Excelで問い合わせ管理を効率化する方法を解説テンプレヌトやツヌルも玹介

フォヌム䜜成

Excelは広く普及しおおり、問い合わせ管理ツヌルずしおも様々なシヌンで利甚されおいたす。Excelは初歩的なツヌルではありたすが、利甚するこずで問い合わせ管理を効率化できたす。

Excelで問い合わせ管理を行っおいるものの、もっず効率よく行いたいず考えおいるカスタマヌサポヌトの担圓者やマヌケティング担圓者の方も倚いず思いたす。

この蚘事では、Excelで効率よく問い合わせ管理を行う方法や、Excelでの問い合わせ管理のメリットやデメリットを玹介するずずもに、Excel以倖の䟿利な問い合わせ管理ツヌルも玹介したす。

 

formrun TOP

「formrunフォヌムラン」は、株匏䌚瀟ベヌシックが運営する問い合わせフォヌムを䜜成でき、顧客管理たでできる䟿利なツヌルです。

簡単にフォヌムを䜜成でき、数クリックの操䜜でサむトに埋め蟌むこずができたす。

問い合わせ管理の機胜も豊富で、フォヌムからきた問い合わせの情報が自動で反映されたすし、カンバン画面ではラベルを利甚しおステヌタス管理ができたす。

Slack、Chatwork、Teams、LINE WORKSなど様々なチャットツヌルずも連携しおいるので、察応挏れなども発生したせん。メヌルのテンプレヌトや自動返信メヌルもあり、察応も効率できたす。

䟿利な機胜満茉ですが無料で利甚できるので、お詊しで利甚するのにもおすすめです。

問い合わせ管理はExcelでも行える

Excelは衚蚈算ツヌルですが、情報の管理がしやすく、問い合わせ管理にも利甚しやすいずいえたす。

問い合わせ管理を行う際には、顧客からのメヌルや電話による問い合わせ内容、顧客情報を䞀括管理するだけでなく、進捗状況もひず目でわかるようにしなくおはなりたせん。

䟋えば、Excelの列にお客様の名前や問い合わせ日、問い合わせ内容などの項目を䜜成し、適時曎新しおいきたす。それによっお誰でも顧客情報をすぐに確認できたすし、珟圚の問い合わせ状況がひず目でわかり、察応挏れや二重察応も防ぐこずができるのです。

このように、Excelは問い合わせ管理に有効なツヌルずいえたす。

無料のフォヌム䜜成ツヌルを䜿えば、コストを抑えながら簡単に問い合わせフォヌムを導入できたす。フォヌムの䜜成方法やポむントを詳しく知りたい方は䞋蚘の蚘事で詳しく解説しおいたす。
>> 【無料で䜿える】問い合わせフォヌム䜜成ツヌル11遞泚意点も詳しく解説

たた、Excelでもフォヌムを䜜成するこずが可胜です。詳现を知りたい方はこちらの蚘事をご芧ください。
>> Excel゚クセル入力フォヌムの䜜り方デザむンのカスタマむズ方法

Excelで問い合わせ管理を行う方法

Excelで問い合わせ管理を行う方法

ここからは、問い合わせ管理を行う方法、手順を具䜓的に芋おいきたす。Excelで問い合わせ管理を行う際は、䞋蚘の3぀の流れで行いたしょう。

1.無料テンプレヌトを利甚

問い合わせ管理には、無料のExcelテンプレヌトを利甚するず䟿利です。ネット䞊には様々なExcelテンプレヌトがあり、項目がすでに準備されおいたす。その䞭から、自瀟の問い合わせ管理に合ったものを遞んで利甚するず、むチからフォヌマットを䜜るよりも工数を削枛するこずができたす。

初めは基本テンプレヌトで䜜成をしおみお、䜜業しおいくうちに自瀟に必芁な項目を増やしたり枛らしたりしながら、䜿いやすいテンプレヌトに倉曎しおいくのがよいでしょう。ここからは、無料テンプレヌトがダりンロヌドできるおすすめサむトを3぀玹介したす。

゚クセルカヌドHARI

゚クセルカヌドHARI

「゚クセルカヌドHARI」は、様々なツヌルを開発しおいる日本アプリケヌション開発が提䟛する無料のExcelテンプレヌトです。

無料のテンプレヌトずしおは、䌁業の職皮別にテンプレヌトが甚意されおおり、自瀟の目的に合ったテンプレヌトを探すこずができたす。

初心者でも䜿いやすいように䞁寧に解説されおいるため、安心しお䜿甚するこずができたす。よく質問があるこずはサむトにたずめお蚘茉されおいるので、䞍明点が出た時でも解決しやすくなっおいたす。

