Googleフォームは、Googleアカウントを持っていれば無料で利用できる便利なツールです。予約フォームとしてGoogleフォームを使用している企業も多く存在します。
しかし、Googleフォームでどのように予約フォームを作ればいいのか、わからない方も多いかもしれません。また、Googleフォームで予約フォームを作成する際はいくつかの注意点を理解しておくことが大切です。
今回はGoogleフォームで予約フォームを作成する方法と注意点について解説します。予約フォームを作成するのに便利なGoogleフォーム以外のツールも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
Googleフォームで予約フォームを作成する方法
ここでは、Googleフォームで予約フォームを作成する方法を画像付きで紹介します。
1.新しいフォームを作成する
まず、Googleドライブを開いて「+新規」ボタンをクリックし、表示されたメニューから「Googleフォーム」を選択しましょう。
フォーム編集画面が表示されるので、左上にあるGoogleフォームのアイコンをクリックします。
フォームを新規作成するには、「空白」と表示されている部分をクリックしてください。
また、項目が設定されたテンプレートから選択することも可能です。予約フォームとしては、「スケジュール確認」や「イベント参加申込書」などを選択するのがよいでしょう。
2.フォーム編集ページを確認する
「空白」をクリック、またはテンプレートを選択したら、フォーム編集画面が開けたことを確認します。「無題のフォーム」や「フォームの説明」をクリックし、フォームのタイトルや説明を記入しましょう。
「無題のフォーム」の上部には、「質問」「回答」「設定」の3つのタブが表示されており、それぞれ以下のような操作が可能です。
- 質問：フォームの作成・編集
- 回答：回答データの確認やGoogleスプレッドシートとの連携など
- 設定：フォームの表示や回答の収集、質問などの設定
3.項目を設置する
タイトルとフォームの説明の入力が完了したら、項目を設置しましょう。予約フォームで必要になる項目は主に以下の通りです。
- 予約日時
- 予約人数
- 名前
- 住所
- メールアドレス
- 電話番号
- 備考
項目の入力を必須にしたい場合は、下記画像にある「必須」のスイッチをオンにする必要があるので注意してください。
それぞれの項目の設置方法について、以下で詳しく解説します。
予約日時
予約日時の項目を設置する際は、「ラジオボタン」と表示されている部分をクリックし、質問形式を選択してください。予約日時の場合は「日付」や「時刻」「選択式」、「チェックボックス」などを使用すると良いでしょう。
なお日付の場合は、右下の三点メニューから説明や時刻を含める、年を含めるなどを設定できます。
予約人数
予約人数の確認が必要な場合は、記述式（短文回答）で入力してもらうと良いでしょう。質問文には「予約人数を入力してください」などのテキストを入力してください。半角数字など入力方法を細かく指定しておくことで、データを収集・分析する際に役立ちます。
質問文を入力する部分の下にある説明欄に、記入例や注意事項を記載しておくとユーザーが迷わずに入力しやすくなります。
人数がある程度絞られる場合には、ラジオボタンで「2人」「3人」「10人」などのように人数を選択してもらうのもよいでしょう。
名前
名前は記述式（短文回答）で入力してもらうと良いでしょう。ふりがなを入力してもらいたい場合は、漢字の氏名欄とは別に質問を設けると分かりやすいです。
名前と名字の間にスペースを設けるなど、細かい指定がある場合はユーザーが分かりやすいように記入例を用意しておきましょう。
住所
住所を入力してもらう場合は、段落式（長文回答）に設定してください。Googleフォームは住所自動入力に対応していないので、記述式で入力してもらう必要があります。
メールアドレス
メールアドレスを入力してもらう場合も、名前と同様に記述式（短文回答）で入力してもらうと良いでしょう。
入力されたメールアドレスの形式が正しいかをチェックするための設定ができます。右下の三点メニューから「回答の検証」を選択してください。「回答の検証」は、質問形式にて「記述式」「段落」「チェックボックス」を選択した場合に表示されます。
「回答の検証」をクリックしたら、左にある「数値」と表示されているプルダウンメニューを開き、「テキスト」を選択します。次に、ひとつ右にある「次より大きい」のプルダウンを開き「メールアドレス」を選択します。
「カスタムのエラーテキスト」には、エラー時に表示したいテキストを入力しましょう。この設定をしておくことで、@以降が未入力となっている場合などにエラーを表示することができます。
メールアドレスの入力欄を簡単に設置する方法もあります。設定タブを選択して「回答」のメニューを開き、「メールアドレスを収集する」のチェックをオンにしましょう。
これで、メールアドレスの必須入力欄がフォームの一番上に自動で表示されるようになります。
電話番号
電話番号も記述式（短文回答）で入力してもらいましょう。携帯番号なのか自宅の番号なのか、詳しく指示を出してください。さらに、半角・全角なのか、ハイフンを入れるのかなどの記入方法が分かるように、例を示しておきましょう。
電話番号に関しても、メールアドレスと同様に入力形式が正しいかをチェックするよう設定できます。
