【カスタマーサポート担当者向け】お礼メールの書き方とは？例文や返信を効率化する方法を解説

「お礼メールの書き方や例文を知りたい」
「お礼メールの適切なマナーやポイントを確認したい」

カスタマーサポート担当者の方は、上記のような悩みを抱えている場合も多いのではないでしょうか。

そこで、本記事ではお礼メールで顧客満足度を高めるポイント、お礼メールの基本構成・書き方、お礼メールの具体例などを解説します。お礼メールの作成・送信を効率化する方法もご紹介しますので、最後までご覧ください。

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【カスタマーサポート担当者向け】お礼メールで顧客満足度を高める3つのポイント

お礼メールで顧客満足度を高めるには、下記の3つのポイントを意識しましょう。

• メール冒頭で感謝の言葉を明確に記載する
• 顧客の印象が新しいうちに送信する
• 機械的・定型的な文章にならないようにする

それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。

メール冒頭で感謝の言葉を明確に記載する

お礼メールの冒頭で「ご連絡いただき、誠にありがとうございます」など感謝の言葉を明確に記載するのは、顧客満足度を高めるために重要です。

冒頭で感謝の気持ちを伝えれば、「自分の問い合わせや意見がきちんと受け止められている」と顧客が実感でき、信頼感や安心感につながります。また、丁寧な第一印象を与えることで、その後のやり取りも円滑になり、顧客との良好な関係構築にもつながるでしょう。

顧客の印象が新しいうちに送信する

お礼メールは、顧客の印象が新しいうち、できるだけ早いタイミングで送信するのが顧客満足度を高めるポイントです。

お礼メールを早く送れば、顧客は「自分の問い合わせや行動がしっかり受け止められている」と感じやすくなり、企業への信頼感や好印象につながります。逆に時間が経ってから送信すると、顧客の記憶が薄れたり、誠意が伝わりにくくなったりするため、満足度が下がるリスクがあります。

たとえば、午前中に顧客から問い合わせや申し出があった場合は、その日の終業時刻までにお礼メールを送信しましょう。午後の場合は、翌営業日の午前中までに送るのが理想です。

機械的・定型的な文章にならないようにする

お礼メールでは、相手や状況に合わせて自分の言葉や具体的なエピソードを盛り込み、「あなたに向けて書いたメール」であると明確に伝えることが重要です。

定型文やテンプレートのままでは、感謝の気持ちが十分に伝わらず、「形だけのお礼」「誰にでも送れる内容」と受け取られてしまう可能性があります。一方で、相手の状況ややり取りの内容に触れた文章にすれば、「自分のために時間をかけて書いてくれた」と感じてもらえ、顧客の満足度や信頼感が高まるでしょう。

お礼メールの基本構成・書き方

お礼メールの基本構成は、「件名」「宛名」「挨拶」「本文」「結びの挨拶」「署名」の順で記載するのが重要です。この構成を守れば、相手に対して丁寧かつ誠実な印象を与え、感謝の気持ちが正確に伝わります。

具体的なお礼メールの基本構成は、下記の通りです。

とくに、「何に対して」「どのように」感謝しているのかを具体的に述べれば、相手に特別感を持ってもらえます。

【コピペして使える】お礼メールの具体例2選

お礼メールの具体例を2つご紹介します。

• 基本的なお礼メール例文
• 改善要望・ご意見に対するお礼メール例文

それぞれの具体例を詳しく見ていきましょう。

基本的なお礼メール例文

基本的なお礼メールでは、「ご利用やご連絡への感謝」と「今後もサービス向上に努める旨」を丁寧に伝えるのが重要です。具体的な例文は下記の通りです。

上記の例文を参考に、状況や顧客との関係性を考慮しながら、文面を調整しましょう。

改善要望・ご意見に対するお礼メール例文

改善要望・ご意見に対するお礼メールは、「ご意見・ご要望への感謝」と「対応方針」を明確に伝え、今後もサービス向上に努める旨を丁寧に記載するのが重要です。具体的な例文は下記の通りです。

上記のように、感謝・対応方針・今後への姿勢を明確にすれば、お客様に誠実な印象を与えられます。

自動返信メールで使える例文について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> 【保存版】コピペで使える自動メール返信の例文まとめ！用途別に8つのテンプレートを紹介

お礼メールを作成する際に注意したい3つのポイント

お礼メールを作成する際には、下記の3つのポイントに注意しましょう。

• 相手や状況に合わせた表現を使う
• 誤字脱字のチェックを徹底する
• 専門用語や社内用語は避ける

それぞれのポイントを詳しく解説します。

相手や状況に合わせた表現を使う

お礼メールを作成する際は、相手や状況に合わせた表現を使うのが重要です。とくに、カスタマーサポート担当者は、相手の立場や関係性、やり取りの背景に応じて、適切な敬語やトーン、言葉選びを意識しましょう。

相手や状況に合った表現を使えば、感謝の気持ちがより誠実に伝わり、相手に特別感を与えられます。逆に、誰でも使える定型文や相手の立場にそぐわない表現を用いると、気持ちが伝わらないばかりか、場合によっては失礼な印象を与えてしまいます。

誤字脱字のチェックを徹底する

お礼メールを作成する際は、誤字脱字のチェックを徹底し、送信前に必ず見直しやダブルチェックを行うのが重要です。

誤字脱字があると、「注意力が足りない」「雑な対応をされた」などの悪い印象を相手に与え、感謝の気持ちが正しく伝わらなくなります。とくに、相手の名前や会社名に誤りがあると、信頼関係の損失や失礼に直結し、クレームやトラブルの原因にもなりかねません。

