「リマインドメールを活用して業務を円滑に進めたい」
「リマインドメールを送る際のポイントやマナーが知りたい」

日々の業務を進める中で、上記のお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。

リマインドメールは、予定の再確認や期限の通知を行うために送り、ビジネス上のトラブルを防ぐ重要な役割を持ちます。

本記事では、リマインドメールがビジネスで重要な理由、作成する際の6つのポイント、最適な配信タイミングを解説します。

なお、効率よくリマインドメールを配信したいなら、フォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」の利用がおすすめです。

「formrun（フォームラン）」には、以下の特徴があります。

• 自動返信や個別メール送信などの豊富なメール機能

• 購読者のリスト管理を効率化できる

• 申込フォームをドラッグ＆ドロップ操作で作成できる

• SalesforceやkintoneなどのCRMやSlack・Chatworkなどの通知ツールとの連携が可能

• ISMS・Pマーク取得済みの万全のセキュリティ

▼「formrun（フォームラン）」を活用すれば、直感的な操作で自社業務に即したフォームを簡単に作成できます。

リマインドメールがビジネスシーンで重要視される理由は、予定の確認漏れや提出物の納期遅れなどのトラブルを未然に防げるためです。約束や期限をあらためて通知すると、相手の「うっかり忘れ」を防ぐ助けになります。

メール形式でのリマインドには、主に3つの利点があります。一つ目は、送受信の履歴が文字で明確に残るため、伝達ミスが少ない点です。

二つ目は、予約送信機能を活用し、相手が確認しやすい時間に配信できる点で、三つ目は、複数人に対しても同時に通知できる点です。

適切なタイミングで丁寧なリマインドメールを送る行動は、相手に「親切な人」「仕事が丁寧な人」とよい印象を与えます。また、細やかな対人対応は、円滑な関係構築にもつながります。

リマインドメールは、内容や送り方に配慮しないと、相手を不快にさせる恐れがあります。ここでは、メール作成時に押さえておきたい6つのポイントを解説します。

• 開封率を上げる件名の付け方

• 失礼にならない本文の書き方とマナー

• 到達率と配信停止導線を意識した設計

• パーソナライズとセグメント配信の活用

• HTMLメールとテキストメールの使い分け

• モバイル最適化とプレヘッダーの工夫

上記の点を意識すると、相手に内容が伝わりやすく、失礼のないメールを作成できます。

メールは開封されなければ意味がありません。件名は、スマートフォンでの表示を考慮し、20文字から25文字以内に収めるのが望ましいでしょう。

メールの一覧表示画面で件名が省略されずに全文が表示されるため、開封率の向上につながります。また、「重要」や「ご確認」と記載すると、他のメールの中で目立たせることが可能です。

「締め切り迫る」のように緊急性を示す表現も、開封を促す上で役立ちます。ただし、「リマインド」の表記は、受け取る人によっては催促されているニュアンスを強く感じます。

件名では使用を避け、「ご確認のお願い」「〇〇のお知らせ」など、柔らかい表現に言い換える配慮が大切です。

本文を作成する際は、相手への配慮を示す言葉遣いを意識します。例えば、「お忙しいところ恐れ入りますが」や「念のためご確認ですが」などのクッション言葉を文頭に添えましょう。

クッション言葉を使うと、催促の印象を和らげられます。また、冒頭には「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。」と挨拶文を加えましょう。

挨拶文を入れると機械的な印象を避け、丁寧なやり取りを心がけている姿勢が伝わります。伝えるべき要件は、箇条書きにして見やすく整理します。

最後に誤字脱字がないか、送信前に読み返すのも大切です。

メールが相手に確実に届くよう、技術的な設定も重要です。SPF、DKIM、DMARCなどの送信ドメイン認証を設定しましょう。

送信ドメイン認証を設定すると、なりすましメールと判定されにくくなり、迷惑メールフォルダへの振り分けを防げます。

また、メール本文の分かりやすい位置に配信解除用のリンクを記載すると、迷惑メールとして報告されるリスクを軽減できるでしょう。

BCCでの一斉送信は情報漏えいや迷惑メール判定のリスクがあるため避け、メール配信システムの活用が推奨されます。

▼送信ドメイン認証の設定に関して詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
>> メールのdkimとは？仕組みや設定方法、安全に送信するための基礎知識を解説
>> DMARCとは？なりすましメールを防ぐ正しい設定と3つのポイント・注意点を解説

