【基礎】リード管理とは？今日からできる項目分けとおすすめツール4選

「最近、新規のお客さんが増えなくなってきた…」
「手当たり次第の営業活動では、なかなか業績が伸びない…」
「もっと効率的に成果を出していきたいけど、どうすればいいんだろう…」

あなたが営業活動に関して感じているこれらのお悩み。実は、リード管理のやり方に原因があるのかもしれません。

時代の変化に伴い顧客のニーズも変化しています。リードの特性や状態を把握し、適切なアプローチを実践していくことが、成約率アップの近道です。

営業活動を効果的・効率的に行い、会社全体の売上をアップさせるため、本記事ではリード管理の適切な運用ポイントをご紹介します。また、リード管理に効果的なツールをまとめたので、併せて参考にしてください。

リード管理とは？売上アップを目指した見込み顧客の管理方法

リード管理とは、自社が抱えるリード（見込み客）を管理し、売上アップにつなげるための手法です。リードに関する情報や見込み度合い、商談フェーズなどを管理することで、それぞれの見込み顧客に対する適切なアクションが行えます。

リード管理は効果的なマーケティングで重要

顧客の獲得や売上アップに関する悩みを解決するには、適切なリード管理が最も効果的です。収集したリードを上手に管理することで、売上を得られます。

リード管理により、顧客になる可能性の高い見込み客を把握・特定し、優先的なアプローチで新規顧客の獲得へとつなげられます。

また、リードを効率的・効果的に管理することで、営業展開が促進されます。リードを的確に分析・分類すると、リードの属性・ニーズの段階・状況がわかり、次に取るべきアプローチの方向性が明確に。適切なアクションを適切なタイミングで実施でき、機会ロスを抑えられるのです。

例えば、資料請求をしたり、自社のWebサイトを何度も閲覧しているリードは、自社製品・サービスに対して高い興味・関心を持っていると想定されます。感度が高い見込み客には、積極的な営業展開を行い、成約につなげます。

もし適切にリード管理ができていなければ、見込み度合いの薄いリードに営業を展開してしまったり、逆に見込み度合いの高いリードを放置してしまったりと、機会損失が発生してしまいかねません。

リード管理により営業活動が効率化され、成約率アップにつながります。自社の売上アップには、営業活動に関わるリード管理へのテコ入れが重要です。

リード管理の項目の分け方①　見込み顧客の関心度の高さ

リードを適切に管理していく上で大切なのが、「どのような項目で分けるのか」です。リードの性質を見極め分類・管理することで、マーケティングによる効果的なアプローチが実現できます。

項目の分け方のひとつに、「顧客が自社の製品・サービスにどれほど関心をもっているか」で分ける方法があります。

関心が高く、近いうちに成約が見込める「ホットリード」

自社製品・サービスへの関心が高いリードが「ホットリード」です。厳密な定義は会社や提供している製品・サービスにより異なりますが、一般的には数ヶ月以内で商談に結びつくような潜在顧客を指します。

ホットリードに該当する顧客の具体的な行動として、下記の例が挙げられます。

• 展示会・イベントでパンフレットを持ち帰った
• 対面で会い、名刺交換をした
• セミナーに参加した

営業にて成約に結びつきやすい状態のリードであるため、積極的なアプローチがのぞまれます。

1年前後で成約が見込める「ウォームリード」

ホットリード程の熱量はないものの、自社製品やサービスに対する関心があるリードを「ウォームリード」と呼びます。ホットリードとコールドリードの中間くらいの関心度合いがある顧客です。

一般的に、1年前後で商談に結びつきそうな見込みがたつ顧客をウォームリードと定義します。時間をかけてアプローチを図ることで、ホットリードまで繋げられるリードです。

成約まで時間がかかると思われる「コールドリード」

「コールドリード」とは、ホットリードやウォームリード程は自社製品・サービスへの関心が感じられない顧客を指します。いきなり営業をかけても反応が鈍く、成約につながりにくいのが特徴です。

