無料なのに多機能!応募フォーム作りに役立つ情報とおすすめツール5選

マーケティング

応募と言えばかつては電話やハガキが主流でしたが、最近ではWebの応募フォームを利用している企業も増えてきました。

Webで作成する応募フォームには、

  • 電話対応に時間を割かなくて済む
  • 応募者の入力ミスや重複応募を防げる
  • 応募受付の期間や人数を明確に定められる
  • 回答結果をまとめやすい
  • 応募者をメルマガ会員として登録できるため販促にも利用できる

といったメリットがあり、業務効率化だけでなくマーケティングの面から見てもぜひ利用したいコンタクト手段です。

そこで本記事では、応募フォームを作成する前に知っておきたい情報をまとめました。応募数を増やすための押さえておくべきポイントや応募フォーム作りに効果的なツールが知りたい方はぜひ参考にしてみてください。

応募フォームの用途

応募フォームと一口に言っても、プレゼントへの応募だったりイベント参加の応募だったりと様々な用途があります。こちらでは3つの活用方法と共に、フォームを利用するメリットについて用途ごとに説明していきます。

キャンペーンの応募フォーム

応募フォームの活用方法としてまず挙げられるのはキャンペーンの応募フォームではないでしょうか。

キャンペーンは「新商品の認知度を高めたい」「売上が落ちる時期に合わせて対策しておきたい」といった目的のもと実施され、応募者に対してプレゼントなどの特典を用意するのが一般的です。

キャンペーン応募にフォームを利用するメリットとしては下記が挙げられます。

  • リアルタイムで集計できるので、思うような反応がなかった場合に広告などの施策が打てる
  • SNSやリスティング広告など流入経路がわかるので、次回のキャンペーン時に注力すべき経路を把握できる
  • 必須項目を定められるため、並行して満足度調査をしたいときでも回答が漏れにくい

キャンペーン施策を行う場合は、「どのような指標で効果を測るのか」「どういった特典だと応募率が高まるのか」など次回のアクションにつながる分析を行うことが重要です。フォーム作成ツールによっては自動集計機能やグラフ機能を搭載しているものもあるので、継続的な施策としてキャンペーンをお考えの方はツール選びにも留意すると良いでしょう。

イベントの応募フォーム

イベントやセミナーへの参加希望者を募る場合にも、応募フォームは有効です。

例えばイベント開催が急に決まったときでも、フォーム作成ツールを使えば作成から設置までが簡単に行えるため、告知までスムーズに進められます。また、回答もスマートフォンから手軽に行えるので、急いで回答してほしいときにも役立つでしょう。

イベントへの応募でフォームを利用するメリットを以下に示します。

  • 自動返信メールを設定することで、アドレス入力のミスがあった場合に応募者側で気づくことができる
  • 主催者側でメールアドレスを把握できるため、イベント前日のリマインドメール送信や問い合わせ対応が可能になる
  • 開催後にイベント・セミナーの満足度や次回の希望をメールで聞くことができる

イベントやセミナーは、参加する人数によって参加者の管理が難しくなることも考えられます。「何人分の用意が必要なのか」「どの参加者がキャンセル・遅れて参加なのか」などを明確にしておくためにも、参加者の管理機能まで搭載されているフォームを利用するのもおすすめです。

求人の応募フォーム

求人には、求人誌・求人サイトといった媒体を利用する方法や人材派遣会社を利用する方法などがありますが、これらは費用が発生することも多く、予算を確保したり媒体に掲載する内容を準備したりとなると、時間や手間もかかるでしょう。

そういったときに便利なのが、求人用の応募フォームです。最近では良い人材を確保するために自社サイトに求人を掲載する企業も増え、新卒や中途、アルバイトといった勤務形態に関わらずフォームが利用されています。

コスト面やスピード面以外にも求人に応募フォームを利用するメリットはいくつかあり、例えば下記が挙げられます。

  • 媒体経由だと掲載内容が固定されるが、自社で用意すれば事前に聞いておきたい設問をすべて設置できる
  • 書類の添付が可能なツールを使えば、履歴書や職務経歴書を事前に確認できる
  • チャットツールと連携することで、応募者に対してすぐに返答することができる

