申請フォームとは？4つの作成方法や流れ、作成する際のポイントを解説

申請フォームは、社内業務の申請プロセスや資料請求、問い合わせなどの円滑化が可能です。さらに、申請したユーザーの追跡・監査ができ、セキュリティ対策も充実させられます。

そのため、多くの企業やWebサイトでは申請フォームを設置している場合がありますが、申請フォームの作成方法や作成する重要性を理解している方はあまり多くありません。

目的に応じて適した機能を搭載して申請フォームを作成できれば、入力ミスや確認漏れ、申請者の管理負担などを削減して大幅な業務短縮が可能です。

今回は、申請フォームの重要性や作成方法や流れ、作成する際のポイントを解説します。

また、フォーム作成が簡単にできる「formrun」は、申請フォームの作成におすすめです。

▼無料でお試しもできるので、ぜひ一度お試しください

申請フォームとは？

申請フォームとは、ユーザーが申請を行うために必要情報を入力するためのフォームです。また、申請の際に関連書類を添付して送信する場合もあります。

申請フォームで送信されたデータはデータベース上に保存されるため、承認者はデータの検索・追跡が可能です。

例えば社内業務を行う場合は、休暇申請や経費申請、有給申請などを行うために活用されます。どの申請もしっかりと申請者情報を把握しておく必要があるため、申請フォームを経由するのが大切です。

そのため、申請プロセスを円滑化させて業務短縮をするためには、とても大切なフォームです。

申請フォームを作成するメリット・重要性

申請フォームを作成するメリット・重要性は、主に以下の通りです。

申請フォームを作成して業務で活用すると、さまざまなメリットが得られるため、申請フォームは業務やサービスでとても重要性の高いフォームです。

申請フォームの4つの作成方法

申請フォームの4つの作成方法は、主に以下の通りです。

• HTML・CSS・PHPなどのコーディングで作成する
• WordPressのプラグインを使って作成する
• Web制作会社などの外部に依頼して作成する
• フォーム作成ツールを使って作成する

それぞれ解説します。

HTML・CSS・PHPなどのコーディングで作成する

申請フォームは、HTML・CSS・PHPなどのコーディングで作成できます。

コーディングで申請フォームを作成する場合、デザインやカスタマイズの自由度が高くなるため、高機能なフォーム作成が可能です。ただ、コーディングやセキュリティ対策、メンテナンスなどの知識や手間が必要になるため、考慮しておく必要があります。

そのため、自社内にコーディングやフォーム作成の知識のある人材がいる場合は試してみるのがおすすめです。

WordPressのプラグインを使って作成する

WordPressのプラグインを利用して申請フォームを作成するのも可能です。

WordPressには、目的や搭載したい機能などに応じてさまざまなプラグインが提供されており、申請フォームなどのフォームを設置するために適したプラグインもあります。

例えば、「Jetpack Contact Form」や「Contact Form 7」などのプラグインは、申請フォームの作成におすすめです。

WordPressで自社サイトを運営している企業は、申請フォームの作成でプラグインを利用してみてください。

Web制作会社などの外部に依頼して作成する

申請フォームは、Web制作会社などの外部に依頼する方法でも作成できます。

フォーム作成のプロに依頼できるため、目的に応じて必要な機能やデザインを柔軟に作成してくれます。さらに、自社に必要な申請フォームをヒアリングして作成してくれるため、利便性の高いフォーム作成の依頼も可能です。

自社で作成するよりも利便性や機能性の高い申請フォームになるため、より業務効率化や申請プロセスの円滑化を期待できます。

ただ、依頼する際は外注のための費用やコミュニケーションコストがかかることを考慮しておきましょう。

フォーム作成ツールを使って作成する

フォーム作成ツールを使って申請フォームを作成する場合、コーディングなどの専門知識がなくても気軽に作成できます。

フォーム作成ツールには、無料のものと有料のものがあり、無料で幅広い機能やテンプレートを使えるものが多く存在しています。また、セキュリティ対策や外部連携機能なども搭載されているものもあるため、自社内での人材育成や外部への依頼が不要です。

そのため、自社に適したフォーム作成ツールを選んで申請フォームの作成をしてみることもおすすめです。

▼問い合わせフォームの作成なら「formrun」がおすすめ

申請フォームを作成する手順・流れ【4STEP】

申請フォームを作成する手順・流れは、主に以下の通りです。

1. 申請フォームを作成する目的を明確化させる
2. 申請項目を洗い出して整理する
3. 目的やリソースに適した作成方法を検討する
4. 作成した申請フォームをテスト・公開する

それぞれ解説します。

STEP1：申請フォームを作成する目的を明確化させる

申請フォームを作成する際は、最初に申請フォームを作成する目的を明確化させます。

例えば、社内業務で申請フォームが必要な場合は、休暇・経費・有給などの申請ができる設計にする必要があります。また、問い合わせや資料請求などを目的に設置する場合は、ユーザーの導線配置を検討して設置場所を決めることが大切です。

