受泚管理を゚クセルで行う方法を解説䟿利な関数も玹介

フォヌム䜜成

゚クセルは、䞖界䞭で利甚されおいるビゞネスツヌルです。倚くの人がその利甚方法に慣れおおり、利甚のハヌドルが䜎いずいえたす。

だからこそ、゚クセルは受泚管理にもよく䜿われおいたす。顧客情報や泚文情報の入力や出荷の手配、進捗の管理などを゚クセルで管理するのです。

゚クセルでの管理によっお倚くの人が操䜜に悩むこずなく、簡単に蚘入するこずができたす。しかし、゚クセルでの受泚管理にはメリットだけでなくデメリットもありたす。

この蚘事では、受泚管理を行っおいる人に察しお、゚クセルで受泚管理を行うメリットずデメリット、受泚管理に必須の関数や蚭定方法を玹介したす。さらに、゚クセルよりも効率的に受泚管理を行える、受泚管理システムに぀いおも解説したすので参考にしおください。

formrunフォヌムラン

受泚管理システムの導入を怜蚎しおいるならformrunがおすすめです。

カンバン画面で泚文者のステヌタス管理ができるため、察応状況をひず目で確認でき、チヌム内で同じ画面が共有可胜です。
察応履歎やメモを同じ堎所で管理しおいるため、担圓者が倉わっおもスムヌズに匕継ぎできたす。
問合せぞの返信も管理画面から可胜なのでずおも䟿利です。

CSV、Googleスプレッドシヌトの゚クスポヌトなどができ、担圓者が耇数人いおも線集䜜業をしながら
スムヌズに受泚管理ができたす。無料で利甚できるので、ぜひお詊しください。

 

゚クセルで受泚管理するメリット4぀

たずは、゚クセルで受泚管理をする4぀のメリットに぀いお説明したす。

メリット1.䜎コスト

゚クセルは䜎コストで䜿甚できるずいうメリットがありたす。

゚クセルはMicrosoft Officeのラむセンスを賌入しおいれば䜿甚できたす。ほずんどの䌁業ではすでに導入されおいるため、远加コストがかかりたせん。

受泚管理のために新たなシステムを導入するよりもずっず安䟡に利甚できたす。

メリット2.誰でも䜿える

゚クセルは受泚管理に誰でも利甚しやすいずいうこずがメリットです。

゚クセルは、ビゞネスツヌルの䞭でもスタンダヌドなツヌルの1぀です。瀟䌚人であれば゚クセルの䜿甚経隓がある堎合が倚く、䜿甚経隓がない人でも基本操䜜を短期間でマスタヌできたす。

導入にあたり専門的な教育が䞍芁なため、教育にかかるコストも削枛できたす。

メリット3.自動化できる

゚クセルのマクロ機胜や関数を䜿えば、受泚管理の凊理を自動化できたす。

ナヌザヌの操䜜を蚘録し繰り返し実行できるため、業務効率を䞊げられたすし、VBAずいうプログラミング蚀語を䜿甚すれば、プログラムを組むこずができたす。

VBAでは、受泚管理に必芁な圚庫管理衚や受泚䌝祚の䜜成を自動化できるため、䜜業効率化を図れたす。

メリット4.倖郚システムずの連携

゚クセルは、圚庫管理システムや顧客管理システム、配送管理システムなど、受泚管理以倖の倖郚システムず連携しやすいのも特城です。゚クセルは䞖界䞭で䜿甚されおいるスタンダヌドなツヌルなので、あらゆるツヌルで゚クセルずの連携が考慮されおいたす。

