案件管理とは?メリットやおすすめの案件管理ツール12選を解説

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案件管理とは、営業と顧客の商談ややり取りを管理することであり、引き合いから成約・失注までのプロセスを管理することです。案件管理によって、プロセスが視覚化され自社サービスと顧客をよりつなぐことができます。

案件管理が適切でないと、いつ、誰が、どの案件をどのように処理したのか把握できないので、失注の原因になります。営業目標の未達や顧客満足度の低下を防ぐためにも、早期に業務フローを見直さなければなりません。

この記事では、案件管理の役割とメリットを説明するとともに、営業プロセスの可視化やデータ分析に役立つ案件管理ツールを紹介します。自社に合った機能やサービスは何なのか、比較検討してみてください。

案件管理とは?

案件管理とは、案件を受注・失注するまでのプロセスやステータスを管理することです。売上目標を達成するために、営業メンバーの商談管理やマネジメントをする「営業管理」に含まれます。

適切に案件管理されていると、あらゆるデータやステータスが可視化されるので、その時々で最適なアクションを選択できます。

例えば、遅延している案件があればマネージャーやメンバーでフォローできますし、早い段階で案件を見通せれば機会損失を避けられます。

自社の案件管理を見直すことで、メンバー個々の能力に依存することなく、組織として安定した営業対応ができるようになります。

管理する主な項目例

営業の案件管理の内容は、業界や業種により異なります。一般的な項目は以下の通りです。

  • 5W1Hの情報(いつ、だれが、どこで、なにを、どうした)
  • 顧客情報
  • 提案商材
  • 受注予定日
  • 受注予定金額
  • 受注確度
  • 予想売上額
  • 次回アクション予定

案件管理を行う方法

案件管理を行うには、Excel(エクセル)やGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使う方法と、ツールを導入する方法があります。

表計算ソフトのメリットは、コストがかからない点です。Microsoft 365やG Suiteを導入していれば無料で利用でき、テンプレートを自社用にカスタマイズすればすぐに運用開始できます。

ただ、複数名で案件のステータスを共有したり、効率よく運用するのには向いていません。あくまで表計算が目的なので、他システムとの連携が難しく、入力やデータ統合に手間がかかるからです。

対して案件管理ツールは、入力忘れや入力ミスを防いだり、案件の進捗をリアルタイムで把握できる機能が搭載されています。データの集計・分析の工程もスムーズなので、生産性向上や業務効率化を重視するならツール導入がおすすめです。

適切な案件管理が企業にもたらすメリット

案件管理メリット

ここでは、企業が案件管理に積極的に取り組むべき理由と、具体的なメリットについて解説します。

顧客体験を向上させる

案件管理によって、顧客に合わせたより細やかな商品設計、サービス構築ができるようになります。

顧客に自社を選択してもらうには、単に競合他社よりも優れた商材を提供すればよいわけではありません。商材に関わるすべてのフェーズで、顧客満足度を向上させる必要があります。

適切に案件管理がなされていれば、顧客にとって最適なタイミングで最適な商材を提案できます。それらのデータを蓄積・分析することにより、顧客体験を向上させる「自社の強み」を見いだすことができるのです。

失注対策ができる

案件をセグメント別、時系列、顧客別、営業担当別にモニタリングできるようになるので、失注要因の分析ができます。

シンプルにコストが失注の要因なら、競合との価格差や商材の投資対効果を見直すしかありません。ただ、それ以外の理由なら、多角的な分析が必要です。

いつ顧客のニーズや予算を読み違えたのか、どのタイミングで競合他社に後れを取ったのかが、案件管理で明確になります。そしてこの分析結果は、中長期の経営戦略にも役立てられます。

業務の属人化を防げる

成果を出している営業メンバーの行動を可視化すれば、他のメンバーの営業力も底上げできる可能性があります。

業務の属人化は、担当者の不在時に仕事が進まなくなる、各人のやり方にばらつきが生まれサービスの質が保てないなどデメリットが目立ちます。業務を標準化させ、メンバー間のスキルのばらつきを防ぐには、案件管理によるナレッジの可視化が有用です。