最初に、申請フォームを作成する目的を明確化させることで、作成プロセスや配置場所などが決まりやすくなります。

STEP2：申請項目を洗い出して整理する

申請フォームを作成する目的を明確化させることができたら続いて、申請項目を洗い出して整理します。

例えば、社内業務で申請フォームを使う場合、会社名・部署・名前・申請内容などの項目が必要になります。また、資料請求の場合、名前・メールアドレス・住所などを入力する項目が必要です。

申請者がどのような人物なのか把握するためにも、基本情報を記載できる項目を設置します。

申請フォームは作成する目的に応じて適切な申請項目を整理して決めることが大切です。

STEP3：目的やリソースに適した作成方法を検討する

申請フォームは、コーディングやWordPressのプラグイン、フォーム作成ツールなどから作成できます。ただ、知識やスキル、目的に応じて適した作成方法が異なるため、自社の目的やリソースに応じて検討するのが大切です。

例えば、コーディングの知識が豊富な場合はコーディングによる作成、そうでない場合はフォーム作成ツールでの作成が適しています。

自社に最適な方法で申請フォームを作成できると、よりスピーディに機能性やデザイン性の高い申請フォームの作成が可能です。

STEP4：作成した申請フォームをテスト・公開する

最後に作成した申請フォームをテストして、問題なければ公開します。

テストでは、実際に作成した申請フォームを使って問題なくデータが送信されるか確認するのが大切です。さらに、設定した項目やデザインが問題なく表示されているかを確認するのも大切になります。

テストの結果、申請フォームが問題なく機能していることが確認できれば公開し、業務や問い合わせなどで使っていきます。また、テストで機能や表示に問題が発生する場合は、原因を特定し修正するのが大切です。

ユーザービリティを向上させる申請フォームを作成する4つのポイント

ユーザービリティを向上させる申請フォームを作成する4つのポイントは、主に以下の通りです。

• 必要項目の重要度を決めて項目数を最小限に抑える
• エラーチェック機能を搭載してリアルタイムでエラー表示させる
• 個人情報保護のためにセキュリティ対策を徹底する
• 項目に応じて適切な回答形式にする

それぞれ解説します。

必要項目の重要度を決めて項目数を最小限に抑える

申請フォームを作成する際は、必要項目の重要度を決めて項目数を最小限に抑えることが大切です。

項目数が多いほど多くの情報を収集できますが、その分回答者の負担が高くなります。手間や面倒くささを感じたユーザーの中には、途中離脱や不適切な回答をするユーザーが多くなります。

その結果、あまり有益な情報を収集できない申請フォームになることもあるため、注意が必要です。

これから申請フォームを作成する際は、名前やメールアドレス、仕事などの最小限の項目に抑えるようにしましょう。

エラーチェック機能を搭載してリアルタイムでエラー表示させる

エラーチェック機能を搭載してリアルタイムでエラー表示させることも大切なポイントです。

例えば、入力ミスや入力漏れ、不備などが原因で申請フォームを送信できないと、そこで送信をやめてしまうユーザーが現れます。しかし、リアルタイムでエラーが表示される機能が搭載されていれば都度修正が可能です。

そのため、すぐにミスした箇所を特定し修正できるため、戻って修正したり修正箇所を探したりする手間がなくなり、途中離脱を防ぐことができます。

個人情報保護のためにセキュリティ対策を徹底する

申請フォームでは、ユーザーの名前や電話番号、メールアドレスや住所などの個人情報を入力する項目があります。そのため、個人情報の取り扱いには注意して、徹底したセキュリティ対策が大切です。

万が一、情報漏洩によって個人情報が外部に漏れてしまうと信用問題に発展してしまいます。

特に、SSL暗号化やアクセス制限、マルウェア対策、多要素認証などのセキュリティ対策がおすすめです。

十分にセキュリティ対策がされている申請フォームならユーザーからの信頼も獲得でき、ユーザービリティの向上に大きく貢献します。

項目に応じて適切な回答形式にする

申請フォームには、さまざまな項目を設置する場所があるため、項目に応じて適切な回答形式にするのが大切です。

例えば、「有給を申請しますか？」などの簡単な質問なら「はい」と「いいえ」の2択の回答形式が適しています。しかし、「〇〇に興味を持った理由を教えてください」などの具体的な質問ならチェックボックスや自由回答形式が適しています。