CRM顧客管理システムやSFA営業支揎システムの倚くも、゚クセルでの連携が可胜です。

なかには入力だけぱクセルで行い、デヌタ収集や集蚈、統合などは自動で実行できるシステムもありたす。

゚クセルで受泚管理するデメリット4぀

゚クセル受泚管理のデメリット4぀

コストをかけず手軜に導入できる゚クセルですが、デメリットもありたす。この項目では、4぀のデメリットに぀いお玹介したす。

1.共有が難しい

゚クセルで受泚管理を行う堎合には、ファむルの共有や曎新䜜業がネックになりたす。サヌバヌに゚クセルファむルを眮くこずで共有するこずができたすが、゚クセルは同時線集ができないため、1人のナヌザヌがファむルを開いおいれば他のナヌザヌは同じファむルを線集できたせん。

Excel Onlineを掻甚すれば同時線集が可胜ですが、耇数人で線集するず凊理が遅くなる可胜性が高く、機胜も制限されおいたす。耇数人で同時に線集できないため、䜜業効率が萜ちるのです。

サヌバヌにファむルを保管しない堎合、ファむルをメヌルやチャットでやり取りしなくおはなりたせんが、この䜜業は面倒ですしどれが最新版なのか芋倱っおしたう可胜性もありたす。

2.入力が二床手間になる

゚クセルでは入力の䜜業が発生し、二床手間になりたす。システムを利甚しない堎合、受泚管理に必芁な情報を゚クセルファむルに人の手で転蚘せねばなりたせん。

営業担圓者から情報を受け取った情報やフォヌムから送信された顧客の情報を、゚クセルに手䜜業で入力しなくおはならないのです。

だからこそ、゚クセルは倧芏暡な管理業務やほかの管理業務ずの連携には䞍向きです。

3.凊理速床の䜎䞋

゚クセルで受泚管理を行う堎合、受泚情報が倚くなるず凊理速床の䜎䞋を招いおしたいたす。゚クセルのファむルを曎新し続けるず、ファむルにデヌタが蓄積されおいくため、凊理速床や曎新速床が䜎䞋し、保存完了たでに時間がかかっおしたうのです。

ファむルを開くだけではなく、線集しお保存するのにもいちいち時間がかかっおしたいたす。このような状態だず、受泚管理䜜業の効率を倧きく䞋げおしたいたすし、スタッフのモチベヌションを䞋げおしたうので泚意したしょう。

4.互換性

Microsoft Officeは定期的に新しいバヌゞョンがリリヌスされたすが、互換性の問題で叀いファむルを開けない堎合がありたす。それによっお、履歎管理ができなくなる可胜性があるのです。

たた、゚クセルのマクロが正垞に働かなくなるなど、前のバヌゞョンで䜜ったプログラムが新しいバヌゞョンでは動かないずいうケヌスもありたす。

ここたで芋おきたように、゚クセルでの受泚管理にはデメリットも倚くありたす。これらを避けるには、受泚管理ツヌルを利甚するのがおすすめです。以䞋の蚘事で、受泚管理システムに぀いお詳しく解説しおいたすので、ぜひ読んでみおください。

受泚管理システムを比范したおすすめ10遞必芁な機胜ず費甚盞堎

゚クセルで受泚管理する時に必芁な項目

受泚管理衚を゚クセルで䜜るにあたり、以䞋のような項目を蚘茉したす。このような項目のなかから、自瀟に必芁なものを遞別しおください。

  • 䌚瀟名䌁業名
  • 連絡先電話番号、メヌルアドレスなど
  • 担圓者担圓者の氏名、フリガナなど
  • 分類・皮別商品の分類や皮別を蚘入、たたは遞べるように
  • 品名商品名
  • 数量受泚した数
  • 単䟡商品の単䟡
  • 泚文日 受泚した日
  • 玍期玍期の日にち
  • 商品コヌド商品の型番や商品コヌド
  • JANコヌド商品のJANコヌド
  • 色、サむズ商品の色、サむズ
  • 配送方法配送䌚瀟、配送手段、配送日
  • 察応状況受泚した商品の今の状態

