交通費テンプレートや交通費精算を効率化する方法！申請書作成時の3つの注意点を解説

「従業員が交通費申請の記入を面倒に感じている」
「交通費の記入ミスや計算ミスを防ぐ方法は？」

このようなお悩みをお持ちではありませんか？

交通費申請は日常的な業務である一方、記入や確認の手間がかかる作業です。フォーマットが統一されていない場合、申請内容の不備や承認遅延が生じる場合があります。

本記事では、交通費申請のテンプレートの活用方法や申請の流れ、記入時の注意点を詳しく解説します。テンプレートを活用して、申請・精算業務の効率化を図りましょう。

また、テンプレートを活用して交通費申請フォームを簡単に作成できるツール「formrun（フォームラン）」の活用もおすすめです。

「formrun（フォームラン）」は、以下の特徴があります。

• プログラミング不要
• 添付ファイル機能で領収書も確認が可能テンプレートが豊富
• 入力補助機能がつけられる
• ワンクリックでrecaptcha設定可能
• 外部ツールとの連携でリアルタイム通知
• CSV/Excelエクスポート
• 基本料金無料

ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」では、クリック操作で手軽にフォームの作成ができ、回答の確認集計も簡単です。無料のフォームから、ぜひご確認ください。詳しくはこちらをご覧ください。

交通費申請の業務を効率化したいと考えている方には、formrun（フォームラン）が提供する「通勤交通費・経費申請フォーム」のテンプレートの活用がおすすめです。
「通勤交通費・経費申請フォーム」では以下の情報を記載項目として設計しています。

• 社員ID
• 部署名
• 名前
• メールアドレス
• 交通費申請額
• 経費申請金額
• 交通費・経費申請内容
• 定期券の添付
• 領収書添付

formrunのテンプレートを活用すれば、誰でも簡単に交通費申請用のフォームを作成できます。従業員の交通費や業務上の経費を一元管理でき、申請ミスの防止や確認作業の簡素化にもつながります。

社内での交通費申請の流れを整備し、業務効率の改善を図りたい方はぜひ導入を検討してください。

交通費の精算は、社内ルールにしたがって適切な手順で行うことが求められます。基本的な流れを把握し、申請や承認の遅延を防ぎつつスムーズな精算処理を行いましょう。

一般的な交通費精算の手順は以下の4ステップで進められます。

1. 交通費申請書を作成する
2. 上司に提出し、承認を受ける
3. 経理が内容を確認する
4. 小口現金または銀行振込で支払われる

申請は原則として申請者本人が行い、上司の承認を経て経理部門が確認します。承認済みの申請に基づいて支払いが行われ、現金または振込によって精算する流れです。

また、交通費の精算は毎月末や出張終了後など、会社ごとに決められたルールやタイミングで運用されます。

交通費申請書の記入項目は次の3つです。

• 領収書欄
• 片道・往復
• 明細

各項目の詳細を説明します。

タクシーや飛行機など、領収書が発行される交通手段を使用した場合は、申請書の領収書欄に添付しなければなりません。領収書の有無は、申請金額の証拠となる重要な要素で、経理部門での確認時にも重視されます。

一方、バスや電車などの一部交通機関では領収書が発行されない場合があります。その場合は、利用日時や経路、目的地などを詳細に記載し、利用実績の明確化が必要です。

企業によっては領収書の添付が必須と定めているケースや、一定金額以上の利用に限って領収書の提出を義務付けているケースもあります。

交通費の精算では、片道か往復かの区別を明確に記載します。移動距離や金額に大きく影響する項目のため、適切な記載が求められます。

出張で目的地までの行きと帰りで異なる経路や交通手段を利用する場合は、それぞれの経路と運賃を分けて記載しなければなりません。特に長距離移動や複数手段の利用がある場合は、明確な区別が必要です。

交通費申請書のテンプレートに「片道」「往復」の選択項目や記入欄が設けられている場合は、誤りのないよう正確に選択・入力が求められます。記入ミスを防ぐことで、承認や支払いまでのプロセスをスムーズに進められます。

交通費申請書には、訪問先や目的地と対応する交通手段を明細として記載する必要があります。交通費の具体的な経路や金額の根拠を示すために必要な項目です。

「〇〇駅から△△駅まで　電車利用　〇〇円」と、移動区間と金額をセットで記載します。乗換えがある場合や複数の交通手段を利用する際には、それぞれの区間ごとに明確な記録を残しましょう。

