送別会メールは、単なる「日時と場所のお知らせ」ではなく、相手に対して感謝と配慮を込めて案内する大切なビジネスコミュニケーションです。

特に社外の方や役職者へお送りする場合は、文面の丁寧さや言い回し一つで印象が変わります。

本記事では、送別会メールの基本マナーから、誤解を招かない件名テンプレ、NG表現と正しい言い換え例、そして立場別に利用できる文例10パターンまで網羅して紹介します。

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送別会のメールでは、多くの方が出欠管理のために個人情報（部署名・社名・連絡先など）を扱います。
そのため、誤って別の部署や取引先に送信してしまうと、情報管理の観点でトラブルに発展しかねません。

こうした不安を避けるために、企業では「安全に情報を扱える仕組み」を整えることが推奨されています。
formrunは、ISMSとPマークを取得済みで、送信先ごとの適切な管理ができる環境を提供しています。

また、formrunならフォームの安全性の高いフォームの作成だけではなく、メール配信・情報の管理まで一元化できます。

加えて、文章表現に迷ったときはAIメールアシスタントが文面候補を自動提案してくれるため、気遣いの伝わる敬語表現や「角の立たない言い回し」も安心して整えることができます。

送別会メールとは、退職・異動・転勤などで職場を離れる方を送り出すための案内連絡です。案内の目的は次の2点に整理できます。

• 送別の場を設けることを正式に伝える
• 相手に失礼のない形で参加判断に必要な情報を届ける

送別会メールでは、以下の3つの要素を満たすことがマナーとして重要です。

1. 丁寧さ（敬語・言い回し・相手軸）
2. 正確さ（日時・場所・会費・締切の抜け漏れ防止）
3. 配慮（社内・社外・役職者で文調を調整）

また、メールを送る相手によって「距離感」や「文章の硬さ」が変わるため、テンプレはそのまま使うのではなく“場面ごとに微調整できる理解”が求められます。

送付タイミングは、参加者の属性や案内規模によって異なります。一般的な目安は以下の通りです。

※役員・パートナー企業など日程調整が必要な場合は「1か月前」が理想です。

件名はメールを開封してもらうための第一関門です。失礼がないよう、趣旨と対象者が明確に伝わる表現を選びましょう。

以下はそのまま使える件名テンプレ例です。

1. 【送別会のご案内】○○様 退職に伴う送別の集いについて
2. 【ご案内】○○さん送別会開催のお知らせ
3. 【参加確認のお願い】○○さん送別会につきまして
4. 【社外各位】送別会開催のご案内（○月○日）
5. 【御臨席のお願い】○○氏送別会
6. 【社内案内】○○さん送別会（日時のご連絡）
7. 【出欠確認】○○送別会のご案内
8. 【周知】○○さん送別会のお知らせ
9. 【日程確定】○○さん送別会開催のご案内
10. 【返信お願いします】送別会参加可否につきまして

送別会メールはマナー性が高く、表現次第で相手の受け取り方が大きく変わります。特に社外・上司向けでは“丁寧さの階層”を誤ると失礼にあたるため注意が必要です。

文例をそのままコピペする前に、“宛先ごとの文調調整”を意識することが失敗防止につながります。

送別会メールは、以下4つの要素を押さえて書くと、情報が整理され読み手にも伝わりやすくなります。

1. 冒頭挨拶：相手との関係性に合わせた文調（社内＝やや柔らかく／社外＝定型敬語）
2. 案内情報：日時・場所・会費・趣旨などの必須情報
3. 参加方法：返信期限・フォーム記入有無・宛先
4. 締めの言葉：感謝・当日の期待感を丁寧に伝える表現