現状は成約の見込みがなくとも、将来的には商談に結びつく可能性があります。メルマガなど比較的安価で済み、労力がかかりにくいアプローチ方法で、定期的なコミュニケーションを図るのがおすすめです。

リードの管理の項目の分け方②　リード獲得の方法

リードの項目は、製品・サービスへの関心度による分け方だけでなく、リードを獲得した方法によっても分けられます。

マーケティング活動で獲得したリード「MQL」

マーケティング活動により獲得したリードが「MQL（Marketing Qualified Leads）」です。MQLの中で、より成約への確度が高い/低いリードをホットリード/コールドリードと分類して管理する場合があります。

アプローチの仕方ひとつで、成約の見込みが一気に上昇する可能性を秘めたリードです。購買意欲が高まった時点で営業部に引き渡し、より積極的なアプローチをかけます。

メールや電話での営業活動で獲得したリード「TQL」

マーケティングでは、自社サービスへ高い関心を抱いてくれる顧客を洗い出し、メールや電話によりさらにアプローチをかけます。メール・電話での営業活動（インサイドセールス）によって、獲得したリードが「TQL（Teleprospecting Qualified Leads）」です。

MQLの中でも自社製品・サービスへの関心が高く、成約に結びつきやすいリードとして定義されます。

TQLよりさらに密なアプローチで獲得したリード「SAL」

MQL・TQLよりもさらに購買意欲の高いリードを「SAL（Sales Accepted Leads）」と呼びます。

TQLがインサイドセールスの対象であるのに対して、SALは商談や成約に向けた訪問営業（フィールドセールス）の対象です。確度が高いリードであるため、より対面でのアプローチが実施されます。

営業活動で獲得したリード「SQL」

MQL・TQL・SALから営業部門へ引き継ぎ、営業活動で獲得したリードが「SQL（Sales Qualified Leads）」です。マーケティング・セールスを通して、自社製品・サービスへの関心度合いが高くなっています。

マーケティング・インサイドセールス・フィールドセールスを介さず、最初から営業部門によりSQLとして設定される場合もあります。

リード管理では適切な項目分けが重要

顧客が自社製品・サービスにどの程度知識や関心をもっているか。マーケティングやセールスでどのようなアプローチをしてきたのか。顧客の状態を把握し、それぞれの状態により適したアプローチを実施すると、営業活動での成約の確度が高くなります。営業活動に支障が出ないよう、適切に項目を分けてリード管理しましょう。

リードをどのように管理しているかについて、社内の各部門での認識にズレが生じると、見込みのある顧客に適切なアプローチが出来なくなる恐れが生じます。適切な項目分けを実施し、営業部門・マーケティング部門ほか関連部門に情報共有するのがおすすめです。

簡単4ステップ！リード管理のやり方

リード管理を実施するのに必要な4つのステップについて解説します。

リード管理を始める前に、事業の目的・ターゲットとなる顧客像を明確にしましょう。これにより、各ステップで実施するアプローチ方法を適切に選択できます。

顧客が自社の製品・サービスを知り、成約に至るまでの流れを明確にする（カスタマージャーニーを作成する）のも効果的です。

リード管理を行う上で重要なのが、以下の3つのプロセスです。

1.見込み顧客を獲得する（リードジェネレーション）

リード管理の第一歩はリードジェネレーション（リード獲得）です。自社の製品・サービスの顧客属性からターゲットを検討し、今後の見込み客となる有力な層を取り込みます。

リードを獲得する方法には、「インバウンド型」と「アウトバウンド型」があります。

「インバウンド型」は、自社のWebサイトやSNSなどで、見込み顧客にとって有益な情報を発信し、リードから自社への問い合わせを促してリードを獲得する方法です。

• SNS施策
• オウンドメディアによるコンテンツマーケティング
• SEO施策
• 外部メディアとの連携、プレスリリースの発信

「アウトバウンド型」とは、企業からの働きかけによってリードを獲得する方法です。日ごろの営業活動やセミナー、展示会などでの名刺交換でリードを獲得していくことができます。また、ダイレクトメールや広告などを出稿して、リードからの問い合わせを促進して獲得していく方法もあります。

