【例文付き】日程調整で1日しか候補日が出せないときのお詫びメール例｜失礼にならない書き方を解説

取引先や上司との打ち合わせや面談など、日程調整はビジネスシーンでよく発生するやり取りのひとつです。

しかし、日程調整の候補日が1日しか出せない場合、「失礼にあたらないか」「どのようにお詫びすればいいのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。

日程調整メールを書く際は、メールの基本構成やマナー、相手への配慮を押さえることが大切です。適切な伝え方やお詫びの一言を添えられれば、一方的な印象を与えず、スムーズに日程を調整できるようになります。

本記事では、日程調整で1日しか候補日が出せない場合のお詫び文例や、失礼にあたらないメールの書き方のポイント、基本の型について解説します。

また、日程調整そのものを効率化したい方には、フォーム作成ツール「formrun」の活用もおすすめです。

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日程調整で1日しか候補日が出せない場合のお詫び文【メール例文付き】

一般的に、日程調整では複数の日程を提示するのがマナーです。しかし、業務の都合やスケジュールの兼ね合いで、どうしても1日しか候補を出せない場面も少なくありません。

1日しか候補日を提示できないときは、候補日が限られる理由を簡潔に伝えることで、相手側に配慮や誠意が伝わりやすくなります。

ここでは、社内・社外・緊急時といったケース別に、適切なお詫び文例を紹介します。

社内（上司・チーム内）のお詫び文

社内の日程調整で1日しか候補日を出せない場合は、事情を簡潔に伝え、相手への配慮を示すことが大切です。

とくに、「他の日程も検討したが、この日しか調整できなかった」と背景を一言添えると、事情を理解してもらいやすくなります。

候補日が少ない場合でも、事情説明と「調整の余地があること」を伝えることで、相手側がスケジュールを検討しやすくなるでしょう。

社外パートナーへのお詫び文

社外のパートナーに対して日程調整を行う場合は、丁寧な言葉遣いや誠意ある姿勢が求められます。

候補日が1日しか提示できない場合でも、「ご多忙のところ恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」といったクッション言葉を添えることで、相手への配慮が伝わりやすくなります。

また、「一方的な提案」と受け取られないよう、電話対応や翌週以降の調整など、代替案があることを伝えることも大切です。

緊急で対応が求められる場合のお詫び文

急な日程調整が必要な場合は、候補日が限られてしまうことも多いでしょう。緊急性と事情をしっかり共有し、柔軟な対応を示すことが大切です。

「急なご相談で恐縮ですが」「至急ご確認をお願いしたく」のように、相手に配慮しつつ緊急度が伝わる表現を最初に添えましょう。

また、オンライン会議や電話などの選択肢を添えることで、相手も対応しやすくなり、調整がスピーディーにまとまるでしょう。

日程調整メールの書き方や基本テンプレートについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> 【テンプレあり】日程調整メールの書き方とは？上手に返信するコツ

日程調整メールで失礼にならないようにするポイント6つ

日程調整メールでは、候補日が少ない場合や急ぎの依頼は、配慮が足りないと失礼な印象を与えてしまうことがあります。相手に不快感を与えず、スムーズに調整を進めるためには以下のポイントを意識しましょう。

• 候補日が少ない場合はクッション言葉を添える
• メールの回数は減らすように心がける
• 内容を送信前に読み返す
• 選択肢を提示して返信しやすくする
• 状況に応じて電話など他手段を活用する
• 予定前日のリマインド連絡を忘れずに行う