この構成を理解しておくと、テンプレ利用時の「違和感」や「不自然な文章」が格段に減ります。このあと、立場別に“すぐ使える文例10パターン”を紹介していきます。

ここでは、社内向け送別会メールの文例を3つ紹介します。組織規模や社内文化に応じて文調を調整できるよう、丁寧・標準・カジュアルの3タイプを掲載しています。

お疲れさまです。総務部の○○です。

この度、○○部○○課の□□さんが3月末日をもって退職されることとなりました。
つきましては、下記の通り送別会を開催いたします。

日時：3月15日（金）19:00〜
場所：○○ビル1階 レストラン○○
会費：4,000円
締切：3月8日（金）

出欠につきましては、下記フォームよりご回答ください。
（※フォームURL）

みなさまのご参加を心よりお待ちしております。

お疲れさまです。○○チームの○○です。

このたび、□□さんの送別会をささやかながら開催いたします。
詳細は以下の通りです。

日時：3月15日（金）19:00〜
場所：駅前の○○（居酒屋）
会費：4,000円予定

参加可能な方はフォーム、またはメールにてお知らせください。
（※フォームURL）

温かくお送りできればと思います。
よろしくお願いいたします。

お疲れさまです！○○です。

□□さんの送別会を下記日程で予定しています！

3月15日（金）19:00〜
駅前の○○（居酒屋）
会費：4,000円

参加できる方はフォーム or ひとこと返信ください〜！
（※フォームURL）

たくさんの方のご参加お待ちしてます！

社外向けメールでは「目的の明示」「御礼の一文」「距離感の配慮」が重要です。丁寧さが不足すると失礼に映る一方、堅すぎる文章も重く感じられるため、バランスが鍵となります。

平素より大変お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。

この度、弊社○○部の□□が3月末をもちまして退職する運びとなりました。
つきましては、日頃のご厚情への感謝を込め、ささやかではございますが送別の席を設けたく存じます。
下記の通りご案内申し上げます。

日時：3月15日（金）19:00〜
場所：○○レストラン（○○駅徒歩3分）

ご都合がよろしければ、下記フォームよりご出欠のご連絡をいただけますと幸いです。
（※フォームURL）

何卒よろしくお願い申し上げます。

平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社○○の○○でございます。

このたび、長らく弊社にて業務に従事してまいりました□□が、3月末日をもちまして退職いたしますことをご報告申し上げます。
つきましては、日頃のご厚誼への感謝を込めて送別の機会を設けさせていただきたく存じます。

下記の通りご案内申し上げます。
日時：3月15日（金）19:00〜
会場：○○ホテル ○○ラウンジ

ご多忙の折とは存じますが、ご臨席賜れますと幸いに存じます。
ご出欠につきましてはフォームよりご一報いただけましたら幸いです。
（※フォームURL）

今後とも変わらぬご厚情のほどお願い申し上げます。

上司・役職者向けでは、社外ほど形式張らずとも、敬意のある文調が求められます。依頼の文章が“お願いベース”になっているかどうかがポイントです。

お疲れさまです。○○部の○○です。

この度、□□さんの退職に伴い、下記の通り送別会を開催する予定でございます。
日時：3月15日（金）19:00〜
場所：○○ビル1階 ○○店
会費：4,000円

ご多忙の折とは存じますが、ご都合がよろしければご参加賜れますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

お疲れさまです。○○部の○○でございます。

このたび、長年にわたりご指導いただいておりました□□が退職する運びとなりました。
感謝の気持ちを込め、ささやかな送別の席を設けたく存じます。

下記の通りご案内申し上げます。
日時：3月15日（金）19:00〜
会場：○○レストラン（○○駅徒歩3分）
会費：4,000円

ご多忙の折恐縮ではございますが、ご臨席賜れましたら大変光栄に存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

同僚・同期向けは「かしこまりすぎない、でも崩しすぎない」バランスが重要です。表現の柔らかさが自然であるほど参加意欲にもつながります。

お疲れさまです、○○です。 □□さんの退職に伴い、下記日程で送別会を開催します。
日時：3月15日（金）19:00〜
場所：○○（駅前の居酒屋）
会費：4,000円前後