• 電話による営業、テレアポ
• セミナー、ウェビナー
• ダイレクトメール施策
• 訪問営業
• Web広告の出稿

2.見込み顧客を育成する（リードナーチャリング）

リードナーチャリングは、獲得したリードを有望な顧客へと育成していく作業のこと。リードジェネレーションによって獲得した見込み客を、売上に結びつく顧客へと導いていく施策です。

具体的には下記の施策が挙げられます。

• 資料の送付
• セグメント別のメルマガ・ステップメールの配信
• 自社開催のセミナー
• サイト訪問者にのみ配信するリターゲティング広告
• ホワイトペーパーの提供
• SNS上からのやり取り

その他、成約の確度が高いリードには、インサイドセールスの対象として電話やメールによる営業をかけるのが有効です。

リードナーチャリングでは、リードのステータスを見極めるのがポイントとなるため、より緻密な顧客情報管理が求められます。

リードは購買プロセスのどの段階にいるのか…興味を持っているだけなのか、競合製品と比較をしている段階なのか、具体的に購買を検討しているのか…。リードの状況を判断し、そのステータスに応じて、最適なマーケティング施策を実行します。

このように段階的にリードのステータスを上げて、購買客へと育てていく作業がリードナーチャリングです。

3.見込み顧客を選別する（リードクオリフィケーション）

リードに対し、考えなしにアプローチするのではなく、アプローチすべきリードを選別していくリードクオリフィケーションが重要です。

リードクオリフィケーションの段階では、リードがどのようなステータスで、どのようなニーズを持っているかを分類します。リードを適切に選別して、成約につながりやすい有望なリードをフィールドセールスに引き継いでいけば、成果が上がりやすくなります。

選別は、自社製品・サービスに対するリードの興味・関心度合いを点数化する「スコアリング」という手法を用います。例えば、メールマガジンを開封したら10点、役職を持っているなら10点などと、項目を定めて点数付けをし、その合計点によってリードの見込み度を判断していきます。

点数はリードナーチャリングの進捗により変動するため、施策の結果分析と合わせたタイミングで点数を再集計しておくのがポイントです。合計点数が基準値を超えたリードにアプローチしていけば、成約の確率が高まります。

4.ルールを決めてリード管理を開始

社内の誰が、どのくらいの頻度で、どのツールを使って管理するか。リード管理を行う前に、チーム内で運用するためのルール・情報連携のやり方を決めておきましょう。管理ルールをデータ化し共有することで、チーム全体での認識が揃いスムーズに運用できます。

リードの項目分けや管理方法が適切か、定期的に課題点を探るための振り返りの時間を設定するのがおすすめです。定例会を実施するなど、チーム全体の運用ルールに組み込みましょう。

リード管理の方法は大きく分けて2種類ある

リード管理には2つの方法があります。エクセルのようなシートで管理する方法とツールを利用する方法です。

エクセルやGoogleスプレッドシートで管理する

リード管理には、エクセルを活用することもできます。これは本来は表計算ソフトですが、顧客管理にも使えます。

表形式で顧客情報をデータベース化して、特定の項目を入力し随時アップデートしていきます。一覧性があり、データ分析にも利用しやすいのが特徴です。

しかし、エクセルではリード情報を更新する手間がかかるのが難点。チームでの情報共有時に逐一データを開く必要があり、忙しくてデータを確認できないメンバーが出てくるケースもあります。

エクセル以外では、Googleのスプレッドシートが管理ツールとして利用できます。顧客情報をクラウド上でリアルタイムに編集できるため、ファイルの受け渡しが必要なく、頻繁に変化していくリード管理に適しています。URLを共有しておけば、メンバー全員でシートを確認できます。