明細形式のテンプレートを活用すれば、複数の移動経路を表形式でわかりやすく記載できます。経理側でも内容を一目で確認でき、承認や支払い処理の迅速化につながります。

交通費申請書の書き方を次の4つの交通手段別にまとめました。

• タクシー
• バス・電車
• 飛行機・船舶・特急
• 社用車・自家用車

各項目の詳細を説明します。

タクシー利用時は、原則として領収書を受け取り、申請書の領収書欄に添付します。現金やアプリ決済など支払い方法を問わず、領収書の提出が必要とされる場合が多いため、乗車後の領収書受け取りが必要です。

また、タクシーは他の交通手段と比べて費用が高くなる傾向にあるため、移動距離や目的に応じて、利用制限を設ける場合もあります。

申請時は、記載した金額が領収書の金額と一致しているかの確認が大切です。金額の差異があると、再申請や確認作業を行わなければなりません。

バスや電車を利用した場合、多くのケースで領収書が発行されません。乗車区間・利用日時・運賃などの詳細な記載が求められます。申請内容の正確性を担保するためにも、利用した交通手段と金額の明確な記録が必要です。

経路の記入に不安がある場合は、乗換案内や運賃検索サービスを活用して、正しい金額を調べたうえでの申請が有効です。

行きと帰りで異なる交通手段を利用した場合や、途中で立ち寄りがある場合などは、それぞれの経路を個別に記載します。

飛行機や船舶、特急などを利用する場合は、運賃が高額になる傾向にあり、事前に利用条件や役職別の制限を定めるとスムーズです。役職者のみ特急利用を許可する社内ルールが設けられている場合があります。

また、オンラインでの予約をはじめとして、予約の方法によっては、領収書が発行されない場合があります。予約完了画面のスクリーンショットやメールを代替証憑として活用可能です。

申請時は、利用した座席クラスやサービス内容に応じて、適切な申請金額の記載が重要です。ビジネスクラスや特別席の利用が含まれる場合は、理由を備考欄に記入すれば、承認時のトラブルを防げます。

社用車を利用した場合は、業務利用が前提となるため、ガソリン代や高速道路利用料などの経費の全額申請が一般的です。ガソリンスタンドの領収書やETC利用明細などを添付し、実際の使用内容を明記します。

一方、自家用車を利用した場合は、業務で使用した走行距離に応じて精算を行うケースが多く見られます。1kmあたりの単価を設定し、ガソリン代を計算して申請する形式が一般的です。

また、社内規定によっては、自家用車の利用に事前承認が必要な場合や、保険の加入条件が設けられていることもあります。申請前に会社のルールを確認しておくことが望ましいです。

交通費申請書を作成する際の注意点は次の3つです。

• 定期区間の交通費を除外する
• ルート選択が最適化されているか確認する
• 適切な税率や勘定項目を設定する

各項目の詳細を説明します。

交通費申請の際には、通勤定期券でカバーされている区間の交通費を申請金額からの除外が必要です。定期区間を含めて精算すると、実際には発生していない費用の二重申請になり、社内規定違反に該当する可能性があります。

あらかじめ従業員の定期区間を申請時に確認する仕組みの導入が効果的です。定期券情報を社内の人事管理システムや経費精算システムと連携させれば、チェックの手間も削減できます。

また、申請ルールとして「定期区間の交通費は除外してください」との明記も、ミスの予防に有効です。

交通費は、最短ルートかつ最低運賃での移動を前提とした申請が求められます。必要以上に時間や費用がかかる経路を選択している場合、経費と認められない場合があります。

特別な事情によりやむを得ず最短ルート以外を利用した場合に、その理由を備考欄への明記で対策可能です。

また、経路検索ツールや乗換案内サービスを活用して、客観的な金額と経路の確認も大切です。適切なルート選択と正確な金額の申請の両立が見込めます。

交通費の申請では、消費税の取り扱いや勘定項目の設定にも注意が必要です。電車やバスの運賃は税込価格で表示されており、申請時の税率加算に注意しなければなりません。

交通費として申請する内容が、会食や会議を含む場合には「旅費交通費」ではなく「交際費」など別の勘定項目で処理すべきケースがあります。利用目的に応じた適切な分類が必要です。