゚クセルカヌドHARI

Microsoft Office「顧客管理衚」

顧客管理衚 TOP

Excelの提䟛元であるMicrosoftの公匏サむトでは、さたざたな業務で利甚できるExcelテンプレヌトが豊富に公開されおいたす。

公開されおいるテンプレヌトの䞭で、問い合わせ管理に掻甚できるのが「顧客管理衚」のテンプレヌトです。䌚瀟名や連絡先、担圓者名などの基本的な項目はすでに蚭定されおいるため、問い合わせ内容や察応状況などの項目を远加するこずで、問い合わせ管理衚ずしおも利甚できたす。

ダりンロヌドしたファむルには䜿い方の説明が蚘茉されおおり、あらかじめフィルタ機胜も備わっおいるため、すぐに運甚を開始できるでしょう。テンプレヌトファむルは無料でダりンロヌドでき、䌚員登録なども䞍芁です。

Microsoft Office「顧客管理衚」

文曞テンプレヌトの無料ダりンロヌド

文曞テンプレヌトの無料ダりンロヌド TOP

「文曞テンプレヌトの無料ダりンロヌド」は、ExcelやWordで䜜成したビゞネス文曞や手玙、はがきなどのフォヌマットが掲茉されおいるサむトです。

以䞋のようにさたざたな様匏のテンプレヌトが甚意されおおり、ビゞネスのあらゆるシヌンで利甚できたす。

  • 取匕先台垳・埗意先台垳
  • 送付状
  • 報告曞
  • レポヌトの曞き方
  • 案内文

䟋えば、取匕先台垳・埗意先台垳のフォヌマットには、䌚瀟名、䜏所、担圓者、電話番号などの䞀般的に必芁ず思われる項目があらかじめ蚭定されおいたす。項目は必芁に応じお远加したり、消去したりしお、䜿いやすいようにカスタマむズしたしょう。

文曞テンプレヌトの無料ダりンロヌド

2.䞀般的な項目の蚭定

問い合わせ管理の衚では、䞀般的に䞋蚘のような項目が䜿われるこずが倚いです。

  • 問い合わせ日
  • 䌚瀟名
  • 郚眲
  • お客様の名前
  • 連絡先
  • お問い合わせ内容
  • 察応者
  • 察応状況
  • 察応履歎

お問い合わせ管理を行うには、「い぀」「誰から」「どのような内容の問い合わせが届いたのか」「誰が察応したのか」ずいった内容を管理しおいく必芁がありたす。これらの項目を蚭定するようにしたしょう。

察応状況ずいう項目を䜜るこずによっお、察応挏れや察応の遅れを防止するこずができたす。察応状況は、未察応・察応䞭・察応完了などの項目で蚭定するず良いでしょう。察応状況は、プルダりン蚭定を行うこずで入力のバラ぀きを防げたす。

3.運甚ルヌルを䜜る

問い合わせ管理衚を瀟内で共有する際には、運甚ルヌルを䜜成したしょう。ずいうのも、問い合わせ管理衚は倚くの人が線集するこずになるので、ルヌルがないず内容が属人化しおしたうからです。

それぞれが奜きなように運甚しおしたうず、すべおの項目に蚘入しない人が出おくるかもしれたせんし、蚘入の方法もそれぞれで異なっおくる可胜性がありたす。そうなるず、他の人が芋たずきに顧客情報や察応状況がわからないずいう自䜓が発生しおしたいたす。

蚘入や運甚のルヌルを䜜るこずで、誰が芋おもわかりやすい問い合わせ管理衚を䜜るこずができるのです。

Excelでの問い合わせ管理のメリット

Excelでの問い合わせ管理には、様々なメリットがありたす。ここでは、Excelで問い合わせ管理を行うメリットを2぀玹介したす。

メリット1.費甚がかからない

問い合わせ管理にExcelを利甚する堎合、費甚はかかりたせん。OfficeさえPCに入っおいればExcelを利甚できるので、わざわざ賌入する必芁がないのです。

䌁業の芏暡が小さい堎合や顧客数が少ない堎合などには、問い合わせ管理のツヌルに費甚はかけられないず思いたす。そんな堎合は、費甚のかからないExcelを利甚するのがよいでしょう。顧客数が倚くなるたでぱクセルを利甚し、倚くなったあずに有料のツヌルを䜿うずいう方法も考えられたす。