ただし、インターネット環境が不可欠なこと、Google WorkspaceのアカウントやGoogleアカウントを持っていないメンバーはファイルの編集や保存ができないなどのデメリットもあります。

SFAやMA、CRMツールを導入する

リード管理の課題を解決するためには、SFAやMA、CRMツールといったアプリケーションの導入が効果的です。

SFAツール

営業部門を支援するSFA（営業支援システム）には、営業活動を見える化する機能があります。活用することで、見込み客の情報を共有することができます。

ほとんどのSFAには、「名刺管理」「商談管理」「営業日報」などの機能が搭載されています。こうした機能を駆使することで、リードの属人化を防ぎ、チームでリードを共有することができるのです。

MAツール

マーケティング施策を自動化・省力化するMA（マーケティングオートメーション）ツールは、見込み客の獲得からナーチャリングまでを効率的に行えます。

リードの連絡先情報はもちろん、行動履歴を記録して、ニーズの見極めを行うことができ、見込み客の顧客化までを管理可能です。

CRMツール

CRM（顧客関係管理）ツールは、顧客に関する膨大なデータを一元管理し、見込み顧客から既存の優良顧客まで、効果的なマーケティング施策を実施するのに役立ちます。

顧客の行動履歴をデータ化し、解析することができるので、リードの状態に合わせた適切なアプローチが可能です。中には解析したデータに基づいてメール施策を配信できる機能が備わっているツールがあり、手間なくリードジェネレーションやリードナーチャリングを実施できます。

リード管理で売上アップを実現するためのコツ

リード管理によって売上を上げるために、気をつけるべきポイントについて解説します。

リードジェネレーションを欠かさない

リードジェネレーションは、将来の顧客を獲得するための重要なマーケティング施策です。売上をアップさせて、企業を存続させていくためには、さまざまな施策を繰り返し展開して、リードを獲得し続けなければなりません。

業界でオンリーワンの企業でない限り、リード獲得には常に競合が存在します。その競合に打ち勝ち、売上を上げていくためにも、他社よりもさらに多くのリードを獲得していくことが大切です。

血液が体中に新鮮な酸素を運ぶように、新規のリードを企業に取り込んで、育てていく必要があります。そのためには、リードジェネレーションを欠かすことができません。

積極的なリードナーチャリングを行う

リードナーチャリングは、リードを顧客へと育てていくプロセスです。リードの特性に合わせて、積極的にナーチャリング施策を展開し、成約へと結びつけていくことが重要です。以下のような手法が考えられます。

1.資料の送付

問い合わせに対してリードが望んでいる資料を的確に、しかもスピーディーに送付することが重要です。資料の送付は、リードナーチャリングの大切な第一歩であり、今後のリードとの関係性を大きく左右するステップです。

リードを取り込みたいと願うあまり、リードが望んでもいない過剰な資料を大量に送ってしまう場合があります。リードにとって迷惑で、印象を悪くしてしまいますので、的確な資料を素早く送ることに注力しましょう。

なお、資料の送付後のフォローも大事です。送付後にヒアリングを行うことで、リードの購買意欲や課題を把握できます。

2.メールマーケティング

メールマーケティングとは、集めた見込み客のメールアドレスを活用してマーケティング・アプローチをする施策のことです。主に、メールマガジンが用いられています。

リードナーチャリングでは、時間をかけてリードを育成していく必要があり、低コストで長期間にわたって実施できるメールマガジンは有効な手段のひとつです。

メールマガジンで定期的に情報を送ることで、リードとの関係性を保持し、好意を醸成していけます。リードのステータスによっては、戦略的にキャンペーン情報を送ることで、購買意欲を高め一気に売上に結びつけることも可能です。

