上司から日程調整を任された時、参加者が多く調整が難しい・手間がかかると感じたことはありませんか。
業務の効率化を図るため、日程調整ツールを導入したいが費用は抑えたいと考える方におすすめなのが無料で使える「アイテマス」です。
この記事では、無料日程調整ツール「アイテマス」の特徴や使い方を解説します。日程調整業務を改善したい方は、ぜひ参考にしてください。
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アイテマスの5つの特徴
ここでは、無料で使える自動日程調整ツール「アイテマス」の主な特徴を5つ紹介します。
手軽に使用可能
アイテマスは、無料で搭載されている全機能の利用が可能です。
Googleアカウントでログインできるため、アカウント登録の手間がかかりません。
登録から導入までの流れがスムーズで、手軽に利用を開始できます。
スマホアプリ対応
アイテマスは、スマホ向けアプリの提供をしています。
そのため営業先など、パソコンが手元にない状況でも日程調整を完結できます。
外出や営業で社外にいる機会が多い職種の方に適したツールです。
2種類から選択できる調整タイプ
アイテマスの日程調整は、「日程候補提案型」と「空き時間提示型」の2種類です。
日程候補提案型は、候補の日程を絞り相手に提示するタイプ。空き時間提示型は、カレンダーを共有し、空いている日程を選んでもらうタイプです。
相手の状況や案件内容に合わせて調整タイプを使い分けられます。
幅広い日程調整パターンに対応
アイテマスでは、1対1・複数人関係なく日程の調整ができます。個別面談やチームメンバーとのミーティング・セミナーなど、さまざまなシーンで役立ちます。
日程調整のURLを発行した際は、その際の設定を保存して再度利用が可能です。
調整相手も使いやすい
調整相手には、自動で生成された日程の文章とURLが送信されます。
URLから都合の良い日時を選ぶだけで調整が完了する、操作性の高さが魅力です。
アイテマスの主な機能
アイテマスは日程調整に加えて、さまざまな機能が搭載されています。
便利な機能の一つが、Googleカレンダーとの連携です。
複数アカウントを連携できるため、仕事とプライベートそれぞれでアカウントを所有しているユーザーは、予定の見落としによるダブルブッキングを防止できます。
海外との時差に対応しており英語に対応しているため、海外の相手との日程調整に利用が可能です。
アイテマスと連携できるカレンダーとWeb会議ツール
アイテマスと連携できるカレンダーは1種類のみ、Web会議ツールは2種類です。詳細を下記で紹介します。
連携できるカレンダー
アイテマスで連携できるカレンダーは、Googleカレンダーのみです。
複数アカウントを連携できるため、仕事とプライベートに分けた日程調整が可能です。
カレンダーの情報を元に、空き時間の提案や予定の仮押さえができるので、効率的な調整を実現できます。
連携できるWeb会議ツール
アイテマスでは、ZoomとGoogle Meetに連携できます。
オンラインミーティング用のURLを自動発行してGoogleカレンダーの予定に添付してくれるため、会議当日にURLの場所がわからないなどのトラブルを減らせます。
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アイテマスの基本的な使い方
アイテマスは、Googleアカウントを所有している場合、ツール自体にアカウントを登録せずに利用開始できます。
今回は、Googleアカウントでログインしたアイテマスの使い方(Webブラウザ版）を解説します。実際の利用時をイメージしながらご覧ください。
日程候補提案型で日程調整する場合
日程候補提案型（日程調整フォーム作成側が候補日を絞り込み、共有相手に候補日を選択してもらう）で、日程調整する場合は、以下の手順を踏みます。
Googleアカウントでログイン
画面右上の「ログイン」をクリックして、Googleアカウントと連携しておきましょう。
時間枠と候補日の設定
画面上部の「日程候補提案型」を選択すると、上記のカレンダーが表示されます。
候補の日時をクリックすることで、候補を指定できます。
「予定の所要時間」は初期設定が60分です。右横のプルダウンをクリックして、時間変更が可能です。
「調整用URLを取得！」をクリック
画面下部にある「招待URLを取得」をクリックして、予定タイトルなどを設定します。
日時やURLが含まれた内容が作成されたら、コピーをして共有相手へ送信しましょう。