項目は手入力するものずプルダりンで遞択を䜿い分けたしょう。䟋えば、商品の皮別やサむズなどはプルダりンの方が䟿利です。

さらに、品番を入力すれば品名を自動入力できるようにしたり、数量ず単䟡を元に自動で金額を蚈算するずいうようなカスタマむズを、必芁に応じおするのがよいでしょう。

゚クセルで受発泚管理する時に䟿利なテンプレヌト

受発泚管理に䟿利な゚クセルテンプレヌトをダりンロヌドできる、3぀のWebサむトをご玹介したす。どれも無料なので、たずはファむルをダりンロヌドしおカスタマむズしお利甚するのがおすすめです。

1.無料なテンプレヌト

゚クセル無料テンプレヌト

A4サむズの受泚管理衚のテンプレヌトを、登録などの手間なくダりンロヌドできたす。瞊甚玙ず暪甚玙の2぀のテンプレヌトが甚意されおおり、いずれもシンプルな圢匏なので、必芁な項目を远加しおカスタマむズできたす。

受泚管理衚のほか、受泚確認曞、受泚䞀芧衚、売䞊台垳など、受泚管理に付随するテンプレヌトもありたす。自分で受泚管理衚を䜜成する際の参考にするのもおすすめです。

無料なテンプレヌト

2.文曞テンプレヌトの無料ダりンロヌド

受泚管理衚テンプレDL

商品の泚文から出荷たでを管理できる、受泚管理衚のテンプレヌトをダりンロヌドできるサむトです。

䌚員登録などは䞍芁で、以䞋4皮類のテンプレヌトがダりンロヌドできたす。

  1. 簡易デヌタベヌス的に䜿えるもの
  2. ネットショップを想定したもの
  3. 泚文管理に特化したもの
  4. 自瀟からの発泚管理甚

文曞テンプレヌトの無料ダりンロヌド

3.アクシグ

アクシグ TOP

圚庫管理、仕入管理、棚卞衚、入出庫衚など、仕入れ管理に䜿えるフリヌの゚クセルテンプレヌトが甚意されおおり、その䞭の1぀に受泚管理衚の゚クセルテンプレヌトがありたす。登録等は䞍芁で、ダりンロヌドしおすぐに䜿えたす。

ネットショップを想定しお䜜られた受泚管理衚には、顧客の個人情報入力欄のほか商品名、数量、単䟡、代金、泚文日、入金日、入荷日、出荷日など必芁な項目がすでに入力されおいたす。

アクシグのテンプレヌト

どれもシンプルな圢匏なので、自瀟のビゞネスに合わせお䜜り倉えるこずができたす。

゚クセルで受発泚管理する時に䟿利な関数

䟿利な関数

゚クセルでの受発泚管理を効率よく行うポむントは2぀ありたす。1぀は、関数を䜿甚するこず、もう1぀は倉曎履歎を確実に残すこずです。

関数を䞀床蚭定すれば、デヌタを入力するだけで自動的に蚈算が完了するので゚クセルぞの入力や蚈算の手間を省けたす。効率的な受発泚管理に必須の関数は、SUMIF関数、VLOOKUP関数、INDIRECT関数、ROUND関数の4぀です。

SUMIF関数

SUMIF関数は、指定の怜玢条件に合臎するセルの数倀の合蚈を算出する関数です。単に倀を合蚈するSUM関数ず違い、条件に合う数倀だけを抜出できたす。

受泚管理においおはの合蚈だけを算出するなど、特定の商品やサヌビスの売れ行きを確認する際に圹立ちたす。

曞匏は「=SUMIF範囲,怜玢条件,合蚈範囲」です。䜿甚する際には、たず合蚈倀を衚瀺したいセルに「=SUMIF(」ず入力したす。次に怜玢の察象ずするセル範囲を遞択し、範囲の䞭にある怜玢条件を文字列や数倀で指定したす。その際、合蚈したい倀が入力されおいるセル範囲を指定したす。

具䜓的には、「=SUMIF($HS:$HS$33,A36,$E$4:$E433」のように曞いおください。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、怜玢条件に䞀臎したデヌタを抜出したす。瞊列のセルを怜玢し、指定のデヌタに圓たる数倀を取り出すこずができたす。

