Calendly(カレンドリー)の使い方や機能・おすすめツールを紹介

予約日程調整

リモート会議や採用面接の開催を計画するとき、参加者のスケジュール管理に日程調整ツールを利用することで、業務効率化を図れます。

ツールは提供元により、さまざまな特徴を持っています。代表的な機能は、Web会議用URLの自動作成やリマインドメールの自動送信などです。

今回は、日程調整ツールの中で高い人気を誇る「Calendly(カレンドリー)」を紹介します。

基本的な使い方や便利な機能・連携できるツールなどがわかるため、今後Calendlyの導入を考えている方に役立つ記事です。

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Calendly(カレンドリー)とは?

https://calendly.com/

Calendlyは、無料で会員登録・利用開始ができる日程調整ツールです。

アメリカで開発されユーザー数は世界中で1,000万人以上、20億回以上のミーティングの調整に使用されています。

Googleカレンダー・iCloud・Outlookをはじめとした多様なツールと連携可能で、ツール間の移動や余計な操作の手間を削減できます。

アメリカ製のツールで日本語に対応していない点がデメリットです。

しかし、操作性が高くシンプルなデザインのツールのため、操作手順を覚えればスムーズに利用可能です。

Calendly(カレンドリー)の日程調整の使い方

Calendlyでの日程調整の使い方を図解付きで解説します。

1 アカウント・ログインを登録

メールアドレスまたは、GoogleアカウントやMicrosoftアカウントで、登録が可能です。

登録したメールアドレス宛に承認のメールが届いたら、メール内の「Confirm My Email」をクリックしてください。以上で、会員登録完了です。

2 ミーティングを作成

会員登録が済んだら、ミーティング内容の登録をしましょう。

入力内容は、下記の通りです。

  • Event name:ミーティングのタイトルを入力
  • Location:ミーティングで使うツールを選択する
  • Event link:リンクのURLを作成する

3 日程を選択して

ミーティング内容の登録が済んだら、日程調整の方法を選びます。

Homeで、先ほど作成した(日程調整したい)ミーティング内容をクリック

ミーティング内容を開いたら、下記の操作を実行します。

  1. 赤枠内の「When can people book this event?」を選択する
  2. タブが開いたら、調整したい日程を選択する

以上で、日程選択が完了です。

【便利機能】 複数人や個人同士の複数予約方法

Calendlyは1対1や複数人参加の会議の管理に加えて、個人同士の予約の複数管理ができます。

ここでは、Calendlyで実行可能な予約方法の種類を確認します。

Homeの「New Event Type」を選択すると、上記画面が表示されます。

それぞれの意味は、下記の通りです。

  • One-on=One:個人同士(1対1)の予定の日程調整
  • Group:複数人が参加する予定の日程調整
  • Collective:招待者に自分が提示した日程内から希望日時を選択してもらう
  • Round Robin:提示したスケジュールに空きがあるメンバーを選出

開催したい予定の内容に合わせて、予約方法を選択しましょう。

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Calendly(カレンドリー)はGoogleカレンダーやZoomと連携可能

