「Googleフォームではどのようなフォームが作成できるの？」
「他の企業はGoogleフォームをどのように活用しているんだろう…」
Googleフォームを検討しているけれども、うまく使いこなせるか不安に感じていませんか？
Googleフォームを有効活用するには、Googleフォームの特徴、注意点を理解しておくことが重要です。
今回の記事では、以下の内容について解説します。
- Googleフォームとは？
- Googleフォーム活用事例
- Googleフォームの注意点
Googleフォームの基礎も知りたい方はこちらの記事で紹介しているので、あわせてご覧ください。
Googleフォームとは？
Googleフォームとは、Googleが提供している無料のフォーム作成ツールです。
Googleフォームの特徴として、以下の3つが挙げられます。
- 無料で作成できる
- 共同で作成できる
- 簡単な操作で作成できる
Googleフォームは、とてもシンプルな構造となっているのが特徴です。
お問い合わせフォームやアンケートフォームなど、さまざまな目的のフォームを作成できます。さらに、スプレッドシートと連携することで、データ管理も可能です。
テンプレートがすでに準備されており、一から作成する必要がないため、初心者でも使いやすいメリットがあります。
回答は自動で集計するため、集計作業の時間短縮ができ、回答者の意向の素早い分析が可能です。
URLを共有すると、複数人で編集できます。チーム内でフォーム作成や管理を進めていきたい場合には最適です。
▼フォーム作成ならformrunもおすすめ！テンプレートと必要な項目を選択するだけで簡単に見栄えのいいフォームが完成します。
Googleフォームの活用事例6選
Googleフォームは、アンケートからデータ管理まで幅広い活用事例が存在します。
以下より6つの活用事例を紹介します。自社でGoogleフォームを活用する際の参考にしてください。
Googleフォーム活用事例①欠席のデジタル連絡
Googleフォームを学校の欠席連絡のツールとして活用できます。
これまでは上図のように、保護者から職員室へ連絡が行って担任へと伝わる流れで、手間と工数がかかっていました。
Googleフォームを導入した場合、保護者が欠席の連絡を入力すると、即座に教員内で情報を共有できます。
Googleフォームを活用すれば、欠席の連絡をデジタル化し、電話対応による業務中断に悩まされません。
引用：全国の学校における働き方改革事例集 令和3年3月文部科学省
ただし、運用する際は生徒が勝手に欠席フォームを送信しないよう対策が必要です。
生徒にプリント配布せずに、保護者への一斉送信メールを活用してフォームのURLを周知したり、誰でもフォームに入力できないようパスワードを設定したりしましょう。
Googleフォーム活用事例②リモートワークの自動採点
引用：全国の学校における働き方改革事例集 令和3年3月文部科学省
Googleフォームは、テストフォームとしても活用できます。
これまで教員は授業の準備だけではなく、テストの採点などの過重労働がたびたび問題に上がっていました。※1
Googleフォームでテストを作成し、生徒に共有して回答してもらうことで、テストを印刷する手間が省け、さらに、自動採点までも可能です。
回答は自動で集計されるため、クラス内で回答率が低い答えなどを把握できます。個別の回答も確認できるため、授業対策や個別のフィードバックに活かせます。
Googleフォームは画像やYouTubeの動画などを添付できるので、リモート授業にも最適です。
Googleフォーム活用事例③イベントアンケート
Googleフォームは、イベントや講座のアンケートフォームとしても利用できます。
ラジオボタンやチェックボックスで、回答者に入力の手間をかけずにアンケートに答えてもらえます。
1〜5などの段階評価で回答ができる均等目盛の回答形式を使用すれば、イベントや講座の満足度を数値として把握可能です。
URLを添付するだけではなく、QRコード化してポスターに添付すれば、さらに気軽にアンケートに回答しやすくなります。
コロナウイルスの影響により、オンラインイベントへの関心が高まりました。イベントや講座の満足度を図る指標としてイベントフォームは重要です。※2
Googleフォームを活用し、手軽にイベントフォームを作成できるのはメリットです。
