メールのHTML形式とは？テキスト形式との違いと使い分け方をやさしく解説

メールを送るときに、HTML形式とテキスト形式があるけれど何が違うの？」
「ビジネスメールはテキストが基本と言われるけれど、HTML形式を使うのはどんなとき？」

「メルマガ配信にはHTML形式がよいと聞くけれど、具体的なメリットや注意点は？」

こうした疑問を持ったことがある方は少なくありません。特に、初めてメール配信を担当するマーケティング担当者や、営業メールを工夫したい方にとっては気になるテーマでしょう。

本記事では、「html形式とは」「html形式のメールとは」といった検索意図に対応しながら、テキスト形式との違い、メリット・デメリット、実務での使い分け方、注意すべきポイントまでを初心者向けにわかりやすく解説します。

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メール配信を工夫したいと思っても、最初につまずきやすいのが「顧客データの整理」と「メール形式の選び方」です。特にHTML形式のメールは効果的ですが、正しいデータ管理や最適なフォーム設計ができていないと、本来の成果を発揮できません。

formrun（フォームラン）なら、顧客データの収集から管理、さらにメールの自動返信までをまとめて効率化できます。ノーコードでフォームを作成できるため、初めてでも安心して導入可能。さらに、収集したデータをもとにHTMLメールの配信や顧客対応をスムーズに行えるのが特長です。

顧客接点の入り口を整えてからHTMLメールを運用することで、ブランドを伝えやすくなり、成果にも直結しやすくなります。

HTML形式のメールとは、Webページを作るときに使われる「HTML（HyperText Markup Language）」という仕組みを利用して作られたメールのことです。通常のテキストメールと違い、文字の色や大きさを自由に変えたり、画像や表を挿入したり、リンク付きのボタンを設置したりと、見た目をデザインすることができます。

例えば、オンラインショップから届くセールのお知らせメールを思い浮かべてください。商品の写真や「今すぐ購入する」といったカラフルなボタンが配置され、全体のレイアウトも見やすく整えられているはずです。こうしたメールはすべてHTML形式で作られています。文字だけでは伝えにくい商品やサービスの魅力を、視覚的に訴えかけられるのが大きな特徴です。

また、HTML形式のメールは「装飾をつけられる」だけではなく、配信結果を分析できるという実務上のメリットもあります。開封率やクリック率を測定できるため、マーケティング施策の改善につなげやすい点からも、企業が積極的に利用している形式といえるでしょう。

テキスト形式のメールは、その名の通り「文字情報だけ」で構成されたシンプルなメールです。画像や色付き文字、ボタンなどは使えませんが、テキストだけで書かれているからこそ、どの環境でも同じように表示できる安定性があります。

例えば、営業担当者が顧客に送るフォローアップメールや、システムから届く予約確認メール・パスワード再設定通知などは、ほとんどがテキスト形式です。シンプルだからこそ「きちんと伝わる」安心感があり、受信する側も余計な装飾に気を取られず内容をすぐ理解できます。

また、テキスト形式は迷惑メールに判定されにくいという利点もあります。装飾がないため不審に思われるリスクが低く、ビジネス上の重要な連絡や誤解を避けたいやりとりでは、今でもテキスト形式が好まれています。文章だけで十分に信頼を伝えられるシーンでは、シンプルさが最大の強みとなります。

どちらが優れているというのはなく、用途に合わせて使い分けることが大切です。

HTML形式メールの一番の魅力は、見た目で情報を伝えられることです。例えば、商品紹介のメールを送るときに、ただ文章で「この商品がおすすめです」と書くよりも、商品の写真やボタンを配置したほうが、読者の目を引きやすくなります。文字の色や大きさを変えることで重要な部分を強調できるのもメリットです。チラシやパンフレットのように、パッと見ただけで内容が伝わるメールを作れるのが、HTML形式の強みです。

もうひとつ大きなメリットは、配信したメールの反応を数値で確認できることです。HTMLメールでは「開封率」や「リンクのクリック率」を計測できます。たとえば、「どの件名なら開封されやすいか」「どのボタンがクリックされやすいか」といったことがデータとして見えるため、配信を重ねるごとに改善して成果を高めることができます。これはテキストメールにはない、HTML形式ならではの利点です。

HTMLメールでは、ロゴやブランドカラーを取り入れて統一感のあるデザインに仕上げることができます。企業やサービスのイメージを視覚的に届けられるため、読者に「この会社からのメールだ」とすぐに認識してもらえる効果があります。長期的に配信を続けると、ブランドの世界観が自然と浸透していくので、顧客との信頼関係を築くうえでも役立ちます。

