ビジネスシーンにおいて、日程調整が必要なシーンは多くあります。
「日程調整のメールってどうやって書いたらいいの？」
「日程調整を効率よくするにはどうしたらいい？」
日程調整のメールでお悩みの方は多くいらっしゃいます。
今回は、日程調整メールの書き方をテンプレートで紹介し、効率のいい日程調整メールのコツを解説します。
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目次
日程調整メールの基本的な書き方
メールを送る際には、相手に失礼がないようにマナーに気をつけてメールを書く必要があります。
以下より、マナーを守った日程調整メールの基本的な書き方を解説します。
日程調整以外のシーンでも使用できるため、知識を身につけておくと便利です。
件名
メールではまず件名を見て、どのような内容のメールかを判断します。
ひと目で日程調整の依頼だとわかる件名をつけましょう。
業務に関するメールは、日々膨大な数が届きます。
自分に何をしてほしいメールなのかが判断できなければ、迷惑メールだと判断されたり、対応を後回しにされたりして、日程調整がスムーズに進みません。
「お願い」といった曖昧な件名ではなく、「◯◯打ち合わせの日程調整のお願い」のように、プロジェクト名などを入れて、何の日程調整なのかがわかる詳細な件名をつけましょう。
件名の文字数は長くなりすぎるとすべてが表示されないため、20文字程度が理想です。
宛名
宛名は、会社名・部署・役職・氏名をこの順番で明記します。
（株）など略さずに、正式名称で書きましょう。誰宛に出していいかわからない場合は、「ご担当者様」で対応します。
敬称や名前に間違いがあると非常に失礼です。送信前には、必ず間違いがないか確認を怠らないでください。
挨拶
いきなり本題の話をせずに、挨拶を挟みます。
「お世話になっております」「ご無沙汰しております」「初めてご連絡いたします」など、送信先の相手に合わせて、適切な挨拶文を選択しましょう。
名乗り
自分が何者なのかを名乗ります。会社名・部署名・氏名は必須です。
一般的にメールの最後に署名を記載しますが、最後まで読まなければ誰からのメールかわからないのは不親切です。
挨拶文に続いて名乗ることで、本題に入る前に誰からのメールなのかを認識してもらえます。
用件
用件では、まず何の日程調整をお願いしたいのか概要を伝えた上で、日時や場所の提案をします。
誤解や認識のズレを防止するために、日時は、月・曜日を省略せずに記載します。
時間は午前・午後といった曖昧な指定の仕方ではなく、具体的な時間を提示しましょう。
打ち合わせ方法は、対面かオンラインかによって返答が変わる可能性もあるため、忘れずに記載します。打ち合わせ内容に関しても、どういった内容について話すのかを記載しておくと、相手は前もって準備ができるため親切です。
結び
結びでは、「よろしくお願い申し上げます」「お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします」などで締めます。
その際、相手への気配りを忘れてはいけません。提示した日程が難しい場合の対応についても書いておきましょう。
署名
メールの最後には、自分の連絡先がわかる署名を載せます。
「会社名」「氏名」「部署名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」「会社WebサイトのURL」などを記載します。メールの内容に関して質問があった際に、どこに連絡すればいいのか、わかるようにしておきましょう。
日程調整メールの候補日をあげる際の注意点
日程調整メールで候補日をあげる際には提示する候補日の数に注意が必要です。
さらに、候補日をこちらから提案するのが失礼な場合があります。
以下より具体的に解説します。
候補日はいくつ提示するのがベスト？
日程調整メールで提示する候補日の数の理想は、3〜5つです。
候補日が1つでは、相手の都合が悪かった時に、再度日程の候補日を提示するメールを送る必要があり、やり取りをする回数が増えてしまいます。
一方で、あまり多くの候補日を提示してしまうと、相手は選ぶのが負担になってしまいます。
3つ〜5つであれば、相手に負担をかけることなく、候補日の選択が可能です。
提示できる候補日が少ない場合は相手に予定を合わせてもらう必要があるため、迷惑をかけてしまいます。きちんと理由を記載して謝罪しましょう。
候補日はこちらから提案していいの？
基本的には日程調整を依頼する側から候補日を提示しますが、初めてメールを送る相手や、打ち合わせを承諾していない相手に、一方的に候補日を送るのは失礼になる場合があります。
まずは、会ってもらえる約束が取れてから、日程調整をしましょう。
日程調整をする人が上司である場合も配慮が必要です。
すでに打ち合わせが決まっているならば問題がないこともありますが、人によっては、候補日が提案されるのを好まない人もいます。
その際には、候補日を上司に提案してもらうか、自分の都合が悪い日だけを提示するようにしましょう。
日程調整メールで送り先を不快にさせないコツとは？
日程調整は頻繁にある業務です。
日程調整のメールを何度もやり取りするとなると、他の業務に支障が出てしまいます。