ここでは、それぞれのポイントについて解説します。

候補日が少ない場合はクッション言葉を添える

候補日が1日しか出せない場合は、急に日程を押し付ける印象を与えないためにも、冒頭でお詫びや事情の説明を添えることが大切です。

特に以下のようなクッション言葉を加えると、相手への配慮が伝わります。

「この日しか無理です」 など強い言い回しは避け、相手に選択肢がないと感じさせない表現を意識しましょう。

メールの回数は減らすように心がける

日程調整では、できるだけメールの回数を減らすよう心がけましょう。

何度もやり取りを重ねると、相手にその都度スケジュールを確認したり、返信を考える時間が増えるため、負担をかけてしまいます。

たとえば、初回のメールでは以下の情報をまとめて記載しましょう。

日程調整の際に余計な負担をかけさせないためにも、最初の連絡で必要な情報を過不足なく伝えることが大切です。

送信前に内容を読み返す

日程調整メールでは、送信前に必ず内容を読み返しましょう。

候補日や曜日のズレ、敬称の誤り、リンク切れなど、些細なミスでも相手に手間をかけさせたり、確認のやり直しが発生してしまう可能性があります。こうしたミスが負担になり、やり取りへの印象が悪くなる原因になりかねません。

送信前には、候補日・時間帯・打ち合わせ方法が正確に記載されているかを重点的に確認しましょう。また、表現が失礼になっていないか、丁寧な印象が伝わるかも意識することも大切です。

選択肢を提示して返信しやすくする

日程調整では、相手が返答しやすいように選択肢を提示することが大切です。

候補日を一方的に伝えるだけでは、相手側に負担がかかり調整がスムーズに進まないこともあります。

たとえば、以下のような補足を伝えることで、相手側の状況に合わせて調整の希望を伝えやすくなるでしょう。

選択肢を広げておくことで、相手がスケジュールを調整しやすくなり、やり取りの回数や時間を短縮できます。

状況に応じて電話など他手段を活用する

日程調整が長引いている場合や急ぎの案件では、電話など他の手段を活用することも大切です。

メールのやり取りでは、確認や返信に時間がかかることもあります。相手からの返信が滞っていたり、調整が難航している場合は、別の連絡手段を提案することで、日程が早く決まりやすいでしょう。

たとえば、「お電話差し上げてもよろしいでしょうか」と一言添えると、丁寧な印象を与えつつ、その場で予定をすり合わせられます。

状況に応じて連絡手段を使い分けることで、調整がスムーズに進み、やり取りの負担を減らせます。

予定前日のリマインド連絡を忘れずに行う

日程調整が完了した後は、前日にリマインドの連絡を忘れずに行いましょう。

リマインドを行うことで、相手が予定を忘れるのを防ぎ、当日の打ち合わせをスムーズに進めやすくなります。

件名は「明日のご予定について」や「○月○日の打ち合わせご確認」など、簡潔でわかりやすい表現を心がけましょう。

特に、社外の方や初対面の相手には、前日にリマインドの一言を送るだけでも、丁寧な印象が伝わり、信頼関係を築くきっかけになります。

日程調整メールの構成｜失礼なく伝える基本の型

日程調整メールでは、失礼のない伝え方や一目見てわかりやすい構成に整えることが大切です。ここでは、日程調整メールの基本的な型を項目ごとにご紹介します。

1. 件名｜一目で用件がわかるようにする
2. 宛名｜会社名・部署名・役職・氏名を記載する
3. 挨拶・名乗り｜状況に応じて簡潔に挨拶する
4. 用件｜目的や候補日程を明記する
5. 結び・署名｜連絡先を掲載する

相手に配慮しつつ、スムーズに予定を決めるためのポイントを押さえましょう。

1. 件名｜一目で用件がわかるようにする

件名は、メールの内容が一目でわかるように工夫することが大切です。

たとえば、「〇月〇日の打ち合わせ日程について」のように、具体的な日付や内容を入れると、相手がすぐに内容を把握できます。

また、件名の冒頭に【日程調整】などの表記を加えることで、相手が迷わず確認しやすくなるでしょう。後からメールを探す際の目印にするために、案件名や自分の名前を添えておくのもおすすめです。

2. 宛名｜会社名・部署名・役職・氏名を記載する

宛名は、会社名・部署名・役職・氏名まで正式名称で記載するのが基本です。

以下のように、略称を使ったり、敬称が重複しないよう注意しましょう

また、複数名に送る場合は、代表者を宛名に記載し、他のメンバーはCCで情報共有するのが基本です。誰に対応してほしいかが明確になり、他のメンバーにも必要な情報が伝わります。