選考途中での離脱を防ぐためには、応募者に対して丁寧かつスピーディーに対応を行い、企業としての信頼感を高めておくことが大切です。
面接後にフォローメールを送ったり、問い合わせに対して迅速に対応できると環境を整えたりと、応募フォームを効果的に利用していきましょう。

応募フォームの作成方法

応募フォームには、HTMLなどのコードを用いて作成する方法、WordPressのプラグインを利用する方法、フォーム作成ツールを使う方法の3つが挙げられます。
それぞれどういった特徴があるのか見ていきましょう。

HTMLなどコードを用いて作成する

サイト制作に関する知識があれば、HTMLやCSSなどのコードを用いて作成することができます。

応募フォームは入力するページ・入力した内容を確認するページ・送信後の確認ページの3つに分かれるので、ページごとにコーディングをする必要があります。また、一から自分で作成するため自由度の高いカスタマイズが可能ですが、理想のフォームに近づけるためには専門的な知識が必要です。

「急いで応募フォームを作らなくてはいけない」「ちゃんと作れるか不安だ」というときには、別の選択肢を検討すると良いでしょう。

WordPressのプラグインを利用する

サイトやブログを作成できる「WordPress」を利用しているのであれば、プラグインを使ってフォームを作成・設置することができます。

プラグインとはWordPressの機能を増やすことができる拡張機能のことで、「Jetpack Contact Form」や「Contact Form 7」などフォーム作成に役立つプラグインが多数提供されています。

WordPressは多くの方が利用しているため、プラグインを用いたフォームの作成方法や設置方法も簡単に調べることができます。もちろんある程度の知識は必要となりますが、WordPress内で業務を完結させたい場合にはプラグインを利用するのが一般的です。

フォーム作成ツールを利用する

フォーム作成ツールは無料で利用できるものもあり、機能も豊富に揃っています。EFO(エントリーフォーム最適化)機能や顧客管理機能、自動集計機能など様々な機能があるので、フォーム作成者の作業を円滑に進めてくれるでしょう。

また、ツールによってはGoogleアナリティクスと連携して応募フォームの分析に役立てることも可能です。「応募に至らなかった原因は何か」を探ることで、より効果的なフォームを作成できます。

応募フォームを作成する際のポイント

応募数を増やしたいときには、応募者側の視点も考慮したうえでフォームを作成することが大切です。こちらでは5つのポイントをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

項目数をむやみに増やさない

項目数が多いと、「入力が面倒」だと感じてフォームから離脱される可能性が高まります。応募フォームにおいては「応募者の名前」「連絡先」を必要最低限として、目的に応じた項目を設置するようにしましょう。

必須項目を明確にする

設置する項目には、応募者に必ず聞いておきたい「必須項目」と、回答の有無にこだわらない「任意項目」があるはずです。どの項目が必須なのかをわかりやすく明示することで、応募者のスムーズな回答を促すことができるでしょう。

エラー箇所やエラーの理由をわかりやすく示す

入力完了後に【送信ボタン】をクリックしてからポップアップでエラーが表示されるフォームもありますが、こういったフォームの場合、再び入力することを手間だと感じる方も多いようです。入力した時点でエラーかどうかを判定するリアルタイムバリデーション機能を搭載したツールを選択すれば、離脱率の低下につなげることができるでしょう。

自動返信メールを設定する

自動返信メールとは、応募者が設定したメールアドレス宛てに自動でメールを送信する機能です。フォーム送信後、設定したアドレスにメールが届くため、自動返信メールが届かないことで「入力ミスがあったのでは?」という気づきを与えることができます。
また、求人やイベントの応募で回答が必要な場合には、自動返信メールに「〇営業日以内にご連絡いたします」といった記載があると信頼感の向上にもつながるので、文面に入れるようにしてください。