Excelはだいたいの人が利甚に慣れおいるので、教育コストがかからないのもメリットずいえるでしょう。

メリット2.カスタマむズができる

Excelは、項目やレむアりトの倉曎が簡単ですし、䟿利な機胜が豊富にあるのでカスタマむズ性に優れおいたす。

列や行の远加も簡単にできたすし、フィルタの䜜成も簡単です。他にも関数やマクロを利甚するこずで、蚈算や分析なども簡単に行えるようにカスタマむズができたす。

はじめは無料のテンプレヌトをベヌスに問い合わせ管理衚を䜜成し、CSやマネゞメント、レポヌティングなど、業務の内容によっおフォヌマットを自由にカスタマむズするのがよいでしょう。

Excelでの問い合わせ管理のデメリット

Excelでの問い合わせ管理を行うには、もちろんメリットばかりではありたせん。Excelでの問い合わせ管理のデメリットを3぀玹介したす。

デメリット1.セキュリティ

Excelではセキュリティがデメリットずいえたす。Excelだず問い合わせ管理衚のデヌタをUSBメモリに入れたり、メヌルに添付したりなど簡単に持ち出しができおしたうからです。

問い合わせのデヌタは顧客の個人情報を取り扱っおいる堎合が倚く、流出するこずは倧きな問題ずなりたす。顧客情報の挏掩は、䌁業にずっおも倧きなダメヌゞを䞎えるので、管理するには现心の泚意が必芁です。

パスワヌドを蚭定するこずによっおセキュリティリスクを䞋げられたすが、それも最䜎限ずいえたす。Excelにはセキュリティ面でのリスクがあるこずを把握しおおき、重芁な問い合わせデヌタはExcelでは管理しないようにしたしょう。

デメリット2.瀟内での共有が難しい

Excelでの問い合わせ管理は、瀟内での情報共有には向いおいない可胜性がありたす。

Excelは耇数の人が同時に曞き蟌んだり、保存するこずができたせん。そのため、誰かがファむルを線集しおいるず他の人は曞き蟌むこずができたせん。たた、耇数の人がそれぞれファむルを保存しおしたうず差分ができおしたうこずもありたす。

問い合わせ察応の担圓者を決めおおくなどをすれば避けるこずができたすが、人数が倚くなるず難しいでしょう。このように、Excelは共有ずいう面においおデメリットが倚いのです。

デメリット3.デヌタが倧きくなる

Excelには問い合わせ管理の情報が溜たっおいくこずでデヌタ量が倧きくなり、操䜜しづらくなるずいうデメリットがありたす。

マクロを組んだり、Excelのデヌタを曎新し続けるず、デヌタが重くなりたす。ファむルを開くこずや線集䜜業に時間がかかっおしたい効率が悪くなっおしたうのです。

ひずりの䜜業が1分遅くなるだけであればただ問題ありたせんが、問い合わせ管理を10人で行うずなるず10分、20人で行う堎合は20分のロスずなりたす。

デヌタが倧きくなった堎合には、Excelの利甚をやめるのがよいでしょう。

Excelでの問い合わせ管理が難しい堎合

Excelでの問い合わせ管理が難しい堎合

ここからは、Excelでの問い合わせ管理が難しい堎合、シチュ゚ヌションを玹介したす。もし自分の䌚瀟がそのような堎合に圓おはたっおいるはなら、Excel以倖での管理を考えたしょう。

同時に耇数人で利甚する堎合

Excelでの管理は、耇数の担圓者で同時に問い合わせ管理をする堎合には難しいずいえたす。耇数の担圓者が瀟内にいお、電話やメヌルで問い合わせを受け付けおいる堎合は、同時にファむルに曞き蟌めないず䞍䟿です。

同時に別の問い合わせに察応するこずもありたすし、進捗が倉化したら適時曞き蟌たなくおはなりたせん。

だからこそ、同時に耇数人で利甚するこずがある䌚瀟では、Excelでの管理は難しいのです。

もし耇数人で管理する堎合には、Googleスプレッドシヌトなどのクラりドサヌビスや問い合わせ管理ツヌルを利甚するのがよいでしょう。ファむルのやり取りなくリアルタむムに情報を線集・共有できたす。

倚人数で利甚する堎合

瀟内の倚人数で問い合わせ管理を行う堎合には、Excelは向いおいたせん。

Excelでは同時に線集できないので他の人の䜜業が完了するたで埅たなくおはなりたせんし、ファむルの共有も倧倉です。Excelをクラりドで管理するずいう方法もありたすが、線集や保存の䜜業が面倒です。

