お問い合せフォームで個人情報を取得する際に同意は必要？必要なケースや4つの注意点を解説

お問い合わせフォームでユーザーに個人情報を記入してもらうケースは多々あります。

しかし、その際にどのように個人情報保護方針の同意を取得すればいいのか疑問に感じている方は少なくありません。そもそも個人情報を取得する際に同意は必要なのかを知りたい方も多くいるでしょう。

個人情報の取り扱いは、信用問題につながるとても重要な項目なため、徹底して理解しておくことが大切です。

そこで本記事では、お問い合わせフォームで個人情報を取得する際に同意は必要なのか、必要なケースや注意点を解説します。

また、フォーム作成ツール「formrun」なら、お問い合わせフォームで個人情報を扱うことができます。

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お問い合わせフォームで個人情報を取得する際は、同意が必ずしも必要なわけではありません。

多くのお問い合わせフォームでは、個人情報を取得する際に個人情報の取り扱いに関する同意を求めています。しかし、法律上で定められているわけではないため、目的に応じて対応しましょう。

ただ、個人情報を取得する際は、ユーザーからの同意を得ておいた方が信頼を得やすくなるため、不要な場合でも同意を求めるお問い合わせフォームも多くあります。

>>個人情報の保護に関する法律｜厚生労働省

個人情報の取得に同意が必要になる3つのケースは、以下の通りです。

• 個人情報の取得時に説明した目的以外で利用する場合
• 個人情報を第三者に提供する場合
• 要配慮個人情報を取得する場合

ここでは、個人情報の取得に同意が必要になるケースをそれぞれ解説します。

個人情報の取得時にユーザーへ説明した目的以外での利用を検討している場合は、個人情報の取得に同意が必要です。

個人情報を取得する事業者は、ユーザーへ説明した利用目的以外での個人情報の取り扱いを無断ではしてはいけません。そのため、プライバシーポリシーを明記した上で、ユーザーから同意を得る必要があります。

無断で使用してしまうとユーザーからの信用を失うだけでなく、個人情報保護法違反となるため、十分に注意が必要です。

個人情報を第三者に提供する場合も、個人情報の取得に同意が必要です。

例えば、ユーザーの個人情報を取得した事業者が同業他社やグループ会社などへ個人情報を提供して活用する際などは、ユーザーからの同意が必要になります。

事業者が事前にユーザーからの同意を得ていない状態で第三者へ提供してしまうと、個人情報保護の観点から見ても大きな問題です。ただ、人命保護などの急を要する状況では、例外的に第三者への提供が認められます。

要配慮個人情報とは、主に以下の情報のことです。

• 人種
• 信条
• 社会的身分
• 病歴
• 犯罪歴
• 犯罪により被害を被った事実
• 心身機能の障害
• 健康診断などの結果

以上の情報は、本人に不当な差別や偏見などが生じないためにも、本人の同意が必要になります。
特に、近年ではグローバル化が進んできているため、日本国内では意識するケースが少ない人種や進行などの個人情報の取り扱いに注意が必要です。

適切に扱わなければ自社の信用を失うだけでなく、個人に対しても大きな損害を与えてしまいます。

お問い合わせフォームに個人情報保護方針を定める2つの目的は、以下の通りです。

• ユーザーから個人情報の取り扱いに関する理解を得るため
• 個人情報保護法が定めるルールを守るため

ここでは、目的をそれぞれ解説します。

お問い合わせフォームに個人情報保護方針を定める目的は、ユーザーから個人情報の取り扱いに関する理解を得るためです。

個人情報を記入するユーザーには、しっかりと個人情報の取り扱いに関する情報を公表し、お問い合わせフォームの透明性を担保する必要があります。

もし、ユーザーから十分に理解を得られなければ、不安を増長させてしまい信用を損なうリスクもあります。そのため、お問い合わせフォームで個人情報を取得する際は、個人情報保護方針を定めることが大切です。

個人情報保護法が定めるルールを守ることも、お問い合わせフォームに個人情報保護方針を定める目的の1つです。

個人情報保護法では、個人情報を取り扱う際には「本人に利用目的を公表しなければいけない」と、定められています。

個人情報保護法には、他にもさまざまなツールが定められているため、事業者が遵守するためにも個人情報保護方針をお問い合わせフォームに掲載しています。また、個人情報保護法を遵守している事業者などの印象をユーザーに与えることも可能です。

>>個人情報の保護に関する法律｜厚生労働省

お問い合わせフォームの個人情報保護方針の同意を取得する3つの方法は、以下の通りです。

• 独立した同意ボタンを設置する
• みなし同意によって取得する
• 利用規約とプライバシーポリシーを併せた同意ボタンを設置する

ここでは、個人情報保護方針の同意を取得する方法をそれぞれ解説します。

独立した同意ボタンを設置して、個人情報保護方針の同意を取得する方法があります。

例えば、お問い合わせフォームの利用規約の同意ボタンとは別に、独立したチェックボックスや同意ボタンを設置するなどの方法です。また、スクロールした最下部に同意ボタンを設置し、同意しなければ次のページへ進めない設計にするなどの方法もあります。

