出欠確認フォームの作成方法とは？おすすめの例文や注意すべき3つのポイントを解説

イベントやセミナーの参加者を把握する場合や飲み会やスクールの出席確認をする場合、出欠確認フォームがあれば気軽に確認できます。

さらに、参加者情報を収集するための質問項目を設けて、事前にどのような人物が参加するのかを把握するのも可能です。ただ、出欠確認フォームを作成する方法がわからない方も少なくありません。

また、出欠確認フォームを作成する場合は、作成する際の注意点も理解しておく必要があります。

そこで今回は、出欠確認フォームの作成方法やおすすめの例文、注意すべきポイントを解説します。

「formrun」は、出欠確認フォームの作成におすすめです。

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出欠確認フォームの5つの作成方法

出欠確認フォームの5つの作成方法は、主に以下の通りです。

• Googleフォームでの作成
• Microsoft Formsでの作成
• コーディングでの作成
• WordPressのプラグインでの作成
• フォーム作成ツールでの作成

それぞれ解説します。

Googleフォームでの作成

イベントやセミナーなどの出欠確認フォームは、Googleフォームで作成できます。

作成方法は主に以下の通りです。

1. Googleアカウントにログインし、Googleフォームを開く
2. テンプレートから「無題のフォーム」を開き質問を入力する
3. 回答は、「ラジオボタン」「チェックボックス」「プルダウン」から選択し、回答を作成する
4. デザイン設定からヘッダー画像やテーマカラーを設定する
5. 「プレビュー」をクリックして問題なければ、「送信」をクリックして完了

Googleアカウントがあれば誰でも無料で作成できるため、おすすめの方法です。

Microsoft Formsでの作成

Microsoft Formsでの作成方法は、主に以下の通りです。

1. Microsoftアカウントにログインし、Microsoft Formsにアクセスする
2. 「新しいフォーム」をクリックして、「無題のフォーム」から「新規追加」をクリックする
3. アンケートの説明をしたら、「質問を追加」をクリックして質問形式一覧から適切な形式を選ぶ（選択式の回答なら「選択肢」など）
4. 必要に応じて必須回答や長い回答などの設定を行う
5. フォームのデザインや画像などを設定する
6. 「プレビュー」をクリックして問題なければ「共有」からURLをコピーして送信する

Microsoft Formsで作成する場合も、Microsoftアカウントがあれば無料で作成できます。

コーディングでの作成

出欠確認フォームは、HTML・CSS・PHPを使ったコーディングでも作成できます。

コーディングで1から作成する場合、デザイン性やカスタマイズ性が高くオリジナリティのある出欠確認フォームが作成可能です。ただ、セキュリティ対策やメンテナンス、更新などの手間や時間がかかるため、考慮しておく必要があります。

さらに、コーディングに関する専門知識も必要になるため、自社内に知識人材がいない場合は育成や外部への依頼にかかる費用を考慮しておきましょう。

そのため、コーディング知識がある方は試してみることがおすすめです。

WordPressのプラグインでの作成

WordPressのプラグインを利用して出欠確認フォームを作成する方法もあります。

WordPressには、主に以下の出欠確認フォームなどのフォーム作成に適したプラグインがあります。

WordPressのプラグインを利用すればカスタマイズや設定も気軽にできるため、コーディングの専門知識がない方でも安心です。また、自社メディアをWordPressで運営している場合はおすすめの方法でもあります。

フォーム作成ツールでの作成

出欠確認フォームは、フォーム作成ツールから気軽に作成できます。

コーディングなどの専門知識を持っていない方でも気軽に作りたいフォームを直感的な操作で作成が可能です。さらに、GoogleフォームやMicrosoft Formsなどの無料のフォーム作成ツールだけでなく、有料のツールも数多く存在しています。