3.インサイドセールス

獲得したリードを精査し、購買確度の高いリードを見つけ出して、フィールドセールスに引き継いで商談を進めていくのが、インサイドセールスです。

メールマガジンでも、テーマによっては開封率が上がり、問い合わせ件数が伸びることがあります。その問い合わせの内容を吟味して、購買意欲が高いと判断したリードは、フィールドセールスに渡していきます。

商談から一度離脱したリードも、そこで諦めてしまわずに丁寧にフォローしていくことで、有力なリードとなることがあります。その変化を素早く捉えて、フィールドセールスに引き継いでいけば、成約の確率も高くなります。

4.リターゲティング広告

リターゲティング広告とは、自社のコーポレートサイトやサービスサイトにアクセスしてきたユーザーにCookieを活用してWeb広告を出していくことをいいます。Webサイトを訪問した後、離脱したユーザーが再度広告を目にすることによるリマインド効果を狙っています。

しかし、2020年にアップルがCookieの利用を禁止し、Googleも2024年までにはサードパーティCookieを制限すると発表していることから、今後はこの手法も難しくなると考えられています。

5.リアルイベント

リードナーチャリングは、主としてオンラインを活用した手法が多いのですが、リードのステータスを高めるためにはリアルイベントも効果的です。
リードの検討段階に応じて、特に知りたいと思っていると推測されるテーマを設定して、セミナーを開催します。イベントに参加した見込み客は、テーマにそれだけ高い興味・関心を持っていると考えられます。そのため、イベント開催後も緻密なフォローを継続すれば、売上に結びつきやすくなります。

リードナーチャリングは施策のPDCAを行う

リードナーチャリングは一度実施するだけで効果が得られるものではありません。実施後に結果を集計・解析し、課題点を見つけ、改善しながら繰り返し実施していくことで、成約の確度が高いリードを効果的に増やせます。

施策を実施する際は、実施後いつ集計・解析するか、課題の振り返りをどのタイミングで行うか、予め運用ルールとして組み込むようにしましょう。

属人化を防止する

リードとのやり取りを電話や対面などで行っている場合はリードについての情報が属人化しがちです。例えば、見込み客との会話のメモや会話の状況など、今後の営業活動に有用な情報を担当者個人が所有していて、共有されていないケースも多く見られます。

担当者以外にもリードの情報が伝わるよう、情報共有していく習慣を社内に浸透させていく必要があります。名刺を交換した時の相手の対応の仕方や、ホットな見込み客か単なる挨拶程度であったのかなどの印象も大事な情報となります。些細なことが重要な情報となりうるのです。リード管理では、属人化しやすい情報を電子化・データ化して、共有できる状態にしておきましょう。

リード管理の認識を統一する

リード管理を円滑に進めていくためには、各部門の社員によって異なる認識を揃える必要があります。社員の認識によっては、貴重なリードをリードとして認識できていない場合もあるため、リードの定義について事前に認識を合わせておくのが不可欠です。

情報共有に加えて、各部門との業務連携を密にすることで、マーケティングから営業への橋渡しがスムーズになり、ホットリードの関心が高い内に次の手を打てます。

リード管理が利益に結びつくことを繰り返し伝えて、見込み客の細かな情報までも社内で共有し、連携・協力して業務推進する文化を築いていきましょう。

リード管理におすすめのツール4選

リード管理におすすめのツールを4つご紹介します。

1. フォーム設置からメール対応まで一元管理：formrun（フォームラン）

【特徴】

• たった30秒でフォームを作成できる
• 一目で使用方法がわかる管理画面
• リード獲得・管理がしやすい分析機能

「formrun」は、フォームの設置から問い合わせへの対応状況の確認、メール対応までを一元管理できるフォーム作成ツールです。フォーム作成は30秒程度ででき、問い合わせフォームや資料請求フォームを簡単に作成できます。

管理画面はリードのステータスがひと目でわかるカンバン方式ですので、チームで細かく リードの状況や対応状況を管理できます。広告タグの埋め込みによるリード獲得チャネルの分析やチャットツールとの連携など、豊富な機能が備わっているのでリード管理にも最適です。

