Time Rexの使い方|複数人の日程調整やカレンダー連携方法とは?

日程調整

Time Rexは無料で使える日程調整ツールです。調整相手とURLを共有し、回答内容をカレンダーに自動反映されます。

日程調整の手間を省いて業務効率化を目指したいと考えているものの、ツールの特徴がわからず導入を迷っている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、Time Rexの基本操作やプランごとの機能をまとめています。

Time Rex導入を検討している方に役立つ内容です。ぜひ参考にしてください。

▼手軽な日程調整ツールならbookrunもおすすめです。日程調整に役立つ機能をすべて無料で利用できます。

【Time Rexの使い方】アカウント・初期設定

Time Rexの登録方法と初期設定は次の通りです。

1 アカウントの新規登録・連携

トップページの「無料で会員登録」をクリックします。

Time Rexへの登録には、GoogleアカウントもしくはMicrosoftアカウントが必要です。

自分が持っている種類のアカウントの登録ボタンをクリックします。

Googleカレンダーを選択した場合、あらかじめ権限付与の許可をする必要があります。

OKをクリックし、Time Rexに権限付与の許可を選択してください。

2 初回設定をする

表示名と連携するカレンダーを設定し、「初回設定を完了する」をクリックします。

  • 表示名:日程調整の依頼時、相手に表示される自分の名前を入力
  • 連携するカレンダー:日程調整をする際、予定を連携させたいカレンダーを選択

【Time Rexの使い方】日程調整カレンダーを作成

日程調整カレンダーの作成は、以下の4ステップで実施可能です。

1 ダッシュボードから日程調整カレンダーを作成

「日程調整カレンダーを作成」をクリックします。

2 基本設定を入力

日程調整のカレンダーを作成するための基本設定をします。

  • 日程調整カレンダー名:カレンダーへ登録する際に表示させたい予定の名前を入力
  • 所要時間:カレンダーに登録する予定の所要時間を選択。(任意の時間を入力できます。)
  • 前後の確保時間:打ち合わせ場所までの移動時間など、予定とは別に時間を確保したい場合に設定。(任意の時間を入力できます。)

参加メンバーとWeb会議設定を実施します。

赤枠の内容は、以下の通りです。

  • 参加メンバー設定:同じチームメンバーがTime Rexに登録している場合、予定に招待が可能。

※参加メンバーの上限は、7名までです。(フリープランの場合は、上限2名までです。)

  • Web会議設定:Web会議をする場合は、日程調整と同時にWeb会議のルームを作成可能。任意の設定を選択してください。

ここまでの設定が完了すると、日程カレンダーの作成ができます。

候補日の詳細設定や表示させるメッセージの編集・他サービスとの連携をしたい場合は、「詳細設定」をクリックします。

3 詳細設定を入力

詳細設定をすると、予定に対するより具体的な日程調整ができます。

日程候補設定を開き、自分の空きスケジュールの詳細を登録します。

赤枠の内容は、以下の通りです。

  • 日程候補として表示する曜日と時間帯:予定を登録できる曜日と時間帯を設定
  • 祝日予約受け付け:調整日程が祝日の時、予定登録できるかを設定
  • 提示期間設定:調整候補日を依頼の何時間後から何日分提示するか設定

表示・メッセージ設定では、日程調整をする相手に表示させる文章を自由に入力できます。

通知・公開設定の内容は、下記の通りです。

  • 日程調整受付状況:停止中の選択で日程調整の登録を一時停止できる
  • 日程調整完了メールの受信:日程調整が完了した際の通知メール受信を設定
  • 予定のプライバシー設定:連携カレンダーに予定を登録した際の表示方法を選択

