問い合わせメールの書き方は？基本構成と例文をケース別に7つご紹介
「問い合わせメールの基本構成が分からない」
「簡潔に伝わる問い合わせメールの書き方が分からない」
業務でメールを送る方の中には上記のような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
問い合わせメールを送る際には4つのポイントと基本構成を意識することが重要です。
そこで、本記事では問い合わせメールの書き方に関する4つのポイント、問い合わせメールの書き方・基本構成などを解説します。
また、フォーム作成を効率化したい場合、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。formrunを使用するメリットは下記の8つです。
- プログラミング不要
- 集計がリアルタイムで行える
- 入力補助機能が付けられる
- 条件分岐項目を付けられることで回答数はそのままでそれぞれにあった質問に答えてもらえる
- ワンクリックでrecaptcha設定可能
- マウス操作でデザイン設定可能
- お問い合わせ管理、メール対応も可能
- 自動メールやChatworkなどツール通知まで付いている
以上の機能が完備されており、基本料金は無料です。
ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」では、複数人でデザイン性の高いフォームを管理できます。
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目次[非表示]
問い合わせメールの書き方に関する4つのポイント
問い合わせメールの書き方に関するポイントを解説します。具体的には下記の4つのポイントを意識しましょう。
- 問い合わせ内容が簡潔に伝わる件名にする
- 問い合わせの経緯を簡潔に記載する
- 返答の期日を記載する
- 相手への配慮を記載する
1.問い合わせ内容が簡潔に伝わる件名にする
問い合わせメールを書く際は問い合わせ内容が簡潔に伝わる件名にしましょう。件名が簡潔であれば、受信者はメール内容を理解しやすくなり、開封率も向上します。
具体的には下記のように件名を記載しましょう。
- 「製品Aの使用方法についての質問」
- 「サービスBの料金プラン確認について」
- 「イベントCの予約状況についての問い合わせ」
件名が簡潔であると時間の節約にもつながります。また、迷惑メールと誤解されないためにも件名は具体的に記載しましょう。
2.問い合わせの経緯を簡潔に記載する
問い合わせメールを書く際は問い合わせの経緯を簡潔に記載しましょう。簡潔な経緯の記載は受信者とのコミュニケーションを円滑化できます。
具体的には下記のポイントを意識して、問い合わせの経緯を記載しましょう。
- 問い合わせにいたった理由や背景を簡潔にまとめる
- 経緯を時系列に並べて記載する
- 具体的な状況や事例を記載する
- 難しい言葉や専門用語を避ける
問い合わせの経緯を記載すれば、受信者は問い合わせ内容を認識しやすくなります。そのため、配慮や丁寧さを感じ、信頼関係の構築にもつながります。
3.返答の期日を記載する
問い合わせメールを書く際は返答の期日を記載しましょう。受信者は期日が設定されていないお問い合わせメールに対して、対応を遅らせてしまう可能性があります。
そのため、返答の期日を設定して両者のやり取りを円滑化しましょう。返答の期日を記載するメリットは下記の通りです。
- 迅速に対応してもらえる
- 問い合わせ対応の進捗を管理する基準になる
返答の期日を記載して、効率的な問い合わせを実現しましょう。
4.相手への配慮を記載する
問い合わせメールを書く際は相手への配慮を記載しましょう。相手への配慮の記載はビジネスで良好な関係構築につながります。
相手への配慮を記載するメリットは下記の通りです。
- 対応者に負担をかけることを考慮していることが伝わる
- 対応者のストレスを軽減できる
簡潔に問い合わせ内容を伝えた上で、相手への配慮を記載しましょう。
問い合わせメールの書き方・基本構成
問い合わせメールの書き方・基本構成を解説します。問い合わせメールの基本構成は下記の通りです。
- 件名
- 宛名と挨拶
- 要旨と詳細
- 回答期日
- 結び
それぞれの項目の書き方を解説します。
件名
問い合わせメールの最上部には件名を記載します。件名は問い合わせ内容が簡潔に伝わるように記載しましょう。
具体的には下記のように記載します。
- アプリAの不具合について
- 資料Bの送付依頼
- 会議の日程調整のお願い
宛名と挨拶
続いて、宛名と挨拶を記載します。宛名を書く際は下記のように記載しましょう。
- 個人宛の場合
○○様 - 複数名宛の場合
△△各位 - 役職名を記載する場合
株式会社□□ 編集部 部長 ○○様
挨拶には季節や状況に応じた挨拶、感謝の言葉を添えることも重要です。
要旨と詳細
続いて、要旨と詳細を記載します。要旨では詳細を簡潔に伝える内容、詳細には問い合わせの経緯と知りたいことを記載します。具体的には下記のように記載しましょう。
- 要旨
サービスXの機能Yについて確認したいことがございます - 詳細
先日、導入したサービスXの機能Yを使用しようとしたところ、エラーが発生しました。具体的には以下の2点について確認させていただきたいと存じます。
1.機能Yにエラーが発生した際の原因