Calendlyはさまざまなツールと組み合わせて活用することで、より効率的な業務進行を実現できます。

ここでは、代表的な外部連携ツールを紹介します。

予定確認を効率化:カレンダーツール

  • Googleカレンダー
  • Apple
  • Microsoftカレンダー など

アカウントを登録・利用しているカレンダーの予定を、反映させられます。

ツール間を往復して予定を確認する作業を削減でき、ダブルブッキングなどのミスを予防可能です。

日程調整とともに支払い完了:決済ツール

  • PayPal
  • Stripe など

Webサイトに埋め込んだ予約受付ページなどで、ユーザーに向けてカード決済の呼び掛け・対応が可能です。

別サイトに移動させるなどの手間をなくせるため、ユーザーのストレスを軽減できます。

会議用URLの発行作業を削減:Web会議ツール

  • Zoom
  • Teams
  • GoToMeeting
  • Google Meet など

日程調整完了と同じタイミングでURLを自動発行してくれるため、業務の手間を減らせます。

Calendly内に会議用URLがあるため、予定当日にURLがどこにあるかわからないなどのトラブルがなくなります。

Calendly(カレンドリー)は無料で使える?料金プランを紹介

Calendly には、無料プランと3種類の有料プランがあります。それぞれの違いは、以下のとおりです。

Basic:無料

【特徴】

  • 1ツールのみカレンダー連携が可能
  • イベントタイプがひとつまで作成可能
  • リマインドメールは送れない

無料プランでは、個人同士のみの予定を調整可能です。複数人の日程調整をする場合は、有料プランの導入が必要です。

無料プランと有料プランでは利用できる機能の違いがあるため、事前に確認しておくことをおすすめします。

Essential(エッセンシャル):月額$8

【特徴】

  • 個人同士とグループの日程調整が可能
  • カレンダー連携は2ツールまで利用可能
  • リマインドメールを作成可能

有料プランでは、イベントタイプ作成が無制限に実施できます。

無料プランでは使えないリマインドメール送信など、より機能性の高いツールの活用が可能です。

Professional(プロフェッショナル):月額$12

【特徴】

  • 通知メールのカスタマイズが可能
  • ミーティングのテキスト通知を設定できる
  • ワークフローの自動作成が可能

Professionalプランでは、個人同士・グループ関係なく日程調整できます。

連携は6ツールまで可能なため、少人数のメンバーと案件に取り組む時、予定共有をしたい方におすすめです。

Team(チーム):月額$16

【特徴】

  • ライブチャットサポート機能付き
  • Salesforceと連携可能
  • Webサイトに埋め込んだページのカスタマイズも可能

Teamプランでは、Calendlyのすべての機能を利用できます。

チームメンバーのグループ分けやグループの権限管理の専任ができ、プロジェクトのより詳細で円滑な進行が可能です

料金プラン ページ

https://calendly.com/pricing

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【無料】日本語対応のものを使いたい方向けツールを4つ紹介

Calendlyは海外ツールのため、日本語に対応していません。

ここでは、日本語で使える無料ツールを使いた方向けに、おすすめの3ツールを紹介します。

複数人で日程調整ができる「bookrun」

公式サイト https://b-book.run/home

bookrunはわずか3ステップで日程調整を実行できるツールです。直感的な操作感が魅力で、誰でも簡単に予定調整ができます。

複数人のカレンダーの共有が可能で、複数人の空き時間を瞬時に把握可能です。日程確認の手間をカットし、ダブルブッキングを予防します。

同社が提供しているフォーム作成ツール「form run(フォームラン)」と組み合わせることで、よりデザイン性が高くユーザーが使いやすい日程調整フォームを提供できます。

日程調整を自動化する「Time Rex」

公式サイト https://timerex.net/

「Time Rex」は、日程候補選びや予定登録を自動化できる特徴を持っています。

GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携することで、最適な日程候補を自動でリストアップを実現。営業時間や祝日などを含めた柔軟な日程設定ができます。

ZoomやGoogle MeetsなどWeb会議用アプリと連携ができ、会議用URLの発行作業の手間を削減可能です。

3万社以上が導入済!「eeasy」

 

公式サイト https://eeasy.jp/

eeasyは多くの上場企業や有名ベンチャー企業から高い人気を誇るツールで、月間の調整回数が6回以下であれば、無料で利用が可能です。

選ばれる理由は、特許を獲得している高機能の数々にあります。

人数の増減や期間に関係なく、一度発行したURLを長期間使い続けられる機能が魅力です。

相手へURLを送るだけで、日程調整が可能。カスタム調整も簡単でイレギュラーにもスピーディーに対応ができます。

全機能を無料で利用できる「アイテマス」

公式サイト https://aitemasu.me/

「アイテマス」は、日程調整を依頼した相手が使いやすいUIが特徴のツールです。

日程調整ページから移動せずに、自分のGoogleカレンダーを連携させた日程選択ができます。

全機能を無料で利用可能です(2023年3月現在)。

将来的に一部有料へ移行するので、無料期間中に試用してみることをおすすめします。

【有料】機能性を求めている方向けツールを3つ紹介

有料プラン付きを活用すると、機能性の高いツールを導入できます。

ここでは、3つの有料プランを紹介します。

日程調整はコピペで完了「調整アポ」

公式サイト https://scheduling.receptionist.jp/

当日までのフォローアップを自動化できるツールが「調整アポ」です。

Web会議のURL自動発行や、Salesforceの自動更新などの機能が搭載されています。

手間のかかる作業を減らせるぶん、営業や商談の準備に集中でき、契約率アップに繋がります。

【料金プラン】

要お問合せ

幅広いプランで導入しやすい「biskett」

公式サイト https://biskett.me/

「biskett」は、5つのプランを自社の状況に合わせて使い分けられます。

個人事業主から大企業まですべての人が導入可能です。Slackとの連携もできるため、連絡手段として活用しているユーザーにおすすめのツールです。

契約期間の縛りがないため、柔軟な契約開始・終了をできます。

【料金プラン】

月額:825円~ (1ユーザーまで)

※14日間の無料トライアル期間あり

予定開催場所を地図でお知らせ「waaq Link (ワークリンク)」

https://link.waaq.jp/

1対1・複数人問わず日程調整ができ、過去に予定調整をしたユーザーとすぐに、やり取りが可能です。

予定を開催する場所の地図を送信するメール内に埋め込めるため、ユーザーは当日の情報を一括確認・管理できます。

Googleカレンダーをはじめとしたカレンダーツールと連携で、予定調整の確定ボタンを押す前に、ダブルブッキングをしていないか確認できる点もメリットです。

【料金プラン】

要お問合せ

操作工程を最小限に抑えるならCalendly(カレンドリー)がおすすめ

Calendly(カレンドリー)には、以下の特徴があります。

  • 無料でアカウント登録・利用開始できる
  • ユーザーの操作性を高めるデザイン
  • 連携できるツールの種類が豊富
  • 日本語に対応していないため注意が必要

日程調整で生じる作業の手間を削減したい方は、ぜひ一度Calendlyの導入を検討してください。

日本語に対応しているツールを利用したい方は、弊社で提供している「book run(ブックラン)」の活用がおすすめです。興味のある方は、こちらをご覧ください。

公式サイトhttps://b-book.run/home