スケジュール調整ツールは、打ち合わせや会議などの業務に直結するものから、大人数でのイベントやチーム内の限られた人数での催しなど、さまざまな場面で活用されます。
「ITツールに詳しくなくても使いこなせるツールはあるのかな？」
「複数人の日程調整をするにはどのツールがいいのだろう…」
自社に最適なスケジュール調整ツールはどれなのか、お悩みではありませんか。この記事では、楽で効率的なスケジュール調整ツールをタイプ別に7つ紹介します。
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スケジュール調整ツールの種類
スケジュール調整ツールは多数ありますが、多くは以下の3つの種類に分けられます。
- 予約受付型
- 候補提案型
- 候補投票型
それぞれの特徴を1つずつ解説します。
予約受付型
主催者側が空いている日時を提示し、参加者側がその中から都合の良い日を選択するツールの形式が「予約受付型」です。
たとえば、ヘアサロンや飲食店の来店予約のような1対1での調整に適しています。全員の予定を合わせることは難しいため、複数人のスケジュール調整には向いていません。
主催者側の空いている日時を開示するため、主催者側が日時をピックアップする手間はかかりませんが、主催者の予定が相手に把握されてしまいます。必要以上に予定を抑えられてしまうリスクがある点には注意しましょう。
候補提案型
主催者側が候補の日時をピックアップして提示し、参加者側が都合の良い日を選択するツールの形式が「候補提案型」です。
主催者側が日時を提示するのは予約受付型と同じですが、候補提案型では、主催者側はすべての日時を開示する必要がありません。自分の都合に合わせて日時を提示できるため、事前の準備が必要な会議や移動時間を考慮したスケジュール調整など、主催者側の都合を考慮してスケジュールの調整が可能です。
提示した日時の中から、参加者が一番多い日時で決定するといった日程調整の仕方ができるため、複数人のスケジュール調整に対応できます。
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候補投票型
主催者側が候補の日時をピックアップして提示し、参加者側が都合の良い日を複数投票するツールの形式が「候補投票型」です。
参加者が多い時ほど便利で、全員の都合が合う日程を調整しやすい特徴があります。
スケジュール調整ツールを利用するメリット
スケジュール調整をする際に、ツールを利用するメリットを解説します。
一括で多くの人との調整が可能
調整の人数が多くなればなるほど、調整にかかる時間・労力も比例して増加します。それは他の業務を圧迫する原因になりかねません。
スケジュール調整ツールはURLを共有して、都合のいい日を選んでもらうだけです。参加者が多くても個別に空き時間を確認する手間がかかりません。
回答結果を自動で集計するツールを利用すれば、さらに多くの人とのスケジュール調整がしやすくなります。
時間・労力の削減
ツールを利用しない場合、候補日程の抽出から提案、回答の収集、調整、日程の確定、報告、リマインドを個別に行わなければなりません。
ツールを利用すれば、スケジュール調整に必要な面倒な作業を自動化できるため、工数の削減につながります。
調整ミスを起こしにくい
スケジュール調整を手作業で行っていると、ヒューマンエラーが起きやすくなってしまいます。予定を見落としてしまったり、ダブルブッキングをしてしまったりといったミスにつながりかねません。
ツールを利用することで自分でカレンダーに予定を転記する必要がなくなるため、リスクの軽減につながります。
また、リマインドメールの機能がついたツールであれば、予定の見落としも防げます。
スケジュール調整ツールのデメリット
スケジュール調整ツールの導入により多くのメリットを得られる一方で、デメリットもあります。ツール導入の際には、デメリットを解消しておくことが大切です。
スケジュール調整ツールのデメリットは、以下の2つです。
コストがかかる
スケジュール調整ツールには無料のものが多くあります。しかし、ビジネスの場で、かつ他社・他組織を含めて利用する用途であれば、機能やセキュリティが充実した有料ツールの検討が必要です。
導入したにもかかわらず、社内にツールが定着しなければ、費用が無駄になってしまうため、無料プランやお試し期間を利用して事前に使用感を試しておきましょう。
予定の開示
ツールを利用する際には、どうしても自分のスケジュールを提示する必要があるため、本来調整をしたい予定とは別にスケジュールを組まれる場合があります。
自分のスケジュールを他の人に把握されるのが嫌な方にとっては、ツールの利用自体に消極的になってしまいかねません。
ツールを利用する際には、積極的に利用する場づくりや、マナーの周知が必要です。
タイプ別のおすすめスケジュール調整ツール
自社でどのスケジュール調整ツールを導入すればいいかお悩みの方に向けて、スケジュール調整ツールを3つのタイプに分けて紹介します。
打ち合わせ・会議など業務上のスケジュール
打ち合わせや会議など業務上のスケジュールを調整する場合、スケジュールを決定するだけでは不十分です。
手間がかからないことはもちろん、機能性が重要です。GoogleカレンダーやZoom、Slackなどの外部ツールと連携できるか、複数の会社間での調整も簡単にできるかなど、自社に必要な機能がそろっているか確認しましょう。
以下は、打ち合わせ・会議など業務上のスケジュール調整におすすめのツールです。
誰でも手軽に始められる「bookrun」
