インターネットに接続できる環境さえあれば、どこからでもWebフォームにアクセスできます。ホームページにフォームを設置したり、メールやチャットツールからフォームの回答を依頼することができるようになります。QRコードにすることで、オフラインイベントや店舗などでスマートフォンから回答してもらうという使い方もあります。

リアルタイムでの情報収集と即時対応！

Webフォームは、オンライン上でリアルタイムに情報を収集できるため、アンケート結果や問い合わせ内容が瞬時に確認できます。アンケートの傾向を確認したり、問い合わせ対応をスピーティーに行うことができるため、顧客満足度の向上につながります。

質問やデザインを自由にカスタマイズできる！

Webフォームは、企業イメージや用途に応じて質問項目やデザインを柔軟にカスタマイズできます。色合いやデザインをこだわったり、画像や動画を挿入してわかりやすく表現することも可能です。また、質問に応じで表示させる質問を変える条件分岐を使うなどして、回答しやすい工夫を施すこともできます。

情報が自動的にデジタル化される！

Webフォームに回答された情報はデータとして保存されます。そのため、回答の集計作業は自動的に集計・整理された状態となり、手作業での集計は不要になります。これにより、データの正確性は向上し、迅速な分析やレポート作成が可能になります。集められたデータは、グラフや表として視覚化されることも多く、意思決定の迅速化に寄与します。

フォーム作成ツールの特徴

とても便利なWebフォームですが、これまでは専門的なプログラミング知識を必要としたことからホームページの制作会社に作成と保守を依頼することが一般的でした。

独学で作成する場合には見た目や機能が不足していたり、回収した情報のセキュリティ性が不安などといった点からビジネスでの利用は避けられていた傾向にあります。

フォーム作成ツールはこれらの問題を解決したツールであり、以下の特徴を有しています。

ドラッグ＆ドロップでだれでも操作できる
テンプレートを利用してフォームを簡単作成
データの管理・問い合わせ対応まで完結
チームでの管理や情報共有が容易
高度なセキュリティ機能

これらフォーム作成ツールの特徴を説明します。

特徴①ドラッグ＆ドロップでだれでも操作できる

フォーム作成ツールでは、画面上で要素をドラッグ＆ドロップするだけでフォームを構築できます。質問項目の追加や順序の変更、セクションの設定などが簡単に行えるため、専門的な知識がなくてもすぐに使いこなせます。

特徴② テンプレートを利用してフォームを簡単作成

多くのツールには、あらかじめ用意されたテンプレートが豊富に揃っており、利用者は目的に応じたテンプレートを選ぶだけで、用途に応じたフォームを瞬時に作成できます。これにより、時間を大幅に節約でき、すぐにフォームを公開することが可能です。

特徴③ データの管理・問い合わせ対応まで完結

フォーム作成ツールの中には、入力されたデータを自動的に収集、管理する機能が備わっています。回答ごとの状態をカテゴリー別に分けて管理したり、問い合わせ対応が必要な場合は進捗状況を設定することができます。そのため、フォームの作成から管理、対応まで完結することが可能となります。

特徴④ チームでの管理や情報共有が容易

フォームの回答情報や問い合わせ対応の内容をチーム内で共有することができます。回答があった際には指定のメールや、SlackやChatWorkなどのチャットツールに通知することもできます。工数をかけることなくチーム内で情報共有することができ、属人化の防止にも繋がります。

特徴⑤ 高度なセキュリティ機能

フォーム作成ツールは、収集したデータを安全に保護するために、高度なセキュリティ機能を備えているケースが多いです。これには、データの暗号化、アクセス制御、定期的なバックアップが含まれ、外部からの不正アクセスやデータ漏洩を防止します。

フォーム作成ツールがビジネスで使われる理由

ビジネス環境において、フォーム作成ツールは主に以下の理由でさまざまな企業で利用されています。

業務効率の向上
問い合わせの増加
外注コストの削減
顧客満足度の向上
情報のデジタル化と安全な管理

以下に、フォーム作成ツールがビジネスで使われる理由の説明と活用事例を紹介します。

ビジネスで使われる理由①業務効率の向上

フォーム作成ツールを利用することで、手作業でのデータ入力や集計の手間が省け、業務が効率化されます。これにより、本来注力すべき業務に集中できる時間が増え、生産性が向上します。

活用事例：電話での応対時間が激減！

ビジネスで使われる理由②問い合わせの増加

自らフォームを作成・保守することで、顧客の声を即座にフォーム改善につなげることができます。また、離脱防止機能なども活用することで、わかりやすく使いやすいフォームを作成でき顧客からの問い合わせを増加させることが可能です。

活用事例：ユーザーファーストに最適化してフォームの通過率が2倍に

ビジネスで使われる理由③外注コストの削減

従来、フォームの設計や管理を外注に依頼すると、軽微な修正であっても時間や費用がかかることが一般的です。しかし、フォーム作成ツールを利用すれば、内製化することができるため、これらのコストを大幅に削減することが可能です。

活用事例：コロナをきっかけに外注しているフォームの作成・保守を内製化

ビジネスで使われる理由④顧客満足度の向上

フォーム作成ツールを活用することで、顧客からの問い合わせを迅速かつ的確に対応することができます。各種問い合わせの内容を整理し、優先度に応じて適切な対応ができるため、顧客に対する対応の品質が向上し顧客満足度の向上につながります。

活用事例：顧客満足度は向上しつつ管理コストを削減

ビジネスで使われる理由⑤情報のデジタル化と安全な管理

フォームで回収した情報はデジタル化されるため、データとして管理することができます。紙面の場合は、回収したアンケートを保存する場所の確保や安全に保管する手間がありました。フォーム作成ツールの場合はセキュリティ対策された環境にそのまま蓄積されるため、手間なく安全に管理することができます。

事例：紙とFAXの煩雑な手作業をペーパーレス化

ビジネスでフォーム作成ツールを使うならformrun（フォームラン）がおすすめ

formrun（フォームラン）は弊社が提供するフォーム作成ツールです。

ユーザー数は35万人を突破しており、大手企業から個人経営の方まで幅広くご利用いただいています。

formrunが選ばれている理由は、高品質なフォームを簡単につくれること、そしてフォームを起点とした管理、問い合わせ対応機能も充実していることです。

フォーム作成ツールで有名なGoogleフォームとの違いは以下をご覧ください。
>> formrunとGoogleフォームの違い

専門的な知識は不要。直感的でわかりやすい操作性で、フォームテンプレートも120種類以上と豊富に揃っているため、簡単にフォームを作成することができます。

回答データの整理や進捗管理する機能も充実しており、メール返信も管理画面から行うことができます。

ISO 27001やプライバシーマークの取得、SSLによる暗号化などセキュリティ対策も万全です。

無料プランがあり、有料機能も支払い情報の登録不要で14日間無料トライアルすることができます。フォーム作成ツールの導入を検討している方は、この機会にぜひformrunをお試しください。

>> formrunについて詳しく見る

知らなきゃ損！フォーム作成ツールがビジネスに不可欠な理由