入力形式のチェックをするには、まず右下の三点メニューをクリックし「回答の検証」を選択してください。
次に、一番左のプルダウンにて「正規表現」を選択し、その右側にあるプルダウンでは「一致する」を選択します。「パターン」と表示されている箇所には「^0[0-9０-９]{1,4}[ -ー－]?[0-9０-９]{1,4}[ -ー－]?[0-9０-９]{4}$」と入力します。
これで、電話番号が正しい形式で入力されているかを確認できるようになります。なお、「パターン」に入力した文字列のそれぞれの意味は以下の通りです。
- ^：正規表現の先頭を示す記号
- 0：0から始まる
- [0-9０-９]：0〜9の半角、及び全角数字
- {1,4}：[0-9０-９]が1〜4桁続く
- [ -ー－]?：ハイフンを含んでも含まなくても可
- [0-9０-９]：0〜9の半角、及び全角数字
- {1,4}：[0-9０-９]が1〜4桁続く
- [ -ー－]?：ハイフンを含んでも含まなくても可
- [0-9０-９]：0〜9の半角、及び全角数字
- {4}：[0-9０-９]が4桁続く
- $：正規表現の末尾を示す記号
備考
回答者からの質問や要望に応えるために、必要に応じて備考欄を設けましょう。段落式（長文回答）に設定することで設置できます。
文字数の長さ制限をしたい場合は、右下の三点メニューから「回答の検証」を選択してください。プルダウンにて「長さ」と「最大文字数」を選択し、「数値」には最大文字数を入力しましょう。「カスタムのエラーテキスト」にはエラー時のテキストを入力します。
また、備考欄は任意による入力なので、必須マークがオフになっているか忘れずに確認してください。
4.フォームの表示を確認する
項目を設置できたら、最後にミスがないかプレビューで確認しましょう。画面右上のメニューにある目のマークをクリックすると、自動で別のタブが開きます。
この画面でフォームに入力した内容は実際の回答結果には反映されないので、自分で回答を行い、回答が正しく反映されているかチェックしてください。必要な項目があるか、実際に送信されるか、入力が面倒ではないかなどのポイントを確認しましょう。
誤字脱字などがあった場合でも後から修正できますが、表記ミスによって回答者を困惑させないためにもプレビュー時の確認を徹底しましょう。
5.Googleスプレッドシートと連携する
回答タブの緑色のマークを選択すると、スプレッドシートを作成できます。Googleフォームの質問の内容が送信されると、スプレッドシートに回答の結果が反映される仕組みです。
スプレッドシートと連携しない場合、回答データはGoogleフォームの回答確認画面に保存・集計されます。
スプレッドシートと連携することで、全ての回答データを一覧で確認できるようになり、条件によってデータを絞り込むこともできるため、簡易的な顧客管理が可能となります。
Googleフォームとスプレッドシートの連携については、以下の記事で詳しく紹介しています。
Googleフォームで予約フォームを作成する際の注意点
Googleフォームで予約フォームを作成する場合、Googleフォームでは対応できないことや注意したほうがよいことがあります。ここではそれらを紹介します。
カレンダーと連携するにはGASによるコーディングが必要
予約された情報をカレンダーで直接管理したい場合は、フォームとカレンダーを連携すると便利です。しかし、GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携するには、コーディングが必要になります。
GoogleのサービスにはGoogle Apps Script（GAS）というプログラミング言語があり、この言語を使うことで複数のGoogleサービスを連携させることが可能となるのです。ただGASを利用するには、プログラム言語の知識が必要になります。
コードの知識がなく予約フォームにカレンダーを設置する場合には、あらかじめカレンダーとの連携機能が備わっている予約サービスツールを利用すると良いでしょう。
回答者にGoogleアカウントが必要なケースもある
Googleフォームの質問形式や設定によっては、回答者がGoogleアカウントを持っていないと回答できないものもあるため注意が必要です。こういった場合には、回答するためにGoogleにログインすることが要求されます。
例えば、身分証確認などでファイル等をアップロードしてもらう場合、回答者はGoogleにログインする必要があります。
回答者がGoogleアカウントを持っていない場合、アカウントを新規作成してもらう手間が生じるので、回答率が下がってしまう可能性があります。それを避けたい場合には、アカウントが必要ないフォームツールを利用するのがよいでしょう。
Googleアカウントを持っていないユーザーからの回答も集めたい場合は、以下のような対策を行いましょう。
– ファイルをアップロードしてもらう形式の質問を設置しない
– 「回答を1回に制限する」の設定をオフにする
顧客管理・問い合わせ管理が難しい
予約フォームから送信された情報は、スプレッドシートで確認できるものの、そこから返信や対応状況の確認などの顧客管理や問い合わせ管理は難しいことを覚えておきましょう。
Googleフォームでは、顧客の問い合わせステータス管理や外部ツールとの連携などができないからです。