参加できる方はフォーム or メールでご返信ください！
（フォームURL）
ささやかですが、皆で温かく送り出せればと思います。

おつかれ！○○です。 □□さんの送別会、下記でやります！

3月15日（金）19:00〜
駅前の○○
会費4,000円

来れる人はフォーム or ひとこと返事ください〜！
（フォームURL）
当日は写真も撮ってゆるく楽しみましょう！

最後に、本人（退職・異動する側）から返信する際の表現例です。案内に対するお礼と、当日の参加意向を端的に伝えます。

お疲れさまです。○○です。

送別会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
当日はぜひ参加させていただきたく存じます。

皆さまへ直接ご挨拶できる機会として、大切に参加いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。

送別会メールの内容や送付タイミングを誤ると、返信率が低下したり、誤解を招く恐れがあります。実務で起きやすい失敗は次の通りです。

情報が不足すると判断が後ろ倒しになり、当日の人数差異につながります。

社外向けに社内調の文面を使ってしまうケースは特に印象が悪くなりやすい部分です。

メールのみの受け付けにすると「誰に返信すればよいか」が不明確なままになることも多く、問い合わせが増えます。

会場変更・人数調整などの再案内が必要になった際、メールスレッド管理だけでは抜け漏れが発生することも。

こうした連絡ミスは、 送付前のフォーム化や 情報整理の仕組みづくりで大きく軽減できます。

送別会の準備は、人数の確定・場所の設定・アレルギーの有無や当日の希望など幹事が行わなくてはならないことは多岐にわたります。

送別会のように「メール＋管理表＋共有連絡」という複数作業がセットになるケースでは、フォーム導線を挿入しておくだけでトラブルの芽が一気に減ります。

大人数での送別会の準備をするならformrunがおすすめです。

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が主に3種類用意されています。

1．自動メール返信
2．個別メール機能
3. 一斉メール配信

また、すべての機能でフォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。

フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

formrunのメール機能でメール対応をスムーズにした事例記事はコチラをご覧ください。
>>フォーム一覧やメール機能にて顧客の動きや社内での対応を可視化！複数のプロジェクトを持つマネージャーにとってformrunが最適な理由とは？（一般社団法人日本デジタルトランスフォーメーション推進協会 様）

formrun（フォームラン）を活用すれば、フォームで集めた顧客の対応管理まで一元化できます。

回答データは一覧で確認でき、対応ステータス（未対応・対応中・完了・発送済みなど）ごとに整理可能。 担当者ごとにフィルタリングできるので、複数人での対応も漏れやダブりを防ぎながらチーム全体で進捗を見える化できます。

さらに、メールテンプレートやAIメールアシスタントを活用すれば、返信作成もスムーズに。 顧客対応のスピードと質がどちらも向上します。

蓄積されたデータはExcelやGoogleスプレッドシート形式で出力可能。 Salesforceやkintoneなど外部ツールとの連携で、普段の業務フローにも柔軟に組み込めます。

formrunのステータス管理機能でお問い合わせ対応を削減した事例はコチラ
>>お問い合わせから最短1分で個別メール対応を実現！対応漏れをなくすためのボード画面の活用方法とは（株式会社クラス 様）

formrun（フォームラン）の大きな魅力のひとつが、安心できるセキュリティ対策です。

「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など、多層的な対策がとられています。

実際、近年は大手プラットフォームや無料サービスにおいても情報漏洩や不正アクセスのニュースが後を絶ちません。

無料ツールでは不安を感じる個人情報の取り扱いも、formrunなら安心して運用可能です。 フォームは、名前・住所・メールアドレスなど大切な情報を扱うもの。

安全なフォーム運用は顧客からの信頼に直結します。セキュリティを重視する方にこそ、formrunの利用がおすすめです。 

送別会は、単に予定を調整するだけの場ではなく、これまで一緒に過ごしてきた時間を丁寧に区切る大切な機会です。メール文面を整えることは、その第一歩であり、誰もが気持ちよく集まれる雰囲気づくりにもつながります。

今回ご紹介した文例があれば、相手や立場ごとの言葉選びに迷う時間が減り、本来伝えたい“ありがとう”により集中できます。さらに、出欠管理をフォーム化しておくと、準備の行き違いが少なくなり、当日を迎えるまでの不安も和らぎます。

▼送別会の準備を効率化させるならformrun！

formrunは、送別会の出血管理に関するやり取りをひとつの画面で整理できるため、途中で担当が変わっても混乱せず、安心して任せ合える仕組みをつくります。心を込めた送り出しの時間を守るためにも、準備の部分はツールに託すという考え方は、とても相性の良い方法です。

この記事の内容を参考にしながら、落ち着いた準備と、温かい空気に包まれた送別のひとときを形にしてみてください。

ここでは、送別会メールに関して寄せられやすい質問をまとめて紹介します。文面だけでなく、「どこまで書くべきか」や「返信の扱い」など、実務ならではの疑問にも触れています。

一般的には開催の2〜3週間前が目安です。社外の方が参加する場合は、日程調整も必要になるため1か月前の案内が望ましいです。

日時や会場と並べて掲載するのが基本です。後から別送すると案内の重複や誤解につながる可能性があります。

参加者との関係性によりますが、初回案内は丁寧寄りの文調が安心です。文化的にフランクな職場でも最初は慎重な表現が無難です.

締切前のリマインド連絡が効果的です。フォーム管理であれば未回答者が一覧で把握でき、連絡の抜け漏れが防げます。

社内のみであれば問題ありません。ただし社外が関わる場合は、正式な文面を残せるメール形式が適しています。

案内後できるだけ早めの返信が自然です。感謝のひと言を添えることで全体が柔らかい雰囲気になります。