メールの開封率や反応率を高めるに、受信者の名前や企業名を本文や件名に差し込む「パーソナライズ」を行いましょう。「〇〇様」と具体的に呼びかけると、「自分に向けて送られている」との印象を与え、開封やその後の行動につながりやすくなります。

また、相手の属性や過去の行動履歴に基づいて対象者を絞り込む「セグメント配信」も有効です。

メールの形式には、主にHTMLメールとテキストメールの2種類があります。HTMLメールは、画像やボタンを配置するなど、デザインで視覚的に情報を伝えられるのが特徴です。

開封されたかどうかを測定できる利点もありますが、受信側の環境によってはレイアウトが崩れる可能性があります。

一方、テキストメールは文字のみで構成されるメールで、さまざまな環境で正しく表示され、迷惑メール判定もされにくいのが特徴です。しかし、開封率の測定ができず、表現の幅も限られます。

最近では、HTMLメールに対応していない環境では、テキストメールが自動表示される「マルチパート配信」が用いられるケースが少なくありません。

▼スマートフォン向けのHTMLメールの作成方法は、以下の記事で詳しく解説しています。
>> スマホ向けHTMLメールとは？見やすくする工夫や開封率を上げる作成ポイント

現在はメールをスマートフォンで開封する方が多いため、モバイル端末での見やすさを意識した設計が重要です。スマートフォンで見やすいレイアウトや、25文字以内の件名設計を心がけましょう。

プレヘッダー部分にも重要な情報や、開封を促す言葉を含めると、件名だけでは伝えきれない内容を補足できます。また、画像サイズやボタンの大きさをモバイル端末に合わせる「レスポンシブデザイン」を使用すると、端末を選ばず快適に閲覧できるメールになります。

リマインドメールは、送る目的によって最適なタイミングが異なります。早すぎても忘れられてしまい、直前すぎても相手の対応が間に合いません。

ここでは、ケース別の配信タイミングを3つ解説します。

• イベント・ウェビナーの配信タイミング

• 予約・来店の配信タイミング

• 支払い・請求の配信タイミング

各場面に合わせて、相手が行動しやすいタイミングでメールを送りましょう。

イベントやウェビナー（Webセミナー）のリマインドメールは、当日を含めて複数回送ると、参加率が向上します。具体的には、以下3つのタイミングで送るのがよいでしょう。

特にウェビナーの場合、集客は2週間前から始め、開催の数日前からメールマガジンでの告知を本格化させると出席率が高くなる傾向があります。

飲食店や美容院、クリニックなどの予約や来店に関するリマインドメールは、無断キャンセルを防ぐ上で重要です。まずは、予定日の2日〜3日前に送るのがよいでしょう。事前に連絡すると、相手が予定を再調整しやすくなります。

次に、予約日の前日に再度メールを送ります。時間帯は相手が確認しやすい午前中、またはお昼から夕方の間が望ましいです。

メールには、予約時間や場所、持ち物などの詳細情報を明確に記載します。あわせて、不明点があればすぐに問い合わせできる連絡先を添えておくのが大切です。

▼予約確認メールの書き方は、以下の記事を参考にしてください。
>> 予約確認メールとは？記載すべき5つの項目とシーン別例文を紹介

支払い期限や請求に関するリマインドメールは、相手に不快感を与えないよう、支払い期限の数日前に送るのがよいでしょう。期限当日や期限後の催促メールは避け、余裕を持ったタイミングで送るのが大切です。