メンバーの異動や退職で担当が変わっても円滑に引継ぎができるようになり、商品やサービスの質が保たれるので、顧客満足度の低下も防げます。

これらのメリットをもたらす案件管理は、ツールを導入すると効率的に運用できます。

案件管理ツールを導入するメリット

案件管理ツールは、多くの人間が継続して案件を管理していくのにおすすめです。

エクセルやGoogleスプレッドシートは、ビジネス規模の小さいうちはよいのですが、規模が大きくなるにつれデータが増えて動作が重くなります。また、高度な機能を使うほど入力が面倒になり、メンテナンスできる人も限られます。

そういった課題を解決できるのが案件管理ツールなのです。ここでは、案件管理ツールのメリットについて解説します。

リアルタイムでステータス管理できる

案件管理ツールを導入することで、いつ、誰が、どの案件を、どのように処理したのかをリアルタイムで確認できます。

アラート機能で進捗の遅れや対応漏れの注意喚起をしたり、フォローが必要な案件が明確になるので、先回りして営業活動のサポートができます。

案件のステータスは、カンバン方式などで件数やステータスがひと目でわかる状態になっています。簡単な操作で案件の詳細や担当者ごとの案件など、調べたい情報を深掘りできるのも便利です。

連携で情報共有がスムーズになる

ほとんどの案件管理ツールは、社内のアプリケーションやデータベース製品と連携できるように作られています。例えば、案件管理ツールを顧客情報に紐づけると、次のようなメリットが得られます。

  • 会計やマーケティング、CS部門との連携が強化される
  • 情報が一カ所に集約されるので、担当者や資料の検索がスムーズになる
  • 修正履歴が記録されるので、データの整合性が保てる

簡単にデータ分析できる

案件管理ツールには、データに基づき自動でグラフ化する機能が備わっています。そのため、わざわざデータを集めて手動でグラフを作成する必要はありません。営業メンバーは営業活動に専念できる環境が整えられます。

ツール活用例としては、担当ごとの対応件数をグラフ化すれば、営業メンバーのリソースを最適化できるなどが考えられます。タスクのステータスをダッシュボードに表示すれば、抜け漏れの防止やメンバーのフォロー、育成にも活用できます。

案件管理におすすめのシステム・ツール12選

数多くリリースされている案件管理ツールの中から、使いやすく機能性に優れたサービスを紹介します。

1.formrun(フォームラン)

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formrunは、問い合わせフォーム作成から案件管理や顧客獲得、メールを通じたコミュニケーションまで担えるツールです。

Slack、Chatwork、LINE WORKS、Salesforce、Pardotなど連携ツールが多く、マーケティング機能も充実しています。

営業の手段にホワイトペーパーや問い合わせフォームを使う時に特に役立ちます。フォーム設置後、通知連携で営業対応できるのでリードを逃しません。

カンバン方式の管理画面で、案件管理における操作が簡単です。また、テンプレートが豊富に用意されているため、社内のエンジニアやデザイナーに依頼することなく部門内で業務を完結できます。

無料で利用できるので、すぐに案件管理をスタートさせたいとき、とりあえず試してみたいという人におすすめです。

formrunの営業活用事例は、以下で紹介しています。業務効率化に成功した事例を紹介しているので参考にしてください。

Slack通知が届いた瞬間、Salesforceを見て即架電。スピード感のある営業活動と、業務の自動化を推進できた秘訣とは(株式会社Hubble 様)

連携ツール

Slack、Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKS、Googleスプレッドシート出力、Google アナリティクス、MailChimp、Salesforce、Pardot、Shopify

料金(月額)

初期費用や最低契約期間はありません。プランはいつでも変更できます。

プラン名内容料金
FREEユーザー数1人まで、メール10通まで無料
BEGINNERユーザー数2人、メール250通まで3,880円   ※14日間無料トライアルあり
STARTERユーザー数5人まで、メール無制限12,980円   ※14日間無料トライアルあり
PROFESSIONALユーザー数10人まで、メール無制限25,800円 ※14日間無料トライアルあり