有料のツールを利用する場合、無料のツールよりも充実した機能性やセキュリティ対策、外部ツール連携などが可能です。

そのため、気軽に豊富な機能を搭載した出欠確認フォームを作成したい方は、フォーム作成ツールでの作成をおすすめします。

▼問い合わせフォームの作成なら「formrun」がおすすめ

出欠確認フォームを作成する際におすすめの例文・テンプレート

出欠確認フォームを作成する際におすすめの例文・テンプレートは、主に以下の通りです。

例えば、セミナーやイベントへの参加の有無を回答してもらう場合、参加者の基本情報から知ったきっかけ、意見や質問などの項目を設置すると多くの情報を収集できます。

特に、BtoBのセミナーやイベントでは、参加者の基本情報に加えて会社名や職業などの仕事に関する情報の項目はとても大切です。

これから出欠確認フォームを作成する方は、ぜひ参考にしてみてください。

出欠確認フォームを作成する際に注意すべき3つのポイント

出欠確認フォームを作成する際に注意すべき3つのポイントは、主に以下の通りです。

• イベントやセミナーの出欠確認なら場所や時間などの詳細情報を記載する
• 個人情報を取り扱うためセキュリティ対策を徹底する
• 不参加者にプレッシャーを与えないようにする

それぞれ解説します。

イベントやセミナーの出欠確認なら場所や時間などの詳細情報を記載する

イベントやセミナーの出欠確認をする場合は、場所や時間、服装などの詳細情報を記載するのが大切です。

出欠確認をされている方の中には、イベントやセミナーの具体的な情報を把握していない方も少なくありません。また、事前に把握している方でもあらためて確認しておきたいと考えている方がいます。

具体的な情報を把握できていないことが原因で、出欠の判断が難しくなってしまう方が多くなります。

特に、場所や日時に関する方法は出欠を判断する際にとても重要になるため、忘れずに記載するのが大切です。

個人情報を取り扱うためセキュリティ対策を徹底する

出欠確認フォームでは、数多くのユーザーの個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策を徹底する必要があります。

特に、自作のフォームやセキュリティ体制があまり充実していないフォーム作成ツールで作成した出欠確認フォームでは、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高くなります。

万が一、セキュリティトラブルが発生した場合、主催する会社や団体の信用を失ってしまうリスクが高くなるため、注意が必要です。

そのため、出欠確認フォームを作成する方は、セキュリティ対策が徹底されているフォーム作成ツールを利用するなどの対策をしましょう。

不参加者にプレッシャーを与えないようにする

不参加者にプレッシャーを与えないように対策するのも、出欠確認フォームを作成する際に注意すべきポイントです。

例えば、不参加の項目にチェックを入れた方に対して理由を尋ねる場合は、任意回答にしておくようにしましょう。

必須回答にしてしまうと不参加理由を考える負担やプレッシャーが大きくなるため、出欠確認の回答がされなくなる場合があります。また、理由が気になる場合も「家庭の事情のため」などの抽象的な回答を選択肢に設けておく工夫が大切です。

出欠確認フォーム作成でフォーム作成ツールを使う方におすすめの選び方

フォーム作成ツールの選び方は、主に以下の通りです。

フォーム作成ツールを利用すれば、コーディングなどの専門知識がなくても誰でも気軽に出欠確認フォームを作成できます。ただ、しっかりと機能性やセキュリティ性などを考慮して適したものを選ぶようにしましょう。

フォーム作成ツールの選び方について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> 【2025年】Webフォーム作成ツールおすすめ14選！選び方を丁寧に解説