サービス連携では、チャットツールやオンライン名刺交換など、Time Rexと外部サービスの連携が設定できます。

すべての設定が完了したら「上記の内容で日程調整カレンダーを作成する」をクリックしてください。

4 URLを共有

「URLをコピー」をクリックして、日程調整の共有相手へURLを送信します。

以上で、日程調整ページの作成と共有が完了しました。

【Time Rexの使い方】届いた日程調整URLに回答

日程調整のURLに回答する際の手順を解説します。

1 URLを開き日程を選択

候補日として表示されている枠の中から、都合のよい日時を選択します。

2 情報を入力して完了

自分の名前とメールアドレスを入力。「上記の内容で日程調整を完了する」をクリックします。

※任意で、会社名とコメントを登録できます。

日程調整が完了すると、上記の画像が表示されます。

Time Rexの特徴・できること

Time Rexはビジネスシーンに最適な日程調整の自動化ツールです。人気ツール「調整さん https://chouseisan.com/ 」を運営しているミクステンド株式会社が提供しています。

カレンダーツールとの連携が可能で、スケジュールの空き日時を自動でリストアップしてくれます。

事前設定で曜日や時間帯の絞り込みが可能で、リアルタイムで状況を反映するためダブルブッキングの心配はありません。

質問内容の項目をカスタマイズできるため、アンケートやヒアリングツールとしても活用できます。

英語・時差に対応しているため、海外の相手とスムーズな日程調整ができる点も大きな特徴です。

▼bookrunはビジネス利用もできる日程調整ツールです。Web会議ツールとの連携機能やリマインドメールなど、ビジネスで活躍する機能が揃っています。

Time Rexと連携できるツール・アプリ

他のツールやアプリと連携すると、日程調整以外にも自動化できる工程が増えます。普段から使用しているツールが連携可能であれば、ぜひ連携の設定をしてください。

ここでは、Time Rexと連携できるサービスを紹介します。一部、プレミアムプランでのみ連携できる物が含まれています。

チャットツール

業務のやり取りで活躍するチャットツールのうち、連携できるのは下記の2種類です。

Slack

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackと連携すると、日程調整完了時と予定のキャンセル時に任意のチャンネルで通知を受け取れます。

グループ投票(3者間)で回答の入力時、日程が確定した際の通知受け取りも可能です。

Chatwork

https://go.chatwork.com/ja/

Chatworkとの連携により、日程調整完了時や予定のキャンセル時の通知を任意のチャットで受け取れます。

スプレッドシート 

Googleアカウント所有者の場合、Googleサービスを活用することで効果的に業務を実行できます。

Google Sheets

https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/

Google Sheets(スプレッドシート)と連携すると、日程調整が完了した際やキャンセルがあった際にスプレッドシートへ内容を反映できます。

マーケティングツール

Googleサービス内のプレミアムプランを活用すれば、ユーザーの行動分析や広告に対する反応を確認できます。

Google Analytics ※プレミアムプランのみ

https://marketingplatform.google.com/intl/ja/about/analytics/

Google Analyticsの連携により、日程調整ページのアクセス解析ができます。

解析ページでは日程調整ページのPV数、日程調整完了ページのPV数、滞在時間、直帰率、流入元が確認できます。

Google広告 ※プレミアムプランのみ

https://ads.google.com/intl/ja_jp/home/

日程調整のカレンダーにGoogle広告のコンバージョンタグを設定すると、該当するカレンダーのコンバージョンを計測できます。

オンライン名刺交換ツール

・Sansan https://jp.corp-sansan.com/

・Eight https://8card.net/

・Sansan 名刺メーカー https://sansan-meishi-maker.com/

 