 

formrun

2.Sales Cloud(セールスクラウド)

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Sales Cloudは営業支援(SFA)と顧客管理(CRM)が包括された、新規顧客の発掘と案件の早期受注、取引顧客の増大を支援する世界トップシェアのサービスです。

基幹システムとの連携や営業スタッフが現場で活動しやすくなる機能、ワークフローや承認を自動化する機能などを備えています。

柔軟性の高いカスタマイズが可能なので、あらゆる業界・業務に対応させられます。ただ、その分難易度も高いため、社内にDBの技術者や、Sales Cloud専任の担当者を配置する前提で導入を検討しなくてはならない可能性があります。

Sales Cloudはシステム連携で真価を発揮します。API連携できるツールは以下で紹介しているので参考にしてみてください。

SalesforceとAPI連携できるおすすめツール10選+連携を円滑にする3つのポイント

料金(月額)

利用人数や組織規模で料金が分かれていて、年額契約のみ対応しています。

プラン名内容料金
Essentials小規模ビジネス向け1ユーザー3,000円※14日間無料トライアルあり
Professionalユーザー数無制限の包括的なCRM1ユーザー9,000円※30日間無料トライアルあり
Enterpriseカスタマイズが容易で拡張性の高いCRM1ユーザー18,000円※30日間無料トライアルあり
UnlimitedCRM機能とサポート無制限1ユーザー36,000円※30日間無料トライアルあり

 

Sales Cloud

3.Sales Force Assistant(セールスフォースアシスタント)

Sales Force Assistant TOP

Sales Force Assistantは、営業担当一人ひとりに専属のAI秘書をつけて、営業活動をサポート、案件管理をするというツールです。

案件を登録すると、受注確度や売上見込額が表示され、アプローチのタイミングや業務の抜け漏れを通知してくれます。

一日ごとの一覧のDaily Monitoring View(日報)に、案件管理、顧客管理、商談管理、クレーム管理、訪問計画管理が紐づいているので、社内の情報共有や業務ナレッジの蓄積に役立ちます。

料金(月額)

業務別にプランが分かれており、クラウドとオンプレミスから選べます。初期設定費用は1契約につき50,000円必要です。

  • クラウド(顧客深耕・ルート営業向けSFA)1ユーザー3,500円
  • オンプレミス(顧客深耕・ルート営業向けSFA)1ユーザー667円※5年利用月額換算、サーバー費用別途

Sales Force Assistant

4.Zoho(ゾーホー)

Zoho TOP

ZohoはSFAとCRM、マーケティングオートメーション(MA)が搭載されたツールです。初期費用は無料で、Googleスプレッドシートや他のCRMから簡単にデータ移行できます。

チーム内で競い合えるゲーミフィケーション機能や業務の自動処理、販売プロセスの自動制御などの機能で営業活動を効率的に支援します。

海外製なので、語訳やUIに多少違和感を感じるかもしれません。

料金(月額)

プラン名内容料金
スタンダードCRM+ベーシックSFA1ユーザー1,440円
プロフェッショナルCRM+プロフェッショナルSFA1ユーザー2,400円
エンタープライズCRM+エンタープライズSFA+最新トレンド機能1ユーザー4,200円
アルティメットエンタープライズプラン+機能制限の拡張1ユーザー5,400円

 

Zoho

5.WaWaFrontier(ワワ フロンティア)

WaWaFrontier TOP

WaWaFrontierはASP型のSFAツールです。日報管理や案件の進捗管理など基本的な機能のみが搭載されているので、個人営業から法人営業への転換など、初めてSFAツールの導入を検討している企業に向いています。

案件管理は日報に紐づいていて、1日に複数の顧客と商談しても1画面で入力が完結します。フィルタ機能に注視したい案件をあらかじめ設定しておけば、案件の遅延や停滞を表示させることも可能です。

良くも悪くもシンプルなので、業務プロセスを根本から見直したい企業にとっては、ややサポート不足に感じるかもしれません。

料金(月額)