また、早めに通知すると、相手が資金の準備や社内での支払い手続きを行う時間を確保できます。メール本文には、支払い方法や振込先情報、請求金額、支払い期限を明確に記載します。スムーズな決済を助ける情報を含めましょう。

リマインドメールの成果を最大化するためには、計画的に配信し、結果を分析する流れが重要です。ここでは、メールを配信する際の具体的な手順を4つのステップで解説します。

1. 目的とKPIを設定する

2. ターゲットをセグメント化する

3. メール文面と配信設定を準備する

4. 効果測定と改善を繰り返す

上記の手順で進めると、配信の目的が明確になり、継続的な改善が行えます。

まず、リマインドメールを配信する目的を明確に定義します。例えば、「ウェビナーの参加率を80%に向上させる」「提出物の期限内回収率を100%にする」などの具体的な目的を定めましょう。

次に、目的に合わせてKPIを設定します。メール配信では、主に以下の指標が使われます。

• 開封率

• クリック率

• コンバージョン率

数値を決める際は、業界の平均値や過去の自社データなどを参考に、達成可能で測定可能な具体的な目標を設定するのが大切です。

次に、メールを送るターゲットを明確にします。顧客の属性や行動履歴に基づいて対象者を分類（セグメント化）しましょう。

属性には、業種、役職、地域などがあります。行動履歴には、過去のメール開封率、リンクのクリック履歴、商品の購入履歴などが含まれます。

セグメントごとに異なる文面やタイミングで配信すると、受信者一人ひとりに最適な情報を届けられます。
MAツールやメール配信システムを活用すると、セグメント管理を自動的に行え、配信作業の負担を減らせるでしょう。

ターゲットが決まったら、メールの文面を作成し、配信設定を行います。件名、本文、差出人名、返信先アドレスなど、必要な項目をすべて事前に準備します。

作成した文面は、誤字脱字がないか、情報に誤りがないかを二重三重にチェックするのが大切です。
配信タイミングを予約設定し、本番配信の前にテスト配信を行いましょう。テスト配信では、メールが意図したとおりに表示されるかを確認します。

特に、挿入したリンクURL、添付ファイル、名前などの差し込み項目が正しく機能するかは忘れずに確認してください。

▼リマインドメールの書き方やタイミングに関しては、以下の記事も参考にしてください。
>> 【ビジネス】リマインドメールの書き方・伝え方・タイミングを解説【例文付き】

メールを配信したら、設定したKPIを定期的に測定します。測定した数値と、最初に設定した目標値を比較し、改善点を洗い出します。

よりよい成果を出すために、ABテストも実施しましょう。件名や本文、配信時間などの要素を少しずつ変えてテストし、もっとも成果の高いパターンを見つけ出します。

メール配信システムやMAツールが持つ分析機能を活用し、データに基づいた判断を行うと、PDCAサイクルを回せます。

リマインドメールに関してよく寄せられる質問とその回答をまとめました。

• 受け取ったリマインドメールに返信は必要ですか？

• リマインドメールは何回まで送っていいですか？

• リマインドメールが迷惑メールに入ってしまう原因は何ですか？

上記の疑問を解消し、メール運用に役立ててください。

リマインドメールを受け取った場合、できるだけ早く返信するのがビジネスマナーとされています。

「返信不要」と書かれていない限り、回答を求められていない確認のメールであっても、「承知いたしました」「ご連絡ありがとうございます。確認いたしました。」と一言返信しましょう。

返信をすると、送信者は「メールが相手に無事届き、内容を認識してもらえた」と安心できます。

▼メールの返信マナーは、以下の記事で詳しく解説しています。
>> 【文例付き】「リマインドありがとうございます」への正しい返信マナーと好印象な返信文

リマインドメールの送信回数にルールはありませんが、一般的なビジネスシーンでは1回から2回が適切とされています。必要以上に送ると、相手にしつこい印象や不快感を与えてしまうので注意が必要です。