「bookrun」は候補提案型のスケジュール調整ツールです。企業との商談、定例の打ち合わせ、社内でのMTG、求職者採用まで、業務における幅広いシーンで利用が可能です。
主要なWeb会議ツールとの連携ができ、Web会議に必要なURLを自動で発行します。リマインドメールも自動で送信されるため、スケジュールの見落としがありません。
はじめてでもすぐに使用できるため、常に人力で調整を行っている場合や、社外の人たちとのスケジュール調整が頻回発生する場合には、bookrunがおすすめです。
「formrun」と連携して、フォーム訪問時に日程調整をあわせて行えます。営業の場において商談・面接数の増加につながります。
多様な日程調整に対応「TimeRex」
「TimeRex」は候補提案型のスケジュール調整ツールです。GoogleカレンダーやOutlook予定表とリアルタイムで連携することで、日程の候補の選択や予定の登録を自動化可能です。
同席者の予定調整やグループの誰か1人が参加する場合など、さまざまなケースに対応できます。調整の形式が多岐にわたる場合におすすめです。
またGoogle Analyticsとの連携による計測や、日本の祝日・海外のタイムゾーンにも対応しており、柔軟な利用が可能です。
細かいところに手が届く「eeasy」
「eeasy」は予約受付型の日程調整ツールです。担当者の自動割り当て、移動・予備時間の自動確保、会議室の自動確保、説明会・集団面接の受付など、ビジネスにおける多くのニーズに対応できる調整機能があります。
会議の方法や担当の割り振り、連絡事項の伝達など、細かいところまでツールで対応したい場合におすすめです。
シンプルで簡単に使用でき、短時間で完結できる操作性も魅力です。
複数人・大人数でのイベント等のスケジュール
複数人・大人数でのイベントに向けてスケジュールを調整する場合、なるべく多くの人数をまとめて調整できるよう、パソコン・スマートフォンなどデバイスの種類に関係なく利用できることが重要です。
使いやすさのほかに、多くの人数の状況がひと目で分かるような見やすさもポイントです。
以下より、複数人・大人数でのイベント等のスケジュール調整におすすめなツールを紹介します。
累計2500万人以上が利用「調整さん」
「調整さん」は候補投票型のスケジュール調整ツールです。ログインなしで簡単にPC・スマートフォン・タブレットどれでも活用でき、累計2500万人以上が利用しています。
利用方法は、イベント日程・説明と候補日程を入力すればスケジュール表が自動作成されます。スケジュール表はURLで共有ができ、出欠の入力も〇・△・✕の選択式で簡単です。
イラストなどのやわらかい見た目で、懇親会などカジュアルなイベントでの活用に相性が良いツールです。
一番の候補日はハイライトで表示「伝助」
「伝助」は候補投票型のスケジュール調整ツールです。調整するイベントページの作成は、カレンダーの日付をクリックすると連動して入力されます。
一番出席者の多い日程はハイライトで表示され、候補日が一目でわかりやすい仕様です。
シンプルな見た目で、更新通知の設定をすれば出欠の登録通知が来るなど、利用のしやすさも人気のポイントです。
カジュアルなイベントにはもちろん、大人数での会議などフォーマルな場での利用にも適しています。
身近な少人数でのプライベートなスケジュール
身近な少人数でスケジュールを調整する場合、さまざまな機能よりもシンプル・簡単に利用できることが重視されます。
すでに少人数でグループを作っているコミュニケーションツール等があれば、そこからアクセスできるとより便利です。
プライベートなスケジュールであれば、くだけた感じで使用できるツールでも問題ありません。
身近な少人数でのプライベートなスケジュール調整におすすめのツールは、以下の2つです。
LINEで簡単に調整「LINEスケジュール」
「LINEスケジュール」はLINEを使った候補投票型の調整ツールです。LINEで連絡を取っている人たちであれば、トークルームでスケジュール調整が可能です。
すでに作成しているグループでスケジュールを調整するのであれば、わざわざ参加者を集める必要がありません。
トーク画面で「＋メニュー」から「日程調整」を選択すると作成画面へ移動します。イベント名・イベント内容を記載し候補日を選択し、トーク画面にスケジュール表を通知するだけでスケジュール調整が可能です。
トークルーム内のメンバーであれば、誰でも編集ができます。スケジュールに回答した人だけに、共有事項を連絡するといった使用もできます。
タイムラインを簡単操作「トントン」
「トントン」はタイムラインを操作する候補投票型の調整ツールです。スケジュールの基本情報を入力、カレンダーから候補日を選択し、各候補日の時間帯を選択、登録ボタンを押すだけでURLを発行できます。
参加者は自分に合った利用マークの選択や、タイムラインのクリック・ドラッグで予定が簡単に入力できます。
アプリの利用や、ログイン等の作業が不要な点もおすすめです。
タイプに応じたツールでスケジュール調整を楽に
スケジュール調整をすることは目的ではなく、その先にある業務やコミュニケーションのための手段のひとつです。
スケジュール調整は、不備があって相手に迷惑がかからないようにすることはもちろん、調整する方も回答する方も負担なくスムーズにできることが重要です。
そのためにもスケジュール調整ツールを導入し、日程調整を楽に行いましょう。
ツールには日々の業務や商談などに適した機能が充実したものから、カジュアルで簡単なものまで種類もいろいろあります。今回の記事を参考に、自社に最適なツールを選んでください。
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