領収書が複数枚ある場合は、合計金額の計算ミスにも注意が必要です。特に、手入力で合算する場合は、誤記や計算違いが起こりやすいため、確認を怠らないようにしましょう。

交通費申請をはじめとした社内業務は、定型化されたフォーマットやテンプレートの活用で大幅に効率化できます。入力欄の統一で記入ミスが減り、確認作業の簡素化にもつながります。

業務ごとに異なる形式の書類を使っていると、申請者・確認者の双方にとって混乱する原因です。社内ルールに基づいたフォーマットを全社で共有すれば、業務の標準化が進み、対応時間も短縮できます。

「formrun（フォームラン）」には、交通費申請以外にも利用できるテンプレートが120種類以上用意されています。設問の内容やデザインも自由にカスタマイズできるため、さまざまな社内業務に適応可能です。

以下は、formrunで使用できる代表的な13種類のテンプレートです。

• お問い合わせフォーム
• アンケートフォーム
• 応募フォーム
• イベント申し込みフォーム
• 予約・申し込みフォーム
• 会員登録フォーム
• 社内申請フォーム
• 注文フォーム
• 求人募集・採用受付フォーム
• キャンペーンフォーム
• セミナー・イベントフォーム
• カスタマーサポートフォーム
• 登録フォーム

業務全体の効率化を図りたい方には、これらのformrunが提供しているテンプレートの活用がおすすめです。

交通費申請のフォーム作成ならフォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。「formrun」を利用するメリットは下記の3点です。

• テンプレートが豊富ですぐに必要なフォームが作成できる
• プログラミング不要で、マウスの操作だけで作成
• 情報を一括管理可能

formrun（フォームラン）は、120種類以上のテンプレートが用意されています。

お問い合わせ、アンケート、申込みなどのさまざまな用途のテンプレートが用意されているため幅広い業種や用途に合わせたフォームに対応できます。

formrunのテンプレートはそのまま利用できるリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成可能です。

テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更などもワンクリックで簡単に修正できます。

ぜひformrunのテンプレートを活用して高クオリティなフォームを作成してみてください。

formrunでは、フォームを作成する際に専門的な知識やプログラミングスキルは不要です。すべての操作をクリックとドラッグで完結できるため、ノーコードで直感的にフォームを作成できます。

また、フォームのレイアウト調整や項目の追加・削除、選択肢の設定などもすべて管理画面から操作可能です。操作がわかりやすく、マニュアルを見なくても迷わずフォームを作成できる仕様となっています。

フォーム作成の属人化を避けたい企業や、ITに不慣れな方でも安心して利用できます。社内での運用に適したフォーム作成ツールです。

formrunを利用すると、送信された申請内容は管理画面で一括管理されます。申請者ごとの情報や提出日時、申請内容の確認ステータスなどもリアルタイムで一覧表示されるため、経理担当者の負担軽減につながります。

さらに、通知機能やCSV/Excel形式でのエクスポート、SlackやGoogleスプレッドシートとの外部連携にも対応しており、社内ワークフローと連携させた活用が可能です。

情報の管理と集計、記録保存までを一元化できるため、確認作業や報告資料の作成まで効率的に行えます。申請フローの抜け漏れや集計ミスを防ぎたい企業にとって、formrunは強力なサポートツールです。

交通費申請業務は、内容が定型化されているためテンプレートの活用で大幅な効率化が期待できます。さらに、テンプレートの活用は申請者の記入ミスを防ぎ、確認作業の負担を軽減可能です。

無料で利用できるテンプレートを導入すれば、申請書の設計や確認ルールの整備にかかる時間を削減できます。交通費の申請フローを整えることで、スムーズな承認と迅速な支払いにつながります。

交通費申請のフォーム作成には、簡単な操作でフォームを作成できるツール「formrun（フォームラン）」がおすすめです。

「formrun（フォームラン）」は、以下の特徴があります。

• プログラミング不要
• 添付ファイル機能で領収書の確認が可能テンプレートが豊富
• 入力補助機能がつけられる
• ワンクリックでrecaptcha設定可能
• 外部ツールとの連携でリアルタイム通知
• CSV/Excelエクスポート
• 基本料金無料

ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」では、クリック操作で手軽にフォームの作成ができ、回答の確認集計も簡単です。詳しくはこちらをご覧ください。