有料版と同じサービス内容で14日の無料体験ができます。

  • 基本料金(1契約)2,500円
  • 日報管理 1ユーザー2,000円
  • 簡易日報管理 1ユーザー1,000円

WaWaFrontier

6.ネクストSFA

ネクストSFA TOP

ネクストSFAは、フェーズ別で案件管理が表示でき、一覧からの履歴登録など使いやすい機能が満載のツールです。

使いやすさにこだわって設計されているので、初めての導入でも直感的な操作やカスタマイズができます。管理画面から項目の追加や編集が可能であり、よく使う機能やグラフなどは、マイページ上にガジェットとして自由に配置できます。

メール一斉配信機能も備えており、進行中の案件でアプローチを強化したり、失注のフォローなどが可能です。初期設定や運用後のサポートが充実しているので、ツールに使い慣れていない企業や導入に不安を感じている企業も安心です。

料金(月額)

初期費用は無料ですが、「帳票作成機能」は別途月額5,000円 ~「メール一括配信機能」「セールスマップ機能」は別途、月額15,000円かかります。

  • 基本料金(10ユーザ)50,000円
  • ユーザー数を超えた分は1ユーザ4,000円

ネクストSFA

7.ちきゅう

ちきゅう TOP

ちきゅうは、株式会社ジーニーが提供しているUIにとことんこだわったSFA、CRAツールです。同社のMAツールと連携させると、さらに活用の幅が広がります。

商談などはステータスごとにカード形式で表示されるので、直感的に設定・入力・分析しながら案件管理できます。使い勝手はシンプルですが、名刺管理機能やプロセスビルダー(タスク管理)など、さまざまな機能を備えています。

料金(月額)

10ユーザーから申し込み可能で、最低利用期間は1年です。15日間の無料トライアルが利用できます。

プラン名内容料金
ライト小規模ビジネス向け1ユーザー1,480円
スタンダードライト+ツール連携1ユーザー2,980円
プロスタンダード+名刺管理+帳票連携1ユーザー4,980円
エンタープライズプロ+名刺管理+帳票連携+レポート無制限1ユーザー9,800円

 

ちきゅう

8.Knowledge Suite(ナレッジスイート)

Knowledge Suite TOP

Knowledge Suiteはユーザー数無制限で利用できるSFA、CRM、名刺管理ツールです。料金はデータ量に応じて課金する仕組みなので、利用頻度の低いメンバーにもアカウントが付与でき、退職者や異動者のアカウントも残したまま運用できます。

機能面では、スケジュールや日報管理、案件管理などの機能がグループウェア機能と連動しているので、社内の情報共有にも便利です。営業支援メール配信機能では、お知らせメールやメールをタイムリーに一斉配信できるため、コールドリードからホットリードへ育成できます。

料金(月額)

導入支援サービスは別途見積もり、API連携で利用する場合は月々35,000円です。

  • SFAスタンダード(5GB)50,000円
  • SFAプロフェッショナル(50GB)80,000円

Knowledge Suite

9.Senses(センシーズ )

Senses TOP

Sensesは、入力の自動化とAIの力で営業活動を導く進化した営業支援ツールです。AIが案件のリスク分析や類似案件を直接アドバイスします。

OCR機能も搭載されており、名刺や議事録のスキャン、自動文字起こしなどにより営業活動の負担を軽減します。案件はカード化されダッシュボードで直感的に操作できるので、リモートワークとの相性もよいです。

高機能なだけに価格設定は高めですが、抜本的に営業活動を改革したい場合におすすめです。

料金(月額)

初期費用は無料、追加ユーザー数によって別途費用が発生します。

プラン名内容料金
Starter5ユーザーまで25,000円~※無料トライアルあり
Growth10ユーザーまで100,000円~※無料トライアルあり
Enterpriseカスタマイズが容易で拡張性の高いCRM1ユーザー18,000円※30日間無料トライアルあり
EnterpriseAI予測+名刺OCR+カスタム無制限、20ユーザーまで300,000円~

 