上記3つのオンライン名刺機能と連携が可能で、日程調整と同時に自動的に名刺交換ができます。

自動化・開発ツール

自動化・開発ツールを導入することで、業務で手間のかかる作業工程を効率化できます。

Zapier

https://zapier.com/

Zapierと連携すると、日程調整完了時やキャンセル時にゲストの名前、メールアドレス等を外部ツールに連携できます。

Webhook ※プレミアムプランのみ

Webhook APIサービスとの連携により、特定のイベントが発生した際、指定したURLにPOSTできます。

CRMへ予約の詳細を追加、SaaSツールへ予約の詳細を追加、電話受付サービスとの統合があげられます。

Time Rex API

https://developers.timerex.net/ja/api/

業務支援ツール上に日程調整ボタンを設置してクリックすると、相手との日程調整をTime Rexに依頼できます。

Time Rex上で決まった日時はAPIでの受け取りが可能で、日程調整の開始からWeb会議用URL発行までを事業者のツール内で完結できます。

Time Rexの料金プラン

Time Rexは無料で使用できます。

プランは全3種類で、フリープラン・ベーシックプラン・プレミアムプランがあります。

各プランの料金は次の通りです。

  • フリープラン:0円
  • ベーシックプラン:年払い750円(税抜)/月払い 900円(税抜)
  • プレミアムプラン:年払い1,250円(税抜)/月払い 1,500円(税抜)

有料プランの契約期間は、月払いと年払いから選べます。

有料プランではチームを作成でき、複数人のスケジュールの中からまとめて日程調整が可能です。ライセンスはチーム人数分の契約が必要です。

フリープランの特徴

フリープランには日程調整に必要な基本機能が揃っています。

  • 日程調整カレンダー数 無制限
  • 日程調整回数 無制限
  • Web会議ツール連携
  • リマインドメール
  • 再調整機能
  • 1対1の日程調整

Time Rexの操作性を確かめたい人は、まずフリープランを登録してみることをおすすめします。

ベーシックプランの特徴

フリープランの機能に加えて、ベーシックプランでは次の機能が使えます。

  • 複数人のスケジュールを考慮した日程調整
  • 優先順位に基づく参加者の自動決定
  • 日程候補とする日時の個別設定
  • リマインドメールのメッセージ追加、送信時刻の設定

チームによるTime Rexの使用が多い場合に、便利な機能が実装されます。

プレミアムプランの特徴

ベーシックプランの機能に加えて、プレミアムプランでは次の機能が使えます。

  • 日程調整時の設問項目カスタマイズ
  • 日程調整結果のCSVエクスポート
  • 外部ツールとのAPI連携
  • 埋め込み機能のカスタマイズ

日程調整の際、相手に入力画面で入力してもらう項目の編集が可能です。この機能を活用すると、打ち合わせ前に事前アンケートを取れます。

埋め込み機能のカスタマイズでは、日程調整の画面に表示されるTime Rexのロゴを非表示にしたり、色を変更したりできます。

▼無料で利用できる日程調整ツールならbookrunがおすすめ!

Time Rex以外におすすめな日程調整ツール

https://b-book.run/home

「bookrun」は、利用開始時の設定作業は不要で、簡単に導入できる日程調整ツールです。

連携するカレンダーや受付可能日程を選択すると、相手に送る日程調整ボードが即時で作成されます。

複数人のカレンダーを連携させると「全員が空いている日」や「誰かが空いている日 」を候補日として表示できます。柔軟な日程調整をできる点が特徴です。

複数のカレンダーを同時に連携できるため、カレンダーを見比べる手間を削減できます。

フォーム作成ツールの「formrun https://form.run/home 」と連携すると、フォームの項目から日程調整が可能です。これにより、入力画面からのシームレスな日程調整を実現できます。

Time Rexでかんたん日程調整を目指そう

Time Rexを活用すると、これまで時間がかかっていた日程調整やカレンダー登録の手間が省けて業務効率化につながります。操作方法がシンプルで、初心者も使いやすいツールです。

以下、この記事で紹介したTime Rexの特徴をまとめました。

  • 無料で会員登録できる
  • 無料プランでも充実した基本機能が揃っている
  • 日程調整カレンダーを4ステップで作成可能
  • 日程回答は2ステップで完了
  • 複数ツールを連携可能

無料のフリープランに日程調整に必要な機能は十分に備わっているため、まずは試しに登録して使用してみるのがおすすめです。

複数人で日程調整する機会が多い・外部ツールと連携させたい場合には、有料プランの導入を検討してください。

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