日程調整を効率よく行うには、やり取りをできるだけ少なくすることが大切です。以下より、効率のいい日程調整メールのコツを解説します。
できるだけ1往復で終わるように心がける
日程調整メールは、できるだけ相手とのやり取りが1往復で終わるのが理想です。
こちらが日程を提示し、相手が希望日を返信して確定できるようにメールの内容に配慮します。
候補日は複数提案し、打ち合わせの方法や内容など、必要な情報を漏れなく記載します。「何の打ち合わせなのか？」「午前と午後のどちらなのか」など、相手がこちらに確認する必要がないようにしましょう。
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送信前に文面を確認する
送信前には必ず、件名から本文、署名にいたるまで丁寧に文面を確認しましょう。
社名や名前、日時や場所に打ち間違いがあっては、相手に失礼ですし、トラブルになりかねません。
メールを普段送り慣れているからといって油断は禁物です。
返信には素早く対応する
相手からの返信には、素早く対応しましょう。
日程が確定するまで候補日の予定を開けておく必要があり、返信が遅いとお互い予定が立てづらくなってしまいます。
特に、候補日ギリギリの日程調整では迅速な対応が求められます。
自分が日程調整を依頼している立場であることを忘れずに、相手を待たせないよう注意が必要です。
必要に応じて電話も活用する
日々の業務に追われていると、メールを見落としてしまったり、返信を忘れてしまう場合があります。
返信がこない場合には電話で確認をしましょう。
その際、返信がきていないことを責めるのではなく、まずはメールが届いているかを確認します。
電話をするタイミングは返信期日から1〜2日後がおすすめです。
急かしてしまうと悪いからと遠慮すると、逆に打ち合わせ日程が近づいて余計に焦らせてしまうことになりかねません。
急な日程変更も電話で対応するなど、必要に応じて電話を活用しましょう。
日程調整でこちらの都合が悪い場合の返信マナー
先方からの日程提案で都合が悪い場合やまだ決定が難しい際は、対応できないことへの謝罪をまず行いましょう。
その際に「大変恐縮ではございますが」や「大変申し訳ありませんが」などを入れておくと、相手側に不快感をあまり感じさせません。
謝罪の後に、必ず日程の代替案を3〜5つほど提示しましょう。文面の最後には「候補日が難しい場合は、大変お手数をおかけしますが再度ご都合の良い日程をご提示いただけますと幸いです」などのお伺いを添えておくと、先方への配慮も伝わります。
日程調整を依頼する場合のメールテンプレート
日程調整を依頼する場合のメールテンプレートは以下の通りです。
こちらから日程を提示するメール
件名：「△△（プロジェクト名・商品名など）」お打ち合わせ日程のご相談 本文： 株式会社□□ 平素よりお世話になっております。 「△△（プロジェクト名・商品名など）」につきまして、お打ち合わせの時間を頂戴したくご連絡いたしました。 つきましては、下記日程よりご都合のよろしい日時はございますか。 ・◇月◇日（◇） ◇◇：◇◇〜◇◇：◇◇ なお、当日は弊社にて1時間ほどお時間をいただければと存じます。 上記日程でご都合が悪い場合には、再度別の日程で調整いたしますので、お気軽にお申し付けください。 お忙しいところ恐縮ですが、◇月◇日（◇）までにご返答いただけますと幸いです。 ご検討の程よろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 住所： |
こちらから日程を提示して日程調整をするシーンはよくあります。
コツは候補日程を複数提示することです。
候補日が少なすぎると予定がなかなか合わず、何度もメールのやり取りが必要になってしまいます。
候補日は3日〜5日程度提示するようにしましょう。
相手に都合のいい日を尋ねるメール
件名：「△△（プロジェクト名・商品名など）」お打ち合わせ日程のご相談 本文： 株式会社□□ お世話になっております。 「△△（プロジェクト名・商品名など）」につきまして、お打ち合わせさせていただきたくご連絡いたしました。 お打ち合わせは弊社にて、1時間ほどを予定しております。 お忙しいところ恐縮ですが、■■様のご都合のよろしい日時をお教えいただけますしょうか。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 住所： |
相手が自分より多忙な場合は、相手に希望日程を提示してもらった方がスムーズに日程調整が可能です。
その際には、場所と所要時間などの必要な情報のみを伝えましょう。
日程調整メールの返信をする場合のテンプレート
日程調整依頼のメールに対して返信する場合のメールテンプレートです。
承諾する場合、都合が悪い場合、こちらから日程を提示する場合の3つのケースに分けて紹介します。
承諾する（提示された候補日から選択する）メール
件名：Re：「△△（プロジェクト名・商品名など）」お打ち合わせ日程のご相談 本文： 株式会社◯◯ いつもお世話になっております。 お打ち合わせ日時のご連絡ありがとうございます。 それでは、下記の日程でお願いいたします。 当日は私と商品開発部の▲▲が参加いたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 住所： |