【調整相手】URLを開いて日程を選択する
届いたURLから、希望の候補日時を選びます。
氏名やメールアドレスを入力して「登録」をクリックするだけで、Googleカレンダーに予定が自動追加されます。
空き時間提示型で日程調整する場合
空き時間提示型（自動で絞り込まれた日程が表示され、その中から希望日の選択をする)で、日程調整する際は、下記の手順を踏んでください。
Googleアカウントでログイン
画面右上の「ログイン」をクリックして、Googleアカウントと連携しておきましょう。
テンプレート・時間枠・期間の設定
表示されている作成リストから、日程調整したい時間帯のものをクリックします。
新たなリストを追加する場合は、画面右下の「このリストの追加・変更はこちら」から追加してください。
※作成リスト右横に記載されている「ワンタイムURL」とは、1度のみ使用できるURLを作れる機能です。
「調整用URLを取得！」をクリック
「公開URLを取得」して「コピーする」をクリック。相手に共有すれば、日程調整用のURLが発行されます。
【調整相手】URLを開いて日程を選択する
届いたURLから、最適な候補日時を選択します。
氏名やメールアドレスを入力後「登録」をクリックすると、Googleカレンダーに自動追加されます。
ビジネスに活用できる日程調整ツール4選
アイテマス以外にも、多くの日程調整アプリが公開されています。
ここでは、ビジネスでの利用に適した日程調整ツールを4つ解説します。
3ステップで日程調整できる無料ツール bookrun
bookrun（ブックラン）を使えば、わずか3つのステップで日程調整を完了できます。
商談・カスタマーサポート・採用候補者との面談や見込みユーザーの獲得から育成に至るまで、多彩なシーンで活用できる点がメリットです。
同社が提供しているフォーム作成ツール「form run（フォームラン） https://form.run/home」と連携させると、さらに便利です。
β版から機能を確認後、本格導入の手順を踏めるため、興味のある方はぜひ一度お試しください。
URLに6つの役割「調整アポ」
https://scheduling.receptionist.jp/
調整アポは、予約ページのURLを相手に送り、日時を選んでもらうだけで日程調整できるツールです。
URLには、カレンダーの入力・Web会議・参加者へのチャットの通知など6つの役割があります。
利用料金は、チーム用予約ページの数と利用するプランで変動します。
【料金プラン】
要お問合せ
無料プランでも使える「Timerex」
Timerexは、登録者14万人以上を誇るビジネス向け日程調整ツールです。
GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携が可能で、既存のスケジュールをリストアップできます。
Zoom・Microsoft Teams・Google Meet(Web会議ツール）との連携もでき、URLの自動発行が可能です。
予定に対するリマインドメールの配信やアンケートなど、カスタマイズ機能が搭載されており、業務の手間を削減できるツールです。
特許を保有する高機能「eeasy」
eeasyはGoogle WorkspaceやMicrosoft365などのグループウェアと連携し、日程調整を自動化できます。
特許を獲得した機能性の高さが特徴で、開催する予定に対する担当者の自動割り当てや、会場までの移動時間の確保機能がついています。
料金は1人月額850円から。月間の調整回数が6回未満であれば無料で使用可能です。
低コスト・手軽なツールならアイテマス
有料利用や機能制限付きの無料プランが多い中、アイテマスは便利な機能を全て無料で使えます。
アイテマスの特徴は、下記の通りです。
- アカウントの登録不要
- スマホで操作できる
- 日程の調整方法を2種類から選べる
- 1体1・複数人問わず利用可能
- 操作性が高く初心者も使いやすい
アイテマスを活用することで、コストを抑えた日程調整を実現できます。
日程調整ツールはさまざまな会社が提供しており、それぞれ異なる特徴を持っています。弊社が提供しているbookrun（ブックラン）は、たった3ステップで日程調整できる無料ツールです。
より自社に最適なツールを探したい方は、ぜひ一度、bookrun（ブックラン）の導入検討をしてみてはいかがでしょうか。
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