2.機能Yのエラーを解消する方法
詳細を記載する場合、箇条書きや数字を挿入して具体的にどのような回答が欲しいかを伝えることが重要です。
回答期日
続いて、回答期日を記載します。回答期日には回答を求める日にちと理由を記載します。具体的には下記のように記載しましょう。
お手数ですが〇月〇日（〇曜日）15時までにご回答いただけますと幸いです。月次会議にて稟議書を提出する予定のため、期日までに情報が必要となります。 |
結び
続いて、結びを記載します。結びには感謝の言葉、締めの言葉を記載します。具体的には下記のように記載しましょう。
ご多忙のところお手数おかけしますが、ご確認いただければ幸いです。 |
署名
最後に署名を記載します。署名には下記の要素を盛り込みます。
- 氏名
- 会社名
- 役職名
- 連絡先情報
- 住所
- Webサイト
具体的には下記のように署名を記載します。
---------------------------------------- 〒000-0000 電話番号: 000-0000-0000 |
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問い合わせメールの例文7選
問い合わせのメールの例文をご紹介します。本記事でご紹介する例文は下記の7つです。
- 初めて連絡する相手への問い合わせメール
- 営業の問い合わせメール
- 商品・サービスに関する問い合わせ
- お問い合わせへの返信する
- 問い合わせの回答にお礼メールを送る
- 求人への問い合わせに返信する
- 上司へ質問をする
初めて連絡する相手への問い合わせメールの例文
初めて連絡する相手への問い合わせメールには、相手への配慮と具体的なお問い合わせ内容を記載します。具体的な例文は下記の通りです。
件名: 製品Xについての問い合わせ お世話になっております。 貴社の製品Xに関心を持ち、導入を検討しております。 製品Xの主な機能について お忙しいところ恐れ入りますが、可能であれば〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。 ご確認いただきありがとうございます。 |
営業の問い合わせメールの例文
営業のアポイントを取る場合、自社のサービスの実績や強み、具体的な商談の目的などを盛り込みましょう。具体的な例文は下記の通りです。
件名: 弊社サービスのご紹介とご相談のお願い 株式会社〇〇 お世話になっております。 突然のご連絡失礼いたします。 弊社では、○○業界のお客様を中心に○○サービスを提供しており、これまでに○○件の導入実績と、○○を最大で○%改善した実績がございます。 つきましては、貴社の課題やニーズについてお伺いし、弊社サービスのご紹介をさせていただきたく存じます。お忙しいところ大変恐縮ではございますが、下記の日程で30分程度お時間をいただけますでしょうか。 候補日時： ご都合のよい日時がございましたら、ご返信いただけますと幸いです。 ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
商品・サービスに関する問い合わせの例文
商品・サービスに関する問い合わせには、問い合わせの目的と質問内容を明確に記載します。具体的な例文は下記の通りです。
件名: 製品Xについての問い合わせ 株式会社〇〇 お世話になっております。 貴社の製品Xに関心を持ち、いくつか質問がございます。 製品Xの色の選択肢について教えていただけますか？ お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ご確認いただきありがとうございます。 |
お問い合わせに返信する際の例文
お問い合わせに返信する際は、問い合わせ内容を引用しながら、相手への配慮を盛り込みましょう。具体的な例文は下記の通りです。
宛名:山田太郎様 お世話になっております。 この度は、弊社製品Xについてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 ご質問の内容について以下の通りお答えいたします。 ■ 製品Xの主な機能について ■ 価格プランについて ■ サポート体制について 何か不明点や追加のご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。 ご確認いただきありがとうございます。 |
問い合わせの回答にお礼メールを送る際の例文
問い合わせの回答にお礼メールを送る際は、対応に対して感謝の気持ちを伝えましょう。
具体的な例文は下記の通りです。
宛名:株式会社〇〇 お世話になっております。 この度は、製品Xに関するお問い合わせに迅速にご対応いただき、誠にありがとうございます。 特に、価格プランやサポート体制についての詳細を教えていただき、大変助かりました。今後の導入を検討する上で、貴社のサービスが非常に魅力的であると感じております。 引き続き何か質問がある場合は、お伺いさせていただくこともあるかと思いますが、その際はどうぞよろしくお願いいたします。 あらためてお礼申し上げます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 |
求人への問い合わせに返信する際の例文
求人への問い合わせに返信する際は応募への感謝、質問に対する具体的な回答などを盛り込みましょう。具体的な例文は下記の通りです。