スマートフォンでの回答しやすさも確認する

スマートフォンはPCやタブレットに比べて画面が小さいため、PCと同じままだと入力が面倒だと感じられることがあります。回答者の負担を減らすためにも、例えばメールアドレスを入力する際にはアルファベットでの入力に自動で切り替わるようにしたり、異なる箇所をタップしないように余白を多めにしたりすると良いでしょう。
また、デバイスごとの表示が自動で最適化されるレスポンシブ対応のフォーム作成ツールを利用するのもおすすめです。

下記ではフォーム作成時に注意すべき点を詳しくまとめていますので、参考にしてみてください。

>>入力フォームはデザインが重要!注意すべき16のポイントと参考にしたい記事8選

無料で応募フォームを作成できるツール5選

無料で利用できるフォーム作成ツールも数多くあるため、「どれを選べばいいのかわからない…」という方もいることでしょう。こちらでは、応募フォームとしての利用におすすめのクラウド型ツールを5つピックアップしています。それぞれ異なる特色があるので、目的に合ったツールをお選びください。

formrun(フォームラン)

https://form.run/ja

formrun(フォームラン)は弊社が提供しているメールフォーム作成ツールです。

リアルタイムバリデーション機能や住所補完機能など応募者の入力をサポートする機能も搭載しているため、入力の負担を軽減させることができます。

また、顧客管理として利用できることも大きな特徴です。「新着」「対応中」「〇日参加予定」など任意のステータスを設けて応募者の状況をカンバン方式で直感的に整理できたり、formrunから応募者に直接メールができたり、SlackやChatworkと連携できたりと、スピーディーな対応を実現する機能が揃っています。

有料プランではチームでの利用も可能なので、「応募者の対応漏れを無くしたい」「関係者全員で案件の状況を把握したい」といった要望があれば有料プランを検討してみるのも良いでしょう。

>>formrunのプランについて詳しく見る

Tayori(タヨリ)

https://tayori.com/

Tayori(タヨリ)は株式会社PR TIMESが提供しているカスタマーサポートツールです。

メールフォームとFAQ(よくある質問)が連動でき、作成したFAQをフォームと同時に表示することが可能です。
応募者からの問い合わせが多い質問に対して回答を用意しておくことで、応募者が回答を待つ時間を減らせるだけでなく、作成者が同じ質問に回答する手間を削減することにもつながるでしょう。

また、Tayoriはイベント申し込みフォームや採用フォームなどのテンプレートも用意されています。操作も簡単なので、急いでフォームを作る必要があるときなどに利用するのもおすすめです。

>>カスタマーサポートツールに最適!フォーム作成もできるTayoriの機能と特徴を解説

Googleフォーム

https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/

GoogleフォームはGoogleの提供するメールフォーム作成ツールです。

フォーム作成が簡単なだけでなく、回答結果の自動集計・グラフ化も可能なので、作成から分析までスムーズにつなげることができます。

イベント参加申し込みやパーティーの招待状など応募フォームとして利用できるテンプレートもあるので、そちらを使えばスムーズにフォーム作成が進められるでしょう。

ただし、Googleフォームはデザインがシンプルだったり、住所補間機能がなかったりと、ビジネスで利用する場合には使いづらいことも考えられます。飲み会やイベントなど友人間や社内のみなどを対象とした応募フォームとしては便利なので、使用目的に応じて選択するのが良いでしょう。

>>初心者におすすめ!簡単にアンケート作成ができるGoogleフォームの使い方

Conference ER (コンフェレンス イー・アール)

http://www.conference-er.com/

Conference ER (コンフェレンス イー・アール)は株式会社 勘助の提供するフォーム作成・データ管理システムです。

定期的に開催されるイベントに関しては、複製機能を利用することで簡単にフォームを用意できるため便利です。

また、有料プランのみの機能ではありますが、メールの一斉送信や応募者の検索機能など、イベント集客・運営に効果的な機能が多数搭載されており、業務効率化に貢献します。ビジネスプランやエンタープライズプランでは、バーコードによる受付も可能となるため、受付混雑の緩和にもつながるでしょう。

SELECTTYPE(セレクトタイプ)

https://select-type.com/

SELECTTYPE(セレクトタイプ)とは株式会社セレクトタイプが提供しているホームページ・フォーム作成ツールです。

フォームの項目数や作成可能数は限られていますが、メールフォーム以外にカレンダーでの表示ができる予約フォームやイベント用の特設ページも作成できるという特徴があります。