※2【特集】「新しい生活様式」における消費行動～「消費判断のよりどころ」の変化～消費者庁
Googleフォーム活用事例④イベント参加申請
Googleフォームは、イベント開催時などの参加申請フォームとしても利用可能です。
以下のように条件に応じてフォームの詳細を設定できます。
- 1ユーザーにより、回答回数を制限
- 受け付け開始・終了時間を設定
- 参加人数の定員を設定
回答回数を制限しておけば、何度も同じ人がイベントに申し込むのを防止できます。
定員数のあるイベント参加申請フォームを作成できるなど、イベントの種類に応じて幅広く対応可能です。
Googleフォーム活用事例⑤求人応募フォーム
Googleフォームは、アルバイトや採用の応募フォームとしても有効活用できます。
インターネット上にフォームのリンクを掲載するだけでなく、QRコード化して求人チラシなどに添付が可能です。
Googleフォームでは、ファイル添付ができるフォームを作成できます。履歴書やポートフォリオなどを応募と同時に確認できるため、業務の効率化につながります。
Googleフォーム活用事例⑥データ管理
Googleフォームを利用すると、回答されたデータを管理・分析できます。
集めたデータを個別、グラフで視覚的に確認できるので、目的に応じて活用可能です。
リンクを共有しチーム内で確認できるだけでなく、スプレッドシートに出力すると細かく分析できます。
Googleフォームで注意すべき3点
Googleフォームを利用する際には、以下3点に注意しましょう。
- 問い合わせ機能が限られている
- 保存容量が少ない
- デザインが乏しい
具体的に解説します。
問い合わせ機能が限られている
他フォームと比較して問い合わせ機能、やり取り管理の機能が限られています。
問い合わせがきた際、Googleフォームからの参加者への返信や、誰が対応したかなどの管理はできません。
回答者とのやり取りが多いフォームや、通常のカスタマーサービスを目的としたフォームにはGoogleフォームは向いていません。
問い合わせ管理までしっかり行いたいのであれば、別のツールの導入を検討する必要があります。
▼formrunならカンバン方式で問い合わせ状況を管理！問い合わせ内容への返信も管理画面から可能！
保存容量が少ない
Googleフォームの保存容量は15GBまでです。この容量はGoogleアカウントで利用するすべてのツールで共有です。動画や画像の添付が必要なフォーム作成を検討しているのであれば、保存容量がすぐに埋まってしまいます。
企業チーム等で運用をしていく場合、有料プランへの加入がおすすめです。
デザインが乏しい
Googleフォームは、デザイン機能が豊富ではありません。自由に変更できる点は、以下の部分に限られています。
- 背景色
- 色
- フォント
- ヘッダー
画像などを変更しても、Googleフォームと分かってしまう可能性が高いので、独自性を出したい方は、デザイン性の高いフォーム作成ツールの導入を検討しましょう。
フォーム作成なら「formrun」
チームで管理や数多くのフォームを扱う方は、問い合わせフォーム「formrun」がおすすめです。
例えば、formrunは以下のような方に向いています。
- 簡単に問い合わせフォームを作成したい
- チームで案件を管理したい
- 豊富なデザインで取り扱いたい
40種類以上の目的別テンプレートから最適なものを選択し、質問項目をドロップするだけで簡単に作成可能です。
引用：formlab
問い合わせ状況を視覚的に確認でき、チーム内で進捗状況を共有しながら対応漏れを防ぎます。
株式会社Langooや株式会社ノンピなど、多くの企業で採用されており業務負担を軽減しています。
Googleフォームの活用事例を参考に、自社フォームを作成しよう
Googleフォームは以下のようなシーンで活用できます。
- 欠席のデジタル連絡
- リモートワークの自動採点
- イベントアンケート
- イベント参加申請
- 求人応募フォーム
- データ管理
Googleフォームはシンプルで汎用性が高いフォームです。ただし、容量や使い勝手などデメリットが存在します。
今回紹介した活用事例を参考に、自社のフォーム作成に最適か確認しながら業務効率化を目指しましょう。
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