1600人/月分の書類の整理作業を削減！派遣スタッフが回答する同意フォームの活用法とは？（株式会社トモダ企画様）

梱包発送サービスやコンタクトセンター代行サービスなど、幅広い事業を手がける株式会社トモダ企画。

同社は、販促物流サービスのプロフェッショナル集団として、創業当初から人にも企業にも環境にも誠実な会社を築き上げてきました。

今回は、情報システム部の吾妻様に、派遣スタッフの方に回答いただく誓約同意書の整理作業を紙からformrunに変えて工数をほぼ0にできた理由についてお話を伺いました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

吾妻様：日々派遣スタッフの方に、業務上の誓約について同意いただくフォームとして利用しています。

弊社ではいくつかの部署において日々派遣スタッフの方に勤務していただいています。
勤務にあたり、弊社の誓約事項に同意いただく必要があるのですが、その同意の証明としてformrunで作成したフォームに回答いただいているんです。

formrun導入の背景を教えてください

吾妻様：誓約同意書の処理作業を効率化したかったからです。

同意書は、当日勤務される派遣スタッフの方全員に回答いただいているのですが、以前はそれを全て紙にて運用していました。
同意書を人数分印刷し派遣スタッフの方へ配布。記入いただけたら回収し、枚数をチェックした上でPDF化して保管するという作業です。
毎日約80名の方に記載いただくので、それだけでも結構な時間がかかる作業となってました。

そういった状況で現場の社員から、Web上で完結する運用に変えたいとの要望があり、同意フォームとして利用できそうなWebサービスを探し始めました。

Webサービスの選定時には、以下を要件として設定していました。

• 複数の拠点で利用するため、3つ以上のフォームが作成可能
• 画面上でフォーム回答数が確認できる
• 複数のアカウントでフォームを管理できる
• フォーム回答数やデータ容量に制限がない

「Web フォーム」などのワードで検索すると、3〜4つのツールが要件に当てはまり、その中でもformrunは、回答データを無制限かつ無期限で保存できる点で、一番良さそうだなと思ってました。
というのも、毎日のようにフォームが回答され、その回答データは何かあった時のために保管しておく、という運用をする必要があったからです。

無料トライアル期間に実際にformrunを利用してみて、簡単にフォームが作成でき、要件についても問題なくクリアできそうだったため、導入を決めました。
低価格で利用できる点もスムーズに導入を進められた理由ですね。

実際にどのような効果がありましたか？

吾妻様：課題として感じていた同意書の準備や整理作業の時間が大幅に削減できました。

現在は、当日勤務される派遣スタッフの方に同意フォームのQRコードが書かれた紙をお渡しし、スマートフォンにて回答いただくという運用をしています。

回答後は、勤務予定人数と実際のフォーム回答数が合っているかをチェックするという作業だけです。
これまで、同意書の準備、回答された書類の枚数チェック、書類のPDF化などにかかっていた時間や手間がほとんどなくなったので、非常に楽になりました。

また、ペーパーレスになったことで、書類の印刷代の削減されたり保管場所の確保が不要になったりといった副次的な効果もありましたね。
1日だと大した数ではないですが、毎日繰り返せばかなりの枚数になるものなので、経費削減の意味でも導入して良かったなと思っています。

導入時には現場の社員からも「便利そうだね！」と言ってもらえましたし、その後不満の声なども上がっていないので、受け入れてもらえているのだろうと思います。

お気に入りの機能について聞かせてください。

吾妻様：「規約に同意する」項目は、非常に便利だなと思っています。

弊社のフォームには、複数の誓約を記載する必要があるため、規約を全て掲載すると見にくく冗長なフォームになってしまいます。
「規約に同意する」項目を利用して規約をフォーム上に直接記載すると、一定の文字数を超えた分はスクロールして読める形式になるため、見栄えの良いフォームにできているんです。

また、ステータスもよく利用しています。

弊社では、シンプルに以下の3つのステータスでフォーム回答を管理しています。

• 新着
• 重複・不備あり
• 確認済み

その日フォーム回答されたデータは「新着」ステータスに入るようになっているので、その数と勤務予定人数を見比べて問題がなければ「確認済み」ステータスに移動させます。
重複回答や不備のあった回答データについては、「重複・不備あり」のステータスに移動させて分かるようにしておくといった感じです。

元々、そこまで複雑な利用をするわけではなかったので、ステータスで管理する想定はしていなかったのですが、利用してみると一目でフォームの回答数を確認することができるので、とても便利だなと思ってます。

ボード画面でステータス管理を行うイメージ画像（名前等はイメージです）

当初から複数フォームを利用する予定だったので、プランはBEGINNERプランを選びました。
STARTERプラン以上で可能となる、回答データのエクスポート機能も必要かなと思ったのですが、エクスポートしなければならなくなった際に、1ヶ月だけSTARTERプランに変更することも可能と伺ったので、今はBEGINNERプランで運用しています。

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

吾妻様：ITやWebサービスにあまり詳しくない方にこそおすすめできるサービスだと思います。

私の場合は、情報システム部という職業上様々なサービスを利用しているので、Webサービスを利用する中で困ることは少ないですが、現場社員など普段そういったものを利用する機会がない方だと、使い方が分からず困惑することもよくあると思います。
formrunは、使い方が非常に分かりやすいので、Webサービスを普段利用されない方でも迷うことが少なく利用できるのでおすすめですね。