また、メールフォームには求人応募受付や予約受付のテンプレートがあり、デザイン性に優れたフォームを簡単に作成できます。予約フォームに至っては習い事教室やいちご狩り、会社説明会など、細かいジャンルに分かれたテンプレートが用意されているため、目的に合ったフォームを見つけやすいでしょう。

formrunを利用したプレゼント応募フォームの作り方

最後に、実際にプレゼント応募フォームを作成する流れをご紹介します。こちらでは弊社ツール「formrun」を用いて作成していきますので、参考にしてみてください。

新規登録をする

まずはformrunの公式サイトを開き、右上にある【無料でスタート】をクリックします。

クリックするとユーザー登録の画面に飛ぶので、指示に従ってアカウントを設定します。

アカウントを登録すると、設定したメールアドレス宛てに本人認証のメールが届きます。そのメールを開いて【本人認証する】をクリックすれば新規登録は完了です。

チームを作成する

本人認証をクリックすると右上に【+新規チーム作成】と表示されたページに移動するので、チーム名を登録していきましょう。

>>チームについて詳しくはこちら

作成方法を選択し、URLを設定する

次に、作成方法を選択していきます。
作成方法は、フォームクリエイターとコード型の2種類がありますが、フォームクリエイターを利用した作成方法を説明します。HTMLやCSSを用いて作成したい方は【コード型で作成する】を選択して作成を進めてください。

作成方法の選択が完了したら、URLを設定します。URLは半角英数字とハイフン(-)を使って自由に作成できます。URLにサイト名やサービス名などを使用すると回答者も一目で何に関係するフォームなのかわかりやすくなるので、設定しておくと良いでしょう。

テンプレートを選択する

次に、テンプレートを選択します。
formrunには中途や新卒向けのエントリーフォームや体験学習の申し込みフォームなど、応募フォームとして活用できるテンプレートが豊富に用意されています。

今回はプレゼントキャンペーン用の応募フォームを作成するので、【キャンペーンへのご応募】を選択し、【このテンプレートを使用】をクリックしましょう。

文言の編集や項目の追加・削除を行う

キャンペーンへの応募フォームには下記の項目が用意されているので、必要に応じて追加・削除しましょう。

  • 名前
  • 性別
  • 生年月日
  • 職業
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス

例えば当選結果をメールのみで通知する場合には電話番号の項目が不要となりますので、項目を選択し、ゴミ箱マークをクリックしてから削除してください。

追加できる項目は、下記があります。

追加は左側に表示されている項目をクリックするだけです。
プログラムによる機械的な応募を防げる「reCAPTCHA」機能も追加できるので、設定しておくと安心です。

また、文言は該当の箇所をクリックすると編集できるようになります。応募者を増やすためにも、フォームの上部でプレゼント内容について明記したり、画像を掲載したりするのもおすすめです。

デザインを変更する

フォームの項目が決まったら、デザインを調整していきます。
デザインは左側の上部にある【カバー】と【スタイル】を選択して行います。

  • カバー:formrun内の画像を使用したり、用意した画像をアップロードしたりできる
  • スタイル:メインカラーやフォント、画像のレイアウトを設定できる

選択する画像やレイアウトによっては、下記のようにフォームのタイトルが見づらくなります。

応募者にとってわかりやすい(回答しやすい)フォームになるように、適宜修正を行いましょう。

完了画面および非公開画面を編集する

応募フォームが完成したら、フォーム上部より【完了画面】を編集していきます。
完了画面とは、応募者がフォームを送信した後に目にする画面のことです。
プレゼント用応募フォームの場合、応募に対する感謝や当選結果発表の方法、自動返信メールが届かない際の対処法などを記載しておくと良いでしょう。

また、左側の【外部ページへのリンク】を設定しておくと、完了画面から自社のWebサイトなど任意のページに導線を作ることができます。サイト回遊を促したいときには設定しておきましょう。
Googleアナリティクスと連携をしていれば、完了ページのアクセス解析も可能です。

