こんにちは。formLab編集部です。
いつも弊社サービスformrunをご利用いただき、誠にありがとうございます。
「請求書や見積書の作成が面倒」
「請求書や見積書の発行業務を効率化させたい」
とお困りの方はいませんか。
今回は、Googleスプレッドシートの自動出力と関数設定を活用して、請求書・見積書の発行を自動化する方法についてご紹介します。
請求書や見積書を発行する際にご活用いただけるテンプレートもご用意しておりますので、ぜひご覧ください。
請求書・見積書依頼フォームとは？
企業の経理部で請求書の依頼フォーム、事業部で見積書の依頼フォームをformrunで作成することにより、取引先の企業様から請求書や見積書の発行申請を受け付けることができます。
また、この度、クリエイターフォームの「請求書発行申請フォーム」のテンプレートが新しくリニューアルされました。
依頼者の情報や請求先、請求内容に関する情報の設問項目などが事前に設定されているため、フォーム作成の際にぜひ参考にしてください。
※フォームカテゴリ「業務効率・その他」から「請求書発行申請フォーム」が選択できます。
formrunで請求書・見積書依頼フォームを作成するメリット
formrunで請求書・見積書依頼フォームを作成するメリットは、以下をすべてformrunで完結できる点です。
- 簡単に請求書・見積書依頼フォームを作成できる
- 請求書・見積書をメールに添付し、フォームご回答者様に連絡できる
- 請求書・見積書の発行時や、フォームご回答者様へメール送信後にステータスを管理できる
簡単に請求書・見積書依頼フォームを作成できる
テンプレート選択により簡単にフォームを作成可能なクリエイターフォームにて、誰でも簡単に請求書・見積書の発行を依頼するフォームを作成できます。
クリエイターフォームのテンプレート選択画面「業務効率・その他」から「請求書発行の管理」のフォームテンプレートをそのままご利用いただくことはもちろん、必要に応じて設問項目を編集・削除したり、フォームのデザインを変更したりして、運用の軌道に乗るようなフォームを作成してください。
フォームの作成手順は「請求書・見積書依頼フォームの作成方法」で解説します。
※「請求書発行申請フォーム」のテンプレート
請求書・見積書をメールに添付し、フォームご回答者様に連絡できる
カードの個別メールに請求書・見積書ファイルを添付し、請求書・見積書発行フォームにご回答されたお客様にメールを送信することができます。
実際に、formrun運営チームでは「お見積依頼フォーム」を作成し、フォームにご回答いただいたお客様に対して、formrunをご利用いただく場合のお見積書をカードに添付し、メールを送信しています。
▼カードの機能についての詳細はこちら
その際に、メールテンプレートを設定することで工数をかけずにメールの本文を作成できるため、請求書・見積書の発行業務の効率化に繋がります。
▼メールテンプレートの活用方法についてはこちら
請求書・見積書の発行時や、フォームご回答者様へメール送信後にステータスを管理できる
請求書や見積書を発行する担当者と、フォームご回答者様に連絡する担当者が異なる場合はありませんか。
この場合は、この場合は、請求書や見積書を準備する段階で「発行手続き中」のステータスを設定したり、フォーム回答者に請求書や見積書の発行後に「請求済み」のステータスを設定したりすることで、請求書・見積書の発行もれや、フォームご回答者様への連絡もれがなくなります。
※ボード画面でのステータス管理
▼ステータスの編集方法についてはこちら
また、ボード画面で管理しているカードにはラベルを設定することができます。
例えば、請求書依頼フォームで請求内容ごとに異なる請求書を発行したい場合、「発行月」や「計上科目」などのラベルを追加することで、フォームメンバーがカードの情報を一目で把握することができます。
※カードのラベル設定
▼ラベル機能の活用方法についてはこちら
請求書・見積書を発行して、メール送信・ステータス管理を送ってみよう
見積書依頼フォームを作成しよう
formrun運営チームで活用している「お見積依頼フォーム（サンプル）」を参考に、見積書依頼フォームの作成方法と、メールにて見積書のファイルを添付する際のメールテンプレートの設定方法をご紹介します。
（1）「新規フォーム作成」からクリエイターフォームの「テンプレートから簡単作成」を選択します。
（2）フォームテンプレートの選択一覧から「業務効率・その他」をクリックし「請求書発行の管理」を選択します。
（3）「フォームタイトル」や「設問項目」を編集し、「保存」をクリックします。
こちらがフォームテンプレートから作成した見積書依頼フォームのサンプルです。
※見積書フォームのサンプル
Googleスプレッドシートにデータを出力しよう
formrunでは、PROFESSIONALプランをご契約いただくことで、フォームから回答されたデータをGoogleスプレッドシートに自動出力することができます。
フォーム設定画面「フォーム>外部連携設定」を選択し、Googleスプレッドシート連携の「自動更新」をONにすることで、データの自動出力が可能です。
Googleスプレッドシート連携を設定することで、請求書・見積書依頼フォームに回答したお客様のデータをGoogleスプレッドシートに自動出力し、さらに別のシートで関数を設定することで請求書や見積書を自動で作成することが可能です。
▼Googleスプレッドシート連携の詳細はこちら
Googleスプレッドシートの関数を使って請求書・見積書を発行しよう（テンプレートの配布あり）
今回は、「お見積依頼フォーム（サンプル）」で自動連携しているGoogleスプレッドシートを参考に、見積書をお客様に発行するまでの流れをご紹介します。
※以下は「お見積依頼フォーム（サンプル）」のテスト版で自動出力したGoogleスプレッドシートになります。そのため、「お見積依頼フォーム（サンプル）」に回答された結果を確認できる訳ではございませんのでご留意ください。
※閲覧のみの権限となっておりますので、実際に設定されている関数などをご確認いただきたい場合、Googleスプレッドシートをコピーしてご利用ください。
※「お見積依頼フォーム（サンプル）」はテストフォームのため、回答をいただいてもご返答できませんのでご留意ください。
なお、Googleスプレッドシートへの自動出力を用いて、請求書を作成したい方は、以下のシートに組み込まれている関数をご参照ください。
formrun お見積書依頼フォーム（テンプレート）をコピーいただき、以下の手順で請求書・見積書を発行してください。
（1）「自動出力結果」シートのA列から、見積書を発行するNo.を確認します。
（※Googleスプレッドシート自動連携後のデータは「自動出力結果」のシートに反映されています。）
（2）「見積書」シートを開き、受付番号のセルに「自動出力結果」シートで確認したNo.を記入します。関数の設定により、A列からH列に見積書が自動作成されます。
（3）PDF化する範囲を選択します。
（4）「ファイル＞ダウンロード＞PDFドキュメント（.pdf)」をクリックします。
（5）エクスポートの設定を行い、「エクスポート」をクリックします。
（6）ダウンロードした見積書のファイルをカードの個別メールに添付し送信します。
ステータスを管理しよう
請求書・見積書依頼フォームを作成し、フォームご回答者様からフォーム送信された場合や個別メールで請求書や見積書を発行した後には、必要に応じてステータスを設定し、対応漏れをなくしましょう。
ステータスはボード画面上で自由に変更いただくことが可能です。
請求書・見積書依頼フォームでは、以下のステータスをデフォルトでご用意しています。必要に応じて、活用してください。
まとめ
今回は、Googleスプレッドシートの自動出力と関数設定を活用して、請求書・見積書の発行を自動化する方法についてご紹介しました。
請求書・見積書依頼フォームの作成から、請求書・見積書の発行業務までを効率的に行いたい方はぜひformrunをご活用ください。
▼フォーム作成はこちら
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