社内向けでも、他部署や目上の方には部署名や役職を添えると、丁寧な印象になります。

3. 挨拶・名乗り｜状況に応じて簡潔に挨拶する

メールの冒頭では、状況に応じた挨拶と名乗りを入れましょう。

たとえば、社外には「お世話になっております」、社内には「お疲れ様です」など、相手や関係性に合わせて使い分けましょう。その後、自社名・部署名・氏名を名乗ります。

また、初めての相手には「〇〇を担当しております」など、担当業務や目的を1〜2行で添えると丁寧です。

挨拶や名乗りは長くなりすぎないよう、全体で2〜3行以内を目安にまとめましょう。

4. 用件｜目的や候補日程を明記する

用件は、メールの冒頭で明確に伝えることが大切です。

たとえば、「打ち合わせの日程についてご相談です」と最初に目的を示し、続いて候補日・時間・打ち合わせ方法を具体的に記載しましょう。

また、候補日で調整が難しい場合に備え、「他の日程をご希望の場合はお知らせください」と一言添えると、調整のやり取りがスムーズに進みます。

5. 結び・署名｜連絡先を掲載する

メールの最後は、丁寧な結びの言葉で締めくくることが大切です。

たとえば、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」「何卒よろしくお願いいたします」など、相手への配慮が伝わる表現を選びましょう。

署名には、以下の情報を簡潔にまとめます。

署名を入れておくことで、緊急の連絡やメールが転送された場合でも、必要な連絡先がすぐにわかります。スマホでも読みやすいよう、コンパクトにまとめましょう。

さらに、必要に応じて自社のWebサイトURLや住所を加えると、会社情報を確認しやすくなるため親切な印象を与えられます。

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• 予約日程調整フォーム作成が簡単にできる
• 予約日程調整テンプレートが豊富
• 顧客管理・対応を効率化できる

ここでは、日程調整をスムーズに進めるための機能を3つご紹介します。

予約日程調整フォーム作成が簡単にできる

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非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

たとえば、営業担当者が商談の日程調整をする場合、メールで候補日を提示して調整する必要がなくなります。相手側は、フォームから直接空いている日程を選ぶだけで予約が完了します。

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テンプレートはこちらをご覧ください。
>> テンプレート一覧

予約日程調整テンプレートが豊富

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予約日程調整フォームで使えるテンプレートは16種類あり、主に出張サービスの予約フォーム、見学会／内覧会予約フォーム、商品販売予約フォームなど用途に合わせたテンプレートが選べます。

formrunのテンプレートはそのまま利用できるリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成可能です。

テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更等もワンクリックで簡単に修正できます。ぜひformrunのテンプレートを使用して高クオリティな日程調整フォームを作成してみてください。

顧客管理・対応を効率化できる

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フォーム回答データはformrunの管理画面で一覧化され、未対応・対応中・対応済みなど、ステータス別に管理できます。

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さらにひとつひとつの問い合わせデータに対して担当者を設定して表示できるため、全体・各担当者別に切り替えて対応状況を把握できます。

蓄積された回答データはExcelやスプレッドシート形式での出力もできるため、手元で分析も可能です。

さらに、Salesforceやkintoneとも連携可能なので普段お使いのツールでも集計・管理ができます。

日程調整のマナーを押さえながら効率化しましょう

日程調整の候補日が1日しか出せない場合でも、失礼にあたるとは限りません。事情をきちんと伝え、相手の都合に配慮する姿勢を示せば、スムーズに調整を進められます。

一方的な印象を与えず、やり取りを丁寧に行うことで、信頼関係の構築にもつながるでしょう。

とはいえ、メールのやり取りでは、相手の返信を待つ手間があり、なかなか日程が決まらないことも少なくありません。候補日を何度も確認し合うやり取りは、双方にとって負担になりがちです。

そこで、スケジュール調整をもっと効率化したい場合は、フォーム作成ツール「formrun」の活用がおすすめです。

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formLab編集部

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