申請フォームなどのフォームは、質問項目に応じて回答形式を変えることで、より利便性の高いフォームにするのが可能です。

そのため、質問項目ごとにどの回答形式が適しているのか検討して選びましょう。

申請フォームに関するよくある質問

申請フォームに関するよくある質問を整理しました。

詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。

申請フォームは無料のフォーム作成ツールからでも作成できますか？

申請フォームは、無料のフォーム作成ツールからでも作成できます。

無料で提供されているフォーム作成ツールは数多く存在しており、実際に無料のフォーム作成ツールで作成された申請フォームも多く存在しています。

代表的な無料のフォーム作成ツールには、「Googleフォーム」や「Microsoft Forms」があり、アカウントがあれば誰でも利用可能です。

豊富な機能やテンプレートを搭載している無料ツールも多いため、無料でも使いやすく機能性の高い申請フォームが作成できます。さらに、フォーム作成ツールによってはExcelやスプレッドシートなどの外部ツールと連携してデータ管理・分析ができるものもあります。

申請フォームを作成する際におすすめのテンプレートはありますか？

申請フォームを作成する際におすすめのテンプレートは、主に以下の通りです。

【資料請求をする場合のテンプレート】

【サービス申し込み申請をする場合のテンプレート】

目的に応じて必要項目は変わりますが、基本的に名前や住所、メールアドレスなどの基本情報は設置します。

これから申請フォームを作成する場合は、参考にしてみてください。

▼formrunの申請フォームについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください

申請フォームはGoogleフォームから作成できますか？

申請フォームはGoogleフォームからでも作成できます。

申請フォームをGoogleフォームで作成する方法は、主に以下の通りです。

1. GoogleアカウントにログインしてGoogleフォームを開く
2. テンプレートから「無題のフォーム」を選択し、項目を入力する
3. 回答形式は「ラジオボタン」「チェックボックス」「プルダウン」から選択し作成する
4. デザイン設定からヘッダー画像やテーマカラーを設定する
5. 「プレビュー」をクリックして問題なければ、「送信」をクリックして完了

これから申請フォームをGoogleフォームで作成したい方は、参考にしてみてください。

申請フォームのデザインを決める際のコツはありますか？

申請フォームのデザインを決める際は、ユーザーの見やすさと入力しやすさを意識するのがコツです。

例えば、入力項目を縦一列に配置すると、ユーザーは一定方向にのみ画面を移動させるだけで入力が完了します。また、必要項目と任意項目を明確に区別できるように、必要項目には印やアンダーラインを付けるなども効果的です。

他にも複雑なカラーやヘッダー画像は使用せずに、シンプルで文字が見やすいカラーや画像を選択するのがおすすめです。

申請フォームなどのフォームのデザインのコツについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> 入力フォームのデザインのコツ20選！入力されるフォームを豊富な画像で解説

申請フォームの作成ができるフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！

申請フォームの作成ができるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。

• 豊富なメール機能
• テンプレートが豊富
• 万全のセキュリティ

それぞれ解説します。

豊富なメール機能

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1．自動メール返信
フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信することができます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載することで迷わず対応を進めることもできます。

2．個別メール機能
フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信することができます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用することで対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。

3.　一斉メール配信
フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。

フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

▼formrunの豊富なメール機能について詳細はこちらからご確認ください

テンプレートが豊富

formrun（フォームラン）は、120種類以上のテンプレートが用意されています。

申請フォームで使えるテンプレートは16種類あり、主に通勤交通費・経費申請フォーム、総務課 依頼窓口フォーム、採用承諾書テンプレートなど用途に合わせたテンプレートが選べます。

formrunのテンプレートはそのまま利用できるリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成可能です。

テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更等もワンクリックで簡単に修正できます。また、顧客からの申請をカンバン方式で確認できるため、見やすいことも特徴的です。

ぜひformrunのテンプレートを使用して高クオリティな申請フォームを作成してみてください。

▼formrunのテンプレート一覧はこちらからご確認ください

万全のセキュリティ

セキュリティが高いのもformrun(フォームラン)の魅力のポイントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など様々な対策がとられています。

フォームは、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティはとても重要です。

安全なフォーム運用や個人情報の取り扱いは、顧客からの信用に大きく影響するため、セキュリティーを重視している方にはformrunの利用がおすすめです。

▼formrunのセキュリティの詳細はこちらをご確認ください

申請フォームの作成をするなら「formrun」がおすすめ

申請フォームは、申請プロセスを円滑化させることができるフォームで、設置しているサイトやメディア、利用している会社は多く存在しています。

申請フォームを作成する際は、目的に応じて必要項目や導線配置を決め、より多くの回答を収集できるように対策するのが大切です。さらに、セキュリティ対策や見やすく入力しやすいデザインにするなども意識しておく必要があります。

申請フォームを作成しても利便性やセキュリティ性が低ければ、ユーザービリティが低下し利用されなくなるため、しっかりと理解した上で作成しましょう。

また、フォーム作成が簡単にできる「formrun」は、申請フォームの作成におすすめです。

▼無料でお試しもできるので、ぜひ一度お試しください

formLab編集部

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