この方法は、ユーザーが同意ボタンを見落とすリスクを抑えられるため、おすすめの方法の1つです。

みなし同意によって、個人情報保護方針の同意を取得する方法もあります。

みなし同意とは、利用規約の同意をすると個人情報保護方針への同意も「みなした」と判断する方法のことです。

利用規約内に個人情報保護方針の記載もおこなうことで、ユーザーは1回の同意で済ますことができます。そのため、ユーザーの操作する手間が削減され、途中離脱や不適切な対応を減少させることが可能です。

また、ユーザーに気軽に同意をしてもらいたい場合には、おすすめの方法でもあります。

個人情報保護方針の同意は、利用規約とプライバシーポリシーを合わせた同意ボタンを設置して取得する方法もあります。

例えば、利用規約とプライバシーポリシーの両方を表示し、どちらの同意も1つのチェックボックスで得るなどの方法です。

独立した同意ボタンを設置するよりもユーザーの負担が少なくなりますが、同意したのか不明確になる場合もあります。

そのため、同意ボタンをまとめて設置した場合、確認したのかのチェックボックスはそれぞれの項目で設置しておくことが大切です。

お問い合わせフォームに個人情報保護方針を作る際に注意すべき4つのポイントは、以下の通りです。

• 個人情報を取得した際の利用目的を明記する
• 個人データの安全管理措置を徹底する
• 本人からの同意を得ることが難しい場合は匿名加工情報にする
• 取得した個人情報を共同利用する場合は事項を公表する

ここでは、注意すべきポイントをそれぞれ解説します。

お問い合わせフォームに個人情報保護方針を作る際は、個人情報を取得した際の利用目的を明記しておくことが大切です。また、利用目的は「お問い合わせに対する回答で活用するため」「セミナーのご案内をするため」などと、具体的に明記する必要があります。

特に、「当サービスのため」「アンケートのため」などの曖昧な利用目的では、説明として不十分です。そのため、ユーザーからの理解を得るためにも具体的に明記しておきましょう。

個人データの安全管理措置を徹底するのも、お問い合わせフォームに個人情報保護方針を作る際に注意すべきポイントの1つです。

取得した個人データが漏洩したり消失したりすると、個人データの悪用や複製などさまざまなリスクや損失があります。そのため、個人データを扱う事業者はセキュリティ対策を徹底し、安全に管理する必要があります。

この時、実施する安全管理措置の内容は、ユーザーが理解できるように公表する必要があるため、忘れずに実施しましょう。

本人から同意を得ることが難しい場合は、匿名加工情報にした上で扱うなどの対策が大切です。

匿名加工情報とは、個人情報を加工して特定の個人が識別できなくなった情報のことです。

この匿名加工情報は個人情報保護法では個人情報として扱われていないため、本人の同意を得ずに活用できるようになります。ただ、個人情報保護方針では匿名加工情報を作成した際にユーザーへ公表する旨を記載しておくことが大切です。

法律上問題がない場合でも、ユーザーの中には不信感を抱く方もいるため、しっかりと安心させましょう。

取得した個人情報を共同利用する場合、事項を公表する必要があります。

例えば、個人情報を取得した事業者のグループ会社や連携先と共同利用する場合、以下の事項を通知または公表する必要があります。

• 個人データを共同利用する旨
• 共同利用する個人データの項目
• 共同利用する事業者の範囲
• 責任者の氏名・名称・住所
• 代表者の氏名

個人情報の共同利用を検討している事業者は、以上の事項を欠かさずに通知・公表した上で扱うことが大切です。

お問い合わせフォームや個人情報保護方針に関するよくある質問を整理しました。

詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。

お問い合わせフォームには、主に以下のセキュリティ対策を実施しておくことがおすすめです。

• 通信データを暗号化（SSL化）する
• 特定のIP制限からのアクセスに制限を設ける
• アプリケーションやOSのセキュリティ自体を強化する
• CAPTCHA（画像認証）を導入する
• WAF（Web Application Firewall）を搭載する

お問い合わせフォームのセキュリティで心配な方は、以上のセキュリティ対策を実施しておきましょう。

お問い合わせフォームにプライバシーポリシーは必須ではありませんが、必要性はあります。

個人情報を扱わないお問い合わせフォームであれば設置する必要はありませんが、個人情報を取得し特定の目的で利用する場合は、必ず設置するようにしましょう。

また、個人情報を記入するユーザーからの信頼を獲得するためにも、プライバシーポリシーは設置しておくことが大切です。

お問い合わせフォームで個人情報を扱うことができるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。

• お問い合わせフォーム作成が簡単にできる
• 顧客管理・対応を効率化できる
• 万全のセキュリティ

ここでは、特徴をそれぞれ解説します。

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お問い合わせフォームで個人情報を取得する際は、個人からの同意が必要なケースがあります。

特に、個人情報を説明した目的以外で利用する場合や第三者へ提供する場合などは、同意を得た上で実施しなければ、個人情報保護法違反となります。また、ユーザーからの信頼も失ってしまうため、注意が必要です。

個人情報保護方針を作る際は、個人データの安全管理措置や事項の公表、徹底したセキュリティ対策などを欠かさずに実施しておきましょう。

また、フォーム作成ツール「formrun」なら、お問い合わせフォームで個人情報を扱うことができます。

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