応募期間外などの理由でフォームを公開しない期間がある場合には、フォーム上部にある【非公開画面】を選択して文言の修正を行います。
「応募期間終了」「応募は〇日から可能です」と書いておくと、応募できない理由が明確に伝えられるのでおすすめです。

自動返信メールを設定する

フォームのデザインが定まったら、自動返信メールを設定します。
自動返信メールは、左側上部にある【設定】から【自動メール返信】をONにして行いましょう。

自動返信メールの内容も、自由に設定することが可能です。
有料プランであればメール返信テンプレートの変数設定もできるので、応募者の名前をメールの文頭に入れ込むこともできます。応募いただいた方に対して、より特別感を演出できるので、有料プランを検討するのも良いでしょう。

各種設定を行う

【設定】では、自動返信メール以外にも

  • 公開の有無
  • SNSシェアボタンの設置
  • OGP(シェアされたときに表示される画像や文章)設定

など、様々な設定を行うことができます。

応募フォームでは個人情報を取得することが多いので、利用規約やプライバシーポリシーについても設定しておくことをおすすめします。

また、無料プランでも送信数を制限することが可能です。

設定は左側にある【公開期間】より行うことができ、残数の表示有無を選択することができます。「先着〇名様にプレゼント!」「申し込みは〇人限定!」といったように応募人数を絞りたいときに利用すると良いでしょう。

有料プランのみできること

その他にも、有料プランは【設定】画面で下記のようなことができます。

  • フォームを公開する期間の設定
  • ページ離脱時の警告メッセージ表示
  • Googleアナリティクスでのアクセス解析フォーム
  • フォーム下部に「formrun」のクレジット非表示

応募フォームの場合、あらかじめ公開期間を設定しておくことで、応募可能な期間以外にフォーム入力されることを確実に防ぐことができます。

また、有料プランではチームでの問い合わせ対応や応募者の管理ができるようになります。複数の管理者で問い合わせや応募状況を確認できるため、迅速に対応したいときや次の施策を考えたいときなどに便利です。

プレビューを確認する

設定が完了したら、上部右側にある【プレビュー】をクリックして実際に公開されるフォームを確認します。

スマートフォンで表示される場合とPC・タブレットで表示される場合の画面を切り替えられるので、入力しづらい項目などはないか・誤字脱字はないかなどを最後に見直してください。

公開し、フォームを設置する

問題なければ【設定】より公開をONにし、上部右側にある【保存】をクリックします。
フォームはTwitter/Facebook/LINEといったSNSでのURL共有や、QRコードの画像表示、iframe埋め込みから設置方法を選択できます。

Webサイトやブログを運営している場合は、iframeを用いることでフォームを埋め込むこともできるので、指示に従って設置してみるのもおすすめです。

テストを行う

最後に実際に公開されたフォームに応募し、自動返信メールや完了画面に不具合がないかテストします。もし不具合が見つかったら公開を停止し、修正を行いましょう。

応募の管理をする

応募があった際には、フォームに新しくカードが作成されているので、そちらを開いて詳細を確認し、随時対応を進めていきましょう。
カードの移動はドラッグ&ドロップの操作でできます。メール開封の有無や進捗管理など、応募者の状況をわかりやすく把握できるため、用途に応じてぜひご利用ください。

まとめ:フォーム作成ツールを業務効率化に役立てよう

応募フォームは募集する側と応募する側を結び付ける窓口の1つですが、そのフォームを用意するのに手間取ると他の業務を圧迫してしまうことにもなりかねません。

実際、今回ご紹介したように、応募フォームはキャンペーンやイベント、採用など様々な場面で用いられますが、マーケターや人事、営業などフォームを必要としている方はその他にも数えきれないくらいの業務で溢れていることでしょう。

formrunをはじめとする、フォーム作成ツールを利用することで、フォームの作成や応募者の管理業務を効率化すればできるツールがあれば多くの手間を削減することができるはずです。これらのツールについて興味を持っていただけたら、まずは無料プランに登録してその使用感を試してみてください。

>>formrunの登録はこちらから