リモート会議や採用面接の開催を計画するとき、参加者のスケジュール管理に日程調整ツールを利用することで、業務効率化を図れます。
ツールは提供元により、さまざまな特徴を持っています。代表的な機能は、Web会議用URLの自動作成やリマインドメールの自動送信などです。
今回は、日程調整ツールの中で高い人気を誇る「Calendly（カレンドリー）」を紹介します。
基本的な使い方や便利な機能・連携できるツールなどがわかるため、今後Calendlyの導入を考えている方に役立つ記事です。
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目次
Calendly(カレンドリー）とは？
Calendlyは、無料で会員登録・利用開始ができる日程調整ツールです。
アメリカで開発されユーザー数は世界中で1,000万人以上、20億回以上のミーティングの調整に使用されています。
Googleカレンダー・iCloud・Outlookをはじめとした多様なツールと連携可能で、ツール間の移動や余計な操作の手間を削減できます。
アメリカ製のツールで日本語に対応していない点がデメリットです。
しかし、操作性が高くシンプルなデザインのツールのため、操作手順を覚えればスムーズに利用可能です。
Calendly(カレンドリー）の日程調整の使い方
Calendlyでの日程調整の使い方を図解付きで解説します。
1 アカウント・ログインを登録
メールアドレスまたは、GoogleアカウントやMicrosoftアカウントで、登録が可能です。
登録したメールアドレス宛に承認のメールが届いたら、メール内の「Confirm My Email」をクリックしてください。以上で、会員登録完了です。
2 ミーティングを作成
会員登録が済んだら、ミーティング内容の登録をしましょう。
入力内容は、下記の通りです。
- Event name：ミーティングのタイトルを入力
- Location：ミーティングで使うツールを選択する
- Event link：リンクのURLを作成する
3 日程を選択して
ミーティング内容の登録が済んだら、日程調整の方法を選びます。
Homeで、先ほど作成した（日程調整したい）ミーティング内容をクリック
ミーティング内容を開いたら、下記の操作を実行します。
- 赤枠内の「When can people book this event？」を選択する
- タブが開いたら、調整したい日程を選択する
以上で、日程選択が完了です。
【便利機能】 複数人や個人同士の複数予約方法
Calendlyは1対1や複数人参加の会議の管理に加えて、個人同士の予約の複数管理ができます。
ここでは、Calendlyで実行可能な予約方法の種類を確認します。
Homeの「New Event Type」を選択すると、上記画面が表示されます。
それぞれの意味は、下記の通りです。
- One-on=One：個人同士(1対1)の予定の日程調整
- Group：複数人が参加する予定の日程調整
- Collective：招待者に自分が提示した日程内から希望日時を選択してもらう
- Round Robin：提示したスケジュールに空きがあるメンバーを選出
開催したい予定の内容に合わせて、予約方法を選択しましょう。
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Calendly(カレンドリー）はGoogleカレンダーやZoomと連携可能
Calendlyはさまざまなツールと組み合わせて活用することで、より効率的な業務進行を実現できます。
ここでは、代表的な外部連携ツールを紹介します。
予定確認を効率化：カレンダーツール
- Googleカレンダー
- Apple
- Microsoftカレンダー など
アカウントを登録・利用しているカレンダーの予定を、反映させられます。
ツール間を往復して予定を確認する作業を削減でき、ダブルブッキングなどのミスを予防可能です。
日程調整とともに支払い完了：決済ツール
- PayPal
- Stripe など
Webサイトに埋め込んだ予約受付ページなどで、ユーザーに向けてカード決済の呼び掛け・対応が可能です。
別サイトに移動させるなどの手間をなくせるため、ユーザーのストレスを軽減できます。
会議用URLの発行作業を削減：Web会議ツール
- Zoom
- Teams
- GoToMeeting
- Google Meet など
日程調整完了と同じタイミングでURLを自動発行してくれるため、業務の手間を減らせます。
Calendly内に会議用URLがあるため、予定当日にURLがどこにあるかわからないなどのトラブルがなくなります。
Calendly(カレンドリー）は無料で使える？料金プランを紹介
Calendly には、無料プランと3種類の有料プランがあります。それぞれの違いは、以下のとおりです。
Basic：無料
【特徴】
- 1ツールのみカレンダー連携が可能
- イベントタイプがひとつまで作成可能
- リマインドメールは送れない
無料プランでは、個人同士のみの予定を調整可能です。複数人の日程調整をする場合は、有料プランの導入が必要です。
無料プランと有料プランでは利用できる機能の違いがあるため、事前に確認しておくことをおすすめします。
Essential（エッセンシャル）：月額＄8
【特徴】
- 個人同士とグループの日程調整が可能
- カレンダー連携は2ツールまで利用可能
- リマインドメールを作成可能
有料プランでは、イベントタイプ作成が無制限に実施できます。
無料プランでは使えないリマインドメール送信など、より機能性の高いツールの活用が可能です。
Professional（プロフェッショナル）：月額＄12
【特徴】
