顧客情報をエクセルや紙で管理していると、共有に時間がかかったり情報の抜け漏れが発生したりと、効率的な運用が難しいと感じる方は少なくありません。
オンラインで使えるGoogleスプレッドシートを活用すれば、リアルタイムで顧客状況を共有できすることが可能です。
この記事では、スプレッドシートで顧客管理を行うメリット・デメリットを踏まえつつ、具体的な作成手順を解説します。
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弊社のフォーム作成ツールformrun（フォームラン）には、カンバン形式の顧客管理機能・担当者アサイン・自動通知メールなど、顧客管理に必要な機能を備えています。
既存のスプレッドシートも取り込めるため、集めた顧客情報をそのまま反映させつつ、顧客管理を効率化できます。
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フォームランの顧客管理機能を詳しく知りたい方は、こちらのページをご覧ください。
>>フォームランなら問い合わせ対応を見える化！データ出力も対応
顧客管理画面にスプレッドシートを取り込む方法は、こちらのページをご覧ください。
>>テンプレートの活用で顧客情報を簡単にインポート！
スプレッドシートで顧客管理を行うメリット
スプレッドシートによる顧客管理には、コストを抑えつつ柔軟に運用できるメリットがあります。
特に小規模事業や個人での利用に適しており、導入のハードルが低い点は大きな強みです。
ここでは、スプレッドシートで顧客管理を行う具体的なメリットを解説します。
無料で導入できる
スプレッドシートは、Googleアカウントさえあれば誰でも利用でき、初期費用や月額費用は一切かかりません。
高額なCRMツールを導入できない小規模ビジネスやスタートアップにとって、顧客管理の第一歩として最適な選択肢と言えます。
カスタマイズ性が高い
スプレッドシートはエクセルと同様に使えるため、自社の業務に合わせて顧客情報の管理方法を柔軟に調整できます。
関数やフィルター機能も活用すれば、顧客情報の高度な分析も行えます。
必要な情報を自分たちで整理しながら拡張できる点は、スプレッドシートならではのメリットです。
リアルタイムで共有できる
スプレッドシートはオンラインで利用するため、インターネット環境さえあれば、複数人で同時に顧客情報を編集・閲覧できます。
例えば、営業担当が外出先で入力した情報を、オフィスにいるメンバーがすぐに確認し、顧客対応のスピードを早められます。
複数人で顧客情報を管理する際は、リアルタイム更新は重要な機能となります。
スプレッドシートを使った顧客管理のデメリット
スプレッドシートは手軽かつ柔軟に運用できるメリットがある一方、顧客管理を本格的に行う際にはいくつかの課題が潜んでいます。
ここでは、スプレッドシートで顧客管理を行うデメリットを解説します。メリットと同時にデメリットも把握して、自社の顧客をスプレッドシートで管理すべきか、ぜひご検討ください。
セキュリティや権限管理に手間がかかる
スプレッドシート自体は、Googleによる高度なセキュリティ対策が敷かれています。ただし、共有リンクの取り扱いや権限設定を誤ると、意図せず外部に顧客情報が漏れてしまう可能性があります。
たとえば、URLを知っている全員が閲覧できる状態で運用してしまうと、情報漏えいのリスクが高まります。
また、スプレッドシートごとの共有・権限設定が必要なため、複数の顧客データを扱う際は、自社でのセキュリティ対策を明文化しておくのが望ましいでしょう。
管理方法が属人化されやすい
スプレッドシートは手軽で柔軟に利用できる反面、具体的な管理方法はシートの作成者や管理者に依存してしまいます。
どの顧客を誰が担当しているか、顧客のステータスをどう更新するか、管理体制を整えないと業務内容が属人化され、顧客情報に抜け漏れが発生する可能性がある点に注意が必要です。
自動化や業務連携の限界がある
Googleスプレッドシートは、他のGoogleサービスや他社サービスとの連携機能を備えています。しかし、実際に活用するにはスクリプトの設計や細かい設定手続きなど専門的な知識が必要です。
そのため、顧客管理業務はメールやチャットなどの他ツールとの併用が多いなか、業務フロー全体を一元管理することは困難で、どうしても手作業が増えてしまいます。
効率的な顧客管理を求めるほど、スプレッドシートでは限界を感じやすくなるでしょう。
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スプレッドシートで顧客管理リストを作成する手順
ここからは、スプレッドシートで顧客管理リストを設計する手順を解説します。
以下の手順で進めれば、基本的な顧客管理リストが作成可能です。
- 管理の目的を明確にする
- 顧客基本情報の列を設定する
- 営業管理に必要な列を追加する
- 効率的に運用するための機能を追加する
1. 管理の目的を明確にする
顧客管理リストは、作成前に管理の目的を整理することが重要です。