提示された日程に承諾する場合、月・日・曜日・時間は省略せずに、返信メールでも改めて記載しましょう。誤認を防げます。
また、参加人数を知らせておくと相手に親切です。
日程の都合が悪いときのメール
件名：Re：「△△（プロジェクト名・商品名など）」お打ち合わせ日程のご相談 本文： 株式会社◯◯ いつもお世話になっております。 お打ち合わせ日時のご連絡ありがとうございます。 大変申し訳ございませんが、ご提案いただいた日程には予定が入っており、調整ができません。 以下の日程でしたら調整が可能です。ご都合はいかがでしょうか。 お手数をおかけしますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 住所： |
提示された日程で都合が合わない場合は、謝罪だけでなく、こちらから希望日をいくつか提示します。
候補日を提示する場合の返信メール
件名：Re：「△△（プロジェクト名・商品名など）」お打ち合わせ日程のご相談 本文： 株式会社◯◯ いつもお世話になっております。 お打ち合わせ日時のご連絡ありがとうございます。 下記日程のご予定はいかがでしょうか。 上記日程でご都合が悪い場合には、他の日程でも調整可能ですので、お気軽にお申し付けください。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 住所： |
相手から自分の都合を尋ねるメールがきた際には、日程調整を依頼する場合と同様に、候補日をいくつか提示するのがポイントです。
候補日が少なくて日程調整がスムーズに進まないといった面倒を避けられます。
日程を変更して調整する場合のメールテンプレート
決定していた日程を変更したい時のメールテンプレートです。
件名：「△△（プロジェクト名・商品名など）」お打ち合わせ日時変更のご相談 本文： 株式会社□□ 平素よりお世話になっております。 「△△（プロジェクト名・商品名など）」のお打ち合わせについて、ご相談がございます。 弊社の都合にてご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。 勝手なお願いではございますが、以下日程で再度調整いただけますでしょうか。 上記日程でご都合が悪い場合には、別の日程で調整いたしますのでお申し付けください。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 住所： |
1度決定した日程を変更し、再度調整をお願いする場合にはすぐに連絡をしましょう。
相手との信頼関係を維持するために重要です。
お礼を送る場合の日程調整メールのテンプレート
日程調整をしてもらったお礼を伝えるメールテンプレートです。
件名：Re：「△△（プロジェクト名・商品名など）」お打ち合わせ日程のご相談 本文： 株式会社□□ 平素よりお世話になっております。 ご多用の中、日程をご調整いただきましてありがとうございます。 それでは以下の日程でお打ち合わせさせていただければと存じます。 弊社に到着しましたら、受付にて●●をお呼び出しください。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 住所： |
日程調整をしてもらった後には、日程確認とお礼のメールを送るようにしましょう。
改めて日時や場所をメールに記載することで、再度確認ができ、間違いを防止できます。
さらに、現地到着後の案内を一緒に知らせておくと、当日に迷うことなくスムーズな行動が可能です。
注意！お礼メールが不要な場合もある
日程を調整してもらったら、お礼のメールをするのがマナーです。
ただし、相手方より返信不要のメッセージがある場合には、お礼メールの送信は避けましょう。
返信不要のメッセージがあるにもかかわらずお礼メールを送信すると、「メールをきちんと読んでいないのでは？」と相手からの心象が悪くなりかねません。
ビジネスでは日々多くのメールが届き、その処理に時間を要します。
相手が返信不要のメッセージを残している際には、迷惑になる可能性があるため、お礼メールは控えましょう。
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テンプレートを活用して、日程調整メールを効率よく行おう
日程調整のメールをどうやって書けばいいのか迷った時には、テンプレートを参考にすると、簡単に書けておすすめです。
日程調整メールは件名・宛名・挨拶・名乗り・用件・結び・署名の順番で書きます。
また、日程調整メールには注意すべき点と効率よく行うコツがあります。以下の6つを意識して日程調整メールを作成・送信しましょう。
- 日程は複数提示する
- お礼メールが不要な場合がある
- できるだけ1往復で終わるように心がける
- 送信前に文面を確認する
- 返信には素早く対応する
- 必要に応じて電話を活用する
日程調整を効率化したい方は、今回紹介した7つのテンプレートをぜひ活用してください。
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