- 通知メールのカスタマイズが可能
- ミーティングのテキスト通知を設定できる
- ワークフローの自動作成が可能
Professionalプランでは、個人同士・グループ関係なく日程調整できます。
連携は6ツールまで可能なため、少人数のメンバーと案件に取り組む時、予定共有をしたい方におすすめです。
Team（チーム）：月額＄16
【特徴】
- ライブチャットサポート機能付き
- Salesforceと連携可能
- Webサイトに埋め込んだページのカスタマイズも可能
Teamプランでは、Calendlyのすべての機能を利用できます。
チームメンバーのグループ分けやグループの権限管理の専任ができ、プロジェクトのより詳細で円滑な進行が可能です
料金プラン ページ
▼無料の日程調整ツールをお探しならbookrunもおすすめ！
【無料】日本語対応のものを使いたい方向けツールを4つ紹介
Calendlyは海外ツールのため、日本語に対応していません。
ここでは、日本語で使える無料ツールを使いた方向けに、おすすめの3ツールを紹介します。
複数人で日程調整ができる「bookrun」
公式サイト https://b-book.run/home
bookrunはわずか3ステップで日程調整を実行できるツールです。直感的な操作感が魅力で、誰でも簡単に予定調整ができます。
複数人のカレンダーの共有が可能で、複数人の空き時間を瞬時に把握可能です。日程確認の手間をカットし、ダブルブッキングを予防します。
同社が提供しているフォーム作成ツール「form run(フォームラン)」と組み合わせることで、よりデザイン性が高くユーザーが使いやすい日程調整フォームを提供できます。
日程調整を自動化する「Time Rex」
公式サイト https://timerex.net/
「Time Rex」は、日程候補選びや予定登録を自動化できる特徴を持っています。
GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携することで、最適な日程候補を自動でリストアップを実現。営業時間や祝日などを含めた柔軟な日程設定ができます。
ZoomやGoogle MeetsなどWeb会議用アプリと連携ができ、会議用URLの発行作業の手間を削減可能です。
3万社以上が導入済！「eeasy」
公式サイト https://eeasy.jp/
eeasyは多くの上場企業や有名ベンチャー企業から高い人気を誇るツールで、月間の調整回数が6回以下であれば、無料で利用が可能です。
選ばれる理由は、特許を獲得している高機能の数々にあります。
人数の増減や期間に関係なく、一度発行したURLを長期間使い続けられる機能が魅力です。
相手へURLを送るだけで、日程調整が可能。カスタム調整も簡単でイレギュラーにもスピーディーに対応ができます。
全機能を無料で利用できる「アイテマス」
公式サイト https://aitemasu.me/
「アイテマス」は、日程調整を依頼した相手が使いやすいUIが特徴のツールです。
日程調整ページから移動せずに、自分のGoogleカレンダーを連携させた日程選択ができます。
全機能を無料で利用可能です(2023年3月現在)。
将来的に一部有料へ移行するので、無料期間中に試用してみることをおすすめします。
【有料】機能性を求めている方向けツールを3つ紹介
有料プラン付きを活用すると、機能性の高いツールを導入できます。
ここでは、3つの有料プランを紹介します。
日程調整はコピペで完了「調整アポ」
公式サイト https://scheduling.receptionist.jp/
当日までのフォローアップを自動化できるツールが「調整アポ」です。
Web会議のURL自動発行や、Salesforceの自動更新などの機能が搭載されています。
手間のかかる作業を減らせるぶん、営業や商談の準備に集中でき、契約率アップに繋がります。
【料金プラン】
要お問合せ
幅広いプランで導入しやすい「biskett」
公式サイト https://biskett.me/
「biskett」は、5つのプランを自社の状況に合わせて使い分けられます。
個人事業主から大企業まですべての人が導入可能です。Slackとの連携もできるため、連絡手段として活用しているユーザーにおすすめのツールです。
契約期間の縛りがないため、柔軟な契約開始・終了をできます。
【料金プラン】
月額：825円~ (1ユーザーまで）
※14日間の無料トライアル期間あり
予定開催場所を地図でお知らせ「waaq Link （ワークリンク)」
1対1・複数人問わず日程調整ができ、過去に予定調整をしたユーザーとすぐに、やり取りが可能です。
予定を開催する場所の地図を送信するメール内に埋め込めるため、ユーザーは当日の情報を一括確認・管理できます。
Googleカレンダーをはじめとしたカレンダーツールと連携で、予定調整の確定ボタンを押す前に、ダブルブッキングをしていないか確認できる点もメリットです。
【料金プラン】
要お問合せ
操作工程を最小限に抑えるならCalendly(カレンドリー）がおすすめ
Calendly(カレンドリー）には、以下の特徴があります。
- 無料でアカウント登録・利用開始できる
- ユーザーの操作性を高めるデザイン
- 連携できるツールの種類が豊富
- 日本語に対応していないため注意が必要
日程調整で生じる作業の手間を削減したい方は、ぜひ一度Calendlyの導入を検討してください。
日本語に対応しているツールを利用したい方は、弊社で提供している「book run(ブックラン)」の活用がおすすめです。興味のある方は、こちらをご覧ください。
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