Googleフォームでフォーム作成から問い合わせ管理までを一貫したい場合には、CRMなどの他社ツールを組み合わせて使用する必要があります。
またGoogleフォームでは、回答者に対してGoogleフォームの画面上から返信することができず、メールアドレスに対してメールを送らなくてはなりません。他のサービスであれば、管理画面や連携したチャットツールから直接返信できる機能があるため、Googleフォームは問い合わせ対応では不便な点があるかもしれません。
デザインに制限がある
Googleフォームでは、デザインに制限があることを覚えておきましょう。もちろん、Googleフォームでもカラーやテキストはカスタマイズできますが、フォームを設置するサイトにデザインを合わせて変更するには、HTMLやCSSの知識が必要になるのです。
Webサイトと予約ページのデザインが異なると、ユーザーに違和感を与えてしまう可能性があります。ひと目で明らかにGoogleフォームだとわかってしまうと、ユーザーがセキュリティや信頼性に不安を覚えることもあるのです。
Webサイトとデザインを合わせたい、信頼性を損ないたくないという場合は、Googleフォーム以外の手段を選びましょう。
フォームを最適化しにくい
Googleフォームはフォームを最適化しにくいといえます。
Googleフォームは住所自動入力やエラー表示などの機能に対応していないので、回答者が不便を感じ離脱する可能性が高まります。項目を横にならべるなどのレイアウトの変更などにも専門知識が必要です。
フォームでは、ユーザーがストレスを感じないフォームを目指すことが大切です。フォームを最適化させたい場合には、フォーム作成ツールなど柔軟性の高いツールを利用すると良いでしょう。
予約フォームを作成するのに便利なフォーム作成ツール3選
ここでは、予約フォームを作成するのに便利なフォーム作成ツールを3つ紹介します。
1.formrun（フォームラン）
formrunは、フォーム作成から問い合わせ管理、リード管理まで一貫できるフォーム作成ツールです。予約フォームを含めたテンプレートが40種類以上用意されており、デザイン性の高いフォームを最短30秒で作成できます。
カンバン画面からは予約申込者のステータスを管理できるため、予約受付だけではなくチームでの顧客管理・問い合わせ管理が可能です。管理画面からは個別メールの送信や自動返信メールの設定ができ、顧客対応業務も効率化できます。
また、リアルタイムバリデーションや住所補完機能などの入力補助機能も充実しているため、入力完了率や予約申し込み数の向上が期待できます。
プライバシーマークやISO 27001 (ISMS) を取得しており、SSL・TLSの採用やデータアクセスの管理・制限などのセキュリティ機能が充実しているので、ユーザーが個人情報を入力する際も安心です。
セキュリティやデザイン、機能性に優れた予約フォームを作成したい企業におすすめです。
2.SELECTTYPE（セレクトタイプ）
SELECTTYPEは、予約システム付きのホームページを作ることができるフォーム作成ツールです。
予約フォームの作成も可能で、営業日程の中から選んで予約するタイプや、スタッフ・日程をユーザー側が指定して予約するタイプのフォームが作成できます。
オンライン決済機能や予約管理カレンダーとの連携、メルマガ配信などの機能も利用できて、業務の効率化を期待できます。
また、ビジネスや飲食、美容、教育など様々な業種に対応したテンプレートを利用可能です。予約フォームに特化したフォーム作成ツールを利用したい企業に向いているでしょう。
3.レゼルバ予約
レゼルバ予約は、予約システムの作成ができ顧客管理も行えるサービスです。個人事業主から大企業まで幅広いユーザーに利用されており、180,000社以上の企業に導入されています。
予約情報のCSV出力や予約管理カレンダー連携、予約時アンケート、予約受付用QRコードの発行など、予約に関連した機能が豊富です。Zoom連携やオンライン決済機能なども利用できます。
セキュリティに関しては、SSLやIPアドレス制限、不正ログイン防止などの対策が行われています。
ユーザビリティの高い予約フォームを作成しよう
Googleフォームは無料で利用できるフォーム作成ツールであり、直感的な操作で簡単に予約フォームを作成できます。
しかしGoogleフォームでは顧客や問い合わせの管理が難しく、デザインに制限があるので注意が必要です。住所の自動入力に対応しておらずフォームの最適化もしにくいため、ユーザーにストレスを与えてしまう可能もあります。
だからこそ、デザイン性や機能性に優れたフォームを作成し、問い合わせ・顧客管理も行いたい場合は、フォーム作成ツールを利用しましょう。
formrunは予約フォームの作成はもちろん、申込者のステータスを管理することも可能です。質問の条件分岐設定も可能なため、イベントごとに項目を出し分けることもできます。管理画面からは個別メールの送信や自動返信メールの設定ができ、対応業務の効率化も図れます。
さらに、顧客情報のCSV・Googleスプレッドシートエクスポートにも対応しており、予約フォームを拡散するためのQRコードを発行することも可能です。無料でも利用できるため、ぜひお試しください。
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