Googleフォームでスムーズな日程調整を行うには？作成・共有・注意点までわかりやすく解説！

GoogleフォームはGoogleのアカウントがあれば誰でも利用できる無料のツールです。簡単な操作で作成できることから、日程調整にもよく活用されています。

今回の記事では、Googleフォームを活用して日程調整する方法を、初めての方でもすぐにできるように解説します。

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とにかく日程調整を効率よく管理したい方には、弊社の「formrun」がおすすめです。

formrunでは、日程調整フォームの作成だけでなく、リマインド対応や顧客情報の一元管理まで、すべて1つのツールで完結できます。
「Googleフォームだと調整後の管理が手間…」「参加者へのフォローが抜けがち…」といった課題も、formrunなら入力データの自動出力や対応状況のステータス管理機能でスマートに解消。

さらに、Googleアカウントがあればワンクリックで登録可能なので、導入も今すぐ開始可能です。
単なるフォーム作成にとどまらず、業務全体の効率化を実現したい方は、ぜひformrunを試してみてください。

無料で日程調整フォームを作成する

Googleフォームとformrunの違いについて知りたい方はこちらをご覧ください。
>> formrunとGoogleフォームの違い

簡単にGoogleフォームで日程調整を作成する手順

Googleフォームを利用すれば、日程調整のフォームを無料で簡単に作成できて便利です。

作成する手順は、以下のとおりです。

1：フォームを新規作成する

まずはGoogleフォームを開き、新規作成で「空白のフォーム」を選択します。

テンプレートを使用して作成することも可能です。日程調整フォームには、「スケジュール確認」または「イベント出欠確認」がおすすめです。

2：タイトルを入力する

「無題のフォーム」へタイトルを入力します。「フォームの説明」には打ち合わせの場所など日程調整の詳細な情報を入力しましょう。

3：質問内容を入力する

「無題の質問」に質問内容を入力し、設定します。

「参加者の名前を入力してください」「参加可能日をすべて選択してください」など、質問内容の詳細を記載する場合は、右下の「︙」より「説明」を選択しましょう。

回答形式は、右側プルダウンリストより「記述式」「段落」「ボタン」等を選択できます。

以下は、日程調整フォームに必要な「参加者の氏名」と「日程選択」の項目設定例です。

参加者が少ない場合はラジオボタンを使用して、氏名を選択できるようにしておくと、入力の手間を省けます。

参加者が多い場合にラジオボタンを使用すると、フォームが縦長になってしまうので、記述式を使用し、参加者に氏名を入力してもらうようにしましょう。

日程は、チェックボックスの使用がおすすめです。候補日の中から複数選択できるようにすることで、何度も日程調整のやり取りをする手間が省けます。

その他、日程調整において回答者が作成者に伝えておきたいことが入力できる項目を設置するなど、自社の日程調整に必要な項目を設定していきましょう。

4：「プレビュー」で確認する

フォームを作成したら、右上の目のイラストをクリックして、プレビュー画面を確認します。

5：日程調整フォームを共有する

プレビューを確認し、問題がなければ、フォームを共有します。右上の送信ボタンをクリックし、メールやリンクなどから共有方法を選択しましょう。

▼Googleフォームよりも簡単に日程調整フォームを「作成＆共有」したいならformrunがおすすめ
formrunなら、フォーム作成後すぐに「共有用URL」「QRコード」「埋め込みタグ」がすべて自動生成され、わずか数クリックで共有・公開が完了します。

Googleフォームでは恐竜のデザインが入ったQRコードが自動生成されますが、ビジネスシーンでは見た目に違和感が残ることも。

formrunならシンプルかつ実用的なQRコードが自動で生成されるので、商談や社内共有でも安心して利用できます。

たとえば、

メールやSNSでの共有：自動生成されたURLやQRコードをそのまま活用
自社サイトやブログへの掲載：発行されたタグをコピペするだけ。

formrunなら、フォーム作成〜共有・サイト公開までの手間を大幅に削減できます。Googleアカウントがあればワンクリックで始められますので、ぜひお試しください！

