受付から決済まで一元管理！少人数体制で実現した講座運営の効率化術とは？（株式会社K-model 様）

「運用設計を、終わらせる」をミッションに、ITサービスの運用支援や品質向上に取り組む株式会社K-model。業務運用コンサルティングやITシステム設計と並行し、実務に即した研修・講座の企画・運営も展開しています。

同社では、サービスに関するお問い合わせフォームと、研修講座の申込みフォームとしてformrunをご活用いただいています。

今回は、同社の髙野様にお話を伺いました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

髙野様：自社で開発中のSaaSに関する問い合わせ受付や不具合報告の窓口としてformrunを使っています。

それに加えて、有料の研修講座の申込みフォームとしてもformrunを活用しています。

予約フォームの保守点検

formrun導入の背景を教えてください

髙野様：導入前は、問い合わせを受け付ける仕組みがWebサイトの問い合わせフォームのみで、ユーザーからのフィードバックをうまく集められない状態でした。

問い合わせまでの導線改善、問い合わせ内容の振り分けを行いたいと思い、実装スピード重視で誰でも扱えるノーコードで問合せフォームが作成できるツールを探していました。

そんな中でformrunを紹介してもらって、試しに使ってみたら「これで対応できるな」という運用イメージが持てました。必要要件だった、フォーム上でのファイルのアップロードやフォームの回答の進捗管理も管理画面内ででき、UIも直感的で、特別な知識がなくても操作しやすかったです。

他社も検討はしましたが、費用感が合わなかったり、広告的な要素が気になったりして見送った経緯があります。

決済機能を使いはじめたきっかけを教えて下さい

研修講座を一般公開しようと考えたときに、「申込みと決済を一つのフォームで完結させたい」と思いました。すでに問い合わせ対応でformrunを使っていたので、できればそのまま拡張できないかと思って調べ始めました。

ちょうど参加した決済セミナーでPayPalと連携できると知って、「これならいけそうだな」と思いました。PayPalと連携することにより入金管理や返金対応がきちんとできる点も安心材料になりました。

実際に使い始めたきっかけは、PayPalの手数料が低く抑えられること、ECのような複雑な機能がなくても運用できるシンプルさ、そしてformrun上で入金のステータスを管理できることが理由です。直前のキャンセル対応が必要になる場面も多いので、PayPalの返金機能が使える点もありがたかったですね。

今では、受付から決済、入金確認、参加者管理まで全部formrunで回していて、少人数でも問題なく講座運営ができています。

実際にどのような効果がありましたか？

髙野様：まず、問い合わせ対応と講座申込の窓口を1つのツールで運用できたので、情報の整理や対応の手間がぐっと減りました。

決済も含めてformrunで完結できるようになったので、他のツールを使う必要もなくなりましたね。

キャンセルが発生しても、PayPalとの連携によりスムーズに返金対応ができるようになり、受講者にも安心してお申し込みいただける環境が整ったと感じています。

あと、Slack連携をしているので、申込みや問い合わせが入るとすぐに通知が届いて、対応の漏れがなくなったのも大きなポイントです。全体的にすごくシンプルな運用ができているので、少人数でも問題なく講座が回せるようになりました。

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

髙野様：Slack連携や自動返信メールを使いたかったのと、フォームが複数必要だったので、現在はBEGINNERプランを使っています。

Slack連携で通知をリアルタイムに受け取れますし、自動返信メールも設定していて、申し込み完了時に確認のメッセージや次のステップを案内できるようにしています。

特にボード画面では、ステータス管理もできますし、個別メールも送ることができるので重宝しています。

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

髙野様：誰でも直感的に使えるので、ITに強くない組織にはすごくおすすめです。

また、少人数で複数の業務を担っている中小企業にも最適だと思います。申込みや問い合わせ、決済といった複数の業務を一つのツールで一元管理したいチームにぴったりだと思います。

参加した決済セミナー

髙野様がご参加した決済セミナーは、こちらからご視聴いただけます。