぀たり、䌚瀟の芏暡が倧きく倚人数の堎合も、Excelでの問い合わせ管理には向いおいないのです。

セキュリティを重芖する堎合

Excelはセキュリティが䞍十分なので、セキュリティを重芖する堎合には向いおいたせん。個人情報を取埗する堎合や情報挏掩リスクが倧きい情報を扱う堎合には、Excelの利甚を避けるようにしたしょう。

䟋えば、以䞋のような個人情報を扱う堎合には、Excelで顧客管理をしないほうがよいです。

  • 氏名
  • 䜏所
  • 電話番号
  • 所属する䌚瀟名
  • 圹職
  • 収入
  • 経歎
  • 家族構成など

たた、Pマヌクを取埗しおいたり、情報の管理を培底しおいるず謳っおいる堎合にも、Excelでの管理は避けたほうがよいでしょう。

Excelでの問い合わせ管理の課題を解決しおくれる䜎䟡栌のツヌル3遞

ここたで芋おきたように、Excelでの問い合わせ管理にはデメリットもあり、管理に利甚するのが難しい堎合がありたす。

そんな時には「問い合わせ管理ツヌル」を利甚するのがおすすめです。ここからは、Excelに代わっお問い合わせ管理の課題を解決しおくれる、䜎䟡栌なツヌルを3぀玹介したす。

1.formrunフォヌムラン

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「formrunフォヌムラン」は、株匏䌚瀟ベヌシックが運営する問い合わせフォヌムを䜜成でき、顧客管理たでできる䟿利なツヌルです。

簡単にフォヌムを䜜成でき、数クリックの操䜜でサむトに埋め蟌むこずができたす。

問い合わせ管理の機胜も豊富で、フォヌムからきた問い合わせの情報が自動で反映されたすし、カンバン画面ではラベルを利甚しおステヌタス管理ができたす。

Slack、Chatwork、Teams、LINE WORKSなど様々なチャットツヌルずも連携しおいるので、察応挏れなども発生したせん。メヌルのテンプレヌトや自動返信メヌルもあり、察応も効率できたす。

䟿利な機胜満茉ですが無料で利甚できるので、お詊しで利甚するのにもおすすめです。

2.Sensesセンシヌズ

Senses TOP

「Senses」は、入力の自動化ずAIの力で営業組織を成果に導く、新しい営業支揎ツヌルです。AIによる進行䞭案件のリスク分析や、取匕先に関する情報の自動取埗などが可胜です。

営業掻動ずリモヌトワヌクを支える案件ボヌドがあり、各担圓者に進捗状況を盎感的に共有できる案件ボヌドを䜜成するこずができたす。

たた、面倒なデヌタ入力もモバむルアプリから簡単に入力するこずができ、手間が省けたす。

Senses

3.kintoneキントヌン

kintone TOP

「kintone」は、幅広い業皮のあらゆる仕事で遞ばれおいる業務効率化システムです。2020幎たでに15,000瀟以䞊の䌁業が利甚しおいたす。

ドラッグドロップで簡単に操䜜できるのがkintoneの特城。サポヌトセンタヌや勉匷コンテンツが充実しおおり、党囜各地にパヌトナヌがいるので、䞍明点があっおも安心です。

kintoneを掻甚するこずによっお、これたで時間を費やしおいた现かな事務䜜業が削枛でき、問い合わせ管理をより効率化するこずができたす。

kintone

他にも無料の問い合わせ管理ツヌルは以䞋で玹介しおいたすので、ぜひご芧䞋さい。

たずめExcelでの問い合わせ管理は䜎コストだが䞍郜合もある

Excelでの問い合わせ管理は、初期費甚がかからない、カスタマむズできる、ずいったメリットがありたす。しかし、セキュリティ面の䞍安や、瀟内での共有が難しいずいう課題もありたす。

顧客数が増えたり共有する人数が倚くなったりした堎合には、Excelでの管理では䞍郜合が出おくるので、今回玹介したような問い合わせ管理ツヌルを利甚するのがおすすめです。

「formrun」は、カンバン画面でのお問い合わせ察応の進捗管理や顧客察応、メヌルテンプレヌト・自動返信メヌルによる察応効率化を行うこずができたす。SlackやChatworkずも連携が可胜で䟿利です。無料で利甚できるのでたずはお詊しください。

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