HTML形式は便利ですが、受信する環境によっては正しく表示されないことがある点に注意が必要です。GmailやOutlookなど、メールソフトによってはデザインが崩れたり、画像が表示されなかったりする場合があります。特に画像に依存したメールを作ると「肝心な部分が見えない」といった問題につながるので、テキストでの補足を入れておく工夫が欠かせません。

HTML形式メールはリンクや外部ファイルを利用できるため、セキュリティ上のリスクもゼロではありません。怪しいメールが増えたこともあり、一部の受信環境では画像やリンクが最初からブロックされることもあります。そのため、送信する側は不必要なスクリプトを使わない、信頼できるドメインから送るなどの工夫が大切です。

画像や装飾を多用すると、ファイルの容量が大きくなり読み込みに時間がかかることがあります。スマホなど通信環境が不安定な場面では表示が遅れる要因になるため、必要以上に大きな画像を使わないなどの軽量化が重要です。

営業担当者が顧客に送るメールや、契約に関わる重要な連絡は、テキスト形式が基本です。シンプルな文字だけのメールのほうが真剣さが伝わりやすく、受信側にとっても安心感があります。また、迷惑メールに振り分けられにくいという利点もあります。

キャンペーンや新商品の紹介など、多くの顧客に向けて送る場合は、HTML形式が効果的です。写真やボタンを活用して商品やサービスの魅力を伝えられるうえ、開封率やクリック率を分析できるので改善につなげやすいです。特にECサイトやイベント告知などでは欠かせない形式といえるでしょう。

最近は、HTMLとテキストをセットで送信する「マルチパート配信」が一般的です。受信環境によって最適なほうが自動的に表示される仕組みで、HTMLメールのメリットを活かしつつ、テキストの安定性も確保できます。実務で多くの企業が採用している方法です。

HTML形式メールはスパムと誤判定されやすい傾向があります。そのため、SPF・DKIM・DMARCなどの送信ドメイン認証を設定し、信頼性を高めることが必須です。また、件名や本文で不自然な表現を避けることも重要です。

今ではメールの多くがスマホで読まれています。そのため、レスポンシブデザインに対応させて、どの端末でも読みやすいレイアウトにすることが大切です。文字が小さすぎたり、ボタンが押しにくかったりすると、せっかくの内容も読まれずに終わってしまいます。

メールを配信する前には、複数の受信環境で表示確認を行うことをおすすめします。Gmail、Outlook、Apple Mail、スマホアプリなどでテストし、レイアウト崩れや画像の非表示がないかをチェックしましょう。配信前のこのひと手間が、実際の成果に大きく影響します。

HTML形式のメールを効果的に活用するためには、正確な顧客データの収集と管理が欠かせません。どんなにデザイン性の高いメールを作っても、宛先や属性データが整理されていなければ、成果につながりにくくなってしまいます。formrunには以下のような特徴があります。

• ノーコードでデザイン性の高い高品質なフォームが作成できる
• 豊富なメール機能
• 国内屈指のセキュリティ

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。
同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、
ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

また、formrun（フォームラン）は、120種類以上のテンプレートが用意されています。
formrunのテンプレートは、そのまま利用できるリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、
設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成できます。

ぜひformrunのテンプレートを使用して高クオリティなメール機能付きのフォームを作成してみてください。

>>テンプレートはこちら

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1．自動メール返信
フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信することができます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載することで迷わず対応を進めることもできます。
2．個別メール機能
フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信することができます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用することで対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。
3. 一斉メール配信
フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。
フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

セキュリティが高いのもformrun(フォームラン)の魅力のポイントです。
「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など様々な対策がとられています。

フォームは、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。
ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティはとても重要です。

安全なフォーム運用や個人情報の取り扱いは、顧客からの信用に大きく影響するため、セキュリティを重視している方にはformrunの利用がおすすめです。

HTML形式とは、画像やリンクを組み込んでデザイン性のあるメールを作れる形式です。一方で、シンプルなテキスト形式にも安定性や信頼性といった強みがあります。

営業や重要な連絡にはテキスト形式を、メルマガや販促にはHTML形式を、と目的に合わせて使い分けることが重要です。また、HTMLメールを配信する際には迷惑メール対策やデザイン最適化、表示確認を忘れないようにしましょう。

メールの形式を理解して適切に使い分ければ、顧客とのコミュニケーションをより効果的に進められます。

▼顧客管理とのコミュニケーションをスムーズにするなら「formrun（フォームラン）」

メール配信の成果を高めるには、形式の選び方だけでなく「正確なデータの収集と運用のしやすさ」も欠かせません。

どんなに優れたHTMLメールでも、送り先や管理方法が整っていなければ本来の効果は発揮できません。

顧客との接点をスムーズにつなぐ仕組みを整えることが、メール施策を継続的に改善する第一歩です。

14日間の無料トライアルもあるので、安心安全に運用が可能です。まずは、無料体験をして、成功を実感してみてください。