Senses

10.kintone(キントーン)

kintone TOP

キントーンは組織やチーム用にカスタマイズできる業務効率化ツールです。

機能を追加できるさまざまなアプリが用意されており、企業に必要なアプリだけを導入できるので、システムを複数用意する必要はありません。カスタマイズは比較的簡単なのですが、キントーン専任のエンジニアがいると、より効率的に運用できます。

業務システムに集約された案件のデータに対し、指示やアドバイス、コメントなどの追加が可能です。コミュニケーションの場は社内サイトのように運用できるので、営業案件ごとにスレッドを立てれば、オンラインでサクサク仕事が進められます。

料金(月額)

初期費用は無料で、1ヶ月ごとの更新も可能です。

  • ライトコース 1ユーザー780円
  • スタンダードコース 1ユーザー1,500円※30日間無料お試しあり

kintone

11.Sansan(サンサン)

Sansan TOP

SansanはAI技術による名刺管理や企業の営業活動サポートなどができるツールです。全社員の人脈を社内で可視化しながら、名刺情報を資産化して、営業のアプローチに利用します。

AIが「次に会うべき人物」を自動でレコメンドし、それに対する「興味あり・なし」の結果をもとに学習して精度を改善していきます。顧客との接触履歴を名刺に紐づけて管理すれば、案件管理や日報、活動報告としても活用可能です。

料金(月額)

価格は非公開で、ユーザーの見積依頼書に準じて最適なプランが提案されます。
費用の内訳は「初期費用」「運用支援費用」「ライセンス費用」で、別途Sansanスキャナー1台につき月額10,000円が必要です。

Sansan

12.eセールスマネージャー

eセールスマネージャーは、営業効率にとことんこだわったSFA、CRMツールです。

eセールスマネージャー TOP

1度の営業報告で、案件管理やタイムライン、商談リストや実績に情報が即反映されます。案件管理画面は案件進捗に加え、マネジメントに必要な活動履歴や商談履歴など必要な情報がすべて集約されています。

日本の企業、ソフトブレーン株式会社が開発した純国産のSFAなので、定着率が高く、幅広い業界に導入実績があるのも特徴です。ダッシュボードで直感的に経営数値を把握し、タイムライン機能で瞬時にコミュニケーションが取れます。

料金(月額)

ユーザーの利用範囲や機能によってプランが分けられています。

プラン名内容料金
スケジュールシェアグループウェアのみ1ユーザー3,000円
ナレッジシェア閲覧のみ1ユーザー6,000円
スタンダードe全機能利用可1ユーザー11,000円

 

eセールスマネージャー

自社に合った案件管理ツールを選ぶポイントとは?

案件管理ツール選ぶポイント

エクセルやGoogleスプレッドシートから脱却し、コストをかけてツールを導入するなら失敗はできません。

営業の現場に定着しやすいツールを選ぶには、何に着目すべきかを解説します。

既存システムと連携できるか

自社ですでに運用されている、顧客管理システム、人事管理システム、タスク管理ツール、チャットツール等と連携可能かチェックしましょう。APIやバッチ処理などの方法が用意されている場合もあります。

PDCAがスムーズに回せるか

自社のPDCAサイクルに組み込むために、コメント共有機能やチャットツール連携機能があるか確認します。

リアルタイムで案件の進捗を共有できれば、営業報告、上長のフィードバック、リソースのチェック、資料作成が同時進行できます。マネージャーはツール上で改善指示が出せるので、意思決定の場としても活用できます。

使いやすい・見やすい画面設計か

メンバーが毎日使ってこそのツールです。性能が際立っていても、多機能であっても、使いやすくないと意味がありません。

システムの押し付けにならないよう、入力のしやすさや画面の見やすさを重視しましょう。導入前にトライアル版を入手し、現場で操作性を確認しておくと安心です。

まとめ:案件管理は費用対効果も大切

営業活動を活性化させるためには、案件管理ツールの導入が効果的です。ただ、数あるツールの中から自社にあったシステム・アプリを選ぶのは難しいです。

多機能なSFAやCRMツールは魅力的ですが、導入までに多大なコストと時間がかかる場合があります。そのためツールの導入時には、費用対効果を実感できるほど使いこなせるかを、改めて検討すべきです。

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