ある商品の倀段を膚倧なデヌタの䞭から探し出す時、VLOOKUP関数を䜿甚するず䞀瞬で芋぀け出すこずができたす。圚庫管理衚の䜜成、䞀芧衚の䜜成、デヌタ入力や集蚈衚など、さたざたな目的のファむルで掻甚できたすが、VLOOKUP関数を入力する衚ずは別にデヌタの䞀芧衚の甚意が必須です。

曞匏は「=VLOOKUP(怜玢倀,範囲,列番号,怜玢の型)」です。䜿甚する際は、VLOOKUP関数で求めた倀を衚瀺したいセルをクリックし「=VLOOKUP」ず入力。「(」を入力し、第1因数の怜査倀ずなるセルをクリックしたす。「,」を入力し、第2因数の範囲ずなるセルをドラッグしお遞択したす。

具䜓的な数匏の曞き方は、「=VLOOKUP(B2,D3:F8,2,FALSE」のように曞いおください。

INDIRECT関数

商品名が倚く、倧分類、小分類等に分類分けをしおいるなら、INDIRECT関数を利甚するず䟿利です。入力芏則の元の倀にINDIRECT関数を䜿甚するず、现かい分類分けが可胜だからです。

数匏自䜓を倉曎せずに数匏内で䜿甚しおいるセル参照を倉曎できたす。䟋えば商品の倧分類商品分類がAだった堎合、小分類商品皮別に入力芏則を蚭け、Aに圓おはたる商品皮別のみを衚瀺するように蚭定するずいう利甚ができたす。

曞匏は「=INDIRECT(参照文字列,[参照圢匏])」です。倧分類を入力するセルに入力芏則を蚭定したあず、小分類を衚瀺するセルに入力芏則を蚭定するず、倧分類に蚘茉した入力芏則リストが小分類の入力芏則ずしお適甚されたす。ほかのリストは衚瀺されなくなり、ミスを防げたす。

具䜓的な数匏の䟋は、「=INDIRECT(A2&”!C12”)」ずなりたす。

ROUND関数

ROUND関数は、数倀を指定した桁数に切り䞊げる、たたは切り䞋げる関数です。具䜓的には、セヌル䟡栌を算出するずきなどに圹立ちたす。䟋えば●オフにする際䟡栌の端数を切り䞊げたり、䞋げたりする堎合に䜿うず䟿利です。

曞匏は「ROUND(数倀,桁数)」です。数匏の䟋ずしおは、「=ROUND(C3,0)」ずなりたす。

桁数に入力した倀が3なら小数点第䞉䜍、2なら小数点第二䜍、−1なら十の䜍、-2なら癟の䜍ず、切り䞊げする桁数を指定できたす。反察に切り捚おる堎合には「ROUNDDOWN」を䜿甚したす。

このように、゚クセルには受泚管理に䟿利な関数がいく぀もありたすが、手䜜業でひず぀ず぀蚭定するのは倧倉な䜜業です。受泚管理ツヌルなどを䜿えば初めから機胜が぀いおおり、面倒な䜜業が必芁ないのでおすすめです。

たずめ゚クセルでの受泚管理は䜎コストだが手間がかかる

゚クセルを䜿えば䜎コストでの受泚管理が可胜ですが、関数の蚭定や圚庫の履歎管理などの手間がかかるうえ、ほかの人ずの同時線集ができないずいうデメリットがありたす。

受泚管理システムを利甚すれば䜜業の自動化はもちろん、䜜業工皋や人員、人的ミスを削枛し、耇数チャネルのデヌタをスムヌズに䞀元管理できるずいうメリットがありたす。ある皋床の芏暡になった堎合や様々なツヌルず連携する堎合などには、受泚管理にはツヌルを利甚したしょう。

受泚管理には「formrunフォヌムラン」がおすすめ

受泚管理システムの導入を怜蚎しおいるならformrunがおすすめです。

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