例えば、顧客情報を蓄積したいのか、もしくは営業活動の進捗まで把握したいのか、それぞれで設計方法が異なります。
また、小規模な事業なら1つのシートに顧客情報と対応履歴をまとめても運用可能です。顧客数や案件数が多い場合は、顧客マスターと営業進捗を分けると見やすさを維持しつつ集計精度も高まります。
2. 顧客基本情報の列を設定する
管理目的が明確になったら、次に管理したい顧客情報を設定します。
一般的なBtoBの場合、下記のような情報は揃えておくといいでしょう。
基本情報
- 顧客ID
- 会社名
- 担当者名
- メールアドレス
- 電話番号
- 住所
分析に役立つ追加項目
- 顧客区分（新規／既存）
- 契約プラン
- 初回接触日
管理したい項目が整理できたら、スプレッドシートを新規作成し、各項目をシートの列に入力していきましょう。
新規顧客と既存顧客を区別する列を設ければ、営業施策の成果を検証しやすくなります。契約プランを記録すれば、アップセルや解約防止の分析に役立ちます。
3. 営業管理に必要な列を追加する
もし顧客管理リストで営業進捗も行いたい場合は、それに必要な項目も追加していきます。
下記の項目を追加すれば、基本的な営業管理が行えるでしょう。
- 案件名
- 案件ステータス（見込み・提案中・契約済みなど）
- 契約金額
- 次回対応日
「次回対応日」と「最終対応日」を記録すれば、フォロー漏れを防ぎ、チーム内の共有もスムーズになります。案件ステータスを一目で確認できるようにすると、営業会議での情報共有にも役立ちます。
4. 効率的に運用するために知っておきたい機能
スプレッドシートには、顧客管理を効率化するための機能が揃っています。活用することで入力ミスを防ぎ、チーム全体で情報を見やすく整理できます。
今回は、顧客管理業務で頻繁に使用される機能と使いこなしたいおすすめ機能を紹介します。
- データ検証（プルダウン選択）
ステータスや顧客区分をプルダウン形式で選択できるようにすると、入力のばらつきを防いで検索や集計が容易になります - 条件付き書式
特定条件を満たしたセルに色を付けることで、対応の優先度が直感的に把握できます - フィルタビュー／スライサー
担当者別や案件ステータス別にデータを切り替えて表示でき、チーム内で役割ごとに必要な情報を抽出する際に便利です - ピボットテーブル
契約件数や案件ごとの進捗を自動集計し、数値で顧客管理状況を把握できます。月次レポートや会議資料の作成にも役立ちます - Google Apps Script
データの重複チェックや更新時の通知を自動化できます。スクリプトの記述が必要ですが、管理業務の負担をさらに軽減させられます
上記の機能を使い分けて、成果につながる顧客管理リストを作成しましょう。
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顧客数が増えるほど、手入力の更新や担当者ごとの管理でミスや二重登録が起きやすくなります。共有はできても、誰がいつ何を対応したのかが見えづらく、検索や引き継ぎにも時間がかかります。
弊社のフォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」は、カンバン形式の顧客管理機能も備えており、お持ちのスプレッドシートを取り込みに対応しています。
「新規」「対応中」「完了」「フォロー中」といったステータスを、ドラッグ＆ドロップで直感的に更新可能。顧客の詳細情報もラベルで紐付けられ、担当者の割り振りも行えるので、スプレッドシートでは難しい顧客情報の「見える化」が実現できます。
また、フォーム作成機能で問い合わせフォームや資料請求フォームなどを設置すれば、新規の見込み顧客を効率よく収集できます。用途別のテンプレートが120種類以上用意しており、誰でもデザイン性の高いフォームが完成します。
メール機能も備えており、フォーム入力内容の自動返信メールや個別送信、一斉配信も顧客管理画面で操作できます。
さらに、ChatworkやSlack等の各種チャットアプリも連携でき、フォーム送信を通知して対応漏れ防止に役立てられます。
formrunは個人・法人問わず利用されており、累計登録者数は50万人を突破。
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メリット・デメリットを理解して顧客情報をスプレッドシートで管理しよう
スプレッドシートを活用した顧客管理は手軽かつ柔軟に運用でき、リアルタイムでの情報共有や簡易的な分析が実現できます。
一方で、データ量の増加やセキュリティ確保といった課題も潜んでいます。管理方法が属人化しやすいため、効率的な顧客対応を行うには、運用フローの整備と管理体制の仕組みづくりが欠かせません。
このようなメリット・デメリットを理解した上で、スプレッドシートで顧客管理リストを作成すれば、自社に適した管理体制を構築できるでしょう。
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