件名: Re: 〇〇職の求人について 山田太郎様 この度は弊社の〇〇職の求人にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 1.ご質問いただいた内容について、以下のとおりご回答いたします。 2.勤務地について 3.選考プロセスについて ご不明な点やさらにお知りになりたい情報がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 また、エントリーをご希望の際は、履歴書と職務経歴書を下記メールアドレスまでお送りいただければ幸いです。 山田様のご応募を心よりお待ちしております。 |
上司へ質問する際の例文
上司へ質問する際には簡潔に質問内容を記載しましょう。具体的な例文は下記の通りです。
件名: 〇〇プロジェクトについての質問 山田部長 株式会社△△の鈴木一郎です。 1.プロジェクトの進行状況について、現在のステータスを教えていただけますか？ お忙しいところ申し訳ありませんが、ご確認いただけますと幸いです。 |
フォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！
問い合わせ業務を効率化したい場合、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。formrunには下記の4つの特徴があります。
- 豊富なメール機能
- お問い合わせフォーム作成が簡単にできる
- 顧客管理・対応を効率化できる
豊富なメール機能
formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。
- 自動メール返信
フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信可能です。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後に対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載すれば迷わず対応を進めることもできます。 - 個別メール機能
フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信できます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用して対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。 - 一斉メール配信
フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。
また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入が可能です。
フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。
お問い合わせフォーム作成が簡単にできる
非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。
同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。
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顧客管理・対応を効率化できる
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フォーム作成はもちろん、フォームに回答された顧客データ情報をformrun上で一覧管理が可能です。
一覧で確認できるだけではなく、対応ステータス別に分けて表示したり、対応する担当者別にフィルタして確認できたりします。
未対応・対応中・対応完了・商品発送済みなど、ステータスは自社が管理しやすいように編集・並び替えできます。
蓄積された回答データはExcelやGoogleスプレッドシート形式で出力もできるため、手元で分析も可能です。
さらに、Salesforceやkintoneなど外部連携ツールと連携可能なので普段お使いのツールでも集計・管理ができます。
基本構成に沿って問い合わせ内容を簡潔に伝えましょう！
本記事では問い合わせメールの書き方に関する4つのポイント、問い合わせメールの書き方・基本構成などを解説しました。
本記事でご紹介したポイントと例文を参考に、問い合わせ内容が簡潔に伝わる問い合わせメールを作成しましょう。
しかし、フォームを本格的に運用したい場合には、現在使用しているフォーム作成ツールの機能が不十分に感じられることもあるでしょう。
- デザイン性の高いフォームにし、回答者が入力しやすいフォームにしたい
- 豊富な種類の中から多様な利用用途に対応したテンプレートを選択可能
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上記のように感じている管理者の方はフォーム作成ツール「formrun」を検討してみるのもおすすめです。無料での利用も可能なため、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。
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