ただし、目的によって最適な送信回数は異なります。例えば、イベントやウェビナーの場合は複数回送る対応が参加率向上に役立ちますが、提出物の納期確認では短期間での複数回のリマインドメールは控えるのが望ましいでしょう。

リマインドメールが迷惑メールフォルダに振り分けられる主な原因として、技術的な設定不備が挙げられます。送信ドメイン認証が未設定の場合、サーバー側から「なりすましメール」と判定される可能性が高まります。

また、画像だけで構成されたメールや、文字の装飾が過度なメールは、迷惑メールと判定されやすいため注意が必要です。

迷惑メールでよく使われる単語を使用するのも避けるべきです。BCCで大量の宛先に一斉送信する行為や、過去に迷惑メール送信元として登録されたIPアドレスから送信する行為も、受信を拒否されたり、迷惑メール判定を受けたりする原因となります。

リマインドメールの作成や配信、さらにはその後の顧客管理を効率化したい場合、フォーム作成ツール「formrun」の導入がおすすめです。「formrun」は、メール配信に関わる業務負担を軽減する機能を備えています。

>> フォーム一覧やメール機能にて顧客の動きや社内での対応を可視化！複数のプロジェクトを持つマネージャーにとってformrunが最適な理由とは？（一般社団法人日本デジタルトランスフォーメーション推進協会 様）

「formrun」は、高度なセキュリティ体制を構築しており、安心して顧客情報を預けられます。情報セキュリティ管理の国際規格である「ISMS（ISO27001）」認証や、個人情報保護の体制基準である「プライバシーマーク（Pマーク）」を取得しています。

通信の暗号化やサーバーの常時監視はもちろん、社内での厳格な情報管理ルールに基づき、お客様の大切なデータを保護している点も特徴です。リマインドメールで個人情報を取り扱う際も、安全な環境で運用を行えます。

「formrun」は、EFO（入力フォーム最適化）機能も充実しています。EFOは、フォームの入力を支援し、ユーザーが途中で入力をあきらめてしまう「離脱」を防ぐ機能です。

例えば、アンケートのページの分割、郵便番号を入力すると住所が自動で補完されたり、入力必須項目が分かりやすく表示されたりします。

さらに、管理画面では、各入力項目での離脱率や入力成功率をグラフで確認可能です。期間を指定した分析や、入力途中で離脱した割合も可視化されます。

これらのデータを分析し、フォームのどこでユーザーが迷っているかを特定し、改善に活かせます。

▼実際にformrun（フォームラン）の日程調整機能とEFO機能を組み合わせて活用した結果、売上が20％向上した事例もあります。
>>  入力しやすいフォーム × 高速な日程調整ツールで予約率約10%アップを実現（トライズ株式会社 様）

リマインドメールは、予定の再確認や期限の通知を通じて、ビジネス上のトラブルを防ぐために重要です。
作成する際は、相手に催促の印象を与えないよう、件名に「ご確認」や「お知らせ」などの柔らかい表現を使いましょう。

また、配信タイミングは、イベントや予約、支払いなど、目的に応じて調整が必要です。送りっぱなしにせず、開封率やクリック率などのKPIを定期的に測定しましょう。

なお、効率よくリマインドメールを配信したいなら、フォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」の利用がおすすめです。

「formrun（フォームラン）」には、以下の特徴があります。

• 自動返信や個別メール送信などの豊富なメール機能

• 購読者のリスト管理を効率化できる

• 申込フォームをドラッグ＆ドロップ操作で作成できる

• SalesforceやkintoneなどのCRMやSlack・Chatworkなどの通知ツールとの連携が可能

• ISMS・Pマーク取得済みの万全のセキュリティ

▼「formrun（フォームラン）」を活用すれば、直感的な操作で自社業務に即したフォームを簡単に作成できます。