出欠確認フォームに関するよくある質問

出欠確認フォームに関するよくある質問を整理しました。

詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。

飲み会の出欠確認フォームを作成する際に記載すべき項目はありますか？

飲み会の出欠確認フォームを作成する際に記載すべき項目は、主に以下の通りです。

飲み会の出欠確認をする際は、飲み会の場所や日時、会費などの必須情報に加えて現地の地図や住所を記載すると、より丁寧なフォームになります。

さらに、具体的な飲み会の内容が把握できれば参加の有無を早く回答できる方も多くなるため、おすすめです。

特に、大人数での飲み会や普段あまり行かない地域や場所で飲み会を開催する場合は、以上の項目を忘れずに記載するようにしましょう。

Googleフォームを使って出欠確認を毎日行うことはできますか？

Googleフォームを使えば、出欠確認を毎日行えます。

Googleフォームで作成した出欠確認フォームを、参加予定者に毎日送信すれば出欠確認が可能です。さらに、スプレッドシートと連携すれば個別に毎日の出欠確認の記録もできるため、学校やスクール、習い事にも活用できます。

ただ、毎日の送信の手間を減らしたい場合は、自動返信ができるfomrunがおすすめです。

▼formrunの豊富なメール機能について気になる方はこちらをご覧ください。

Googleフォームでの出欠確認はスマートフォンからでもできますか？

Googleフォームの出欠確認は、スマートフォンからでも問題なくできます。

Googleフォームはアプリのインストールが不要なため、デバイスに関係なくアクセスが可能です。さらに、フォームの設定や送信、回答などもすべてスマートフォンから行えます。

そのため、スマートフォンからGoogleフォームの作成や送信をしたい方にもおすすめです。ただ、作成する際はスマートフォンよりもパソコンからの方が画面が見やすく便利に操作できます。

Googleフォームで作成した出欠確認フォームのURLはQRコードにできますか？

Googleフォームで作成した出欠確認フォームのURLはQRコードに変更できます。

作成したGoogleフォームの画面右上にある「︙」をクリックし、「保存と共有」を選択します。そして「QRコードを作成」を選択すると、出欠確認フォームのURLのQRコードの取得が可能です。

表示されたQRコードをダウンロードしておけば、出欠確認を取りたい相手に対してすぐにフォームを送信できます。特に、スマートフォンから送信や出欠確認をする方は、QRコードでスムーズに読み込めるため、出欠確認のための手間を削減できます。

出欠確認フォームの作成ができるフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！

出欠確認フォームの作成ができるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。

• 豊富なメール機能
• 出欠確認フォーム作成が簡単にできる
• 万全のセキュリティ

それぞれ解説します。

豊富なメール機能

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1．自動メール返信
フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信することができます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載することで迷わず対応を進めることもできます。

2．個別メール機能
フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信することができます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用することで対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。

3.　一斉メール配信
フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。

フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

▼formrunの豊富なメール機能について詳細はこちらからご確認ください

出欠確認フォーム作成が簡単にできる

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

メールアドレスがあれば無料登録可能！無期限で無料プランが利用できるのでformrunでぜひフォームを作成してみてください。

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テンプレートはこちらをご覧ください。
>> テンプレート一覧

万全のセキュリティ

セキュリティが高いのもformrun(フォームラン)の魅力のポイントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など様々な対策がとられています。

フォームは、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティはとても重要です。

安全なフォーム運用や個人情報の取り扱いは、顧客からの信用に大きく影響するため、セキュリティーを重視している方にはformrunの利用がおすすめです。

▼formrunのセキュリティの詳細はこちらをご確認ください

出欠確認フォームの作成をするなら「formrun」がおすすめ

出欠確認フォームは、GoogleフォームやMicrosoft Forms、WordPressのプラグインなどから作成できるため、自分に適した方法を選んでみることがおすすめです。

自分に適した方法で出欠確認フォームを作成すれば、気軽に作成から送信ができるため、手間や時間を削減できます。また、出欠確認フォームを作成する際は、不参加者への配慮やセキュリティ対策が大切です。

作成しても出欠確認フォームに回答するユーザーが不信感や面倒くささなどを覚えてしまうと、ほとんど利用されなくなるため、対策は徹底しておきましょう。

また、フォーム作成が簡単にできる「formrun」は、出欠確認フォームの作成におすすめです。

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formLab編集部

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