専門的な知識がなくても、直感的に操作できるシンプルなサービスを選ぶのがおすすめです。

また、ファイルを送る側だけでなく、受け取る側も使いやすいかどうかも重要です。受信者がファイルをダウンロードする際に、会員登録や複雑な手順を求められるサービスは避けるべきでしょう。

なお、多くのサービスでは無料プランや試用期間が設けられているため、本格的に導入する前に操作感を試してみてください。

サービスの料金体系も選定の重要な要素です。まずは、自社で送受信するファイルの容量や頻度を把握し、必要な機能と照らし合わせて複数のサービスの料金プランを比較検討しましょう。

無料プランは手軽ですが、送信容量や保存期間、セキュリティ機能に制限がある場合がほとんどです。

また、有料プランを選ぶ際は、将来的な利用規模の拡大も考慮し、長期的なコストが負担にならないかを見積もるのが大切です。

ビジネスで扱うファイルには、個人情報や機密情報が含まれるケースが少なくありません。そのため、サービスを選ぶうえでセキュリティ対策は重視すべきポイントです。

信頼性の一つの指標となるのが、第三者機関によるセキュリティ認証の取得状況です。「プライバシーマーク」や情報セキュリティ管理の国際規格である「ISMS」などを取得しているサービスは、高い信頼性が期待できます。

また、通信データを暗号化するSSL/TLS対応や、不正アクセスを防ぐためのアクセス制御機能などの実装状況も確認しましょう。

ファイル添付や共有を効率化するならフォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。「formrun」を利用するメリットは下記の3点です。

• 安全性の高いファイル添付
• 豊富なメール機能
• 万全のセキュリティ

formrun（フォームラン）を利用すればフォームに記入する際に、画像や資料などのデータを一緒にアップロードが可能です。

「写真・PDFの情報もまとめて送ってほしい」「紙のやりとりをデジタル化したい」などの場合にとても便利な機能となっています。特にお問い合わせフォームや会員登録フォーム、採用フォームなどで幅広く活用されています。

回答の際にフォームの入力者は、ログイン不要でどなたでもファイルをアップロード可能です。さらにアクセス制限がかかったりアカウント作成を求めたりなどがないため、入力者にとって余計な制限はかかりません。

添付ファイルは個人情報や機密情報を含む場合があるため、ファイルを添付するフォームは高い安全性が求められます。formrunは後述する通り、万全のセキュリティ体制を整えているため、安心してファイル添付を行えます。

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1．自動メール返信

フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信できます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載すると迷わず対応を進めることもできます。

2．個別メール機能

フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信できます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用すると対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。

セキュリティが高いのもformrun(フォームラン)の魅力のポイントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制などさまざまな対策がとられています。

フォームは、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティはとても重要です。

安全なフォーム運用や個人情報の取り扱いは、顧客からの信用に大きく影響するため、セキュリティを重視している方にはformrunの利用がおすすめです。

メールにファイルを添付する際は、送信時に容量が最大1.5倍に増加するのを念頭に置き、ファイルサイズを調整する必要があります。

ビジネスマナーの観点では、相手への配慮から添付ファイルの容量を2MB以内に抑えるのが無難です。

ただし、大容量のファイルは受信できなかったり、表示に時間がかかるなどのリスクをはらんでいるため、あらかじめ念頭に置いておきましょう。

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