また、回答データをGoogleスプレッドシートやSalesforceにエクスポートできるなど、データ連携機能も充実しておりリード管理に威力を発揮します。

※14日間の無料トライアルあり

formrun

ビジネス職だけで瞬時に導入可能！formrunで実現するリード育成システムとは（スタディプラス株式会社 様）

2.スマホで簡単に名刺情報をデジタル化：Knowledge Suite（ナレッジスイート）

【特徴】

• 商談に必要不可欠な名刺を簡単にデジタル化
• 他システムと機能を連動、一元管理が可能

「Knowledge Suite」は、SFAの他にもCRM（顧客管理システム）とグループウェアがひとつになった統合ビジネスアプリケーションです。

高性能な名刺管理機能が付いており、スキャナやスマホを使って、大量の名刺をすぐに顧客データとして取り込むことが可能。入力したデータは、すべての機能間で連携させて活用できます。

また、クラウドサービスであるため、入力された情報はリアルタイムで社内に共有でき迅速な意思決定をサポートしています。

マルチデバイス対応で、スマホやタブレットからも利用できるため、外出の多い営業スタッフでもタイムリーに情報を閲覧できます。

※オプションでKnowledgeSuite API（35,000円/月）、導入支援サービス（個別見積もり）あり。

Knowledge Suite

3.無料で煩雑な業務を一元管理：HubSpot CRM（ハブスポット シーアールエム）

【特徴】

• リアルタイムで営業活動を追跡して分析
• 業務自動化で時間を節約、営業力を強化
• 無料で始められて安心

「HubSpot CRM」は、営業やマーケティング、カスタマーサービスなどさまざまな機能が備わっているオールインワンのツールです。リードとのコンタクトの詳細情報やコミュニケーションの履歴を、すべてひとつのデータベースに集約し、チーム全員で活用することができるため、リード管理にも適しています。

リード情報を集約したデータベースから、ターゲットを絞ってリスト化し、キャンペーンを実施できます。既存リードのインポートが容易で、既に多くのリードを抱えている場合におすすめです。

自動でリードにスコアをつける機能があり、セールスチームはリードのフォローアップの優先順位を見極められます。リードナーチャリングの成果が確認でき、成約へのアプローチのタイミングを把握できます。

HubSpot CRM

4.営業活動支援に特化した管理ツール：Salesforce

【特徴】

• 営業活動支援に特化した機能設計
• 商談に必要な情報の一元管理

Salesforceは、営業支援ツールの中でも知名度が高いサービスのひとつです。SMBCグループや任天堂社など、有名企業をはじめ多くの支持者を集めています。

有望なリードへのメールマーケティング、新規リード獲得の自動通知機能、商談のステータスや顧客情報の一元管理など、営業支援に特化し、営業につながる上で必要な機能を網羅した管理ツールです。

獲得した顧客へのフォローやケアにも有効なCRM機能まで搭載されているのも嬉しいポイント。リード獲得後のアプローチがスムーズに実現できます。

Salesforce

まとめ：効果的なリード管理で売上アップを実現しよう

リード管理は、社内に埋もれてしまっている潜在的なリードを顕在化させ、育て上げて、成約へと導くための重要なプロセスです。 顧客情報を十二分に活用して、セールスの機会ロスを減少させ、売上アップを実現していくためには、リード管理を欠かすことができません。

日々変化していくリード情報をリアルタイムにチーム全員で把握し、最適な施策を実施していくためには、緻密なリード管理が必要不可欠です。効果的なリード管理を行い、売上アップを実現してください。

「formrun」では、フォームの設置によるリード獲得から、問い合わせ対応状況の共有、担当顧客の管理ができ、リード管理に最適です。Salesforceなどとも連携でき、リードを最適化することができます。またSlackやChatwork、LINEとも連携可能なため、チームでスピーディに情報共有できます。

formrun

formLab編集部

formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。

EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。