具体的には、下記のような対策を実施しましょう。

時間を置いて見直したり、校正ツールを活用したりするのも効果的です。

専門用語や社内用語は避ける

お礼メールを作成する際は、専門用語や社内用語を避け、誰にでもわかる平易な言葉で伝えるのが重要です。

専門用語や社内用語を使うと、お客様が内容を理解できずに混乱したり、不親切・深いと感じたりしてしまう場合があります。また、伝えたいことが正確に伝わらず、追加の問い合わせやクレームにつながるリスクも高まります。

たとえば、下記のように専門用語や社内用語を言い換えると親切です。

分かりやすい表現や補足説明を加えれば、お客様が安心して内容を理解できるメールになります。

【必見】お礼メールの作成・送信を効率化する3つの方法

お礼メールの作成・送信を効率化する3つの方法を解説します。

• 自動返信メール機能が搭載されているフォーム作成ツールを利用する
• 定型文・テンプレートを活用する
• 業務量に応じたアウトソーシングも検討する

それぞれの方法を詳しく見ていきましょう。

自動返信メール機能が搭載されているフォーム作成ツールを利用する

自動返信メール機能が搭載されているフォーム作成ツールを利用すれば、お礼メールの作成・送信業務を効率化できます。

自動返信メール機能を使えば、フォームへの問い合わせや申込があった際に、即座にサンクスメールや受付確認メールを自動で送信可能です。これにより、手動でメールを作成・送信する手間や送信漏れがなくなり、業務時間の削減と対応品質の均一化につながります。

また、顧客側にも安心感や信頼感を与えられるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

カスタマーサポートのお礼メールを効率化するなら、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。詳細はこちらをご覧ください。

定型文・テンプレートを活用する

定型文・テンプレートを活用すれば、お礼メールの作成・送信業務を大幅に効率化でき、対応品質の均一化と迅速な顧客対応が実現できます。

定型文やテンプレートを事前に用意しておけば、毎回文章を考える必要がなくなり、メール作成時間を短縮可能です。また、誰が対応しても一定水準の品質を保てるため、経験の浅い担当者でも安心して対応できます。

テンプレートは状況に応じて一部修正などが可能なため、効率化と顧客満足の両立が可能です。

業務量に応じたアウトソーシングも検討する

お礼メールの作成・送信業務の効率化を図るには、業務量に応じてアウトソーシングを検討するのが有効です。とくに、自社のリソースが不足している場合やメール対応の負担が大きい場合には、外部委託によって業務効率化とコア業務への集中が可能になります。

アウトソーシングを活用すれば、経験豊富なプロのスタッフによる高品質な顧客対応が実現し、顧客満足度の向上が期待できます。また、社員がメール対応に割く時間が減るため、本来注力すべきコア業務に集中できるようになり、業務全体の生産性向上につながるでしょう。

通販やECサイトでのお礼メールのポイントは？

通販やECサイトでのお礼メールは、感謝の気持ちを丁寧かつ簡潔に伝え、注文内容や問い合わせ先などの情報も明記し、顧客ごとに一言添えるなど特別感を演出するのが重要です。

お礼メールは顧客との最初の接点であり、丁寧な感謝の言葉や迅速な対応が信頼感やリピート購入につながります。また、リピーターには「いつもご愛顧いただき感謝しております」など特別な一言を添えるのも効果的です。

文章は簡潔にまとめ、スマートフォンでも読みやすい長さにしましょう。

カスタマーサポートのお礼メールを効率化するなら「formrun」がおすすめ！

カスタマーサポートのお礼メールを効率化するなら、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。formrunには主に下記の3つの特徴があります。

• 豊富なメール機能
• お問い合わせフォーム作成が簡単にできる
• お問い合わせフォームテンプレートが豊富

それぞれの特徴を詳しく解説します。

豊富なメール機能

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1．自動メール返信
フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信できます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載すれば迷わず対応を進めることもできます。

2．個別メール機能
フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信できます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用すれば対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。

3. 一斉メール配信
フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入可能です。
フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

お問い合わせフォーム作成が簡単にできる

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

メールアドレスがあれば無料登録可能！無期限で無料プランが利用できるのでformrunでぜひフォームを作成してみてください。

テンプレートはこちらをご覧ください。
>> テンプレート一覧

お問い合わせフォームテンプレートが豊富

formrun（フォームラン）は、120種類以上のテンプレートが用意されています。

お問い合わせフォームで使えるテンプレートは28種類あり、主に製品・サービスの問い合わせフォーム、お見積もり依頼フォームなど用途に合わせたテンプレートが選べます。

formrunのテンプレートはそのまま利用できるリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成可能です。

テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更などもワンクリックで簡単に修正できます。

ぜひformrunのテンプレートを使用して高クオリティなお問い合わせフォームを作成してみてください。

お礼メールを効率化して顧客満足度向上につなげましょう！

カスタマーサポートのお礼メールは、顧客満足度向上につながる重要なやり取りです。まず、メールの冒頭では、感謝の気持ちを明確かつ丁寧に伝えましょう。また、顧客の印象が新しいうちに、できるだけ迅速にメールを送信すれば、誠実な対応と感じてもらえます。

顧客満足度を高めるためには、お礼メールの作成・送信を効率化するのも重要です。たとえば、自動返信機能付きフォーム作成ツールやテンプレートを活用するのが有効です。ニーズに合った方法でお礼メールを効率化して、顧客満足度向上につなげましょう。

しかし、お礼メールの作成・送信を効率化したい場合には、現在使用しているフォーム作成ツールの機能が不十分に感じられることもあるでしょう。その場合、formrunを使えば下記の6つのメリットがあります。

無料での利用も可能なため、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。
Sansan、BASE、hey、DMMなど幅広い規模の企業に導入されており、自社に最適なフォームを作ることが可能です。

formLab編集部

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