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覚えておくと便利！入力項目の使い方

Googleフォームで活用できる「入力項目」をご紹介します。

デフォルトでは「ラジオボタン」に設定されています。クリックすれば入力項目を選択可能です。

・記述式

記述式テキストは文字制限などを設け、簡易的な回答ができる「短文回答」機能です。

・段落

記述式とは違い、「長文回答」できる機能です。

日程調整ではあまり使用されませんが、アンケートなどに便利です。

・ラジオボタン

質問に対し、1つだけ回答を選択できるボタンの設定ができます。

・チェックボックス

質問に対し、複数選択して回答できます。

・プルダウン

プルダウンに記載の選択肢から1つだけ回答できます。

・ファイルのアップロード

回答者がファイルで写真や書類をアップロードできる機能です。

・均等目盛

数値で評価を回答できる仕組みで、0〜10段階まで設定可能です。

アンケートなどで評価をする際に便利です。

・選択式（グリッド）

ひとつの質問につき、複数回答を設定し1つだけ選択できる機能です。

・チェックボックス（グリッド）

選択式と同様、ひとつの質問につき、複数回答を設定できる機能で複数選択できます。

・日付

回答者が日付をカレンダーから選択できます。

・時刻

回答者が時間を設定できます。

作成した日程調整を共有する方法

Googleフォームで日程調整を作成したら、さっそく回答者へ共有しましょう。

共有は4つの方法から選択できます。手順は以下のとおりです。

1：「送信」ボタンをクリックする

2：メールで送る

完成したGoogleフォームをメールで送信する方法です。

メールのイラストをクリックし、相手のメールアドレスや件名、メッセージを記入して送信します。

3：リンクを共有する

リンクを共有して送信したい場合には、メールの隣のリンクアイコンを選択します。URLが発行されるのでコピーして共有しましょう。

グループチャット等へ一斉に共有する際に便利です。

4：WebサイトへHTMLを埋め込む

WebサイトへHTMLを埋め込む場合には、「＜＞」マークをクリックし、タグを「コピー」します。

自社ホームページなどWeb上で共有する際に便利です。

5：SNSで共有する

SNSで共有する方法です。右側のFacebookまたはTwitterマークを選択し、それぞれの手順に沿って設定します。

SNSでイベント告知などをする際に便利です。

Googleフォームで日程調整をする際の注意点

無料で手軽に使用できるGoogleフォームですが、利用する際には以下の点に注意しましょう。

メールが届いているか確認が必要

Googleフォームで作成した日程調整をメールで送った場合、相手にきちんと届いたか、相手に読まれたかが判断できません。

回答が遅れている方には、こちらから再度確認が必要です。

デザインをこだわれない

Googleフォームはデザインにこだわったフォーム作成には向いていません。

ヘッダー部分やテキストスタイルなど、カスタマイズできる部分が限定的です。

デザイン性の高いフォームを作成したい場合は、「formrun」などデザイン性の高いフォーム作成ツールの導入を検討する必要があります。

Googleフォームの基本的な装飾の方法やプログラミング言語を使用したデザインの設定について知りたい方コチラをご覧ください。
>>Googleフォームのデザインをカスタマイズする方法

顧客管理ができない

Googleフォームには、問い合わせのやり取りや、状況を管理する機能がありません。

顧客管理をするには新たに別のツールを使う必要があります。

▼ formrunなら、日程調整フォームの作成から顧客対応・管理までを一元化できます。

formrunでは、フォームに届いた顧客の回答をそのまま一覧で管理でき、さらに対応状況ごとにステータス管理（未対応・対応中・完了など）が可能です。

担当者ごとのフィルターやコメント機能も備えており、チーム内の引き継ぎや顧客対応もスムーズです。

「フォームを作って終わり」ではなく、その後の対応やフォローアップまでを効率化したい方にはおすすめのツールです。

無料でformrunに登録する

formrunの顧客管理について知りたい方は以下をご覧ください。
>> formrunの顧客管理機能について

日程調整には不向き

Googleフォームは参加・不参加など1度の回答で完結できる場合にはおすすめですが、複雑な日程調整には向いていません。

商談の日程調整など何度もやり取りが必要な場合には、Googleフォーム以外の日程調整フォームを導入しましょう。

便利に活用！Googleフォーム以外の日程調整ができるツール3選

Googleフォームの日程調整を不便に感じる場合は、日程調整に特化したツールの使用がおすすめです。

以下より、無料で利用できる日程調整フォームを3つ紹介します。

特徴	調整さん	eeasy（イーシー）	formrun＋bookrun（ブックラン）
目的／想定しているユーザー	気軽に日程調整、ログイン不要で簡単に出欠確認（主に社外向け）	ビジネス全般で利用する日程調整管理者・担当者	商談や社内ミーティング、営業シーンで利用する管理者・担当者
カレンダー連携	なし（手動で調整入力）	Google／Outlook 連携、空き時間自動調整、予定反映・通知機能あり	Google／Outlook 連携での空き時間調整、予定の自動反映
相談の登録数	出欠表形式、コメントも入力可能	特許を活用した多人数調整機能、上限なし	多人数調整可、リマインド・候補日自動提案あり、CSV出力、formrun連携で応募者情報も管理可能
料金	無料	個人：月額850円／ユーザー（GB以上利用可）、法人向け：月額4,950円〜、機能制限ありプラン800円〜	bookrun：Freeプラン0円、Personalプラン月額790円、Businessプラン月額2,480円、Enterpriseプラン月額4,980円〜（機能差あり）
使いやすさ	簡単（リンクを相手に送るだけで使える）	使いやすさは標準的、ビジネス用途に最適化	UIはシンプル、商談や打ち合わせに特化、Web会議URL自動発行機能あり
注意・追加の機能	特になし	社内業務やWeb会議連携に便利な機能あり	formrunと連携することでリード管理・顧客管理まで対応可能